Huh? € 481,- aan Transavia France, € 282,- aan Bravofly, € 454,- aan Cheapoair, € 88,- aan Hotels.com en nog eens € 470,-aan RoomsXXL.de. De betalingen van mijn PayPal-rekening deden vermoeden dat ik een mooie vakantie in het verschiet had, alleen wist ik van niets. Even later bleek mijn hele PayPal gehackt, ik kon zelfs niet meer inloggen.

Frank, 52 jaar oud en werkzaam in de IT als engineer, dacht het goed voor elkaar te hebben. “Ik had alle pc’s geüpdatet naar de ‘meest veilige Windows ooit’ en gebruikte op alle belangrijke websites sterke wachtwoorden. Ik ben bovendien best kritisch als het gaat om verdachte mailtjes en mijn eigen privacy. Toen mijn bank belde dat er mogelijk frauduleuze handelingen met mijn creditcard waren uitgevoerd, was ik er dan ook van overtuigd dat mijn creditcard gescamd was. Ik was kort daarvoor in de VS geweest en daar moet je echt te pas en te onpas je kaart afgeven. De bank heeft toen de frauduleuze transacties geannuleerd en de kaart geblokkeerd voor transacties buiten Europa en via internet, dat moest genoeg zijn. Toen ik echter een paar dagen later mijn PayPal controleerde, zag ik tot mijn schrik dat er voor bijna 1800 euro vliegtickets en hotelkamers waren geboekt.”

©PXimport

Wat is PayPal?

©PXimport

Beveiliging

PayPal heeft beveiliging hoog in het vaandel staan. Het biedt zijn klanten bijvoorbeeld aankoopbescherming in geval een product niet wordt geleverd of niet voldoet aan de verwachting. Ook is het bedrijf scherp op ‘niet-geautoriseerde transacties’. Behalve dat het die zelf met een groot team securityspecialisten probeert te ontdekken, moet je als klant wanneer je merkt dat er iets misgaat dit direct bij PayPal melden. Het liefst doe je dat door in te loggen bij PayPal, maar er is ook een gratis telefoonnummer. Helaas is dat alleen van maandag tot en met vrijdag, van acht uur ’s morgens tot half vijf ’s middags bemand. Niet echt de 24uurs-economie die we inmiddels gewend zijn, en ook niet handig wanneer je in het weekend ontdekt dat je rekening geplunderd wordt.

Frank had geluk, hij kon meteen bellen. “De helpdesk is een onderzoek gestart en heeft alle transacties geblokkeerd. Ik kreeg keurig van elke betwiste betaling een mailtje met daarin de gegevens van de transactie. Het gaf me een goed gevoel, dit werd professioneel opgepakt, zo voelde het. Let wel, op dat moment dacht ik nog steeds dat mijn creditcard gescamd was … iets wat later dus niet het geval bleek te zijn.”

©PXimport

Iemand heeft mijn PayPal gekaapt

Een dag later krijgt Frank e-mail van PayPal: zijn wachtwoord is gewijzigd. Omdat hij dat niet heeft gedaan, probeert hij meteen in te loggen op zijn eigen PayPal, maar helaas. Het wachtwoord is onjuist. “En net als tot me doordringt dat iemand mij uit mijn eigen PayPal-account heeft gegooid, komt er een tweede e-mail van PayPal binnen, de bevestiging dat er een nieuw mailadres is toegevoegd aan mijn PayPal-account. Een mij volkomen onbekend e-mailadres! Iemand heeft volledige controle over mijn PayPal-account en omdat het inmiddels zaterdag is, zal ik tot maandag acht uur moeten wachten voor ik ook maar PayPal kan informeren. Voor het eerst kwam er paniek opzetten.”

“Langzaam wordt me duidelijk: dit is geen kwestie van een gescamde creditcard. Mijn pc moet haast wel gehackt zijn of minimaal mijn e-mail. Vanaf een andere computer log ik in op mijn webmail en wijzig het wachtwoord. Daar komt juist een e-mail binnen met het verzoek een hotelreservering te bevestigen. De mail is onderdeel van een flinke correspondentie van het hotel met… mij! Ik neem contact op met het hotel en meld dat iemand anders die vorige e-mails heeft gestuurd, niet ik. Inmiddels blijken zij ook al via PayPal geïnformeerd dat de betreffende boeking niet correct was.”

©PXimport

Ze hadden zelfs mijn paspoort en rijbewijs

In de mailwisseling met het hotel leest Frank dat de criminelen eerder een paspoort aan het hotel hebben gestuurd als bevestiging van de boeking. Hij neemt contact op met het in Amsterdam gevestigde boekingsbureau. En inderdaad hebben zij eerder een kopie van een paspoort en rijbewijs heeft ontvangen. Benieuwd vraagt Frank of ze de ‘eerder door hem verstrekte’ scan van ‘zijn paspoort’ willen terugsturen. Tot zijn verbazing blijkt het wel degelijk om zijn paspoort te gaan! De criminelen hebben Franks webmail doorzocht en daar staat inderdaad een bericht met deze scan als bijlage, ooit gebruikt om online een gsm-abonnement af te sluiten.

“Omdat ik vermoed dat mijn pc gehackt is of geïnfecteerd met malware, download ik een gratis antivirus en scan daarmee alle pc’s van alle gezinsleden. Sinds de overgang naar Windows 10 gebruikte ik alleen Windows Defender, maar dat was duidelijk niet genoeg. Sophos Home vindt heel veel malware, en ruimt het gelukkig allemaal op.”

PayPals helpdesk

Maandagmorgen neemt Frank contact op met PayPal om het lopende misbruik te stoppen én zijn eigen PayPal terug te krijgen. Er doet zich een nieuw probleem voor. Er bestaat geen PayPal-account meer onder zijn mailadres. En weliswaar heeft hij de gegevens van de aan ‘een account’ gekoppelde bankrekening, dat matcht niet met het door de hackers gebruikte mailadres. Er volgen zenuwslopende uren met heel veel telefoontjes met soms zeer slecht Engels sprekende PayPal-medewerkers. Volgens PayPal moet er een nieuwe rekening worden geopend en daarvoor moet Frank meerdere keren zijn paspoort en een bankafschrift opsturen. “Iets waarvan ik me juist had voorgenomen dat nooit meer per e-mail te doen. Tot mijn schrik zie ik ’s avonds meerdere grotere betalingen aan PayPal op mijn Nederlandse bankrekening. Direct de bank gebeld, die is gelukkig wel altijd bereikbaar. Samen concluderen we dat dit automatische incasso’s zijn vanuit PayPal, op mijn nog altijd aan PayPal gekoppelde bankrekening. Ik laat de bank de incasso’s ongedaan maken. Weliswaar weet ik niet hoe PayPal daarop zal reageren, maar het is na 17:00 uur, dus die zijn weer onbereikbaar.”

Een dag later heeft Frank weer toegang tot zijn (nieuwe) PayPal-account. Direct nadat hij voor de eerste keer weer is ingelogd, verwijdert hij de koppeling tussen zijn bankrekening en zijn PayPal-account. Hetzelfde laat hij doen voor het gekaapte account. “Gelukkig had ik die mail gezien die PayPal stuurde toen het mailadres werd veranderd. Anders was het nog veel lastiger geworden. Dat was echt mazzel, want de hackers verwijderen direct elke mail die ze voor je ontvangen of namens jou versturen.”

©PXimport

PayPal adviseert

Verdienmodel

Maak PayPal veiliger

Frank vermoedt dat de hackers die zijn PayPal hadden gekaapt, overal boekingen doen en die dan weer annuleren. Het geld wordt dan teruggeboekt op de PayPal-rekening en dat sluizen ze dan door naar een eigen rekening. “Het is me nog altijd niet duidelijk of alleen mijn e-mail gehackt was of dat er ook echt een keylogger ofzo op mijn pc stond. Op zich had ik best sterke wachtwoorden, maar al wel heel lang dezelfde en zoals iedereen, overal ongeveer dezelfde. Als je al langere tijd hetzelfde mailadres hebt, dan komt er ongemerkt heel veel gevoelige informatie in je mailarchief te staan. Als je dan terugzoekt, heb je altijd weleens je creditcard-gegevens verstuurd of je rijbewijs of paspoort gescand en verstuurd. Allemaal dingen die je nooit samen zou versturen … maar die staan daar wel rustig te wachten in de Verzonden Items!”

Je kunt PayPal veiliger maken door geen bankrekening of creditcard te koppelen. Je moet dan telkens geld op de PayPal-rekening zetten als je gaat betalen. Dankzij iDeal gaat dat eenvoudig, maar zo houd je dus zelf meer controle. Wil je meer gemak, dan kun je ervoor kiezen om standaard een klein vast bedrag op de PayPal-rekening te laten staan voor de kleinere impulsaankopen.

De beveiliging van PayPal is in beginsel volledig gebaseerd op het weten van een gebruikersnaam en een wachtwoord. Voor belangrijke zaken is dat gewoon niet voldoende, de Nederlandse banken gebruiken niet voor niets allemaal een extra factor, zoals een unieke code die je genereert met een losse kaartlezer of een code die via sms naar je telefoon wordt gestuurd. Ook PayPal ondersteunt tweestapsauthenticatie, maar promoot het niet echt. Wil je jouw PayPal-account veiliger maken, ga dan hiernaartoe en log in met je PayPal-account. Hier kun je een telefoonnummer registreren, waar voortaan elke keer wanneer je met PayPal afrekent een code van zes cijfers naartoe wordt gestuurd. Die is nodig om met PayPal te kunnen betalen. De hacker moet dan dus ook jouw telefoon hebben om jouw PayPal-account te kunnen misbruiken.

©PXimport

Leerschool

Het duurt nog drie weken, maar uiteindelijk corrigeert PayPal alle frauduleuze handelingen en wordt ook het tegoed dat nog op zijn oorspronkelijke PayPal-account stond, overgeboekt naar zijn nieuwe. “Dit kan iedereen overkomen. Het is voor mij een goede leerschool geweest. Vanaf nu gebruik ik overal unieke sterke wachtwoorden en waar mogelijk tweestapsauthenticatie. En diensten die dat niet ondersteunen of om een andere reden niet veilig genoeg zijn, die verliezen mij gewoon als klant.”

Reactie PayPal

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).