Werk je achter je pc met een toetsenbord en muis? Of gebruik je de touchpad van een laptop? Prima natuurlijk, maar problematisch als je muis het ineens laat afweten, of (vervelender nog) als je problemen met je hand, pols of arm ervaart. Dan is het goed om te weten dat je nagenoeg alles op je computer ook zonder muis kunt! Hoe? Dat laten wij je zien.

Tip 01: Word starten

Onze missie in dit artikel is het maken van een Word-document, dit opslaan in een map en dit document vervolgens samen met wat afbeeldingen (die we al gemaakt hebben) comprimeren in een zip-bestand. Dit zip-bestand willen we vervolgens naar iemand mailen, waarna onze taak erop zit en we de computer afsluiten.

Er zijn natuurlijk veel meer andere dingen die je op je computer kunt doen, maar deze taak die we uitvoeren omvat zoveel verschillende dingen, dat hij representatief is voor de meeste taken die de gemiddelde gebruiker zou willen uitvoeren. We beginnen met het starten van Word. Je doet dit door op de Windows-toets te drukken, en dan in het startmenu vervolgens Word te typen. Als het goed is staat Word nu al automatisch geselecteerd, waarna je direct op Enter kunt drukken om het programma te starten. Worden er meer opties getoond, dan kun je met de pijltoetsen naar het pictogram van Word navigeren.

©PXimport

Tip 02: Nieuw document

Nu Word gestart is, kunnen we een nieuw document gaan maken. Het kan zijn dat er direct een leeg document in beeld staat, maar het punt is natuurlijk dat we willen laten zien dat elke optie te bereiken is via het toetsenbord. Een nieuw document maak je door de toetscombinatie Ctrl+N in te drukken. Je komt dan direct in het nieuwe document terecht. Wanneer je meerdere documenten open hebt, dan wil je waarschijnlijk tussen deze documenten kunnen schakelen. De manier waarop je dat doet is gelijk aan de manier waarop je tussen programmavensters schakelt, namelijk met de toetscombinatie Alt+Tab. Je kunt overigens alle onderdelen van het lint eenvoudig activeren met behulp van je toetsenbord. Wanneer je de Alt-toets even indrukt, dan zie je cijfers en letters verschijnen bij de verschillende onderdelen van het lint. Druk je zo’n cijfer of letter in, dan ga je direct naar de juiste plek toe, en zie je vervolgens weer cijfers en letters waarmee je de opties binnen dat kopje van het lint activeert. Je hoeft gelukkig dus niet alle toetscombinaties uit je hoofd te leren.

©PXimport

Tip 03: Selecteren en meer

Hoe je tekst typt in een Word-document, dat hoeven we je natuurlijk niet uit te leggen. Problematischer wordt het waarschijnlijk als je stukken tekst wilt selecteren en daar iets mee wilt doen. Gelukkig is dat helemaal niet zo ingewikkeld. Met de toetscombinatie Ctrl+A selecteer je alle tekst in een document. Wanneer je aan het eind van een zin gaat staan, en je drukt op Ctrl+Shift+PijltjeOmhoog, dan selecteer je de gehele paragraaf. Met Ctrl+Shift+PijltjeLinks selecteer je het woord aan de linkerkant van de cursor, en kies je in plaats daarvan voor de pijl naar rechts, dan selecteer je de cursor aan de rechterkant van de cursor. De combinatie Shift+Home selecteert het stuk van de cursor tot het begin van de regel. Shift+End selecteert juist tot het eind van de regel. Met Ctrl+Shift+Home selecteer je alles van de cursor tot het begin van het document, en met Ctrl+Shift+End dus alles tot het eind van het document. Houd je alleen de Shift-toets ingedrukt, dan kun je tekst selecteren op letterniveau. Om tekst te kopiëren en elders te plakken, gebruik je uiteraard respectievelijk de beroemde toetscombinatie Ctrl+C en Ctrl+V. Tekst knippen kan ook, daarvoor gebruik je de toetscombinatie Ctrl+X.

©PXimport

Tip 04: Opmaak

Wanneer je een tekst typt, dan wil je daar doorgaans ook wel wat opmaak aan toevoegen. Gelukkig zijn de toetscombinaties daarvoor heel eenvoudig (en deze kun je wel uit je hoofd leren). Om een tekst dikgedrukt te maken, gebruik je de toetscombinatie Ctrl+B (de b van bold). Je kunt dit doen wanneer je een stuk tekst hebt geselecteerd, of je kunt bold activeren en vervolgens tekst typen. Met dezelfde toetscombinatie schakel je deze functie weer uit. Wil je tekst schuingedrukt hebben, dan gebruik je daarvoor de toetscombinatie Ctrl+I (de I van Italic) en om een streep onder je tekst te zetten, gebruik je de toetscombinatie Ctrl+U (voor underline).

Wat lastiger wordt het als je kopteksten wilt toevoegen. In dat geval selecteer je de tekst waaraan je bijvoorbeeld het profiel Kop wilt toekennen en druk je op Alt+R voor het tabblad Start, en vervolgens op S en op N om de cursor te verplaatsen naar het gedeelte Stijlen. Je kunt nu met de pijltoetsen door de stijlen bladeren, pas als je op Enter drukt worden deze echt toegepast. Wil je het nog sneller? Ctrl+Alt+1 past kopstijl 1 toe, Ctrl+Alt+2 kopstijl 2 enzovoort.

©PXimport

Tip 05: Inhoud toevoegen

Maar hoe zit het nu als je een afbeelding of een tabel toe wilt voegen? Daar heb je toch zeker wel een muis voor nodig? Het antwoord is nee, ook dít kun je prima af met alleen het toetsenbord. Om een tabel toe te voegen druk je op Alt en vervolgens op N om het tabblad Invoegen te activeren. Door vervolgens de toetsen B en A te typen, kom je in het veld terecht waarmee je een tabel invoegt (onthoud, dit hoef je niet uit je hoofd te leren, als je op Alt drukt geeft Word aan welke toetsen bij welke optie horen). Hetzelfde geldt voor het invoegen van een afbeelding. Wanneer het tabblad Invoegen is geactiveerd, druk je op Alt en daarna weer op N (ondanks dat het tabblad al actief is, moet je het toch eerst weer activeren om daarna een sub-optie te kunnen kiezen) en vervolgens op A en F om een afbeelding in te voegen. Er opent een venster waarin je kunt navigeren naar de gewenste afbeelding met de pijltoetsen, die je vervolgens met de Enter-toets daadwerkelijk invoegt.

©PXimport

Tip 06: Bestand opslaan

De allersnelste manier om een document op te slaan is met behulp van de toetscombinatie Ctrl+S (de s van save). Maar als je het wilt opslaan in een andere map, dan moet je het anders doen. We willen het document in de map waarin we straks ook nog afbeeldingen gaan plaatsen. Druk op F12 om het Opslaan-als-venster te openen. Door herhaaldelijk op de Tab-toets te drukken, selecteer je verschillende onderdelen van dit venster, die je vervolgens met de pijltoetsen kunt bedienen. Zo kun je de juiste map selecteren (we geven toe, dit werkt wel langzamer dan het met de muis gaat). Wil je een nieuwe map aanmaken, dan gebruik je in dit venster de toetscombinatie Ctrl+Shift+N. Je kunt ook naar de knop Nieuwe map navigeren, maar de toetscombinatie is uiteraard veel sneller.

©PXimport

Tip 07: Beelden kopiëren

We hebben nu een Word-document gemaakt en het opgeslagen in een map op onze computer. De persoon aan wie we het document mailen, heeft ons ook gevraagd om twee afbeeldingen mee te sturen die hij nodig heeft. Die afbeeldingen staan elders op onze computer, die gaan we dus eerst kopiëren naar de map waarin ook het Word-document staat. Druk op Windows-toets+E om Windows Verkenner te openen (de letter e staat in dit geval voor Windows Explorer in het Engels). Ook hier kun je weer herhaaldelijk op Tab drukken om naar het juiste onderdeel van het venster te navigeren. Je kunt ook ¬– net als in Word – de Alt-toets indrukken om toetscombinaties tevoorschijn te toveren. Een bestand kopiëren (of knippen) gaat op precies dezelfde manier als tekst kopiëren in Word: Ctrl+C om te kopiëren, Ctrl+X om te knippen en Ctrl+V om het bestand te plakken in de map waar je het wilt hebben.

©PXimport

Tip 08: Beelden draaien

We hebben de twee bestanden waarom gevraagd is in de juiste map geplakt, maar zien dat ze niet rechtop staan: beide bestanden moeten een kwartslag gedraaid worden. Zelfs nu hebben we de muis niet nodig om deze bestanden weer recht te zetten. We willen eerst beide bestanden selecteren. Navigeer in Verkenner naar het eerste bestand, houd de Shift-toets ingedrukt en navigeer naar het tweede bestand om beide bestanden te selecteren. Staan ze niet direct naast of onder elkaar in de map? Navigeer dan eerst naar het eerste bestand, houd de Ctrl-toets ingedrukt terwijl je met de pijltjes naar het tweede bestand gaat, en druk dan (met Ctrl nog steeds ingedrukt) op de Spatiebalk.

De twee bestanden zijn geselecteerd. Door nu op de toetscombinatie Shift+F10 te drukken, roep je het ‘rechtsklikmenu’ (sommige toetsenborden hebben hiervoor ook een aparte toets, meestal naast de rechter-Ctrl-toets). Navigeer nu met de muis naar de optie Linksom draaien of Rechtsom draaien en druk op Enter om dit toe te passen. Je hebt de afbeeldingen nu gedraaid.

©PXimport

Tip 09: Zip-bestand maken

Om een zip-bestand te kunnen maken, is het handig om compressiesoftware te hebben. In dit artikel gaan we ervan uit dat je een programma als WinZip of WinRar geïnstalleerd hebt. Is dat niet het geval, geen zorgen, dan vind je comprimeren in het rechtsklikmenu onder het kopje Kopiëren naar. We willen in dit geval alle bestanden in de map waarin we ons in Windows Verkenner bevinden, opnemen in het zip-bestand. Druk dus op Ctrl+A. Druk nu weer op Shift+F10 om het contextmenu te openen en selecteer de optie die bij je compressieprogramma hoort (in het geval van WinRar is dat bijvoorbeeld Toevoegen aan archief). De bestanden worden nu in een zip-bestand (of rar-bestand) verpakt en zijn klaar om te versturen. We hebben er overigens bewust voor gekozen om het bestand in te pakken met een extern programma, om aan te tonen dat het contextmenu allerlei verschillende onderdelen kan bevatten. Ons contextmenu lijkt waarschijnlijk in niets op jouw contextmenu. Dat is dan ook waarom er voor dit menu in principe geen sneltoetsen zijn en je alleen met de pijltjes kunt navigeren.

©PXimport

Tip 10: Bestand hernoemen

Oeps, het zip-bestand heeft de naam aangenomen van de map, en aangezien we die map De Grote Verstuurmap hebben genoemd, is dat niet echt een geschikte naam voor een bestand dat we aan iemand willen sturen. Dit betekent uiteraard dat we het zip-bestand moeten hernoemen. Je doet dit door in Verkenner te navigeren naar het bestand dat je wilt hernoemen en vervolgens te drukken op F2. Zodra je dit doet, wordt de tekst van het bestand blauw gemarkeerd en kun je de naam aanpassen. Let wel op dat je de bestandsextensie intact laat, want wanneer je per ongeluk het stukje .zip verwijdert, dan weet Windows (en dus ook je ontvanger) niet meer wat voor soort bestand dit is en kan het niet meer worden uitgepakt (tenzij de extensie weer wordt toegevoegd, maar dat moet men dan maar net weten).

©PXimport

Tip 11: Bestand mailen

We hebben het bestand klaargemaakt voor verzending en willen het gaan versturen via de mail. Dat kan natuurlijk op verschillende manieren. Als je een dienst als Gmail wilt gebruiken, zul je eerst de browser moeten starten (op een gelijksoortige manier als Word) en navigeren van de site van Gmail (waar de Tab-toetsen je ook zullen helpen, net als in Verkenner).

Wij gaan er voor nu vanuit dat je een mailprogramma hebt geïnstalleerd op je pc. Dan is er een superefficiënte manier om het bestand te versturen: wanneer je namelijk het bestand selecteert in Verkenner en je activeert het rechtsklikmenu (weer met Shift+F10), dan vind je onder de optie Kopiëren naar de optie Emailgeadresseerde. Selecteer je deze optie en druk je op Enter, dan wordt automatisch je standaard mailprogramma geopend, er wordt een nieuw bericht gestart én je bijlage wordt aan dit bericht toegevoegd. Dat is een stuk sneller dan zelf je mailprogramma moeten openen, een nieuw bericht opstellen en daarna zelf de bijlage invoegen. Dat kán natuurlijk wel, en ook dat kan met je toetsenbord.

©PXimport

Tip 12: Computer afsluiten

Goed, de mail is verzonden met ons document erin. Het is tijd om af te sluiten. En natuurlijk doen we dat – geheel in de stijl van dit artikel – niet met de muis, maar met het toetsenbord. Om je computer snel af te sluiten, druk je (in tegenstelling tot wat je zou denken) niet op de Windows-toets, maar gebruik je de wereldberoemde toetscombinatie Ctrl+Alt+Del. Er opent nu een menu in Windows, met daarin helemaal rechtsonderin de knop om je pc mee af te sluiten. Gebruik de Tab-toets om naar dit gedeelte te navigeren, selecteer de juiste knop met de pijltoetsen en druk op Enter om je pc daadwerkelijk af te sluiten. Je hebt nu van begin tot eind álles met je toetsenbord gedaan. Je merkt, een muis kan sneller zijn, maar als je al deze opties oefent, ben je in no-time net zo snel met je toetsenbord als met de muis.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).