Je wilt er liever niet aan denken: ineens is je smartphone, tablet of laptop weg. Waar is het apparaat gebleven? Ben je het alleen even kwijt of is het echt gestolen? Je kunt proberen het apparaat zelf op te sporen en er op afstand acties op uit te voeren. Misschien heb je het dan snel weer terug.

Tip 01: Traceren

Smarthones, tablets en laptops nemen we overal mee naartoe. Dus lopen we het risico dat we een apparaat per ongeluk ergens laten liggen, verliezen of dat er iets wordt gestolen. Geen prettig idee. Los van het feit dat het dure spullen zijn, staat er een vracht aan persoonlijke informatie, foto's en filmpjes op. Die wil je niet kwijtraken, laat staan dat je er vreemden in wilt laten rondsnuffelen. Gelukkig is het mogelijk om de locatie van al jouw apparaten te achterhalen.

De kans is groot dat je bijvoorbeeld je telefoon ergens hebt laten liggen. Zoals bij vrienden of op het werk. Dan is het een kwestie van even oppikken. Of misschien zwerft je tablet ergens in huis rond. Je kunt dan een alarm laten afgaan en op het geluid afgaan. Is er toch sprake van verlies of diefstal? Door er een bericht naartoe te sturen, kan een eerlijke vinder contact met jou opnemen en dankzij de locatiegegevens heb je extra opsporingsmogelijkheden. In uiterste nood kun je het toestel op afstand blokkeren en wissen. Je toestel wordt daarmee onbruikbaar en al je gegevens zijn weer veilig. Zo beperk je de schade aanzienlijk.

Beveiligingscode

Om jouw apparaten vindbaar te maken en op afstand actie te ondernemen bij verlies of diefstal, is het essentieel dat je voorzorgsmaatregelen neemt. Wacht dus niet tot je een apparaat kwijt bent, maar voer de stappen in dit artikel onmiddellijk uit op al je apparaten. Het is niet ingewikkeld en echt zo gepiept.

Vergeet daarnaast niet om een toegangscode of wachtwoord op elk apparaat te zetten. Daarmee ontzeg je onbevoegden de toegang tot je apparaten en dus ook tot jouw gegevens. Als extra beveiliging kun je de gegevens op een laptop of desktop beveiligen met encryptie. Ook als de schijf uit de computer wordt gehaald, kan niemand er dan iets mee. Zet ook een pincode op jouw simkaart. Dan zijn zowel de telefoon als het abonnement onbruikbaar voor onbevoegden. Doe altijd aangifte bij de politie bij verlies of diefstal. Locatiegegevens en IMEI-codes of serienummers kunnen helpen bij de opsporing.

©PXimport

Zet een code op je toestel, zodat niemand anders erin kan.

Tip 02: iPhone en iPad

Om een iPhone of iPad traceerbaar te maken en het mogelijk te maken op afstand actie te ondernemen, start je de app Instellingen en ga je naar het onderdeel iCloud. Blader omlaag en tik op Zoek mijn iPhone. Activeer vervolgens de optie Zoek mijn iPhone. Zodra dit is gebeurd, verschijnt er ineens een tweede optie in beeld. Zet ook die optie Stuur laatste locatie aan. Mocht de accu van het verloren apparaat leegraken, dan zie je in elk geval de laatst bekende locatie nog. Om Zoek mijn iPhone weer uit te schakelen, is altijd het wachtwoord van je Apple ID nodig. Een vreemde kan deze cruciale functie dus niet zomaar uitzetten. Ook om het apparaat naar de fabrieksinstellingen te herstellen is dit wachtwoord nodig. Een veilig gevoel. Stel dat iemand erin slaagt toegang tot je iPhone of iPad te krijgen en stiekem de locatievoorzieningen uitschakelt, dan nog kun je het apparaat opsporen zodra je aangeeft dat hij verloren is.

Tip 03: Wissen

Je hoeft niet te wachten tot je een iPhone of iPad bent kwijtgeraakt om het geheel te testen. Ga naar de App Store en installeer Zoek mijn iPhone. Hiermee kun je een zoekgeraakte iPhone of iPad lokaliseren. De eerste keer dat je de app start wordt om je Apple ID en wachtwoord gevraagd. Zodra je dat hebt ingegeven, krijg je een lijstje met alle apparaten te zien die onder jouw Apple ID staan geregistreerd. Kies een apparaat en op de plattegrond zie je de laatst bekende locatie. Tik je op het auto-pictogram, dan verschijnt een route naar jouw verloren apparaat. Tik je op Taken, dan kun je kiezen uit een aantal acties.

Allereerst is het met Geluid afspelen mogelijk om een alarm op het apparaat te laten afgaan. Zo kun je het eenvoudig terugvinden als je er in de buurt bent. Bijvoorbeeld in je eigen huis. Een nogal drastische maatregel is Wis iPhone of Wis iPad. Dat doe je pas als het apparaat in verkeerde handen is gevallen en het er niet inzit dat je het ooit nog terugkrijgt. De complete inhoud en alle instellingen worden gewist, maar kun je het apparaat daarna helaas niet meer volgen. Wissen is dus echt een laatste noodgreep.

Tip 04: Blokkeren

Bestaat de kans dat het nog goed komt? Kies dan liever voor de optie Taken / Verloren. Hiermee schakel je de Verloren-modus in en blokkeer je het toestel. Als het apparaat nog geen toegangscode heeft, dan geef je nu een pincode op, waarmee het apparaat direct wordt vergrendeld. Daarnaast geef je een telefoonnummer en een bericht op, waarmee je een eerlijke vinder of dief met spijt de kans geeft om contact op te nemen. Groot voordeel van deze Verloren-modus, is dat je (in tegenstelling tot wissen) de locatie van het geblokkeerde apparaat wel kunt blijven volgen. Zelfs als iemand de locatievoorzieningen heeft uitgeschakeld. Heb je het apparaat weer terug? Gefeliciteerd! Gebruik de pincode en je hebt weer volledige toegang. Ook de inhoud is gewoon bewaard gebleven. Is jouw iPhone of iPad zoek en heb je alleen een computer tot je beschikking? Probeer dan om de online versie van Zoek mijn iPhone te gebruiken.

©PXimport

Tip 04 Geen iPhone of iPad binnen handbereik? Via de website werkt het ook.

Internetverbinding

Om een computer, tablet of smartphone op afstand te volgen en te besturen, moet het verdwenen apparaat een internetverbinding kunnen opzetten. Want anders kom je er domweg niet bij. Is het apparaat momenteel offline, dan kun je de gewenste actie meestal wel alvast aanvragen. Zoals het opvragen van de locatie of het wissen van de inhoud. Zodra het apparaat online komt, wordt de door jou op afstand aangevraagde actie direct uitgevoerd. Apparaten met een simkaart zijn dankzij mobiel internet nagenoeg altijd verbonden en dus veel eenvoudiger op te sporen dan de meeste tablets en computers die volledig afhankelijk zijn van draadloze netwerken.

©PXimport

Voor opsporing is wel een internetverbinding nodig.

Tip 05: Mac

Heb je een Mac? Ook daar is de locatie van op te vragen en je kunt er op afstand acties op uitvoeren, mocht je hem ooit kwijtraken. Precies zoals met een iPhone of iPad. Inschakelen doe je via de systeemvoorkeuren van de computer. Ga naar Systeemvoorkeuren / iCloud en activeer de optie Zoek mijn Mac. Opsporen van een zoekgeraakte, verloren of gestolen Mac werkt hierna op exact dezelfde manier als met een iPhone of iPad. Dus je gebruikt er de app Zoek mijn iPhone voor of je bezoekt de website uit de vorige tip.

©PXimport

Tip 05 Op een Mac heb je dezelfde opspoormogelijkheden.

Tip 06: Android

Ook verloren geraakte Android-apparaten zijn weer op te sporen en op afstand te besturen. Daar heb je Android Device Manager voor nodig. In het Nederlands heet dit Android Apparaatbeheer. Je activeert de opsporingsmogelijkheid via Google Instellingen. Dat is een app die standaard op je Android-apparaat aanwezig is. Hij heeft een ietwat onopvallend icoon. Grijs van kleur met de letter G erin.

Helemaal onderaan in de app vind je de optie Android Apparaatbeheer. Al kan het ook zijn dat je onder de optie Beveiliging moet zoeken. Vink vervolgens de opties De locatie van dit apparaat op afstand bepalen en Vergrendelen en wissen op afstand toestaan aan. Belangrijk om te weten is dat je deze opties zomaar kunt uitschakelen, dus zonder dat er om een wachtwoord wordt gevraagd. Daarom is het belangrijk een toegangscode op het toestel zelf te zetten. Zodat een onbevoegde het opsporen niet kan dwarsbomen.

Tip 07: Apparaatbeheer

Zodra de functionaliteit op je Android-apparaat is ingeschakeld, heb je alleen nog de app Apparaatbeheer nodig om te zien waar jouw apparaten uithangen. Deze app vind je in Google Play onder de naam Android-apparaatbeheer. Start na het installeren Apparaatbeheer op en meld je aan met het juiste Google-account.

Op een kaartje via Google Maps zie je alle apparaten die onder dit account geregistreerd staan. Behalve dat je de locatie ziet, kun je in noodgevallen op afstand de inhoud wissen, het apparaat vergrendelen terwijl je een telefoonnummer en een bericht op het scherm toont, of je kunt het toestel vijf minuten lang op maximaal volume laten rinkelen. Dit laatste is handig als het toestel ergens in de buurt is, maar je het niet kunt vinden. Geen telefoon of tablet bij de hand? Jouw apparaten zijn ook te beheren. Je vindt er dezelfde mogelijkheden als in de app.

Tip 08: Anderen helpen

Ben je met anderen op stap en is een vriend of vriendin plotseling een telefoon of tablet kwijt? Dan kun jij helpen om het apparaat snel weer terug te vinden, of desnoods te blokkeren of te wissen. Je kunt Apparaatbeheer namelijk door een gast laten gebruiken, zodat die via jouw toestel zijn eigen apparaten kan beheren. Superhandig, want dan kan er meteen actie ondernomen worden en hoeft jouw vriend of vriendin niet te wachten tot hij of zij bijvoorbeeld weer thuis is. Tik boven in het scherm op jouw accountnaam en kies vervolgens voor Gast. Je vriend of vriendin kan zich nu aanmelden met een eigen Google-account, waarna alle apparaten uit dat account getoond worden. De app werkt verder precies zoals we in de vorige tips al hebben beschreven. Pas zodra je terugschakelt naar jouw eigen account, zie jij je eigen apparaten weer. Jij kunt een ander helpen en een ander jou dus ook.

©PXimport

Tip 08 Je kunt zelfs je vrienden helpen bij een vermissing.

Tip 09: Windows Phone

Ook bij Windows Phone is standaard een functie aanwezig om een apparaat op te sporen en te beheren. Je activeert het via Instellingen / Mijn telefoon zoeken. Schakel de selectievakjes in bij Altijd pushmeldingen (geen sms) gebruiken om opdrachten en apps naar mijn telefoon te verzenden en bij De locatie van mijn telefoon regelmatig opslaan en voordat de batterij leeg raakt. Om een apparaat op te sporen of te beheren ga je naar deze website. Die is van Microsoft. Meld je aan met het Windows Live ID dat je op het verloren geraakte apparaat gebruikt. Houd daarna de muisaanwijzer in de rechterbovenhoek op Mijn telefoon en kies de optie Mijn telefoon zoeken. Via een plattegrond is de locatie van het apparaat te achterhalen. Verder kun je het toestel vergrendelen, wissen, laten overgaan of er een bericht op tonen.

©PXimport

Tip 09 Windows Phone opsporen en besturen doe je via de website.

Tip 10: Laptop en desktop

Een laptop of desktop kun je van speciale software voorzien, waarna ook deze apparaten op te sporen zijn, mochten ze ooit gestolen worden. Met de gratis versie van het programma Prey kun je tot vijf apparaten lokaliseren, blokkeren, wissen, er een alarm op laten afgaan of een bericht op het scherm tonen. Prey is trouwens ook op apparaten met OS X, iOS en Android te gebruiken, zodat je eventueel met dezelfde software al je apparaten (extra) kunt beveiligen.

Je installeert Prey op je computer, het programma verbergt zich vervolgens in een stil hoekje. Het slaapt en doet niets, totdat jij het wakker schudt door er een signaal naartoe te sturen via de Prey-website, zodra het apparaat is gestolen of vermist. Net zoals bij een smartphone of tablet, is het ook nu weer essentieel dat de computer een internetverbinding heeft om er nog iets mee te kunnen doen. Verder moet je voorkomen dat de software stiekem van het systeem verwijderd wordt. Beveilig je accounts daarom met een sterk wachtwoord. Een gast-account met minimale rechten expres openzetten kan de schurk in de verleiding brengen het internet op te gaan, zodat jij hem kunt opsporen.

©PXimport

Tip 10 Installeer Prey om een verloren computer terug te vinden.

Aan de ketting

Laptops kun je letterlijk aan de ketting leggen. Zo voorkom je dat ze in een moment van onoplettendheid plotseling zijn verdwenen. Nagenoeg elke laptop heeft een kleine maar zeer effectieve aansluiting genaamd een Kensington Security Slot. Zonde als je die niet gebruikt, voor een paar tientjes koop je namelijk een Kensington-slot. Je steekt het in de aansluiting van je laptop en de kabel wikkel je om iets stevigs, zoals het stalen frame van een bureau of een buis van de verwarming. Niemand neemt je laptop dan zomaar mee.

©PXimport

Veranker jouw laptop stevig met een Kensington-slot.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).