Zo kun je teksten beperken in Word
Stel, je werkt met meerdere mensen samen aan hetzelfde document en bepaalde delen zijn al helemaal klaar. Uiteraard wil je dan vermijden dat een overijverige collega per abuis toch nog aan de definitieve tekstdelen gaat sleutelen. Microsoft Word heeft gelukkig een functie om een document zodanig te beveiligen dat alleen de aangeduide passages beschikbaar zijn voor andermans aanpassingen.
Wil je meer leren over Word? Start nu de cursus Word, Powerpoint en Excel op onze Tech Academy
1 Bewerking beperken
Je wilt dus een Word-document in de groep gooien, waarbij je wilt dat bepaalde fragmenten alleen-lezen blijven (want een vergissing is snel gemaakt). We gebruiken hier Word 2016, maar dit werkt op dezelfde manier in Word 2013. Open het Word-document dat je wilt beveiligen en ga naar het tabblad Controleren. In dit tabblad kies je rechts in de groep Beveiligen de functie Bewerking beperken. Hierdoor verschijnt aan rechterkant van het document een balk voor deze functie. Vink hier het selectievakje aan: Alleen bewerkingen van dit type toestaan in het document. Zorg ervoor dat de optie Geen wijzigingen (alleen lezen) is geselecteerd in het menu. Nu verschijnt ook een optie Uitzonderingen, daar komen we in stap 3 op terug.
2 Bewerking toelaten
Selecteer vervolgens de onderdelen in het document die anderen straks wél mogen bewerken. Doe dit nauwkeurig, want alles wat je niet selecteert zal eindigen als alleen-lezen. Wanneer je twee of meer tekstdelen wilt selecteren die bewerkt mogen worden, doe je dat door de Ctrl-toets ingedrukt te houden terwijl je klikt en sleept. Op die manier breid je de selectie uit. Heb je te veel geselecteerd, houd dan de Ctrl-toets ingedrukt terwijl je dat stuk nog een keer selecteert: je deselecteert dit stuk dan.
3 Uitzonderingen
Zodra je de tekst hebt geselecteerd, ga je terug naar het rechtervenster Bewerking beperken. Daar vink je het selectievakje Iedereen aan in het deel Uitzonderingen. Hierdoor kan iedereen die het document ontvangt de inhoud bewerken die je daarnet hebt geselecteerd. Wanneer meerdere mensen het document krijgen, maar slechts bepaalde personen de inhoud mogen kunnen bewerken, klik je in het venster op de blauwe tekst Meer gebruikers. Een nieuw venster opent waar je de gebruikersnamen ingeeft, gescheiden door een puntkomma. Dit is vooral bedoeld voor een bedrijfsnetwerk waarbij toegang vereist is tot een netwerkgebruikersdirectory, want je moet bijvoorbeeld het e-mailadres of de naam noteren als domein/naam. Welke keuze je ook maakt, klik daarna op de knop Ja, afdwingen van beveiliging starten.
4 Afdwingen starten
Met het klikken op de knop Ja, afdwingen van beveiliging starten ben je er nog niet. Een nieuw venster opent dat ervoor waarschuwt dat het document nog niet is versleuteld. Kwaadwillige gebruikers kunnen dus het bestand bewerken en zelfs het wachtwoord verwijderen. Voer dus een wachtwoord in en klik OK. Wie het wachtwoord kent, kan de beveiliging eenvoudig verwijderen en gewoon aan het hele document werken. Heb je specifieke mensen aangeduid die het document mogen bewerken, selecteer dan in plaats daarvan Wachtwoord de optie Gebruikersverificatie. Het document is nu versleuteld en je kunt het zonder problemen naar de groep sturen.
5 De anderen
Maar wat ziet de ander dan als je een tekst deels vrijgesteld hebt van bewerking? Word zal de tekst markeren die bewerkt mag worden. Aan de rechterkant, in de balk Bewerking beperken, leest de ontvanger dat dit document beveiligd is tegen onbedoelde bewerkingen. Bovendien verschijnen daar twee nieuwe brede knoppen. Met de bovenste knop zoekt Word telkens het volgende tekstdeel dat bewerkt mag worden. De tweede knop wijst alle bewerkbare secties aan. Het is in ieder geval verstandig de onderste optie: De delen markeren die ik kan bewerken aan te laten staan.
6 Beveiliging opheffen
Wanneer je de beveiliging van zo’n document wilt opheffen, moet je het wachtwoord kennen. Het kan zelfs zo zijn dat je in de lijst moet voorkomen als geverifieerde eigenaar van het document. Ga naar het tabblad Controleren in de groep Beveiligen en klik op Bewerking beperken. Klik in het taakvenster op Beveiliging stoppen en voer het juiste wachtwoord in als je daar om wordt gevraagd. De beveiliging is nu opgeheven.
