Zo maak je handige verzendlijsten in Word
Er zullen ongetwijfeld dagen zijn dat je niet vierhonderd brieven de deur uitstuurt die allemaal moeten worden voorzien van een persoonlijke aanhef en andere persoonsgebonden informatie. Juist daarom is de kans groot dat je de functie verzendlijsten in Word niet kent en uren besteedt aan iets wat in een paar minuten mogelijk is (en ook nog eens minder foutgevoelig is). Wij helpen je die tijd besparen.
1 Wat zijn verzendlijsten?
Verzendlijsten is een functie binnen Word die je in staat stelt om gegevens te importeren uit bijvoorbeeld een Excel-document. Stel dat je een Excel-document hebt met de gegevens van 25 personen, dan zal Word met behulp van de functie Verzendlijsten aan de hand daarvan 25 documenten produceren waarin die gegevens zijn verwerkt. De rest van het document vul je aan met standaardinformatie die voor ieder document en iedere brief hetzelfde is. Zo kun je dus heel snel persoonlijke brieven genereren, terwijl je toch maar één keer het werk hoeft te doen. Lees ook: In 12 stappen een echte Word-expert.
©PXimport
2 Even nadenken
Het klinkt een beetje knullig, maar even pas op de plaats maken is één van de nuttigste stappen in deze workshop. Niets is vervelender dan alles in kannen en kruiken hebben, en daarna ontdekken dat je het Excel-document moet aanpassen omdat je nog iets bent vergeten. Denk na wat je in het Word-document wilt hebben. Ter illustratie sturen wij een uitnodiging voor een bruiloft. We hebben daarvoor ten eerste NAW-gegevens nodig voor de adressering en persoonlijke aanhef, maar willen ook graag tafelnummers toekennen voor het diner. Er komen tweehonderd gasten, dus je kunt je voorstellen dat dat handmatig een enorme klus zou zijn. Met een verzendlijst is dat zo gepiept.
©PXimport
3 Word-document maken
Nu je in de basis een idee hebt van wat je in je document (in ons geval een brief) wilt zetten, wordt het tijd om dat daadwerkelijk uit te werken. Start Word en maak een nieuw document, via Bestand / Nieuw / Leeg document. Je kunt er overigens ook gewoon voor kiezen om een sjabloon te gebruiken, dat heeft geen invloed op het eindresultaat. Maak vervolgens het document of schrijf de brief die je uiteindelijk wilt versturen. Maak deze brief helemaal compleet, inclusief aanhef, adres rechtsboven (indien van toepassing) en in ons geval: toewijzing van de tafelnummers. Maak de gegevens die je straks automatisch wilt laten invullen even vetgedrukt, dan vergeet je het straks niet. Door de brief volledig te maken, heb je voor jezelf een concreet overzicht of je niets bent vergeten. Controleer het document en laat het eventueel nog controleren door andere belanghebbenden (je partner, collega enzovoort) om te zien of je niets bent vergeten. Sla het document op.
©PXimport
4 Excel-document maken
Vervolgens maak je het Excel-document. Het scheelt natuurlijk helemaal tijd als je alle namen en adressen al in Excel hebt staan, zodat je alleen nog maar de ontbrekende elementen hoeft toe te voegen. Klik op Bestand / Nieuw / Lege werkmap om het nieuwe document te maken. Sjablonen zijn in dit geval niet gewenst, dat zorgt alleen maar voor verwarring, houd het zo kaal en eenvoudig mogelijk. Wat belangrijk is om te weten, is dat de kolommen in Excel dienen as onderwerpen (dus naam, adres, tafelnummer enzovoort) en dat de rijen dienen als opsomming van al die gegevens, oftewel, in ons geval is elke rij een andere persoon.
5 Excel-document invullen
Nu kun je het Excel-document gaan invullen. In ons geval plaatsen we de volgende kopjes in de eerste regel van het document: Voornaam, Achternaam, Adres, Postcode, Woonplaats en Tafelnummer. Zodra je dit hebt gedaan, blokkeer je de bovenste rij in het document door te klikken op het tabblad Beeld in het lint en vervolgens op Blokkeren / Bovenste rij blokkeren. Dat is handig; zo kun je bij lange documenten zien in welke kolom je ook alweer werkt wanneer je naar beneden scrolt. Vervolgens vul je het document verder in: dus op elke regel van iedereen de informatie die bij de kopjes hoort (in ons geval dus voornaam, achternaam enzovoort). Wil je de documenten per mail versturen, dan is een kopje E-mailadres ook nodig.
©PXimport
Let op de juiste celeigenschappen
Wanneer je alleen maar tekst gebruikt in het Excel-document waarmee je in Word documenten wilt genereren, dan hoef je je verder niet druk te maken om celeigenschappen. Maar wil je in het uiteindelijke document ook, bijvoorbeeld, bedragen noemen, dan zijn celeigenschappen wel van belang. Met celeigenschappen vertel je Excel wat de inhoud van een cel precies is. Want wij mogen het verschil tussen een bedrag, een datum of een huisnummer weliswaar eenvoudig kunnen zien, Excel kan dat niet. Om Excel te vertellen wat de inhoud van een cel precies voorstelt, klik je met de rechtermuisknop op de cel en kies je voor Celeigenschappen. In het venster dat verschijnt kun je aan de linkerkant kiezen wat voor soort inhoud de cel bevat, en aan de rechterkant kun je dit verder configureren (bijvoorbeeld door aan te geven hoeveel getallen er achter de komma moeten worden weergegeven).
6 Wizard afdruk samenvoegen
Je Word-document staat in de steigers en alle adressen en overige informatie zijn ingevuld in het Excel-document. Word kan heel veel met de informatie uit Excel, maar dan moet het programma natuurlijk wel eerst even weten om welk document het gaat en wat het daar precies mee moet doen. Die koppeling maak je heel eenvoudig met behulp van de wizard in Word. Zorg dat je het document in Word waarin je de gegevens wilt invoegen, open hebt en klik op Verzendlijsten / Afdruk samenvoegen starten / Stapsgewijze Wizard afdruk samenvoegen.
©PXimport
7 Excel-document selecteren
Nu wordt het tijd om de belangrijke keuzes te maken. In de eerste stap hoef je niets te kiezen, we hebben immers al een document gemaakt. Klik op Volgende en laat de optie Het huidige document gebruiken geselecteerd staan. Klik wederom op Volgende. Laat de optie Een bestaande lijst gebruiken geselecteerd staan en klik op Bladeren. Navigeer nu naar het adressenbestand dat je hebt gemaakt en klik op Openen en op OK in het venster dat verschijnt. Je ziet nu de adressen uit het Excel-document verschijnen, waarbij de eerste rij (met de omschrijvingen naam, adres enzovoort) wordt gebruikt als kopregel. Klik op Volgende.
©PXimport
8 Adres invoegen
In stap 3 heb je in je brief de velden die je dynamisch wilt invullen (oftewel, met de informatie uit het Excel-document) vetgedrukt. Dat maakt het nu makkelijk om deze velden te vinden. Rechtsboven hebben wij in ons document een adresblok staan. Dat gaan we nu vervangen voor een dynamisch adresblok. Selecteer het adresblok, druk op de Delete-toets en klik vervolgens in het rechterdeelvenster op Adresblok. Er verschijnt een venster waarin een voorbeeld wordt getoond van het adres. Stel nu dat er nog iets ontbreekt, zoals in ons geval de woonplaats, klik dan op Velden vergelijken. Dit is waar je Word kunt vertellen welke velden uit Excel waarvoor staan. In dit venster kun je dus ‘Plaats’ koppelen aan het kopje ‘Woonplaats’ uit Excel. Klik op OK en nogmaals op OK om het dynamische adres in te voegen.
©PXimport
9 Extra informatie invoegen
Naast het adres hebben we natuurlijk ook nog een aanhef en een tafelnummer. Deze voeg je op een gelijksoortige manier in. Selecteer de naam achter de aanhef en druk op de Delete-toets. Klik nu op Meer items in het rechterdeelvenster, selecteer Voornaam en klik op Invoegen. Om, in ons geval, het tafelnummer in te voegen, selecteren we het tafelnummer, drukken we op Delete en klikken we op Meer items / Tafelnummer / Invoegen.
©PXimport
10 Koppeling testen
Je hebt nu je Word-document met succes gekoppeld aan de informatie in het Excel-document, en Word weet welke informatie waar ingevoegd moet worden. We snappen dat het best eng is om daarop te vertrouwen in het begin, maar gelukkig kun je het testen. Klik bovenin op Voorbeeld van het resultaat en je zult zien dat de ‘placeholders’ worden vervangen door de daadwerkelijke informatie. Naast de knop Voorbeeld van het resultaat zie je pijltjes naar links en rechts, waarmee je door de resultaten kunt scrollen om te kijken of alles klopt.
©PXimport
11 Documenten afdrukken
Alle informatie is ingevuld, maar hoe zorg je er nu voor dat dit bij de juiste mensen komt? Dat kan op twee manieren. De eerste manier is afdrukken. Wanneer je klikt op Voltooien en samenvoegen / Documenten afdrukken, dan verschijnt er een klein venster waarin je kunt aangeven of je alles wilt afdrukken of slechts een bepaald aantal (bijvoorbeeld 1 tot en met 50, als je om wat voor reden dan ook in etappes stuurt). De opdracht wordt naar je printer verstuurd en elke afdruk is voorzien van een andere naam en een ander adres. Naast efficiënt is dit overigens ook veel minder foutgevoelig.
©PXimport
12 E-mails versturen
Digitaal verzenden kan natuurlijk ook, mits je Outlook hebt geïnstalleerd en een account hebt ingesteld. Klik op Voltooien en samenvoegen en vervolgens op E-mailberichten verzenden. In het venster dat verschijnt, selecteer je E-mailadres bij Aan en geef je vervolgens een onderwerpregel in. Ook hier kun je aangeven of je alles wilt versturen of slechts een deel. Zodra je klikt op OK, worden alle documenten als mail verstuurd via het account dat je hebt ingesteld in Outlook.
©PXimport
13 Etiketten
Kies je voor verzending per post, dan heb je natuurlijk ook etiketten nodig. Dan is het goed om te weten dat je enveloppen en etiketten op dezelfde manier kunt afdrukken. Maak een nieuw document en volg stap 6, 7 en 8. Ditmaal kies je echter in de eerste stap van de wizard voor Enveloppen of Etiketten. In stap 2 van de wizard klik je op Labelopties of Etiketopties om de afmeting te selecteren van de labels/etiketten die je in je printer hebt liggen. In stap 4 van de wizard klik je, na het invoegen van het adresblok op Alle labels bijwerken. Je kunt nu in één klap alle labels uitprinten zonder daar handmatig iets aan te hoeven doen.
©PXimport
