U verzendt regelmatig een e-mail (nieuwsbrief) naar de leden van uw vereniging, maar botst op beperkingen van uw provider, die u slechts bij mondjesmaat mails laat versturen? Probeer het dan met (de gratis versie van) GroupMail.
Stap 1
Surf naar www.group-mail.com, download en installeer de gratis versie van GroupMail 5. (De commerciële variant biedt meer mogelijkheden, waaronder een ingebouwde taakplanner, maar kost circa 109 euro.) De eerste keer dat u de tool start, verschijnt een soort wizard.
Stap 2
Allereerst dient u hier uw e-mailaccount te configureren. Druk op Next en vervolgens op Manage Email Accounts. Hebt u het account al in Outlook (Express) geconfigureerd, dan kunt u het ophalen via de knop Import. Zo niet, druk u dan op New en vult u de nodige gegevens in, zowel op het tabblad User Information als bij Delivery Options. Op dit laatste tabblad dient u ook de gegevens van de mailserver (van uw provider) in te vullen. Hier geeft u tevens aan na hoeveel berichten de tool gedurende hoeveel seconden moet wachten alvorens de volgende serie te verzenden!
Stap 3
Terug in het venster van de wizard drukt u op Next om uw mailgroepen vast te leggen. In de commerciële versie kunt u die direct importeren uit allerlei adresboeken, maar in de gratis versie is de import beperkt tot (onder meer) adressen uit csv-bestanden. Handmatig toevoegen kan ook: kies Create a New Group, GroupMail Format. Druk op Next en selecteer een geschikte locatie voor uw mailgroep, waarna u opnieuw op Next drukt. Duid de velden aan die u overbodig acht en druk telkens op Remove. Met New Field kunt u ook eigen velden toevoegen.
Stap 4
Druk nogmaals op Next en selecteer het veld dat het e-mailadres zal bevatten. Druk op Next, voer een geschikte groepsnaam in en bevestig met Create. Druk op Close zodat u in het hoofdvenster van GroupMail belandt. Hier klikt u op Groups en dubbelklikt u op de zonet gecreëerde (nog lege) groep. Via de knop Add voegt u alle gewenste groepsleden toe. Bevestig telkens met OK.
Stap 5
Opnieuw in het hoofdvenster klikt u op Create a new message. Bij Send To kiest u de beoogde mailgroep, en stelt u uw e-mailbericht op, zoals u dat gewend bent in uw standaard e-mailprogramma. U kunt het nu verzenden; GroupMail zorgt er wel voor dat uw provider niet aan de noodrem trekt.
Deze workshop is afkomstig uit Computer Idee 06, jaargang 2009.
