Apple's laatste S staat voor Siri, snelheid en verbeterde snapshots. In dit artikel lees je alles over de net uitgekomen iPhone 4S.

Zwijgend en "nee" schuddend. Dat waren de eerste reacties bij de aankondiging van de iPhone 4S.

Het begon allemaal met de naam. Apple behield de naam van de oude telefoon, maar plakte er een S aan vast. Zoals we geleerd hebben bij de introductie van de iPhone 3GS geeft het toevoegen van een S aan dat er talloze verbeteringen zijn aangebracht "onder de motorkap". Maar daar zat natuurlijk niemand op te wachten. We wilden een 5 zien, een complete redesign van het uiterlijk en nieuwe features zoals laser keyboard, hologrammen, dat soort dingen.

Apple zal nooit gaan voldoen aan de wildste fantasieën van tech bloggers, maar ze blijven het steengoed doen in de wereld van mobiele telefoons. Zo'n 15 maanden bleef de iPhone 4 min of meer onveranderd en in die tijd bleven de Android fabrikanten steeds met iets nieuws op de markt komen. Toch bleef de iPhone 4 al die tijd de meest verkochte smartphone.

Na 15 maanden van weinig verandering komen ze dan eindelijk de iPhone 4S. En dat is toch een goede zaak. iPhone 4S behoudt het succesvolle uiterlijk van de iPhone 4, maar komt met een aantal interne verbeteringen: een dual-core processor die de iPhone 4S aanzienlijk veel sneller maakt dan zijn voorganger, een verbeterde camera en geheel nieuw voice-command systeem.

©PXimport

Het voelt als een iPhone

Het blijft z'n klassieke look houden en er is niets wat de iPhone 4S goedkoop doet aanvoelen.

Zo is hetzelfde oogstrelende 960-640 pixel scherm die op de iPhone 4 werd geïntroduceerd gelukkig ook op de iPhone 4S te vinden. Betiteld als de "Retina-display" door Apple, heeft het een scherm resolutie van 326 pixels per inch. Dit betekent dat een gemiddeld menselijk oog geen individuele pixels kan zien. Het resultaat is werkelijk verbluffend. Zo is het lezen van teksten op je iPhone 4S ongeveer hetzelfde als het lezen van teksten op A4. HD video's en foto's geven nu ook veel meer kleine details weer als voorheen.

Zoals eerder vermeldt lijkt de iPhone 4S qua uiterlijk, op een paar uitzonderingen na, als twee druppels op zijn voorganger. Een van die uitzonderingen is een micro-SIM kaart slot die te vinden is aan de rechter zijde. Ook zijn de ring/silent knop en de volume knoppen iets verschoven van hun oorspronkelijke positie op de iPhone 4. Een nadeel van deze veranderingen is dat niet alle iPhone 4 cases meer zullen passen op de iPhone 4S.

Ondanks de kleine uiterlijke verschillen is het niet zo dat de iPhone 4S ook hetzelfde presteert als de iPhone 4. Sterker nog, vanwege de interne vernieuwingen is hij drastische veranderd ten opzichte van zijn voorganger.

4Snel

Net als de iPad 2 wordtt de iPhone 4S aangedreven door A5 processor die door Apple zelf is ontworpen. Deze dual-core processor is een verbeterde versie van de A4 processor die de iPhone 4 en originele iPads aandreef. Dat de iPhone 4S nu ineens twee core processors heeft wil niet zeggen dat hij ook gelijk twee maal zo snel is als de iPhone 4. Het heeft namelijk te maken met hoe efficiënt software van bepaald apparaat kan profiteren van de verspreiding van de werklast over twee cores. In het geval van de 4S biedt de A5 processor zeker een aanzienlijke snelheidsverbetering ten opzichte van zijn voorganger. Het is te vergelijken met de upgrade van de originele iPad naar iPad 2.

Apple claimt dat de graphics op de iPhone 4S ook een flinke boost hebben gekregen en dat hij maar liefst 7x sneller is dan de iPhone 4 dankzij de A5 processor. Dit is dan wel een best case scenario, maar de tests die ik uitvoerde met de GLBench Pro graphics benchmarking app lieten zien dat er inderdaad verbeterde graphic prestaties zijn. Een 3D test werd gedaan op iPhone 4S en iPhone 4. De test liet zien dat de frame rate ongeveer vijf keer meer is op iPhone 4S dan op iPhone 4.

©PXimport

Antenne in actie

De antennes behoren tot de weinig veranderingen aan het uiterlijk van de nieuwe iPhone. Zo is er een tweede metalen rand aan de bovenkant geplaatst; een tweede antenne. Apple claimt dat de oorspronkelijke antenne ook een metamorfose is ondergaan. De telefoon kan nu dankzij een tweede antenne constant de kwaliteit van de verbinding controleren en kan het dynamisch tussen de twee antennes schakelen zodat je steeds de beste verbinding hebt. Dit is een groot verschil met de iPhone 4 die maar één antenne had en waarbij het probleem was dat zodra je je hand volledig over de onderkant plaatste, de verbinding wel eens helemaal weg kon vallen. De iPhone 4S lijkt dit probleem dus volledig te hebben verholpen met de introductie van een tweede antenne.

Hogere resolutie camera

Sinds de eerste iPhone en de iPhone 3G lijkt het erop dat Apple steeds meer is gaan focussen op de camera functie van de iPhone. De iPhone 3GS had een kleine camera upgrade ten opzichte van de iPhone 3G, maar de echte ommekeer kwam pas bij de iPhone 4.

De camera van de 4S is niet zo aanzienlijk veel beter dan die van de iPhone 4. Toch zijn er zeker noemenswaardige verbeteringen aangebracht. De 4S biedt naast een 8 megapixel camera (2448-3264 pixels) ook andere verbeteringen aan de optica een breder (f/2.4) diafragma. Er is ook een front-facing camera voor video-chat.

De iPhone 4S neemt video's in een hogere resolutie (1080p) op in vergelijking met de iPhone 4 (720p). Dit betekent wel dat je video bestanden groter zullen zijn dan je gewend bent. Er is helaas geen enkele instelling die het mogelijk maakt om op lagere resolutie op te nemen.

©PXimport

Apple gebruikt ook de kracht van de A5 processor voor video stabilisatie en gezichtsherkenning zodat je hetgeen wat je probeert te filmen of fotograferen goed scherp is en de juiste belichting heeft.

iOS 5, de laatste versie van de iPhone en iPad software, maakt het mogelijk om sneller foto's te kunnen maken dan voorheen. Op de iPhone 4S kun je met twee drukken op de "home" knop de camera app te zien krijgen. Die kun je vervolgens drukken om de camera app daadwerkelijk te lanceren. Zodra je een foto hebt gemaakt wordt hij dankzij de nieuwe software ook veel sneller geladen dan voorheen. Zo kun je je foto's dus sneller terug zien.

Al deze verbeteringen zorgen ervoor dat je dus meer foto's zult kunnen maken en dat ze er ook beter uitkomen te zien dan je gewend bent op de iPhone 4.

Jij zegt het!

De meest besproken vernieuwing op de iPhone 4S bij uitstek is Siri.

Siri vervangt de Voice Control feature die werd geïntroduceerd op de iPhone 3GS. Je kon hiermee je telefoon commanderen om bepaalde acties uit te voeren. Siri wordt ook op de iPhone 4S gestart door de "home" knop, of "control" knop op je headset, ingedrukt te houden. De iPhone 4S stemherkenning functie werkt doordat het je stem opneemt en stuurt naar een server die vervolgens interpreteert wat je hebt gezegd en dit terug stuurt als tekst. Als je niet beschikt over een internetverbinding, zal Siri niet werken.

Wat ik hier heb beschreven klinkt dus precies als het oude Voice Control. Alleen maakt de oude Voice Control gebruik van een beperkte vocabulaire waardoor je vaak niet verder komt dan muziek afspelen of mensen bellen. Siri gebruikt een veel uitgebreidere vocabulaire die vervolgens interpreteert wat je precies bedoeld. Interactie met Siri wordt hierdoor veel natuurlijker.

Siri is niet alleen gekoppeld aan Phone en Music apps, maar ook aan Messages, Calendar, Reminders, Maps, Mail, Weather, Stocks, Clocks, Contacts, Notes en zelfs Safari.

Het is ook gekoppeld aan Wolfram Alpha, een soort " digitale kennis engine" die antwoord kan geven op tal van vragen. En als het een antwoord niet weet, zal Siri meestal suggereren een Web search uitvoeren.

Er zitten wel een aantal nadelen aan Siri. Een daarvan is dat het alleen in het Engels (U.S., UK, Australische dialecten), Frans en Duits beschikbaar is. Daarnaast zal Siri het aantal apps en informatiebronnen waaraan het is gekoppeld, moeten uitbreiden.

Zodra je Siri gaat gebruiken zul je er gelijk achter komen waar de grenzen zitten. Het werkt perfect met SMS, maar niet met email. Ook weet Siri veel over het weer en restaurants, maar niet over bioscooptijden. Zo zijn er tal van voorbeelden.

Er zijn wel scenario's waar Siri echt in uitblinkt. Een daarvan is in hand's-free. Als je auto rijdt bijvoorbeeld. Zodra je een SMS ontvangt, kun je Siri commanderen om de SMS voor te lezen. Je kunt vervolgens dicteren wat je terug wilt sturen. Siri zal het voorlezen en je kunt dan bevestigen of je het zo wilt sturen. Siri leest overigens alleen SMS voor en geen e-mails of andere alerts. Dit is zeker een gemiste kans voor Apple.

Als je niet aan het rijden bent, kan Siri nog steeds erg handig zijn. Input die kort is kan vaak sneller en makkelijker via Siri dan wanneer je het handmatig wilt invoeren. Voor het zetten van je wekker bijvoorbeeld. Ook korte memo's zoals "herinner me om mijn favoriete soap op te nemen" werken sneller met Siri.

Al met al blijft het apart om tegen je telefoon te praten. En in sommige gevallen is het beter dat je dit niet doet. In een bibliotheek of stilte coupe kun je beter de Reminders app gebruiken en niet Siri.

Ondanks dat Siri de meeste aandacht krijgt van alle nieuwe features van iPhone 4S is er nog een feature die er zeker toe doet: Dictation. Nadat Android hiermee begonnen is kun je nu ook met de iPhone 4S alles wat je zegt in tekst veranderen. Deze functie geldt voor alle apps.

©PXimport

Overige iPhone 4S features

Een interessante feature van iOS 5 is AirPlay mirroring, die het mogelijk maakt om de content op het scherm van je iOS-apparaat op een tv-scherm te tonen via een Apple TV. Deze functie leek in eerste instantie beperkt tot de iPad 2, want dit was het enige iOS-apparaat dat in staat was zijn eigen weergave op een externe monitor weer te geven.

Maar de iPad 2 is niet meer de enige. Ook de iPhone 4S beschikt over deze mogelijkheid. Door het bevestigen van Apple's HDMI-adapter aan de iPhone 4S en deze vervolgens aan te sluiten op een HDTV kan de inhoud van je scherm afgespeeld worden op een HDTV. En als je een Apple TV hebt, kun je dit zelfs draadloos doen.

MacWorld's advies

Sommige bezitters van de iPhone 4 die er vroeg bij waren zullen waarschijnlijk in aanmerking komen voor een nieuwe telefoon in de komende maanden. Mijn vermoeden is dat het vooral de iPhone 3G-gebruikers zullen zijn die zullen upgraden naar de iPhone 4S.

Voor die gebruikers zal de iPhone 4S een grote verandering beteken. Ondanks de snelheidsboost, is naar mijn mening de beste eigenschap van de iPhone 4S het Retina-display. Er is ook een front-facing camera voor video-chat en een sterk verbeterde camera met HD video-opname mogelijkheden.

Voor gebruikers van de iPhone 4 zullen de charmes van de iPhone 4S iets subtieler zijn. Er is geen twijfel dat de iPhone 4S sneller is, maar de iPhone 4 is absoluut niet langzaam. De 4S camera is ook verbeterd, maar de grote verandering kwam toch echt van de iPhone 3G naar de iPhone 4. Siri (nog niet in het Nederlands beschikbaar) is zeker intrigerend, maar in de beta-staat is er geen duidelijkheid over hoe bruikbaar het de komende tijd zal zijn. In de komende maanden zullen we een beter idee krijgen over hoe Siri het zal gaan doen.

Al met al is de iPhone 4S een logisch vervolg op de iPhone 4. De meeste iPhone 4 bezitters zullen nog een tijdje wachten met het aanschaffen van een iPhone 4S. Maar voor de bezitters van een iPhone 3G of iPhone 3GS is het lange wachten voorbij. Het is tijd voor een upgrade. De iPhone 4S heeft snelheid, een geweldige camera, een aantal coole stemherkenning-features en hetzelfde prachtige design als de iPhone 4. Dat de iPhone 4S immens populair zal gaan worden: daar is geen twijfel over mogelijk.

(bron, vertaling: Ben Southern)

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).