Soms is het meteen duidelijk waarom je pc hapert, maar in andere gevallen is de oorzaak en dus de oplossing niet zo eenduidig en wordt het pas helder wanneer je de verdachte componenten aan een grondig onderzoek onderwerpt.

Stresstesten dus en dat is precies waarvoor de tools uit dit artikel bedoeld zijn. We kijken eerst wat Windows op dit vlak al aan boord heeft.

01 Windows Taakbeheer

Via het Windows Taakbeheer (Ctrl+Shift+Esc) kun je op het tabblad Prestaties het processor- en geheugengebruik in realtime monitoren. Windows 8 voegt daar nog de overdrachtssnelheden van je schijf en netwerkadapter(s) aan toe (zie je geen tabbladen in het venster Taakbeheer, klik dan eerst op Meer details). Het geheugen is weliswaar een wat complex verhaal.

Zo lees je hier onder meer af hoeveel fysiek geheugen recentelijk voor systeembronnen is gebruikt (In cache) en hoeveel geheugen onmiddellijk beschikbaar is om te worden gebruikt door processen, stuurprogramma's of het besturingssysteem (Beschikbaar). Meer informatie over de betekenis van de begrippen die je in het Taakbeheer aantreft, vind je hier.

©PXimport

Windows 8 geeft je een dynamisch overzicht van processor-, geheugen, schijf- en netwerkverbruik.

02 Windows Prestatiemeter

Een niet zo bekende tool in Windows is de Prestatiemeter. Die start je op met het commando perfmon.msc (of perfmon intypen in het Windows 8-startscherm). Klik in het linkerpaneel op Prestatiemeter, via het groene plusknopje voeg je vervolgens alle gewenste metingen toe.

Daarbij duid je telkens de beoogde computer aan (eventueel een andere pc in je netwerk) en het onderdeel dat je wilt monitoren. Objecten die een belangrijke impact op de systeemprestaties kunnen hebben, zijn Fysieke schijf (21), Geheugen (35), Processor (38) en Netwerkinterface (18): het cijfer verwijst naar het aantal bijhorende metingen. Je kunt ook metingen over langere tijd uitvoeren via het paneel Gegevensverzamelaarsets.

©PXimport

Je kunt talloze kleine en grote onderdelen van je Windows-systeem (stress)testen.

03 Windows Geheugencontrole

Windows bevat een afzonderlijk hulpprogramma waarmee je een geheugencontrole kunt laten uitvoeren. Ga naar het Windows Configuratiescherm, typ geheugen in het zoekvak en klik op Geheugenproblemen van uw computer vaststellen. Selecteer bij voorkeur Nuopnieuw opstartenen zoeken naar problemen.

Zodra dan de tool opstart, kun je via de F1-toets onder meer de grondigheid van de test instellen (Minimaal, Standaard of Uitgebreid), plus het aantal controlepogingen. Met F10 start je vervolgens de tests. Dat kan gerust enkele minuten duren. Heeft de tool inderdaad fouten ontdekt, controleer dan of de RAM-modules goed zijn ingeplugd, of probeer het met andere modules.

©PXimport

De tool voert verschillende subtests uit, met name wanneer je Extra kiest.

04 Prime95

Bevriest Windows af en toe, of lopen programma's vast, dan kan de processor of het geheugen best wel de oorzaak zijn. Prime95 checkt hoe stabiel je systeem is en is met name populair bij overklokkers.

Het programma onderwerpt je processor en geheugen aan zware stresstests door mathematische berekeningen uit te voeren. De tool biedt een aantal presets, waarbij je keuze bepaalt welk onderdeel vooral wordt getest: kies Small FFTs om de processor te testen, kies Blend om (vooral) het geheugen te controleren. Je draait de tool bij voorkeur in veilige modus, gedurende minstens 24 uur. Meer informatie vind je op de Wikipedia-pagina van Prime95.

©PXimport

Hier worden handig wiskundige berekeningen gebruikt om je processor en geheugen zwaar te belasten.

05 Fraps

Fraps staat voor frames per seconde en dat geeft je al een aardig idee over de bedoeling van deze tool. Je start een van je favoriete games op, terwijl Fraps op de achtergrond draait. Die geeft je dan het aantal frames per seconde (FPS) te zien.

Elke wijziging die je aan de instellingen van je systeem of game aanbrengt, is direct zichtbaar in de Fraps-teller. Kortom, een prima tool voor wie de prestaties in realtime en in realistische omstandigheden wil testen. Ook handig: Fraps laat je tevens toe screenshots en video-opnames van je games te maken. De onbeperkte versie zonder watermerk kost 27 euro.

©PXimport

Frames per seconde meten in een realistische omgeving.

06 3DMark

Wie de grafische prestaties van zijn systeem wil testen moet zeker eens 3DMark van Futuremark uitproberen. Het programma draait fullscreen en toont je grafische scènes zoals je die in videogames kunt verwachten. Er zijn drie verschillende testsuites die na elkaar draaien en daarbij telkens de vereisten opschroeven.

De laatste suite is Fire Strike, specifiek bedoeld voor echte gaming machines. De testresultaten kun je online bekijken en met andere pc's vergelijken. 3DMark is beschikbaar voor verschillende platformen: naast Windows (RT) is dat nog Android en iOS. Alleen de betaalde versie (circa 26 euro) laat je de tests aanpassen.

©PXimport

Nee, deze testmachine is duidelijk geen high-end gaming machine.

07 Unigine Heaven

Ook Unigine Heaven is een benchmarking tool specifiek gericht op het testen van OpenGL- en DirectX-API's. Bij aanvang stel je de instellingen naar wens in, zoals de beeldkwaliteit, antialiasing en resolutie. Vervolgens krijg je grafische scènes gepresenteerd, waarbij de tool zowat het midden houdt tussen echte game en een synthetische benchmark.

Je kunt namelijk tot op zekere hoogte zelf de gerenderde wereld besturen en verkennen. Tijdens het renderen lees je dan allerlei informatie af, zoals het actuele, minimale en maximale aantal frames per seconde. Er is ook een geavanceerde editie (ca. 360 euro) met extra opties als benchmark-looping, aanpasbare rapportering en diepteanalyse per frame.

©PXimport

Unigine Heaven: tussen echte game en synthetische benchmark in.

08 CrystalDiskMark

Sommige programma's, zoals video-editors, vereisen een snelle harde schijf of SSD, en geven minimale lees- en schrijfsnelheden op. Een tool waarmee je diverse snelheidstests kunt uitvoeren is CrystalDiskMark. Je duidt eerst de schijf(partitie) aan, je legt vast hoeveel lees- en schrijfopdrachten je wilt en hoeveel data daarbij moet worden geschreven.

Vervolgens geef je aan welke tests je wilt opstarten: een sequentiële lees- en schrijfopdracht, of lezen en schrijven op willekeurige locaties in blokken van 512 KB, 4 KB of 4 KB met een wachtrij van 32 I/O-verzoeken. Let tijdens de installatie op dat je geen ongewenste software mee-installeert.

©PXimport

Makkelijker kan haast niet: gevarieerde lees- en schrijfopdrachten met een muisklik.

09 HD Tune

Ook HD Tune heeft een paar benchmarks voor schijfprestaties aan boord, schrijvend naar zowel opeenvolgende als naar toevallige sectoren. De Pro-versie (ca. 30 euro) bevat meer benchmarks dan de gratis variant. Wel moet je die op diverse tabbladen zoeken, wat het minder overzichtelijk maakt.

De meeste van deze tests zijn overigens goed te configureren: zo kun je onder meer instellen hoe groot de datablokken moeten zijn. Naast deze benchmarks kan HD Tune ook nog de S.M.A.R.T-data (Self-Monitoring, Analysis and Reporting Technology) van je schijf inlezen. Het programma geeft daarbij een algemene gezondheidsindicatie, maar wie kennis van zaken heeft, kan ook zelf conclusies uit de tabel trekken.

©PXimport

Uiteenlopende benchmarks, plus een S.M.A.R.T- en een 'secure erase'-module.

10 NovaBench

Met NovaBench zijn we aanbeland bij een reeks tools die niet zozeer inzoomen op één specifiek systeemcomponent. De eenvoud van NovaBench maakt meteen duidelijk dat het programma vooral mikt op gebruikers die niet erg technisch zijn aangelegd of die geen tijd willen besteden aan gerichte tests.

Als je dat verkiest, kun je met een enkele knop alle ingebouwde benchmarktests opstarten. Dat blijken drie cpu-tests te zijn, één gpu-test, één RAM-test en één schijftest. Alle tests samen duren nauwelijks een minuut. Na afloop krijg je dan cijfermatige resultaten die je desgewenst online met die van anderen kunt vergelijken.

©PXimport

Zes tests in minder dan één minuut: handig wanneer het snel moet.

11 Fresh Diagnose

Veel meer nog dan NovaBench werpt Fresh Diagnose zich op als een allround benchmarktool. Bovendien geeft die heel wat systeeminformatie prijs. De erg kromme Nederlandse vertaling nemen we voor lief. Alle benchmarks zitten gegroepeerd onder de knop Benchmark: processor, geheugen, schijf, netwerk, grafische kaart, cd en andere media.

Het kan overigens best lang duren voor de resultaten van zo'n benchmark zichtbaar worden. Fresh Diagnose vergelijkt die vervolgens met andere configuraties. Online kun je een gratis code aanvragen om de software in z'n geheel te verkrijgen. De registratie voer je vervolgens uit vanuit het menu Hulp.

©PXimport

Overzichtelijk, maar traag en in krom Nederlands.

12 PC Wizard

PC Wizard is van dezelfde makers als CPU-Z, een populaire systeeminformatietool. De insteek is ook hier een allround systeeminformatie- en benchmarktool. PC Wizard bevat dertien benchmarkmodules, van processor, gpu en RAM tot harde schijf. Zodra je zo'n module aanklikt, begint PC Wizard zonder verdere toelichtingen aan de test, dat had anders gekund.

Op het einde krijg je de resultaten zowel cijfermatig als grafisch voorgesteld en kun je die met een beperkt aantal andere systemen vergelijken. Kies wel voor een Volledige installatie om ook de benchmarks mee te installeren. Let wel: PC Wizard tracht andere software mee op je systeem te installeren, verwijder dus wat vinkjes.

©PXimport

Uiteenlopende tests, maar jammer genoeg zonder veel uitleg.

13 SiSoftware Sandra (Lite)

Sandra staat voor System Analyzer, Diagnostic and Reporting Assistant en meteen heb je begrepen dat het opzet ook bij deze software erg breed is. Sandra is een van de meest informatieve en grondigste tools, vooral gericht op gevorderde gebruikers. Het aantal benchmarks is ronduit indrukwekkend. Wij telden zo'n 35 verschillende tests, opgedeeld in een zevental rubrieken: processor, virtual machine, general-purpose computing, graphics processor, storage devices, memory controller en network. Al even indrukwekkend is de online referentiedatabase die je de resultaten met specifieke systemen laat vergelijken.

Daarbij kun je ook criteria als prijs-kwaliteitverhouding meenemen. Sandra bestaat in verschillende versies, maar wellicht heb je voldoende aan de gratis Lite-editie.

©PXimport

SiSoftware Sandra: veel grondiger en informatiever komen ze niet.

14 Aida64 Extreme

Aida64 Extreme (Advanced Identification of Devices and Adapters) is bijna van hetzelfde niveau als concurrent Sandra. Laat je overigens niet misleiden door de naam, want de tool werkt op zowel de 32- als 64bit-versie van Windows. Er is een gratis proefversie voor dertig dagen (daarna ca. 30 euro), maar let wel op voor ongewenste software.

Naast een flink aantal functies die je kunnen helpen bij het overklokken, monitoren en diagnosticeren van hardware, bevat deze tool ook een aantal stresstests en benchmarks. Die vind je in het menu Gereedschap: een vijftal leestests voor je harde schijf, diverse tests voor cache en RAM-geheugen, en voor je grafische kaart. In dit menu kun je trouwens ook terecht voor een soort 'burn-in'-test die je (nieuwe) systeem zwaar beproeft.

©PXimport

Aida64 geeft je ook informatie over tal van systeemonderdelen.

15 Hiren's BootCD

Tot slot vermelden we graag nog een wat speciale toolkit: Hiren's BootCD. Dat is een speciaal samengestelde live-cd, die zich via een tool als YUMI ook makkelijk van usb-stick laat opstarten. In het bootmenu van deze tool vind je allereerst een paar stresstests voor het geheugen, waaronder het populaire MemTest86+.

Maar er is meer. Start je hier de Mini Windows XP-omgeving op en open je vervolgens HBCD Menu / Programs, dan tref je in de rubrieken System Information en Testing heel wat test- en diagnosetools aan, waaronder de al eerder genoemde HD Tune, PC Wizard en Prime95.

©PXimport

Hiren's BootCD: je voelt je meteen thuis in de Mini Windows XP-omgeving.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).