Mail automatisch doorsturen vanuit Outlook

Soms wil je berichten ontvangen op een ander e-mailadres, bijvoorbeeld als je de webmail van je werk of school niet fijn vindt of als je verschillende e-mailadressen hebt en alles op één account wil laten binnenkomen. Hier lees je hoe je dat doet.

Regels

Zo simpel als het doorsturen van berichten in bijvoorbeeld Gmail is, is het in Outlook zeker niet. Bij online diensten kun je vaak in je instellingen het doorsturen aanvinken en het betreffende e-mailadres opgeven. Outlook heeft een iets strenger beleid, maar dat betekent niet dat het onmogelijk is. Sterker nog: als je je er een beetje thuis in voelt, zijn de mogelijkheden eindeloos.

In plaats van met een simpel vinkje moeten we echter werken met zogenaamde 'regels'. Dat zijn een soort stappenplannen waarmee je Outlook precies kunt vertellen welke voorgeprogrammeerde taken het moet uitvoeren. Ook voor het doorsturen van e-mail bestaat zo'n regel.

Doorsturen in Gmail

Regel aanmaken

Open eerst Outlook. Bovenin, in lint onder Start, staat het kopje Regels. Klik erop, en vervolgens op Regels en waarschuwingen beheren. Het Regels-venster wordt nu geopend. Klik linksbovenin op Nieuwe regel om het doorsturen in te stellen.

Klik onder het kopje Beginnen met een sjabloon of een lege regel op Regel toepassen op berichten die ik ontvang en klik op Volgende. In het venster dat nu verschijnt, kun je extra eisen aan berichten stellen: zaken als urgentie, berichten afkomstig van een specifieke afzender of berichten alleen aan jou verzonden. Als je alle berichten wil doorsturen, laat je dit venster voor wat het is en klik je op Volgende. Je krijgt nu de waarschuwing te zien dat de regel wordt toegepast op elk bericht dat je ontvangt. Klik op Ja.

Doorsturen

In het volgende scherm (let op: het lijkt op het vorige) krijg je weer een lijst met mogelijkheden te zien. Je wil je berichten doorsturen, dus vink het doorsturen naar personen of openbare groep aan. Klik onderaan het venster, onder Stap 2, op het onderstreepte deel personen of openbare groep. Zoek in de wizard op contactnaam of vul aan de onderkant het betreffende e-mailadres in en klik op OK.

Je kunt ook meerdere adressen op deze manier toevoegen, hetgeen handig kan zijn als je meerdere e-mailaccounts hebt. 

Onder Stap 2 moet nu (in ietwat krom Nederlands) een juiste samenvatting staan van de actie die moet worden uitgevoerd: Deze regel nadat het bericht wordt ontvangen het doorsturen naar [e-mailadres]. Klik op Volgende om nog maar eens een extra lijst met opties en beperkingen te openen, waar je nog meer kunt aanpassen.

Talloze opties

Opnieuw op Volgende klikken brengt je bij de laatste pagina uit de wizard. Hier geef je een naam op voor je regel, kies je of het alleen moet gelden voor nieuwe berichten of ook voor bestaande berichten en kun je de regel aan- en uitzetten. Als alles goed staat, klik je op Voltooien en nog eenmaal op OK. Test voor de zekerheid even of je het goed hebt gedaan (het kan een paar minuten duren voor je doorgestuurde berichten in je postvak ziet staan).

Doorgestuurde mails blijven overigens gewoon in je Outlook-postvak staan. Pas als je een actie toevoegt om een bericht te verwijderen, verdwijnt de mail naar je prullenbak. 

Met alle opties die deze regels bieden kun je zeer geavanceerde acties bouwen. Je kunt bijvoorbeeld mail van een bepaalde sollicitant automatisch doorsturen naar al je directe collega's, een geluid afspelen als er een bericht met een bijlage binnenkomt, berichten van die ene collega automatisch markeren als gelezen en nog veel meer. Wees creatief en bouw je eigen wetboek in Outlook.

Wil je bepaalde regels verwijderen, dan kan dat ook. Ga opnieuw naar Regels en waarschuwingen beheren en kies in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen op het tabblad E-mailregels de regel die je wil verwijderen. Bevestig door op Verwijderen en vervolgens op OK te drukken.

Meer tips