Veel berichten in je mailbox bevatten eigenlijk opdrachten: deadlines, follow-ups of afspraken. Je wilt natuurlijk niet dat die in je volle inbox blijven hangen en vergeten worden. Door e-mails om te zetten in taken houd je grip op je workflow en mis je niets. Hieronder lees je drie manieren om dat slim te doen.
Dit gaan we doen
In dit artikel zie je hoe je e-mails omzet in taken in Gmail, Outlook en Todoist. Je leert waar je de taakfuncties vindt, hoe je berichten sleept of markeert, en hoe je deadlines en prioriteiten toevoegt. Ook zie je hoe je met integraties een mail in één klik naar een taakbeheerder stuurt. Hierdoor werkt je inbox niet langer als opslagplek, maar als startpunt voor overzichtelijke actiepunten.
Lees ook: Mis geen deadline meer met Google Tasks
Van Gmail naar Tasks
Gebruik je Gmail, dan heb je automatisch toegang tot Google Tasks. Daarmee zet je met een paar klikken een mail om in een taak. Open het bericht dat je wilt omzetten. Klik op het menu met de drie puntjes en kies Toevoegen aan Tasks.
Klik op de taak om die te openen en controleer de vervaldatum en details. Staat het Taken-venster al open, dan kun je de mail ook rechtstreeks naar het venster slepen.
Sleep de e-mail in het venster Taken en controleer de deadline en details.
Integratie met Todoist
De populaire taakbeheerder Todoist biedt meer mogelijkheden dan Gmail of Outlook, zoals labels, filters, terugkerende deadlines en projectorganisatie.
Open Todoist en ga via je profielfoto naar Instellingen / Integraties. Selecteer jouw e-mailclient en klik op Toevoegen. Open daarna de gewenste e-mail in je e-mailprogramma en klik op het Todoist-pictogram. De onderwerpregel van de e-mail wordt automatisch de taaknaam, maar dit kun je aanpassen.
Selecteer de integraties waarmee Todoist moet samenwerken.
De takenfunctie van Outlook
Ook Outlook-gebruikers hebben een krachtige ingebouwde taakbeheerder die naadloos samenwerkt met e-mail. In Windows 11 heb je twee versies van Outlook. In Outlook (Classic) sleep je de e-mail op de knop Taken of je gebruikt de combinatie Ctrl+Shift+Y. Daarnakun je de geselecteerde items kopiëren naar Taken. Eenmaal daar kun je een vervaldatum, een herinneringstijdstip en een prioriteit instellen. In de nieuwe versie van Outlook markeer je de bedoelde e-mail eerst met een vlag. Daarna klik je rechtsboven op de knop Mijn dag. Op die manier opent rechts een zijbalk waar je het tabblad To Do selecteert. Daar kies je in het uitklapmenu de optie Gemarkeerde berichten. Hierdoor zul je het bericht aantreffen dat je daarnet van een vlag hebt voorzien. Ook dan kun je het e-mailbericht met de rechtermuisknop een prioriteit en een vervaldatum geven.
Wanneer de e-mail omgezet is naar een taak, kun je een einddatum en prioriteit instellen.
3x laptops voor meer productiviteit
Apple MacBook Air 13"
Deze MacBook Air (13"; 2025) combineert een M4-chip met 16 GB werkgeheugen. De 256 GB SSD start software en documenten snel op en houdt je workflow vlot draaiend. Het 14"-scherm biedt genoeg overzicht om meerdere vensters naast elkaar te zetten en dankzij het lichte gewicht van ongeveer 1,24 kg neem je hem makkelijk mee naar afspraken of werkplekken buiten de deur. De Thunderbolt-poorten zorgen dat je probleemloos met externe drives en beeldschermen kunt werken.
Samsung Galaxy Book5 360
De Samsung Galaxy Book5 360 koppelt een Intel Core Ultra 7-processor aan 16 GB geheugen en een snelle 512 GB SSD, waardoor multitasken soepel gaat, ook bij zwaardere taken of meerdere apps tegelijk. Het 16"-touchscreen maakt het makkelijker om direct in documenten te navigeren of notities toe te voegen, en de 360-graden scharnier geeft je de flexibiliteit om hem als tablet of presentatie-tool te gebruiken. In reviews scoort hij hoog op snelheid en degelijkheid, wat aangeeft dat hij niet snel hapert bij intensief werken.
ASUS ProArt P16
Voor wie echt zwaar werk doet, is de ProArt P16 een aanrader. Deze laptop combineert een AMD Ryzen AI 9 HX 370-processor met 32 GB geheugen, een 1 TB SSD en een NVIDIA GeForce RTX 5070-grafische kaart, wat betekent dat je zelfs complexe reken-, video- en beeldbewerking zonder haperen uitvoert. Het 16"-scherm (resolutie 2880x1800) Het scherm toont veel detail en blijft kleurnauwkeurig, zodat je bij ontwerpwerk of andere visuele klussen precies weet hoe iets er echt uit hoort te zien. Gebruikers noemen de bouwkwaliteit robuust en het OLED-paneel helder. Kortom: een echt werkpaard!
Ben je meer van plannen op papier?
Kies uit honderden dagplanners
