Verschillende browsers uitproberen zonder dat u bang hoeft te zijn dat Windows 7 in de war raakt? Of is uw favoriete fotobewerkingsprogramma nog niet compatibel met Windows 7? Wilt u gelijk­tijdig XP en Windows 7 draaien? In al deze gevallen kan virtualisatie een oplossing zijn.

Windows Vista in de XP Mode

Het is ook mogelijk Windows Vista te installeren in Windows Virtual PC en deze net zo te gebruiken als XP Professional. Ook voor Vista is er de RemoteApp uitbreiding. Deze is te vinden via het KB-nummer 961741.

Virtualisatie in Windows 7

Met het gratis programma Windows Virtual PC kunt u eenvoudig een tweede besturingssysteem in een zogeheten virtuele machine (VM) installeren. Ook programma's die niet compatibel zijn met Windows 7 kunt u toch op deze manier aan de praat krijgen. Windows Virtual PC is een speciaal voor Windows 7 opgefriste versie van Virtual PC 2007. De oude versie is nog altijd beschikbaar (zie virtualpc2007) en zowel geschikt voor Windows XP als Windows Vista. Om Windows Virtual PC te downloaden en te installeren, hebt u een legitieme versie van Windows 7 nodig. Elke versie van Windows 7 volstaat, behalve Windows 7 Starter. Een handige uitbreiding van Windows Virtual PC is XP Mode, waarmee het mogelijk wordt een complete kopie van Windows XP te downloaden en te gebruiken in een virtuele machine.

Overigens kunnen alleen gebruikers van Windows 7 Professional en Windows 7 Ultimate XP Mode gebruiken. De XP-licentie in de virtuele machine is gratis voor gebruik onder de genoemde Windows 7-versies.

©PXimport

Terwijl de licentie van de XP Mode beperkt is tot drie versies van Windows 7...

©PXimport

...is gebruik van Windows Virtual PC op elke versie van Windows 7 toegestaan (met uitzondering van de Starter Edition).

©PXimport

Virtual PC 2007 is nog altijd beschikbaar en bedoeld voor gebruik op Windows XP en Windows Vista. Voor gebruikers van Windows 7 is er Windows Virtual PC.

Hardware-eisen

Om Windows Virtual PC te kunnen inzetten, moet uw pc wel zijn voorzien van een 'virtualisatievriendelijke' processor. Oftewel, een processor met Intel Virtualization Technology (Intel VT) of een processor met AMD Virtualization (AMD-V). Inmiddels beschikken de meeste processors over deze techniek, maar vooral Intel had er de afgelopen jaren een handje van om hier lukraak mee om te springen en nieuwe processors ogenschijnlijk willekeurig te voorzien van Intel VT. Zo bleken onze test-pc's niet over de juiste processors te beschikken, met uitzonder van een HP ProBook 6545b-notebook met een AMD Turin II Dual Core M520-processor.

Omdat Windows Virtual PC tijdens de installatie niet controleert of de processor wel voldoet aan de eisen, is het verstandig vooraf de compatibiliteit te controleren. Gebruik hiervoor de Hardware-Assisted Virtualization Detection Tool. Is er geen hardware-virtualisatie op uw computer beschikbaar, controleer dan of dit mogelijk in het BIOS staat uitgeschakeld, dit is namelijk standaard het geval.

©PXimport

©PXimport

Windows Virtual PC installeren

Om Windows Virtual PC te installeren, surf u naar virtualpcdownload en klikt u op Downloaden. Selecteer de door u gebruikte Windows 7-versie en de taal. Let goed op dat u juiste bitversie selecteert: 32 of 64 bit. Eerst moet u Windows XP Mode downloaden (500 MB) en installeren. Is dit achter de rug? In de map C:\Program Files\Windows XP Mode vindt u een .vhd-bestand. Dit is de virtuele machine, ingepakt in een virtuele harddisk (vhd), twee licentiebestanden en een map 'Tutorial'.

Wat nog ontbreekt, is Windows Virtual PC, het programma om de virtuele XP-machine te kunnen starten. Klik op de website van Windows XP Mode en Virtual PC op Windows Virtual PC om de download te starten. De bestandsomvang bedraagt 10 MB, zodat u deze gerust direct kunt Openen. Virtual PC wordt, verwarrend genoeg, als een Windows-update geïnstalleerd, inclusief verwijzingen naar een Knowledge Base-artikel van Microsoft.

©PXimport

Volg de stappen op de Virtual PC-website om de software te installeren.

XP Mode

Na de installatie vindt u in het menu Start het nieuwe onderdeel Windows Virtual PC, met daarbinnen Windows XP Mode. Start Windows XP Mode en bevestig de licentievoorwaarden. In het volgende scherm moet u een wachtwoord opgeven en bevestigen. Belangrijk is hierbij dat u de optie Referenties onthouden ingeschakeld laat. Dan werkt XP Mode in de toekomst het gemakkelijkst en met de minste pop-up-vensters. Kies voor Beveilig mijn computer beter door Automatische updates nu in te schakelen (aanbevolen). Kies tot slot voor Setup starten. De set-up van Windows XP Mode wordt nu afgerond, dit kan meerdere minuten duren.

©PXimport

Laat de optie om de gebruikersnaam en wachtwoord aangevinkt staan.

©PXimport

Updates zijn voor een virtuele machine net zo belangrijk als in een echte!

Integratiemode inschakelen

XP Mode aan de praat gekregen? Dan is het tijd om de Integratiefuncties in te schakelen. Deze zorgen ervoor dat XP Mode en Windows 7 naadloos samenwerken. Klik in het venster van Windows Virtual PC op Extra / Integratiefuncties inschakelen. U zult nu merken dat alle schijven in de computer ook in de Verkenner van de virtuele machine te zien zijn. Verder is het nu onder meer mogelijk om vanuit de virtuele machine te printen, zijn de beveiligingsmeldingen in de virtuele machine in het beveiligingscentrum van Windows 7 te zien zijn en kunt applicaties die in een virtuele machine zijn geïnstalleerd, direct vanuit Windows 7 starten en gebruiken.

©PXimport

Word 97 in een eigen venster naast Word 2010 dankzij de Integratiefuncties van Windows Virtual PC.

Een programma installeren

Om een programma te installeren in de XP Mode, start u de tool via Start Alle programma's / Windows Virtual PC / Windows XP Mode. De virtuele machine wordt uit zijn slaap gehaald. Plaats de installatie-cd of sleep het installatiebestand naar het Bureaublad van XP Mode. Start de installatie zoals u gewend bent. Open de Verkenner via Start / Alle programma's / Bureau-accessoires en voer de installatie uit. Maak het scherm van XP Mode gerust schermvullend, dit werkt een stuk makkelijker!

Windows Update

Ook een besturingssysteem in een virtuele machine moet worden geüpdatet en voorzien van een antivirusprogramma. Want hoewel XP Mode in een digitale zandbak draait, heeft de applicatie verbinding met het internet en is het direct verbonden met de schijven in uw pc. Daarom is het belangrijk ook binnen de virtuele machine de updates van Windows Update te downloaden en installeren. Om het besturingssysteem in de virtuele machine te beschermen tegen virussen kunt u bijvoorbeeld de gratis Microsoft Security Essentials installeren (www.microsoft.com/security_essentials).

Een virtuele machine afsluiten

Wilt u een virtuele machine afsluiten, klik dan in het venster van de virtuele machine op de rode X in de rechterbovenhoek. Of kies in het menu Actie voor Sluiten. Standaard wordt de virtuele machine in de Slaapstand gezet. Andere opties zijn Afsluiten en Uitschakelen. Afsluiten wil zeggen dat het besturingssysteem in de virtuele machine netjes wordt uitgezet, en het geheugen en de processortijd weer vrijgegeven. De optie Uitschakelen is alleen aan te bevelen als het niet mogelijk is de virtuele machine netjes af te sluiten. U kunt zelf configureren wat er precies moet gebeuren als u een virtuele machine afsluit via het X-teken in de titelbalk. Klik op Extra / Instellingen. Klik vervolgens in de lijst met instellingen op Sluiten om de gewenste automatische actie te selecteren. Bevestig via OK.

©PXimport

U kunt zelf bepalen welke actie volgt op het afsluiten van het Virtual PC-venster.

Programma's starten

Is een programma geïnstalleerd in XP Mode dan kunt u natuurlijk Virtual PC opstarten en daarna het programma binnen de VM. Maar het mooie van XP Mode onder Windows 7 is dat u programma's die binnen de virtuele machine zijn geïnstalleerd, direct via het Windows 7 Startmenu kunt starten. Klik op Start / Alle programma's / Windows Virtual PC / Windows XP Mode Toepassingen. Selecteer in het lijstje een van de geïnstalleerde programma's en zie hoe het onder Windows 7, zonder een venster van een virtuele machine, wordt gestart.

©PXimport

De programma's die in de XP Mode zijn geïnstalleerd, kunt u direct uit het menu Start van Windows 7 starten.

Windows 7 Home Edition

Zoals gezegd is XP Mode alleen beschikbaar voor Windows 7 Ultimate en Professional. En dus niet in het populaire Windows 7 Home Premium. Gelukkig kunt u XP Mode ook zelf maken; u hebt slechts een legale versie van Windows XP Professional nodig.

Surf naar de Virtual PC- en XP-Mode-website. Selecteer als besturingssysteem Windows 7 Ultimate, kies 32 of 64 bit en selecteer Nederlands. Download en installeer alléén Windows Virtual PC. Herstart tot slot uw pc.

Een nieuwe virtuele machine

In het Startmenu is nu onder Alle programma's / Windows Virtual PC het programma Windows Virtual PC te vinden (en ogenschijnlijk ook XP Mode, maar dit is slechts schijn, want een klik op dit menu-item zorgt voor een foutmelding). Als u Virtual PC start, wordt de folder Virtuele Machines geopend. Klik op Virtuele Machine maken.

Geef de virtuele machine de naam 'Windows XP Mode' en klik op Volgende. De hoeveelheid RAM staat standaard op 512 MB, mocht uw pc niet al teveel geheugen hebben dan kunt u dit nog terugschroeven naar 256. Laat een vinkje staan bij Netwerkverbindingen van computer gebruiken en klik wederom op Volgende. Nu volgen de instellingen voor de virtuele harde schijf. Hier laat u alle opties ongewijzigd. Klik op Maken. In het venster van de map Virtuele Machines is nu een nieuwe virtuele machine te vinden, de Windows XP Mode.

©PXimport

Het maken van een nieuwe virtuele machine gebeurt in enkele stappen.

©PXimport

Een nieuwe virtuele machine is gemaakt.

XP in de virtuele machine

Plaats de installatiedisk van Windows XP Professional. Hoewel het ook mogelijk is een andere versie van Windows XP of zelfs een heel andere versie van Windows in de virtuele machine te installeren, is voor volledige integratie XP Professional nodig. Dubbelklik op de virtuele machine en zie hoe deze op zoek gaat naar een besturingssysteem - en deze aantreft op de XP Professional-cd. Doorloop vervolgens alle vensters, waar u in bijna overal de standaard keuze selecteert.

©PXimport

De installatie van XP in een virtuele machine verschilt niet van die op een echte pc.

De muis in de virtuele machine

Zolang de integratiefuncties nog niet zijn geïnstalleerd, komt een muis vast te zitten in het venster van een virtuele machine als u een paar keer geklikt hebt. Om de muis 'te bevrijden', houdt u de knoppen Ctrl en Alt ingedrukt en drukt u tegelijkertijd op het pijltje naar links. Wilt u weer klikken in de virtuele machine, beweeg de muis naar het venster van de virtuele machine en klik één keer om de muis in de virtuele machine te kunnen gebruiken.

©PXimport

De muis wordt gekaapt door de virtuele machine tot de Integratiefuncties zijn geïnstalleerd.

Activeer de Integratiefuncties

Is de installatie klaar, herstart dan de virtuele machine. Open Gebruikersaccounts (via Start / Configuratiescherm) en kies Een nieuwe account maken. Geef deze gebruiker de rechten van een Computerbeheerder en klik in het venster van Gebruikersaccounts op het nieuwe account. Kies dan voor Een wachtwoord instellen en typ het nieuwe wachtwoord en herhaal dit ter bevestiging. Klik op Wachtwoord maken. Onthoud de naam en het wachtwoord van dit account. Sluit de vensters van het Configuratiescherm. Ga dan terug naar het venster van Windows Virtual XP en kies Extra / Integratieonderdelen installeren. De virtuele machine moet nu opnieuw opstarten. Is dat gebeurd, kies dan opnieuw in het menu Extra voor Integratiefuncties inschakelen. De virtuele machine vraagt nu om een gebruikersnaam en wachtwoord. Geef hier het eerder in de virtuele machine geconfigureerde gebruikersnaam en wachtwoord op. Zet een vinkje bij Referenties onthouden.

Om uw eigen XP Mode probleemloos met Windows 7 te gebruiken, moet u RemoteApp installeren. U vindt deze applicatie via de Microsoft-site. U kunt nu net als in de Microsoft XP Mode programma's installeren in de virtuele machine en daarna opstarten via het menu Start van Windows 7 Home Premium.

©PXimport

Anders dan in de echte XP Mode moet u in uw eigen versie de Integratiefuncties eerst installeren en vervolgens inschakelen.

©PXimport

De Remote App-update.

Productactivatie

Volgens de Windows-licentie is een installatie in een virtuele machine gelijkwaardig aan een installatie op een 'echte' pc. U mag dus officieel Windows die u al op een computer hebt geïnstalleerd hebt, niet ook nog een keer op een virtuele machine installeren. U hebt dan een tweede licentie nodig. Sinds Windows XP gebruikt Microsoft bovendien Productactivatie, waarbij de licentiesleutel van een Windows-installatie wordt gekoppeld aan de hardware. Om XP Mode langdurig te kunnen gebruiken, moet u de 'virtuele' Windows activeren.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).