De aanleg van een uitgebreid bekabeld netwerk is doorgaans veel werk. Een gemakkelijke en doeltreffende oplossing is (een deel van) het netwerk via het stroomnet te laten lopen. We bespreken hieronder enkele van de beste powerline-adapters in allerlei prijsklassen.

Fabrikanten van powerline-adapters schetsen van hun producten een rooskleurig beeld waarbij er duizelingwekkende netwerksnelheden haalbaar zouden zijn. In werkelijkheid ligt dat iets genuanceerder. De beschikbare download- en uploadsnelheid is namelijk sterk afhankelijk van de kwaliteit van het koperdradennetwerk en laat zich hierdoor lastig voorspellen. Het is een kwestie van uitproberen, waarbij onder meer het aantal groepen en aangesloten apparaten een grote invloed hebben.

Gelukkig gebruiken elektronicamerken steeds betere en efficiëntere technieken om de verbinding een duwtje in de rug te geven. Bij aanwezigheid van een stroomnetwerk met aardedraad is mimo bijvoorbeeld een waardevolle toevoeging. Hierbij wordt de datastroom over verschillende aders verdeeld. Het resultaat is meer bandbreedte. Verder voorzien fabrikanten de producten van steeds snellere chips, zodat er hogere snelheden mogelijk zijn.

Afhankelijk van het gekozen product profiteren gebruikers van aanvullende mogelijkheden. Zo bevatten de betere powerline-adapters meerdere gigabitpoorten, wifi-ondersteuning en een geïntegreerd stopcontact. We bespreken zeven modellen.

Devolo Magic 2 LAN triple

©PXimport

Deze powerline-set heeft maar liefst drie gigabitpoorten, zodat je ook in een garage of slaapkamer allerlei apparatuur via een snoertje kunt aansluiten. De theoretische overdrachtssnelheid ligt op 2400 Mbit/s, al kom je daar in de praktijk waarschijnlijk lang niet bij in de buurt. Dankzij mimo-technologie gebruikt de netwerktoepassing drie aders van het elektriciteitsnet, mits er aardedraad voorhanden is.

Hoe dan ook, de snelheid en stabiliteit zijn vergeleken met de eerste generatie behoorlijk opgeschroefd. Een nieuwe G.hn-chip is hiervoor grotendeels verantwoordelijk. Volgens het Duitse merk overbrugt de Devolo Magic 2 LAN triple onder ideale omstandigheden een afstand tot vijfhonderd meter. De verbinding is beveiligd via 128-bit-aes-encryptie. Het uitwisselen van beveiligingssleutels tussen de adapters gebeurt automatisch en duurt enkele minuten.

Via een mobiele app of meegeleverde software houd je de actuele status van het netwerk in de gaten. Fijn is dat je vanwege het geïntegreerde stopcontact geen stroompunt verliest. De langwerpige behuizing is wel wat aan de grote kant, dus mogelijk zit deze powerline-adapter een naastgelegen stopcontact in de weg. Bij de Starter Kit levert de fabrikant twee netwerkkabels mee. Naast de startset verkoopt Devolo deze powerline-adapter ook los, zodat je het netwerk naar behoefte uitbreidt.

Devolo Magic 2 Wifi next

©PXimport

Met de Devolo Magic 2 Wifi next voeg je een mesh-netwerk aan de woning toe. Mobiele apparaten switchen via de access point steering-functie automatisch naar het krachtigste toegangspunt. Bij meerdere gelijktijdige verbindingen biedt het mesh-systeem dankzij ondersteuning voor mu-mimo voldoende netwerkcapaciteit. Een satelliet binnen het draadloze netwerk raakt hierdoor niet snel overbelast, zodat gebruikers in de praktijk minder wachttijden ervaren.

Via de 5GHz-frequentieband bedraagt de theoretische snelheid 867 Mbit/s, terwijl er via de 2,4GHz-frequentieband in het gunstigste geval 300 Mbit/s haalbaar is. Volgens het Duitse merk is het starterspakket goed voor een dekking van zo’n 120 vierkante meter. Via het elektriciteitsnet ligt de maximale datadoorvoer op 2400 Mbit/s. Ten opzichte van de eerste generatie is er een snellere G.hn-chip ingebouwd. De afstand via het kopernetwerk reikt onder optimale omstandigheden tot vijfhonderd meter.

De adapter heeft een geïntegreerd stopcontact en bevat aan de onderzijde twee gigabitpoorten. Om hackers buiten de deur te houden, doet de powerline-set een beroep op 128-bit-aes-encryptie. Een extra powerline-adapter is los verkrijgbaar voor een adviesprijs van 129,90 euro, net zoals een zogeheten Multiroom Kit met drie adapters. De hier besproken Starter Kit heeft twee powerline-adapters.

TP-Link TL-WPA4220TKIT

©PXimport

De TP-Link TL-WPA4220TKIT is al een tijdje beschikbaar en is nog altijd bij zo’n beetje iedere (online) elektronicawinkel verkrijgbaar. Begrijpelijk, want deze betaalbare powerline-set biedt veel waar voor zijn geld. Zo levert de Chinese netwerkproducent naast het basisstation twee adapters mee, zodat je internet aan twee ruimtes kunt toevoegen. Elke adapter heeft twee netwerkpoorten.

Vergeleken met duurdere producten is de theoretische doorvoersnelheid wel een stuk lager, namelijk hoogstens 600 Mbit/s. TP-Link claimt dat het signaal via het stroomnet een maximale afstand overbrugt van driehonderd meter. Net als nagenoeg alle hedendaagse powerline-adapters gebruikt ook dit exemplaar voor de beveiliging 128-bit-aes-encryptie. Een interessant extraatje is dat de adapters een 2,4GHz-radio met een maximale overdrachtssnelheid van 300 Mbit/s hebben ingebouwd.

Met één druk op de knop deel je de ssid en het wachtwoord van je router met de geïntegreerde range-extenders. In tegenstelling tot veel andere producten bevat dit type helaas geen stopcontact. Naast de drie adapters telt de productdoos verder drie ethernetkabels met een lengte van twee meter. Voor het beheer van het netwerk kunnen gebruikers een mobiele app of software installeren. Controleer daarmee de snelheid van powerline-verbindingen en voeg desgewenst een gastnetwerk toe.

TP-Link TL-PA4010 KIT

©PXimport

Zoek je een goedkoop powerline-setje zonder overbodige poespas, dan is de simpel uitgevoerde TL-PA4010 KIT een lucratieve optie. Als je online even speurt, vind je dit goedkope product namelijk voor een bedrag van ergens tussen de drie en vier tientjes. Verwacht geen wifi, een geïntegreerd stopcontact of meerdere ethernetpoorten met ondersteuning voor hoge datasnelheden.

Deze doodeenvoudige powerline-set houdt het namelijk bij de kern en dat is een internetsignaal van A naar B transporteren. De theoretische doorvoersnelheid ligt hierbij op 600 Mbit/s met een maximaal bereik van driehonderd meter. De startset bestaat uit twee gelijke adapters waarmee gebruikers via het stroomnet slechts één ethernetaansluiting aan een ruimte toevoegen. Dankzij de aanwezige pair-knop brengt het powerline-systeem snel een beveiligde netwerkverbinding tot stand, waarbij het product gebruikmaakt van 128-bit-aes-versleuteling.

Aan de hand van drie indicatoren controleer je op ieder moment de huidige netwerkstatus. Is er geen verbinding actief, dan schakelt de TL-PA4010 (net als bijna alle powerline-adapters) automatisch naar een energiebesparende modus. Vergeleken met uitgebreidere producten valt de behuizing relatief klein uit. Een voordeel, want daardoor zit deze adapter mogelijk geen naastgelegen stopcontact in de weg. Een adapter meet slechts 6,5 × 5,2 × 2,85 centimeter.

AVM FRITZ!Powerline 1260E WLAN Set

©PXimport

De prijzen van deze veelzijdige powerline-set lopen nogal uiteen. Wanneer je goed zoekt, schaf je dit product voor minder dan 150 euro aan. De AVM FRITZ!Powerline 1260E biedt veel gebruiksgemak. Zo verlies je in ruimtes waar je een netwerkaansluiting wilt toevoegen in elk geval geen stopcontact, want de adapter beschikt over een geïntegreerd exemplaar. Verder kunnen gebruikers een mesh-netwerk opzetten, waarbij de wifi-radio’s zowel een 5GHz- als 2,4GHz-signaal uitzenden. De maximale snelheden bij een draadloze verbinding liggen respectievelijk op 866 en 400 Mbit/s.

Voor de beveiliging van het draadloze netwerk doe je een beroep op wpa2-encryptie. Via de wps-knop wissel je eenvoudig beveiligingssleutels tussen apparaten uit. Bij gebruik van powerline bedraagt de snelheid op papier 1200 Mbit/s, al zul je dat in de praktijk niet halen. Bevat het stroomnetwerk een aardedraad, dan geeft de FRITZ!Powerline 1260E de netwerksnelheid overigens wel een flinke oppepper. Het product ondersteunt namelijk mimo-technologie.

Voor het aansluiten van netwerkapparaten zijn er op de adapter twee gigabitpoorten aanwezig. Gunstig is de ondersteuning voor quality of service, zodat belangrijk dataverkeer tijdens piekmomenten voorrang krijgt. Denk onder meer aan voip-gesprekken en videostreams. Dit powerline-setje vormt vanuit de fabriek een goede combinatie met een AVM FRITZ!Box-router. Als je netwerktoegang aan extra kamers wilt toevoegen, breid je het powerline-systeem naar behoefte uit.

D-Link DHP-P601AV

©PXimport

Powerline-adapters met een geïntegreerd stopcontact zijn vaak behoorlijk aan de maat. De D-Link DHP-P601AV valt met 11,3 × 5,8 × 3,8 centimeter relatief bescheiden uit, zodat je niet zoveel ruimte rondom een wandstopcontact hoeft vrij te maken. De witte behuizing bevat drie groene indicatielampjes waarmee je onder meer de actuele status van het netwerk controleert. Verder telt de onderzijde van iedere powerline-adapter een gigabitpoort, pair-toets en resetknopje.

De overdrachtssnelheid bedraagt in theorie 1000 Mbit/s. Het inwendige stopcontact beschikt over een speciaal filter, zodat signaalruis van verbonden elektrische apparaten de kwaliteit van de verbinding niet belemmeren. Gebruikers activeren het powerline-systeem door op de pair-toets te drukken. Voor de veiligheid is er 128-bit-aes-encryptie actief. Op momenten dat de adapters enige tijd geen gegevens versturen of ontvangen, schakelt de DHP-P601AV op eigen houtje over naar de slaapmodus. Volgens D-Link levert dat een aanzienlijke energiebesparing op.

Heb je interesse in dit betaalbare product? Let dan goed op, want sommige (web)winkels verkopen onder exact dezelfde productnaam een powerline-set zonder geïntegreerd stopcontact. Dit betreft in werkelijkheid de DHP-601AV, zonder P direct voor de 6. De overige specificaties zijn nagenoeg identiek vergeleken met de hier besproken DHP-P601AV. Het model zonder stopcontact is bij veel verkoopadressen een tientje goedkoper.

Netgear PL1000

©PXimport

Hoewel netwerkspecialist Netgear al enige tijd geen nieuwe powerline-adapters heeft uitgebracht, is deze PL1000 nog volop verkrijgbaar. Voor een bedrag van zo’n vijftig euro haal je een startset met twee adapters in huis. Tot zover niets nieuws onder de zon, want er zijn natuurlijk wel meer powerline-producten in deze prijsklasse te koop.

De PL1000 onderscheidt zich van veel concurrerende producten door een gigabitpoort beschikbaar te stellen. Een interessant gegeven, al bepaalt de kwaliteit van het elektriciteitsnet of je daadwerkelijk iets aan de extra capaciteit van deze aansluiting hebt. Op papier is er een doorvoersnelheid van 1000 Mbit/s haalbaar. Volgens het Amerikaanse concern overbrugt het signaal een maximale afstand van vijfhonderd meter.

Naast een ethernetpoort bevat de onderzijde van de behuizing een pair- en resetknop. Wifi-ondersteuning en een geïntegreerd stopcontact hoef je op deze simpele powerline-adapter niet te verwachten. Wegens het gebrek aan extra functies is de behuizing niet zo groot, namelijk 10 × 5,9 × 3,6 centimeter. Netgear levert twee ethernetkabels mee, zodat je na het uitpakken direct een router en willekeurig netwerkapparaat kunt verbinden.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).