Namen en adressen uit een Excel-spreadsheet halen om die vervolgens in een mailing in Word op te nemen, is geen probleem.

Namen en adressen uit een Excel-spreadsheet halen om die vervolgens in een mailing in Word op te nemen, is geen probleem. Het wordt echter al een stuk lastiger als u daar ook foto’s bij wilt …

Stel, u bent voorzitter van een vereniging en beschikt over een pasfotobestand van uw leden. U wilt ze een mailing sturen met de vraag of hun foto nog wel up-to-date is. Een hele klus als u voor elk lid de foto afzonderlijk moet ophalen en invoegen. Het kan echter ook automatisch. In deze workshop tonen we u twee manieren: een wat moeizame, maar gratis methode en een gestroomlijnder aanpak met een commerciële plug-in. Voor we ons specifiek richten op het invoegen van foto’s, tonen we u eerst in een notendop hoe u gewone ‘tekstgegevens’ uit een Excel-spreadsheet ophaalt. Geen verloren moeite, want deze procedure hebt u ook nodig voor beide methodes.

Basisbewerkingen

©CIDimport

1. Spreadsheet creëren

Allereerst hebt u natuurlijk een Excel-spreadsheet (xls of xlsx) nodig met de betreffende gegevens. Wij houden het voor ons experimentje eenvoudig: op rij 1 vult u de titels van de kolommen in (zoals Voornaam, Achternaam, Straat + huisnummer, Postcode en Woonplaats), en op de rijen daaronder vult u telkens de bijhorende informatie in. Eventueel benoemt u in deze fase ook al een kolom met de naam Foto en vult u op elke rij de juiste naam in van het bijhorende fotobestand, zonder pad of extensie (zie afbeelding 1).

©CIDimport

2. Gegevens ophalen

Over nu naar Word – voor deze workshop gebruiken wij Word 2007, maar alle stappen zijn ook in Word 2003 mogelijk. Start een nieuw document, kies Verzendlijsten, druk in de rubriek Afdruk samenvoegen starten op de gelijknamige knop en kies Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen. Rechts verschijnt nu het paneel Afdruk samenvoegen. Wij kiezen hier Brieven en klikken onderaan op Volgende, Begindocument. Selecteer Het huidige document gebruiken en klik op Volgende, Adressen selecteren. Laat de optie Een bestaande lijst gebruiken geselecteerd en klik op Bladeren, waar u Excel-bestanden (…) kiest en naar het betreffende xls(x)-bestand bladert. Open dit bestand, laat Blad1$ geselecteerd en laat het vinkje staan bij De eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen, en druk op OK. U krijgt een overzicht van de aangetroffen gegevens en u bevestigt met OK.

©CIDimport

3. Gegevens weergeven

Klik nu in het rechterpaneel op Volgende, Uw brief schrijven en tik bijvoorbeeld Beste , in. Positioneer uw cursor op de spatie achter Beste en klik in het rechterpaneel op Meer items… waar u het veld Voornaam selecteert en bevestigt met Invoegen en met Sluiten. Eventueel voegt u hier ook nog het veld Achternaam aan toe of nog andere velden. Bent u hiermee klaar, klik in het rechterpaneel dan op Volgende, Briefvoorbeeld (blader met de dubbele pijltjesknoppen door uw bestand om na te gaan of alle gegevens correct worden weergegeven) en op Volgende, Samenvoeging voltooien. Ten slotte kiest u Afzonderlijke brieven bewerken, selecteert u de gewenste records en rondt u af met OK. Het resultaat: voor elk lid een aangepaste brief!

Foto’s: methode 1

©CIDimport

4. Foto’s ophalen

Hoe krijgt u nu ook de foto van uw leden in zo’n brief? Daarvoor herhaalt u stappen 1 en 2 en deels ook stap 3 – wacht echter nog even met Volgende, Briefvoorbeeld aanklikken! Plaats nu eerst uw cursor op de locatie waar u de foto wilt hebben. Open vervolgens de tab Invoegen en kies Afbeelding, waarna u een (willekeurige) foto selecteert uit de lijst waarnaar u ook in uw Excel-bestand hebt verwezen. Klik in het venster Afbeelding invoegen echter niet op de knop Invoegen, maar op het kleine pijltje rechts van deze knop. In het uitklapmenu selecteert u vervolgens Koppelen aan bestand. De foto verschijnt in uw document dat u vervolgens opslaat. Let wel, in Word 2007 moet u het document in dit geval opslaan als Word97-2003-document (*.doc)! Dat heeft te maken met een bug in Word 2007.

©CIDimport

©CIDimport

5. Foto’s weergeven

Druk nu de toetscombinatie ALT + F9 in. De foto verdwijnt en wordt door een veldcode vervangen. In ons document wordt dat bijvoorbeeld {INCLUDE PICTURE “G:\\clubfotos\\keesmoerman.jpg”\*MERGEFORMAT\d}. Markeer met de muis de naam – exclusief de extensie! – van het fotobestand (in ons voorbeeld is dat keesmoerman) en verwijder dat met de Deletetoets. Laat de cursor net voor .jpg staan, klik in het rechterpaneel op Meer items en kies het veld Foto. Bevestig met Invoegen en met Sluiten. De veldcode wordt nu iets als: {INCLUDEPICTURE “G:\\clubfotos\\ {MERGEFIELD”Foto”}.jpg”\*MERGEFORMAT\d}. Druk nu weer op Alt + F9 en in het rechterpaneel op Volgende, Briefvoorbeeld, op Volgende, Samenvoeging voltooien en op Afzonderlijke brieven bewerken. Bevestig met OK. Druk nu meteen op Ctrl + A – zodat de inhoud wordt geselecteerd – en daarna op F9. U zult merken dat de foto’s nu netjes worden aangepast. Mogelijk moet u nog handmatig de gewenste grootte van de afbeeldingen instellen.

Foto’s: methode 2

©CIDimport

6. Plug-in installeren

Vindt u deze procedure iets te omslachtig, dan kunt u het zich ook makkelijker maken. U hebt er dan wel een plug-in voor nodig en u vindt hiervan een gratis proefversie – voor Word 2002 tot en met 2007 – op www.onmerge.com/Demo.html (functioneel functioneel gedurende 15 dagen, daarna betaalt u 59,99 euro). De proefversie is wel beperkt tot het samenvoegen van maximaal 3 pagina’s per keer. Haal het zip-bestand op (3,48MB), pak het uit en installeer de tool door het bijhorende exebestand op te starten en de (eenvoudige) instructies van de Setup Wizard te volgen. Start vervolgens Word op met een nieuw document. Hier opent u dan de tab Verzendlijsten waar u een nieuwe knop ziet: On-Merge Images. Is dat toch niet het geval, druk dan op de ronde Office-knop, klik op Opties voor Word en ga naar de rubriek Invoegtoepassingen. Klik op het pijltje bij Beheren en kies Uitgeschakelde items. Druk op de Start-knop, selecteer OnMerge Images en bevestig met inschakelen en herstart Word.

©CIDimport

7. Foto’s ophalen en weergeven

We grijpen nu even terug naar de procedure in stappen 1, 2 en 3 (tot net voor Volgende, briefvoorbeeld). Bent u hiermee klaar, plaats dan de cursor op de positie waar u de foto wil invoegen. Vervolgens opent u de tab Verzendlijsten en drukt u op de knop OnMerge Images. Het dialoogvenster van de plug-in verschijnt. Zorg dat hier de tab File Names is geopend en druk dan op de knop Browse. Navigeer naar de map die de foto’s bevat waarnaar u verwezen hebt in het Excel-bestand (in ons voorbeeld is dat de map G:\clubfotos) en bevestig met OK. In de kolom Type of name part selecteert u nu Merge Database (in plaats van de standaardkeuze Text), waarna u in de kolom Template for ALL records het Excel-veld kiest dat naar uw foto’s verwijst (in ons voorbeeld: Foto). Bevestig met OK: als alles goed is, verschijnt nu de eerste foto in uw document. Desnoods past u eerst nog de grootte van de afbeelding aan door die met de rechteronderhoek te verslepen. Ten slotte werkt u in het rechterpaneel de resterende stappen (4, 5 en 6) van de wizard Afdruk Samenvoegen af. Uw brief kan op de bus!

Deze workshop komt uit Computer Idee nummer 20, jaargang 2010.

Bezit je veel audiobestanden van uiteenlopende artiesten? Het is dan een hele uitdaging om de boel enigszins netjes te ordenen. De gratis versie van MediaMonkey helpt je hierbij. Maak met dit Windows-programma een overzichtelijke muziekbibliotheek en speel je favoriete liedjes op de computer af.

Tip 1 Digitale jukebox

MediaMonkey is eigenlijk een digitale jukebox. Het programma ondersteunt nagenoeg alle gangbare audioformaten, zoals flac, ogg, wma, ape en natuurlijk mp3. Alle liedjes die je aan dit programma toevoegt, belanden in een overzichtelijke catalogus. Het maakt niet uit of je nou honderden, duizenden of honderdduizenden nummers toevoegt, want MediaMonkey ordent zorgvuldig alle bestanden.

Om MediaMonkey te downloaden, klik onder Standard Version op DOWNLOAD [versienummer]. Dubbelklik op het exe-bestand en selecteer de Nederlandse taal, waarna je bevestigt met OK. Je klikt nu telkens op Volgende om de installatie te doorlopen. Accepteer hierbij de licentieovereenkomst. Klik als laatste op Installeren / Voltooien.

Download de gratis Windows-versie van MediaMonkey naar je computer.

Tip 2 Liedjes toevoegen

Misschien heb je op de computer of NAS flink wat muziek opgeslagen. In de tijd dat downloaden voor eigen gebruik nog min of meer gedoogd werd, lagen de audiobestanden immers voor het oprapen. Wellicht kun je omstreden downloadnetwerken als Napster, Kazaa, LimeWire, bittorrent en usenet (nieuwsgroepen) nog herinneren. Daarnaast kun je natuurlijk ook kopieën van cd’s op de computer bewaren (zie tip 6).

MediaMonkey wil eerst weten waar jouw digitale audiocollectie zich bevindt. Hierbij selecteert het programma automatisch de standaard muziek- en video-map in Windows. Staan daar geen liedjes in, dan haal je de vinkjes voor deze bestandslocaties weg. Klik rechtsboven op LOCATIE TOEVOEGEN en kies Lokale opslag. Zodra je de juiste map met muziek hebt gevonden, zet je hier een vinkje voor. Je kunt zo meerdere bestandslocaties selecteren. Klik daarna op OK.

Naast lokale mappen voeg je net zo eenvoudig muziek van andere apparaten toe, zoals een NAS of pc. Kies in dat geval LOCATIE TOEVOEGEN / Netwerk of Mediaserver, waarna je de juiste map of server selecteert. Klik daarna op OK.

Via VOLGENDE / VOLGENDE / VOLTOOIEN importeert MediaMonkey alle nummers in de bibliotheek. Dit proces kan even duren. Klik tot slot op SLUITEN.

Geef aan in welke (netwerk)map de muziek staat opgeslagen.

Tip 3 Eerste blik

Het hoofdvenster van MediaMonkey opent eerst met een welkomstscherm. Klik linksboven op Home om je muziekcollectie te tonen. Als het goed is, zie je verschillende albumhoesjes. Met de standaardinstellingen staan de secties Artiesten en Albums op alfabetische volgorde gerangschikt. Klik achter een sectie op alles weergeven om een volledig overzicht te tonen. Gebruik als alternatief bovenaan de knoppen Alle bestanden, Albums en Genres om binnen jouw muziekverzameling te snuffelen. Via Home keer je op ieder moment weer terug naar het beginvenster.

Zeker in een omvangrijke collectie is het nog een hele kunst om dat ene liedje te vinden. Gelukkig heeft MediaMonkey een snelle zoekfunctie. Klik rechtsboven op het vergrootglas om het zoekveld te ontvouwen. Je hoeft maar een deel van een liedje, albumtitel of artiest te typen. Het programma laat namelijk meteen de bijbehorende resultaten zien. Klik voor een uitgebreidere zoekfunctie bovenaan op Naar Geavanceerd.

MediaMonkey maakt van alle muziek een overzichtelijke bibliotheek met albumhoesjes.

Tip 4 Muziek luisteren

Uiteraard wil je de muziek ook graag beluisteren. Als je op een albumhoesje klikt, komen de onderliggende nummers tevoorschijn. Afhankelijk van in welke sectie je zit, dien je mogelijk nogmaals op de afbeelding te klikken. Gebruik achter de albumtitel de afspeelknop om alle liedjes in chronologische volgorde af te spelen. Je hoort meteen geluid.

Je kunt de liedjes ook husselen. Klik in dat geval op het pictogram met de twee gekruiste pijlen en luister in willekeurige volgorde naar de nummers. Wil je een specifiek liedje van het album horen? Zweef dan met de muisaanwijzer boven een titel en klik daarna op de afspeelknop.

Achter ieder albumhoesje schuilen er meerdere nummers.

Tip 5 Afspeellijst maken

Je maakt in MediaMonkey eenvoudig een eigen afspeellijst. Daarmee luister je naar jouw favoriete nummers van verschillende artiesten. Klik in de menubalk op Bewerken / Nieuwe afspeellijst. Er verschijnt aan de rechterkant een nieuw deelvenster. Typ een relevante naam en bevestig met Enter.

Zoek nu een nummer dat je aan de lijst wilt toevoegen. Klik eerst op de naam van het liedje en sleep deze audiotrack met ingedrukte muisknop naar het rechterdeelvenster. Je kunt als alternatief ook met de rechtermuisknop op een nummer klikken. Navigeer vervolgens naar Verzenden naar / Afspeellijst en klik op de juiste naam. Je maakt zoveel favorietenlijstjes als je maar wilt. Alle afspeellijsten zijn in het linkermenu bereikbaar.

Geen zin om zelf een afspeellijst te maken? Laat MediaMonkey dit dan voor je doen. Ga naar Bewerken / Nieuwe Auto-Afspeellijst. Er verschijnt een nieuw venster waarin het programma volgens zelfgekozen criteria liedjes selecteert. Misschien wil je bijvoorbeeld alleen maar rockmuziek horen. Klik in dat geval op het plusteken en kies Genre. Je typt volgens bovengenoemd voorbeeld Rock, waarna je bevestigt met Enter. Uiteraard staat het je vrij om andere criteria te gebruiken. Geef de automatische afspeellijst tot slot een andere naam.

Voeg via het contextmenu goede nummers aan een afspeellijst toe.

Tip 6 Audio-cd’s rippen

Wil je een digitale kopie van een fysiek muziekalbum op de computer bewaren? Dan komt de ripfunctie van MediaMonkey goed van pas. Daarmee kopieer je de inhoud van een audio-cd naar de pc. Een voorwaarde is dat het systeem is voorzien van een (extern) cd/dvd-station.

Doe eerst een muziek-cd in de lade van de optische drive. Na even wachten verschijnt in MediaMonkey vanzelf het venster Albumgegevens kiezen. Selecteer in het overzicht het juiste muziekalbum. Dat is belangrijk, want het programma koppelt zo de juiste eigenschappen aan elk liedje. Denk onder meer aan de artiest, de naam van het nummer en het genre. Maak een keuze en bevestig met OK.

Klik in de menubalk op Extra / Audio-CD rippen. De nummers van het album komen tevoorschijn. Standaard staan voor alle liedjes vinkjes. Als je een bepaald nummer niet op de computer wilt bewaren, haal je het desbetreffende vinkje weg.

Heb je alleen interesse in de grootste hits van een album? Verwijder voor de overige nummers dan de vinkjes.

Tip 7 Ripinstellingen

Voordat je de cd naar de computer kopieert, neem je eerst de instellingen door. Geef aan in welke map je de nummers wilt opslaan. Zodra je op CONFIGUREREN klikt, komt er een nieuw venster tevoorschijn. Ga via BLADEREN naar de gewenste map en bevestig met OK om deze opslaglocatie te selecteren. MediaMonkey plaatst elk geript album in een eigen submap. Sluit het venster met OK.

Met de huidige instellingen maakt het programma mp3’tjes. Je kunt desgewenst ook een ander audioformaat instellen. Klik dan eerst op MP3 en kies bijvoorbeeld WMA, WAV of FLAC. De twee laatstgenoemde bestandsformaten bieden over het algemeen een hogere audiokwaliteit. Daarentegen nemen de liedjes wel meer opslagruimte in beslag. Mp3 staat bekend om zijn acceptabele geluidskwaliteit en geringe bestandsomvang.

Bij sommige audioformaten kun je de kwaliteit aanpassen, zoals in het geval van ogg, wav, wma, aiff en flac. Klik dan achter de gekozen indeling op INSTELLINGEN. Een hogere waarde resulteert doorgaans in een betere geluidskwaliteit. Houd hierbij wel rekening met grotere bestanden en een langere ripduur. Maak een keuze en klik op OK. Bevestig nogmaals met OK om het ripproces te starten. Na afloop belanden de nummers vanzelf in de bibliotheek van MediaMonkey.

Bepaal in welke (sub)map je de geripte nummers wilt opslaan.

Tip 8 Schijfjes branden

De omgekeerde route werkt ook: niet rippen, maar brand een album naar een schijfje en speel deze cd vervolgens af op een cd-speler. Handig voor wie nog een klassieke audioset met goede speakers bezit. Overigens heb je voor dit klusje wel een (externe) cd-brander en leeg schijfje nodig.

Doe een beschrijfbare cd-r in de lade van de cd-brander. Je kunt hier normaal gesproken tachtig minuten muziek op kwijt. Klik nu met de rechtermuisknop op een albumhoes en kies Verzenden naar / Audio-CD (Branden). Belangrijk is dat in het kleine venster achter Schijf: de juiste cd-brander is geselecteerd. Klik op BRANDEN om het proces te starten. Na afloop hoor je een geluidssignaal en wordt de cd uitgeworpen. Overigens kun je deze opties eventueel uitvinken.

Je brandt desgewenst ook nummers van verschillende albums en artiesten op een cd. Het is dan handig om van jouw favoriete liedjes eerst even een afspeellijst te maken (zie tip 5). Je navigeert in het linkermenu daarna naar Afspeellijsten. Klik met de rechtermuisknop op de bewuste lijst en kies Verzenden naar / Audio-CD (Branden) / BRANDEN.

Brand een muziekalbum of afspeellijst eenvoudig naar een lege cd.

Tip 9 Metadata wijzigen

Elk digitaal opgeslagen liedje bevat metadata. Dit noemt men ook wel tags. Hierin staan allerlei gegevens, zoals de artiest(en), de naam van het nummer en het uitgiftejaar. Het is belangrijk dat alles klopt, want MediaMonkey deelt op basis van deze informatie zijn bibliotheek in. Bovendien bevindt zich in de metadata ook een hoesafbeelding.

Met name bij gedownloade bestanden klopt de metadata soms niet. Gelukkig herstel je eenvoudig een foutje. Klik in MediaMonkey met de rechtermuisknop op het bewuste liedje en kies Eigenschappen. Er verschijnt een venster met verschillende kenmerken. Pas naar eigen inzicht een of meerdere velden aan. Bij Score laat je eventueel ook nog jouw waardering voor het nummer blijken. Kies tussen een waarde van één tot vijf sterren.

Bij het tabblad Details staan nog meer kenmerken van het liedje. Die kun je eveneens allemaal wijzigen. Verder voeg je via Songteksten vrijblijvend een complete liedtekst toe. Kijk tot slot ook nog even bij Illustraties, want je kunt hier zo nodig een andere albumhoes selecteren. Klik op OK om eventuele wijzigingen op te slaan.

Controleer in de Eigenschappen of het liedje aan de juiste albumhoes is gekoppeld.

Tip 10 Automatisch taggen

Het aanpassen van metadata heet ook wel het taggen van muziek. MediaMonkey heeft hiervoor een slimme functie, want het programma wijst op jouw verzoek automatisch de juiste metadata aan alle nummers van een album toe.

Klik met rechts op een muziekalbum en kies Auto-labelen. Het programma gaat nu op zoek naar de correcte gegevens. Hebben liedjes bijvoorbeeld geen titels, dan probeert de software deze via een zogenoemde audiovingerafdruk te achterhalen. Door de huidige audiodata met dat van een database te vergelijken, komt MediaMonkey de juiste tags op het spoor. Er wordt zo nodig ook een verse albumhoes opgehaald. Vink de nummers aan waarvan je de metadata wilt aanpassen en bevestig met LABELEN EN DOORGAAN.

Wijs in één klap correcte tags aan alle liedjes van een muziekalbum toe.

Tip 11 Mediaserver

Tijdens de installatie activeert MediaMonkey op de achtergrond een mediaserver. Het voordeel hiervan is dat je met andere apparaten in je thuisnetwerk de muziekbibliotheek kunt benaderen. Denk onder andere aan een geschikte smart-tv, netwerkreceiver, wifi-speaker en soundbar. Je speelt de nummers op deze apparaten af.

Open maar eens met de afstandsbediening de bronlijst van een smart-tv en kies MediaMonkey Bibliotheek. Daarachter staat waarschijnlijk ook nog de naam van jouw computer vermeld. Je dient deze televisie nu toegang tot de muziekbibliotheek te geven. Klik in MediaMonkey op JA. Zodra je de bibliotheek op de smart-tv vernieuwt, heb je toegang tot alle albums en afspeellijsten.

Stream de nummers over je thuisnetwerk naar andere apparaten, zoals een smart-tv.

IJskoffie is populairder dan ooit. Om in te spelen op die trend lanceert L'OR de Barista Absolu: een nieuwe koffiemachine die niet alleen warme, maar ook gekoelde koffie zet. Samen met de speciale capsules zet je er thuis gewoon zelf een goede ijskoffie mee – mét smaak en cremalaag.

Gekoelde koffie met één druk op de knop

De Barista Absolu is de eerste koffiemachine van L'OR die speciaal is ontworpen met ijskoffie in gedachten. Een opvallend detail is de knop 'Enjoy Over Ice'. Die activeert een langzamere, zachte extractie van de koffie, zodat de smaken behouden blijven en niet verwateren door het ijs. Voeg zelf ijsklontjes toe aan het glas en je krijgt een koude koffie met een volle cremalaag en een verfrissende smaak.

Wie liever iets romigs of zoets drinkt, kan de basis eenvoudig aanvullen met melk, siroop of slagroom. Ook warme koffievarianten zijn mogelijk: van ristretto en espresso tot lungo of twee koppen tegelijk. Dankzij 19 bar pompdruk en geavanceerde extractietechnologie belooft de machine koffie met de intensiteit van een barista.

©L'OR

Tot 18 koffievariaties

De L'OR Barista Absolu is geschikt voor zowel standaard- als XXL-capsules van L'OR, waarmee je tot 18 verschillende koffievariaties kunt bereiden. Met de knop 'Intensity Boost' verhoog je de extractieduur voor een krachtiger kopje. De machine is beschikbaar in zwart, wit en grijs, met een adviesprijs van 129 euro.