De meesten van ons bedienen hun computer met een doorsnee toetsenbord en muis. Toch is het aardig om je eens in alternatieve invoerapparaten te verdiepen. Zo kun je met een tekentablet en stylus prachtige illustraties maken. Of misschien zoek je ergonomische spullen, of invoerapparaten met een uniek design.

6x Bijzondere invoerapparaten

8BitDo Retro Mechanical Keyboard

Ben je Nintendo-fan van het eerste uur? Wie weet is dit originele qwerty-toetsenbord dan iets voor jou. Het 8BitDo Retro Mechanical Keyboard heeft namelijk dezelfde herkenbare kleurstelling als de iconische NES-spelcomputer uit de jaren 80. Gelukkig heeft dit exemplaar wel moderne functies. Je verbindt hem via usb, bluetooth of een 2,4GHz-ontvanger. De fabrikant levert ook nog twee programmeerbare rode ‘supertoetsen’ mee. Je kunt daar naar eigen voorkeur functies aan toewijzen. Het mechanische toetsenbord telt in totaal 87 knoppen. Daarnaast is er in de vorm van een draaiwiel ook nog een volumeregelaar aanwezig. Volgens 8BitDo is de oplaadbare accu goed voor een gebruikersduur van zo’n 200 uur.

Fellowes Penguin Ambidextrous Vertical Mouse

Zoals de productnaam al doet vermoeden, lijkt deze verticale muis op een pinguïn. Ondanks het speelse uiterlijk heeft Fellowes deze vorm met zorg gekozen. Het merk claimt dat gebruikers met dit product de kans op rsi-klachten verkleinen. De sensor heeft een resolutie van 1200 dpi, waardoor je de muisaanwijzer nauwkeurig kunt richten. Voor bedieningsdoeleinden heeft de behuizing twee muisknoppen en een scrollwiel. De muis is in drie maten verkrijgbaar, zodat iedereen een passend exemplaar kan kopen. Tot slot is er keuze tussen een bekabelde en draadloze uitvoering.

Funny Mouses Ferrari

Als je een bijzondere muis zoekt, ben je bij de webshop van Funny Mouses aan het juiste adres. Deze Nederlandse aanbieder verkoopt onder meer invoerapparaten in de vorm van auto’s, emoticons, schoenen en dieren. Het hier besproken Ferrari-model is in de kleurstellingen (licht)blauw, rood, grijs en zilver te koop. Zodra je de twee inbegrepen AA-batterijen in de onderkant plaatst, geven de koplampen licht. Je stopt de meegeleverde usb-ontvanger in de pc of laptop, waarna je met deze draadloze automuis het systeem kan bedienen.

Yunzii Actto B303

De Yunzii Actto B303 is een betaalbaar toetsenbord in de vorm van een ouderwetse typemachine. De gleuf aan de bovenzijde biedt plek aan een smartphone of tablet, zodat je op een iOS- of Android-apparaat vlot kunt tekstverwerken. Daarnaast koppel je de Actto B303 net zo makkelijk aan een pc of Mac. De verbinding verloopt via bluetooth. Deze retro-uitvoering werkt op twee AAA-penlites. Na twintig minuten inactiviteit gaat het toetsenbord automatisch in de slaapmodus, waardoor de batterijen minder snel leeg raken. Het product is verkrijgbaar in de kleuren roze, donkerblauw, mintgroen, beige en wit.

KnewKey DJ88 Rocksete

Wie tijdens computertaken graag naar goede muziek luistert, kan dit opvallende toetsenbord van KnewKey overwegen. De DJ88 Rocksete heeft namelijk twee luidsprekers van het bekende hifi-merk JBL aan boord. Deze audiodrivers hebben een behoorlijke diameter van 45 millimeter. Kortom, je mag vergeleken met de interne speakers van een tablet of laptop een krachtiger geluid verwachten. De zwarte behuizing bevat voor mobiele werkzaamheden een oplaadbare accu. Houd hierbij wel rekening met een gewicht van 2,37 kilo. Gelukkig bevat de bovenzijde een handvat. De DJ88 Rocksete koppel je met behulp van bluetooth of een usb-kabel aan een bronapparaat. Wil je een smartphone of tablet verbinden, dan plaats je die in de geïntegreerde standaard.

Razer Tartarus Pro

Fanatieke pc-gamers opgelet! Deze luxe gamepad van Razer vergroot jouw kansen om (online) tegenstanders te verslaan. Aan de hand van 32 programmeerbare knoppen voer je diverse acties rap uit. Bovendien zijn deze toetsen drukgevoelig. Afhankelijk van hoe hard je op een knop drukt, laat je een personage bijvoorbeeld slenteren, lopen of rennen. Populaire computerspellen als Fortnite, Rocket League en World of Warcraft ondersteunen deze invoerwijze. Dankzij de verstelbare polssteun kun je urenlang comfortabel gamen. De Tartarus Pro is verkrijgbaar in een witte en zwarte uitvoering.

3x Ontwerpen

3Dconnexion SpaceMouse Enterprise

Voor creatievelingen bestaan er allerlei gespecialiseerde invoerapparaten. Zo is de 3Dconnexion SpaceMouse Enterprise bijvoorbeeld een perfect hulpmiddel voor ontwerpers. Dankzij een speciale sensor kunnen gebruikers gedetailleerde 3D-modellen vanuit alle hoeken bekijken. Na het inzoomen op een object voer je je bewerkingen uit. Aan de hand van het geïntegreerde display kunnen designers snel switchen tussen twaalf favoriete instellingen van geschikte programma’s, zoals Autodesk AutoCAD, Microsoft Office en Trimble SketchUp. 3Dconnexion levert software mee, zodat je de 31 aanwezige knoppen naar eigen wens kunt programmeren. De ergonomische polssteun heeft een zachte coating. Dit product werkt op systemen met Windows en macOS.

Wacom Intuos M Bluetooth

Teken je graag, dan is de breed verkrijgbare Wacom Intuos M echt iets voor jou. In de productdoos vind je een tekentablet en een digitale pen, waardoor je naar hartenlust kunt ontwerpen. Aan de hand van 4096 drukniveaus verschijnen er nauwkeurige schetsen op de monitor. Voor een dikkere lijn druk je iets harder op de tablet. Het tekenoppervlak van 21,6 × 13,5 centimeter geeft je voldoende ruimte om gedetailleerde illustraties te maken. Bovenaan de behuizing bevinden zich vier programmeerbare knoppen, die gebruik je om software en specifieke functies vlot op te roepen. Je verbindt de Intuos M via usb of bluetooth met een computer, laptop of Chromebook.

Huion Kamvas 13

De Huion Kamvas 13 heeft een geïntegreerd scherm van 13 inch. Je ziet tijdens het tekenen dus direct wat je doet. Dankzij de hoge resolutie van 1920 × 1080 pixels ogen jouw digitale tekeningen haarscherp. Als alternatief kun je het interne scherm ook uitschakelen en hiervoor de monitor van een aangesloten computer, laptop of tablet gebruiken. De fabrikant levert een 3-in-1-kabel mee. De inbegrepen digitale pen ondersteunt maar liefst 8192 drukniveaus, zodat je zeer nauwkeurig kunt tekenen. Dit product is beschikbaar in de kleuren zwart, groen en paars.

4x Ergonomische muizen

Weet waar je op moet letten bij de aanschaf van een ergonomische muis: Ergonomische muis op het oog? Hier moet je op letten

Logitech M575 Ergo Wireless Trackball

Deze draadloze trackbal-muis hoef je in feite niet te bewegen; je verplaatst de cursor door met jouw duim aan het blauwe wiel te draaien. Hierdoor blijven hand en pols ontspannen. Een pluspunt is de hoge sensorresolutie van 2000 dpi. Voor schoonmaakdoeleinden verwijder je de trackbal eenvoudig uit de behuizing. Logitech levert voor de verbinding een piepkleine usb-ontvanger mee, maar je kunt de muis eventueel ook via bluetooth verbinden. De fabrikant produceert de M575 in een zwarte en witte uitvoering.

Trust Voxx

Volgens Trust houd je met de Voxx je hand in een natuurlijkere positie. Deze verticale muis verlaagt daarmee de lichamelijke belasting. Op het display aan de bovenzijde kun je het resterende batterijpercentage, de verbindingsmodus en de huidige dpi-waarde (maximaal 2400 dpi) aflezen. Deze muis heeft negen knoppen waarvan je er vijf naar eigen voorkeur kunt programmeren. Je verbindt de Voxx met behulp van de usb-ontvanger of bluetooth.

Adesso iMouse T40

De felrode trackbal in het midden van de Adesso iMouse T40 is niet te missen. Je gebruikt je vingertoppen om hieraan te draaien en zo verplaats je de cursor. Vanwege een hoge sensorresolutie van maximaal 4800 dpi is deze ergonomische muis uiterst nauwkeurig. Gunstig is dat je alle zeven knoppen kunt programmeren. Adesso stelt voor de configuratie een eigen programma beschikbaar. De T40 is middels een piepkleine 2,4GHz-ontvanger draadloos met de computer verbonden.

Contour RollerMouse Red Plus

Vind je een traditionele muis maar niets, dan is de Contour RollerMouse Red Plus misschien een alternatief. Eigenlijk is het een polssteun van rubber met in het midden bedieningsknoppen. Met de beweegbare rollbar bovenaan verplaats je de muisaanwijzer. Een groot voordeel is dat je hierbij beide handen kunt gebruiken, waardoor de kans op overbelasting nihil is. De RollerMouse Red Plus heeft zes programmeerbare knoppen en een maximale sensorresolutie van 2800 dpi.

3x Ergonomische toetsenborden

Kinesis Advantage2

De Kinesis Advantage2 is een ergonomisch toetsenbord dat je met minimale spierspanning kunt bedienen. Volgens de fabrikant blijven schouders, armen en polsen namelijk in een natuurlijke houding staan. Er zijn relatief veel knoppen met de duimen bereikbaar. Het doel hiervan is om de pinken te ontlasten. De cijfers en letters zijn verdeeld over twee ‘komvormen’, waardoor de spieren zoveel mogelijk kunnen ontspannen. Vanwege de gescheiden toetsenbordzones gebruik je de armen op schouderbreedte; op die manier blijven de polsen recht. Tot slot vereist het indrukken van de mechanische toetsen weinig kracht. Je kunt kiezen tussen een zwarte of een zilverkleurige uitvoering.

Goldtouch Go!2

Als je een handzaam ergonomisch toetsenbord zoekt, is de Goldtouch Go!2 een goede kandidaat. Dit invoerapparaat bestaat uit twee schuine zones waarbij je de hoek naar eigen wens kunt aanpassen. Je gebruikt hiervoor de geïntegreerde hendel en kiest een hoek (tot hoogstens dertig graden). Wil je de Go!2 meenemen? Klap het toetsenbord dan dubbel en stop hem in je tas. De knoppen hebben een lage weerstand, zodat je ze moeiteloos kunt indrukken. Er is een bekabelde en draadloze (bluetooth) versie verkrijgbaar. Let overigens goed op bij welke (web)winkel je dit product aanschaft, want de prijzen verschillen nogal.

Perixx Periboard 512

Perixx bewijst met zijn Periboard 512 dat een ergonomisch toetsenbord helemaal niet zoveel geld hoeft te kosten. Je kunt je polsen op de geïntegreerde steun laten rusten en op die manier ontspannen typen. Wegens de gesplitste schuine zones neem je makkelijker een natuurlijke lichaamshouding aan. Je verlaagt op die manier de spierspanning en verkleint zo het risico op rsi-klachten. Naast de ergonomische vorm heeft dit bekabelde toetsenbord ook nog eens een lichte aanslag. De Periboard 512 is te koop als zwart of wit exemplaar.

4x Invoer voor tablets

Logitech Universal Folio

Met deze universele tablethoes transformeer je elke tablet van 9 of 10 inch in een kleine laptop. Dankzij de schuine opstelling kun je op elke locatie comfortabel werken. Het geïntegreerde qwerty-toetsenbord maakt via bluetooth verbinding, waardoor je in Word of Google Documenten moeiteloos lange lappen tekst kunt typen. Met de beweegbare klemmen bevestig je je mobiele apparaat. Je kunt desgewenst ook nog een stylus in de Logitech Universal Folio kwijt. Voor de energievoorziening vind je in de behuizing twee vervangbare knoopcel-batterijen.

Hama Stylus Slim

Vette vingers maken het touchscreen van een tablet snel vies. Met deze goedkope stylus van Hama voorkom je dat. De zachte punt bestaat uit siliconen, zodat je het scherm niet kunt beschadigen. Met behulp van de clip maak je de Stylus Slim makkelijk ergens aan vast. Dit product is verkrijgbaar in een zwarte en zilverkleurige variant.

Apple Pencil (USB-C)

Bezit je een recente iPad, dan heeft deze usb-c-uitvoering van de Apple Pencil veel meerwaarde. Aan de hand van een kantelgevoelige ‘scherpe’ punt kun je hiermee nauwkeurig schrijven en tekenen. Je koppelt het apparaatje via usb aan een geschikte Apple-tablet om de ingebouwde accu op te laden. De reguliere verbinding werkt via bluetooth. Met de magnetische behuizing bevestig je deze stylus eenvoudig aan een geschikte iPad.

Samsung Galaxy Tab S9 Series S Pen

Als je een tablet uit de Galaxy Tab S9-serie hebt aangeschaft, is deze los verkrijgbare stylus een nuttige toevoeging. Koppel dit tekengereedschap met behulp van bluetooth en creëer gedetailleerde schetsen. Handig is dat je de stylus via een magnetische constructie aan de achterzijde van een tablet kunt vastmaken. Samsung fabriceert zijn digitale pen in een zwarte en beige kleurstelling.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).