We testen de zes beste multi-gigabitswitches. Deze desktopswitches maken je thuisnetwerk geschikt voor veeleisende netwerktoepassingen zoals 4K/8K-videostreaming, fiber-internet en/of krachtige NAS’en. Inpluggen volstaat om je netwerk te upgraden, maar drie van de zes switches hebben ook een beheerinterface, met geavanceerde instellingen voor bijvoorbeeld VLAN’s en prioriteitswachtrijen.

Glasvezelinternet, videostreams in hoge resoluties en NAS’en met 2,5Gbit/s-ethernetpoorten vergen steeds meer van een netwerkconfiguratie. De klassieke gigabitnetwerkswitch verandert dan al snel in een flessenhals die het thuis(kantoor)netwerk vertraagt. Dit los je op met een multi-gigabitswitch met hogere lijnsnelheid en dito schakelcapaciteit. Dergelijke snellere switches worden gelukkig steeds betaalbaarder. Dat geldt zeker voor de versies zonder beheerinterface, waarmee je je thuisnetwerk op een eenvoudige manier versnelt: bij deze apparaten is het een kwestie van insteken en vergeten.

Beheerde switch

Ook een ‘managed’ switch met beheerinterface kun je doorgaans zonder verdere configuratie in het netwerk integreren. Maar ook kun je dan zelf wijzigingen aanbrengen in de standaardwerking van de switch, als je dat nodig vindt.

Zo kun je bepaalde soorten netwerkverkeer voorrang verlenen via ‘quality of service’ (QoS). Of je deelt het netwerk in virtuele segmenten (VLAN’s) in om bepaalde soorten netwerkverkeer van elkaar af te schermen. Denk bijvoorbeeld aan aparte netwerksegmenten voor het thuiskantoor en het privéverkeer, of gescheiden segmenten voor game- en multimediaverkeer enerzijds, en doorsnee netwerkverkeer anderzijds.

Met behulp van ‘link aggregation groups’ (LAG’s) koppel je netwerkpoorten aan elkaar, zodat ze een hogere gecombineerde snelheid leveren of voor redundantie zorgen. Managed switches hebben daarnaast allerlei beveiligingsinstellingen waarmee je je netwerk tegen aanvallen beschermt, kabelproblemen opspoort of het netwerkverkeer tot op netwerkpakketniveau controleert.

Multi-gigabit

Hogere ethernetsnelheden maken wel degelijk een verschil. 2,5Gbit/s-ethernet werkt met bestaande Cat5e-netwerkkabels of beter, met een kabellengte tot maximaal honderd meter. Kopiëren van bestanden van of naar een 2,5Gbit-NAS gaat bijvoorbeeld tot wel tweemaal zo snel als met een 1Gbit-NAS. Ook multimedia streamen vlotter, tot wel een derde efficiënter.

Voor een 10Gbit-netwerk heb je minstens Cat6e-bekabeling nodig (al werkt het bij kortere afstanden ook via Cat6-bekabeling). Momenteel zijn dergelijke kabels in een thuisnetwerk nog niet aan de orde, maar een switch die ze vandaag al ondersteunt, is toekomstbestendiger. Switches gaan lang mee, soms wel decennialang, dus het kan geen kwaad om nu al te investeren in een exemplaar met één of meer 10Gbit-uplinkpoorten.

Een van de switches levert ook Power over Ethernet (PoE). Dit betekent dat apparaten via een ethernetkabel van stroom kunnen worden voorzien. Zo kun je met één kabel bijvoorbeeld een bewakingscamera of wifi-toegangspunt aansturen.

Zo test PCM

Snelheidstesten hebben bij desktopswitches weinig zin. Zelfs als je alle poorten tegelijk maximaal belast, zal een switch dicht bij zijn opgegeven capaciteit presteren. Dat blijkt ook uit de informele client/server-snelheidstest die we probeerden: er was nooit een meetbaar snelheidsverschil met of zonder een van de geteste switches.

Alle fabrikanten vermelden die capaciteit op dezelfde manier. De totale switching-capaciteit of ‘backplane’-bandbreedte vermeldt de snelheid van de switch in Gbit/s. In de praktijk komt het erop neer dat een switch met meer poorten een hogere totale bandbreedte heeft, omdat dergelijke modellen doorgaans over een snellere processor beschikken. Belangrijk is ook de snelheid waarmee pakketten worden verwerkt. Het is logisch dat een switch met meer poorten een hogere ‘packet forwarding rate’ heeft.

We geven punten aan de hand van deze en andere criteria die de snelheid en capaciteit van de switch bepalen. Daarnaast geven we punten voor ruim negentig verschillende technische aspecten, variërend van de grootte van de geheugenbuffer voor het schakelen van pakketten tot de ondersteuning van allerlei standaarden, en van criteria zoals geluidsproductie tot, indien aanwezig, het maximale vermogen per PoE-poort. Met deze cijfers berekenen we een gewogen oordeel. De switch met het beste oordeel krijgt het keurmerk Best getest. Het product met de beste prijskwaliteitverhouding krijgt het keurmerk Slimme koop.

Testsamenvatting

We testen zes compacte multi-gigabitswitches voor desktopgebruik. Alle switches werken direct wanneer je ze inplugt, maar de beheerde varianten bieden meer mogelijkheden op het gebied van prioritering en segmentering van netwerkverkeer, koppeling van poorten en beveiliging.

De geteste switches kosten tussen de negentien en zesenvijftig euro per poort. De duurdere switches bieden meer instelmogelijkheden en hebben een hogere totale schakelcapaciteit, al is zelfs de goedkoopste switch voldoende snel voor gebruik in een thuis(kantoor)omgeving.

D-Link DMS-106XT

©PXimport

De D-Link DMS-106XT 6-Port Multi-Gigabit Unmanaged Switch is onbeheerd, maar ondersteunt wel automatische QoS-prioritering om apparaten zoals NAS’en of streamers voorrang te verlenen. Deze prioritering schakel je in en uit met een druk op een knop.

De DMS-106XT heeft vijf 2,5Gbit/s-poorten en één uplink-poort die tot 10 Gbit/s ondersteunt. Deze compacte desktopswitch heeft een mooier design dan gebruikelijk bij dit soort apparaten. De trapeziumvormige behuizing van grijs geborsteld aluminium is passief gekoeld. Een fluisterstille werking is gegarandeerd.

Alle poorten bevinden zich samen met de led- en turboknoppen aan de achterzijde. Vooraan vind je zoals gebruikelijk statusleds voor de switch zelf en voor elke poort. Ook prijkt er een ledstrip aan de voorkant. Die schakel je in of uit met de ledknop.

De turboknop schakelt poortafhankelijke ‘strict mode’ IEEE 802.1p QoS-prioritering in en verbetert de latentie (netwerkvertraging). Activeer je deze turbomodus, dan begint de ledstrip aan de voorkant in verschillende kleuren te pulseren (tenzij je de strip hebt uitgeschakeld). Poort één heeft de hoogste prioriteit, gevolgd door poort zes. Poort twee heeft de volgende prioriteit en de overige poorten krijgen allemaal dezelfde voorrang.

Behalve de turbomodus en de werking van de ledstrip vooraan is er niets in te stellen aan deze onbeheerde switch.

D-Link DMS-106XT

Prijs
€ 179,-
Websitehttps://kwikr.nl/dms1067Score70

Netgear MS108EUP

©PXimport

De Netgear MS108EUP 8-port Ultra60 PoE++ Multi-Gigabit (2.5G) Ethernet Plus Switch is passief gekoeld, ondanks de PoE++-ondersteuning (802.3bt) die meestal actieve koeling vereist. De MS108EUP gebruikt dan ook een externe voeding. Die is met zijn stroomsterkte van 4,7 ampère onvermijdelijk fors en zwaar, even zwaar en bijna even groot als de volledig van grijs staal vervaardigde switch zelf. Het totale stroombudget van 230 watt vereist nu eenmaal een stevige voeding.

Van de acht multi-gigabitpoorten leveren de vier aan de linkerkant (blauw gekleurd) 60 watt PoE++-vermogen. De vier rechterpoorten (geel gekleurd) leveren tot 30 watt aan een verbonden PoE+-apparaat. Via de beheerinterface regel je de PoE-prioritering, het stroomverbruik en het stroomschema van elke poort. Ook kun je het netwerk in VLAN-segmenten verdelen en QoS-prioriteit toewijzen. Die QoS-prioriteit kan poortafhankelijk werken of automatisch, op basis van informatie in de netwerkpakketten. Dat laatste moet de aangesloten apparatuur dan wel ondersteunen. Er zijn vier poortkoppelingen of LAG’s mogelijk met maximaal vier leden in elke LAG.

Volgens Netgear heeft de switch (niet de vervangbare voeding) een gemiddelde levensduur van meer dan veertig jaar. Je krijgt er een levenslange garantie bij, op voorwaarde dat je het apparaat na aankoop tijdig bij Netgear registreert.

Netgear MS108EUP

Prijs
€ 449,-
Websitehttps://kwikr.nl/ms1088Score80

Netgear MS510TX

©PXimport

De MS510TX 8-Port Multi-Gigabit Smart Managed Pro Switch is een van de meer betaalbare multi-gigabitmodellen in Netgears uitgebreide aanbod van professionele switches. Hij is ook verkrijgbaar in een PoE+-versie (MS510TXPP) met een vergelijkbare of zelfs iets lagere prijs dan de MS108EUP.

Het verschil met de eenvoudigere Netgear-switches is een veel uitgebreider beheer, al werkt deze switch zoals alle andere die we testen ook gewoon direct uit de doos. Nog een verschil is de totale schakelcapaciteit: die is twee tot drie keer zo hoog als die van de andere switches. De gemiddelde levensduur bedraagt meer dan honderd jaar, aldus de fabrikant, die ook op deze switch een levenslange garantie geeft (op voorwaarde van tijdige registratie).

Door de interne voeding is de MS510TX iets breder en hoger, maar het blijft een compacte desktopswitch die perfect op een kast of tafel past. De krachtigere processor en interne voeding vereisen actieve koeling door twee zelfregelende ventilatoren. Wanneer hij volledig belast wordt, produceert de MS510TX 21 dB(A), vergelijkbaar met het geluid van een fluistergesprek op anderhalve meter afstand.

Deze switch heeft tien poorten. De vier uiterst links leveren maximaal 1 Gbit/s. De twee volgende hebben een maximale snelheid van 2,5 Gbit/s. De twee daar weer naast gaan (bij gebruik van de juiste kabels) maximaal tot 5 Gbit/s. RJ45-poort nummer negen ondersteunt alle ethernetsnelheden met een maximum van 10 Gbit/s. In de tiende poort ten slotte, eveneens met maximaal 10 Gbit/s, past een optioneel verkrijgbare SPF+-module voor integratie in een groter (bedrijfs)netwerk.

De webinterface is klassiek vormgegeven en beveiligd met een sterk wachtwoord. Je kunt deze zowel lokaal bereiken als op afstand. De MS510TX ondersteunt acht LAG’s met maximaal acht leden binnen elke gekoppelde poort. Toewijzen van QoS-prioriteit kan naar keuze poortafhankelijk of automatisch, op basis van informatie in de netwerkpakketten. Ook kunnen de poorten worden beschermd (‘protected ports’), zodat alle unicast-, broadcast- en multicast-verkeer geblokkeerd wordt. Dat is interessant om bijvoorbeeld internetgesprekken tegen afluisteren te beschermen.

De vele mogelijkheden maken het beheer uiteraard iets moeilijker dan bij een vergelijkbaar geprijsde, eenvoudigere switch zoals de MS108EUP. Maar in een iets ambitieuzer thuis(kantoor)netwerk komen ze mogelijk wel van pas.

Netgear MS510TX

Prijs
€ 299,-
Websitehttps://kwikr.nl/ms5109Score90

QNAP QSW-2104-2S

©PXimport

De QNAP QSW-2104-2S heeft vier 2,5Gbit/s- en twee 10Gbit/s-ethernetpoorten. De compacte behuizing is volledig van zwart staal vervaardigd en wordt passief, dus zonder ventilator, gekoeld. Dat garandeert een stille werking. De meegeleverde externe voeding is klein, compact en past in elk stopcontact.

Deze switch regelt alles zelf, detecteert lussen en blokkeert ze indien nodig, en vermindert het stroomgebruik zoveel mogelijk door de ondersteuning van energie-efficiënt ethernet. Omdat de switch onbeheerd is, valt er niets aan te configureren. De QSW-2104-2S heeft van alle geteste onbeheerde switches de hoogste schakelsnelheid en de laagste prijs per poort. Dat maakt dit apparaat de verdiende winnaar van het keurmerk Slimme koop.

QNAP QSW-2104-2S

Prijs
€ 166,-
Websitehttps://kwikr.nl/qsw21047Score70

TP-Link TL-SG105-M2

De onbeheerde TP-Link TL-SG105-M2 5-Port 2.5G Multi-Gigabit Desktop Switch is een stille, platte, volledig metalen netwerkswitch met vijf multi-gigabitnetwerkpoorten. Er is ook een iets grotere variant van met acht 2,5Gb-poorten; die TL-SG105-M2 kost ongeveer vijftig euro meer dan de hier geteste uitvoering.

De afwezigheid van bewegende onderdelen zoals een ventilator zorgt niet alleen voor een volledig stille werking, maar ook voor een langere levensduur. TP-Link geeft een levenslange garantie op het apparaat, zolang dit door TP-Link wordt geproduceerd. Is de switch niet meer leverbaar, dan blijft de garantie nog vijf jaar doorlopen.

De TL-SG105-M2 is weliswaar stil, maar wordt aan de onderkant wel relatief warm, zelfs met een beperkt aantal bezette netwerkpoorten. Zorg dus voor voldoende ademruimte rond de metalen behuizing.

Deze switch kan overweg met QoS-tags. Als die aanwezig zijn, krijgt dergelijk netwerkverkeer automatisch voorrang. Als gebruiker heb je daar overigens geen enkele invloed op en er is geen ondersteuning voor poortafhankelijke prioritering.

TP-Link TL-SG105-M2

Prijs
€ 127,-
Websitehttps://kwikr.nl/tlsg1056Score60

Zyxel XGS1210-12

De Zyxel XGS1210-12 heeft acht gigabitethernetpoorten, twee 2,5Gbit/s-ethernetpoorten en evenveel 10Gbit/s-uplink-poorten (SFP+). De grijze behuizing is gemaakt van geborsteld aluminium. Het is een erg compacte switch, niet groter dan twee naast elkaar gelegde pocketboeken. Dezelfde switch bestaat ook in een goedkopere, onbeheerde versie met productnummer XGS1010-12.

De Engelstalige beheerinterface is volledig menugestuurd. Het startscherm biedt een overzicht waarin je in één oogopslag de netwerkgegevens en de individuele poortstatussen ziet. Energie-efficiënt ethernet is standaard uitgeschakeld. Meerdere van deze en andere Zyxel-switches beheer je centraal met behulp van het Zyxel ZON-hulpprogramma voor Windows.

Onder het ‘Port’-menu vind je de configuratieopties per poort: je kunt ze in- of uitschakelen, een vaste lijnsnelheid instellen en ‘flow control’ activeren. Je kunt vier poortkoppelingen creëren: LAG 1 koppelt poorten één tot en met vier; LAG 2 poorten vijf en zes; LAG 3 poorten zeven en acht; LAG 4 poorten negen en tien.

Je hebt de keuze tussen poortafhankelijke QoS en QoS volgens de IEEE 802.1p-specificatie. De switch ondersteunt daarbij acht verschillende wachtrijen.

Zyxel XGS1210-12

Prijs
€ 226,-
Websitehttps://kwikr.nl/xgs12108Score80

Conclusie

Van de goedkopere, onbeheerde multi-gigabitswitches biedt de QNAP QSW-2104-2S/2T de hoogste schakelcapaciteit. Het is de logische winnaar van het keurmerk Slimme koop. De D-Link DMS-106XT is ook een goede keuze. Deze switch is iets duurder dan die van QNAP, maar heeft een mooier design en QoS-prioritering die je regelt met een druk op de knop.

Bij de beheerde switches steekt de Netgear MS510TX er met zijn hoge schakelcapaciteit en vele configuratiemogelijkheden bovenuit. Dit apparaat verdient dan ook het keurmerk Best getest. Maar de eenvoudigere, goedkopere Zyxel XGS1210-12 is ook een goede, gebruiksvriendelijke keuze. Houd er wel rekening mee dat de Zyxel maar twee 2,5Gbit/s-aansluitingen heeft.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).