Optimaal thuiswerken met de beste hard- en software
Onze manier van werken is in een paar jaar tijd ingrijpend veranderd. Omdat bedrijven vaker een thuiswerkbeleid hanteren, wordt ons thuiskantoortje een samensmelting tussen werk en privé. In dit artikel bespreken we handige hardware en software waarmee je thuiswerken naar een hoger niveau tilt.
Een modern thuiskantoor is een Zwitsers zakmes geworden van gadgets, hardware en de bijbehorende tools om zo productief en mobiel mogelijk te zijn. Daarom hier aandacht voor zowel mooie spullen als praktische tools die je het thuiswerken makkelijker en aangenamer maken.
Surface Studio
We kunnen natuurlijk bijna niet anders dan aftrappen met deze nieuwe desktop van Microsoft (zie bovenstaande afbeelding). Waar de laatste jaren vooral Apple bekend stond om z’n innovatieve ontwerpen, toont Microsoft hiermee dat het ook mooie apparatuur kan maken. De Surface Studio is in essentie een all-in-one-desktop (zoals de iMac). Het onderscheidt zich echter vooral doordat je de desktop plat op je bureau kunt leggen, zodat het verandert in een groot en zeer geavanceerde tekentablet. Uiteraard werkt de Studio ook met een speciale stylus van Microsoft, zodat je rechtstreeks op het beeldscherm kunt tekenen.
Interessant is ook de Surface Dial, waarmee je instellingen kunt aanpassen door aan de (draadloze) Dial te draaien. Uiteraard is deze desktop niet voor iedereen geschikt: het is vooral interessant voor grafisch ontwerpers, tekenaars, websiteontwerpers enzovoort. Maar héb je dat beroep, dan mag de Surface Studio niet ontbreken op je bureau. Voor andere taken is de Studio met z’n 28inch-scherm met 4500 x 3000 pixels, quadcore-processor en tot 32 GB geheugen uiteraard ook geschikt, maar de prijs van tenminste 3549 euro (instapmodel) is wel een drempel.
Leitz Induction Charger WOW
©PXimport
We achten de kans zeer aanwezig dat je, net als wij, een kabeltje op je bureau hebt liggen waarmee je je smartphone oplaadt. Daar is natuurlijk niets mis mee, maar het staat best wel rommelig en op een of andere manier hebben die kabeltjes het talent om altijd in de weg te liggen. Oplaaddocks zijn daar natuurlijk het antwoord op, en Leitz heeft wat ons betreft één van de fraaiste oplossingen.
De Induction Charger Wow is een strak ontworpen oplader in vrolijke kleuren, die niet alleen je bureau een mooie uitstraling geeft, maar ook nog eens je smartphone draadloos oplaadt. Kortom, geen gedoe meer met kabeltjes: je legt hem in de oplader en je smartphone wordt opgeladen. Uiteraard werkt dit alleen als je smartphone dat ondersteunt, dus vooralsnog vallen bezitters van een iPhone buiten de boot. Leuk is dat het bedrijf een complete lijn met bureauproducten heeft met hetzelfde ontwerp. De prijs is heel redelijk, voor dertig euro heb je hem in huis.
LiveScribe
©PXimport
Dit is één van dit producten waar we door de jaren heel zeer enthousiast over zijn geworden. Er zijn inmiddels best veel slimme pennen op de markt, maar de LiveScribe (we zijn inmiddels bij versie 3) is wat ons betreft nog altijd de onbetwiste kampioen. Schrijven doen we tegenwoordig bijna niet meer, maar soms kom je er niet onderuit. Bijvoorbeeld in een vergadering of tijdens een overleg op een terrasje. Je kunt dan notities maken op je smartphone, maar schrijven met pen en papier werkt in de praktijk toch net even wat makkelijker (wat missen we dat fysieke toetsenbord nog altijd).
LiveScribe biedt uitkomst, door het beste van twee werelden te combineren. Je krabbelt gewoon met je pen op papier, met als verschil dat je pen verbonden is met je smartphone, en alles dat je schrijft direct digitaliseert (en indien gewenst ook omzet naar bewerkbare tekst). Terwijl je schrijft kun je ook audionotities opnemen, zodat je later kunt horen wat er gezegd is op het moment dat je iets opschreef. Daar heb je overigens wel iets meer voor nodig dan alleen de pen, de LiveScribe werkt met speciaal papier (voorzien van hele kleine puntjes zodat de locatie van de pen kan worden getraceerd). Dit papier kun je voor een schappelijke prijs kopen, of gewoon zelf printen.
Wat ons betreft is dit absoluut een must voor op je (thuis)kantoor. Je zult het niet dagelijks gebruiken, maar zodra je hem nodig hebt, scheelt het je uren werk. Je tast er wel diep voor in de buidel, je koopt een LiveScribe voor 200 euro.
Ultrawide monitor
©PXimport
In het boek De Cirkel werken alle werknemers met gemiddeld vier beeldschermen. Nu is dat wat enthousiast, maar twee (en soms zelfs drie) beeldschermen op een bureau is tegenwoordig niet heel ongebruikelijk. Het is nu eenmaal heel fijn om iets even ergens te parkeren in plaats van af te sluiten, zodat je het erbij kunt pakken als het nodig is, zonder dat het voortdurend in de weg staat. Dankzij de komst van beeldschermen met een beeldverhouding van 21:9 (ultra widescreen) is het gebruik van meerdere beeldschermen plotseling echter overbodig geworden.
Je kunt nu één beeldscherm op je bureau plaatsen, en als je er eentje neemt met een curved display, creëer je voor jezelf een ideale werkplek (omdat het beeldscherm in één soepele curve doorloopt). Als je nog nooit met meerdere beeldschermen gewerkt hebt, raden we je wel aan om dit even te proberen in de winkel, het is nogal een andere manier van werken. Tot slot: als je van plan bent om ook te gamen op je werk-pc is het belangrijk om daar even wat onderzoek naar te doen.
De Philips Brilliance 349X7FJEW bijvoorbeeld heeft een fantastische resolutie (3440 x 1440 pixels, 34-inch), maar heeft een responstijd van 4 ms, waardoor games er heel wazig uit kunnen zien. Dat is absoluut iets om op te letten. Voor gewone werkzaamheden is in principe elk ultrawide beeldscherm geschikt. Prijzen beginnen bij 700 euro. Dat is veel, maar bedenk je wel dat dat ter vervanging is van twee ‘normale’ beeldschermen.
Bttn
©PXimport
In een ideale wereld had je op kantoor gewoon een assistent en een knop die je kon indrukken waarna er precies voor je werd gedaan wat je nodig had. Zo’n assistent is heel goed mogelijk, maar als je die hebt werk je waarschijnlijk op een heel groot kantoor en heb je ons artikel niet echt nodig. De kans is groter dat je net als wij gewoon alles zelf moet doen, al brengt dit fraaie stukje hardware daar verandering in. Het concept is al even eenvoudig als het ontwerp: Bttn is een grote rode knop die maar één functie heeft. Wat die functie precies is, dat bepaal je zelf.
De knop is namelijk gekoppeld aan een cloud-platform waarmee je allerlei functies kunt toevoegen (bijvoorbeeld via IFTTT). Op die manier kun je dus aangeven dat je met één druk op de knop een autoresponder wilt instellen in Gmail of dat je met één druk op de knop eten wilt bestellen, al je bijlagen wilt downloaden uit je mail, noem maar op.
Alles dat je via een dienst als IFTTT (waarover later meer) of één van de andere diensten die Bttn gebruikt (zoals Zapier) kunt configureren, kun je aan deze knop hangen. En het mooie daarvan is dat iedereen weet hoe een knop werkt, dus je kunt er op een groter kantoor ook leukere dingen mee doen (een pauzegeluid laten afspelen als er een target is gehaald bijvoorbeeld). Klein nadeel: Bttn is nog niet goed in Nederland verkrijgbaar, maar daar wordt aan gewerkt.
Slack
©PXimport
Wanneer je in je eentje werkt, valt er natuurlijk niet zoveel te communiceren. Wanneer je met één iemand samenwerkt valt de communicatie ook nog te overzien. Ga je echter met meer mensen samenwerken en ook nog eens aan hetzelfde project, dan zal communicatie al snel een lastig punt blijken. Mensen raken e-mails kwijt, zijn niet op de hoogte van bepaalde dingen, werken per ongeluk aan de verkeerde documenten, enzovoort (dit kan natuurlijk ook allemaal op jou slaan).
Een fenomenaal platform voor het verhogen van je productiviteit is Slack. Slack kun je (een beetje) zien als een soort van besloten Facebook of Twitter. Je kunt een groep aanmaken met mensen van je team en alles dat je deelt wordt in die groep gezien (én je kunt zien wie het gelezen heeft). Daarnaast kun je mensen taggen in je berichten zodat je ervoor kunt zorgen dat de juiste personen op de hoogte worden gesteld van bepaalde berichten en privéberichten sturen kan ook.
Je kunt al je bestanden delen binnen je groep / team, ook vanuit bijvoorbeeld Dropbox of Google Drive (in dit geval deel je de link), zodat het bestand rechtstreeks met iedereen in sync is. Tot slot kun je allerlei diensten die je gebruikt (van Twitter tot aan Soundcloud koppelen aan je Slack-account zodat je het platform nooit hoeft te verlaten. Slack is in principe gratis, maar als je gebruik wilt maken van de geavanceerdere functies betaal je een paar euro per gebruiker per maand.
Todoist
©PXimport
Zeker wanneer je thuiswerkt, is discipline een belangrijk element van je werkdag. Afleiding ligt altijd op de loer en voor je het weet ben je een halve dag kwijt op Facebook. Daarbij is het ook nog eens zo dat je nogal overweldigd kunt raken als er lagere tijd meerdere deadlines op je bord liggen. Beide problemen los je eenvoudig op met een to-do list.
Een dienst die wij hiervoor graag gebruiken is Todoist. Dit is een multi-platform app voor het bijhouden van je to-do-lijstjes maar wel op een hele fijne en slimme manier. Je kunt taken eenvoudig toevoegen, waarbij de interface erg slim omgaat met woorden. Je kunt bijvoorbeeld intypen: ‘morgen’, of ‘volgende week maandag’, of ‘elke werkdag’, en de taak wordt op de juiste manier op de juiste data ingevoegd. De app gaat echter veel verder dan alleen wat losse taken, je kunt ook projecten aanmaken, taken daaraan toewijzen, prioriteiten aan taken geven, enzovoort.
Ook kun je taken toewijzen aan een andere gebruiker, waardoor het ook nog eens een ideaal platform is voor samenwerking. Je bent in de gratis versie beperkt tot vier niveaus diep, 80 projecten en vijf mensen per project. Maar in alle eerlijkheid, daar zijn wij in de afgelopen twee jaar nog nooit overheen gegaan.
IFTTT
©PXimport
Dit is typisch zo’n uitvinding die in het begin nogal overweldigend is, maar áls je eenmaal doorhebt hoe het werkt wil je nooit meer zonder. IFTTT staat voor If This, Then That, en is eigenlijk niets anders dan een verzameling voorwaarden met daaraan acties gekoppeld. Stel je wilt dat de lichten in je kantoor in discomodus aangaan wanneer je een mailtje ontvangt van een bepaalde persoon (zodat je ondertussen lekker een tukkie kunt gaan doen). Als je slimme lampen (Hue) hebt hangen in je kantoor, dan kun je dat dus realiseren met IFTTT.
Het enige wat je doet is zeggen: Als (If) er mail binnenkomt van dit adres, schakel dan (Then) de lichten in. Daar heb je geen enkele programmeerkennis voor nodig, je drukt simpelweg op een paar knoppen, de interface is erg visueel. Uiteraard is de dienst ook vooral geschikt voor serieuzere oplossingen zoals: bewaar een bijlage uit mijn mail in Dropbox, zodra deze binnenkomt of, zodra ik een bericht op mijn website plaats, plaats de afbeelding dan ook op Facebook, enzovoort. Je kunt allerhande taken automatiseren, waardoor je je handen vrij hebt voor het werk waar je écht je energie in kwijt kunt.
LastPass
©PXimport
Er is in de afgelopen tien jaar behoorlijk wat veranderd aan het beleid rond wachtwoorden. Ten eerste heb je nu voor vrijwel elke dienst een gebruikersnaam (meestal je e-mailadres) en een wachtwoord nodig, en daarnaast zijn wachtwoorden steeds langer en complexer geworden. Het gevolg: hoe gevaarlijk het ook is, steeds meer mensen schrijven hun wachtwoord op, of gebruiken voor elke dienst hetzelfde wachtwoord. In beide gevallen funest, omdat je tegenwoordig iemand financieel behoorlijk kunt ruïneren als je zijn / haar wachtwoorden weet. De oplossing is eenvoudig én gratis: een wachtwoordbeheerdienst.
Een voorbeeld van zo’n dienst is LastPass. Je stelt één hoofdwachtwoord in (het Master Password) en dat maak je zo complex mogelijk. Vervolgens bewaart LastPass (via een browser plug-in) alle wachtwoorden voor diensten waarbij je inlogt. Dat betekent dat je ze niet hoeft te onthouden, want de volgende keer dat je inlogt zal LastPass het automatisch voor je invullen. Je kunt dus je wachtwoorden zo complex en lang mogelijk maken, jij zult het zelf niet hoeven te onthouden.
Dat lijkt overigens een beetje eng, maar onthoud dat een dienst als LastPass alleen kan bestaan op basis van vertrouwen. De dienst zal er dus alles aan doen om ervoor te zorgen dat je wachtwoord nooit uitlekt. Een garantie is dat niet, maar het is een stuk veiliger én productiever dan een post-it op je beeldscherm.
Dapulse
©PXimport
Deze dienst lijkt in zekere zin op Slack, met als verschil dat het hier veel meer om projecten draait dan om de communicatie alleen. In zekere zin zou je het kunnen zien als een kruising tussen Slack en Todoist. Het concept is vrij eenvoudig: je maakt een account aan en maakt een ‘bord’ aan voor een project en voegt daar teamleden aan toe. Vervolgens geef je aan uit welke stappen een project bestaat en aan wie je die stappen wilt toewijzen.
Vervolgens wordt dit toegevoegd aan het projectoverzicht en heb je in één oogopslag in kaart wat er nog gedaan moet worden. Daarnaast krijg je een inbox, zoals in je mailprogramma, zodat je communicatie kunt ontvangen op de manier die je gewend bent (als mail), maar zonder dat je wordt afgeleid door zaken die niets met het project te maken hebben. Het is vooral de visuele weergave die dit platform zo efficiënt maakt, je kunt heel eenvoudig zien waar iets blijft liggen en vooral ook wie daar verantwoordelijk voor is.
Het grote nadeel is echter dat Dapulse niet gratis is. Het goedkoopste pakket kost 25 euro per maand, en daarvoor krijg je 5 GB opslagcapaciteit, en basale functies zoals een zoekmachine, toegang tot de iOS- en Android apps en onbeperkte borden.
Tekst: Martin Gijzemijter
