Goedkoper bellen via internet. Dankzij de opkomst van breedbandverbindingen is ook het bellen via internet aan een sterke opmars bezig. Vooral bij internationale gesprekken vormt internettelefonie een interessant - want goedkoper - alternatief. Maar voice over ip biedt nog veel meer opties. Een overzicht van de huidige stand van zaken en mogelijkheden.

Het aloude telefoonnetwerk heeft er een geduchte concurrent bij: internettelefonie. Door de onstuimige opkomst van breedbandverbindingen is het versturen en ontvangen van spraak via een internetverbinding geen enkel probleem meer. Bovendien werken de meeste adsl- en kabelproviders met een vast tarief, waardoor de gesprekskosten minimaal zijn. Zo kost een kwartiertje met KPN naar Brazilië bellen op dit moment vanaf een vast toestel zo'n € 9, en vanaf een mobiele telefoon € 35. Via op internet gebaseerde diensten is dit gesprek al vanaf € 1 mogelijk. Beschikt de tegenpartij ook over een ip-telefoon, dan zijn er zelfs helemaal geen bijkomende gesprekskosten. Veelzijdig Naast de lagere kosten biedt voice over IP echter ook een aantal aanvullende opties die met name voor het bedrijfsleven interessant zijn. Zo maakt ip-telefonie een veel hechtere integratie met andere pc-toepassingen mogelijk. Daarbij kun je denken aan websites met een 'bel mij'-link, voicemail die in wav- of mp3-formaat via e-mail verstuurd wordt en eenvoudige conference-calls. Een andere mogelijkheid is dat de telefoontoepassing zelf interne nummers uit de bedrijfsdatabase zoekt of een nummer op het scherm belt door er op te dubbelklikken. Andersom kan de ip-telefoon direct aan andere programma's doorgeven wie er belt, zodat klantgegevens al op het scherm staan voor de telefoon is opgenomen. Een volgend groot voordeel voor een zakelijke omgeving is dat de ip-telefoon veel flexibeler is. Log je bijvoorbeeld in op een andere werkplek, dan verhuizen de telefoongegevens gewoon mee en ben je direct weer voor iedereen bereikbaar. Dit maakt niet alleen het werk van de technische dienst bij interne verhuizingen overbodig, maar maakt ook het werken bij een andere vestiging of een thuiswerkplek een stuk eenvoudiger. Thuiswerkplekken of kleine vestigingen kunnen op basis van adsl of zelfs isdn volwaardig en snel op het bedrijfsnetwerk worden aangesloten. Een laatste pluspunt dat we hier willen noemen geldt met name voor bedrijven die een nieuw pand betrekken. Naast lagere gesprekskosten levert de overstap naar ip-telefonie namelijk ook een enorme besparing op bij de aanleg en het onderhoud van de interne infrastructuur: er hoeft niet langer een gescheiden computer- en telefoonnetwerk aangelegd te worden. Door de ip-telefoon door te lussen via de pc, is zo per werkplek nog maar één netwerkaansluiting nodig. PSTN Voor een aantal mogelijkheden is een centrale voorziening nodig. Deze kan bijvoorbeeld aan de rand van het eigen netwerk zijn geplaatst om een koppeling te maken naar het reguliere telefoonnet of een bestaande oude centrale. Dit is vooral interessant voor bedrijven die niet in een keer kunnen of willen overstappen. Kleine bedrijven of particulieren kunnen voor telefonie naar het gewone telefoonnet een dienst op internet gebruiken die tegen betaling toegang geeft tot hun apparaat dat de koppeling naar het reguliere telefoonnet verzorgt, een zogenoemde pstn-gateway. Pstn staat voor public switched telephone network, het wereldomspannende vaste en mobiele telefoonnet. Softphones De overstap naar voice over ip heeft tot gevolg dat de oude telefoontoestellen niet langer bruikbaar zijn. Dit betekent echter nog niet dat er meteen in nieuwe telefoons ge'nvesteerd hoeft te worden: met een softphone gebruik je de pc zelf als telefoon. Een softphone is een programma dat een telefoon softwarematig nabootst. Op het scherm verschijnt dan een virtuele telefoon die meestal op een gsm lijkt. Een nadeel van een softphone is dat je al snel een koptelefoon met microfoon nodig hebt om een goede geluidskwaliteit te krijgen. Een populaire softphone is de gratis Skype (zie ook: PCM december 2003), Dit programma heeft een eigen protocol en telefoonlijst om makkelijk andere Skype-gebruikers op te zoeken en te bellen. De geluidskwaliteit op breedbandrouters is goed tot zeer goed, al kan de kwaliteit bij drukke netwerken of over trage internetverbindingen terugvallen. Een heel aardige nieuwe optie is de conferencecall, waardoor gesprekken met maximaal vier andere personen tegelijk moegelijk zijn. Skype downloaden en gebruiken is gratis, maar werkt vooralsnog niet in combinatie met het reguliere telefoonnetwerk: het programma heeft geen pstn-koppeling. Callserve Naast de ontwikkelaars van pure ip-toepassingen zijn er bedrijven die softphones ontwikkelen die wel over een pstn-koppeling beschikken. In verband met hun kostenregistratie gebruiken ze elk hun eigen systeem. Een goed voorbeeld is het in Engeland gevestigde Callserve. Dit Londense bedrijf profileert zich al jaren als aanbieder van goedkope internationale gesprekken en geeft hiervoor een gratis Callserve specifieke softphone aan die alleen op hun netwerk werkt. Om hier mee te kunnen bellen moet je vooraf eerst voor minimaal € 15 beltegoed kopen. Per gesprek kun je op een webpagina een overzicht opvragen van het verbruik. Callserve werkt betrouwbaar, maar de geluidskwaliteit op verbindingen kan slechter zijn dan gsm. In tegenstelling tot bij Skype kun je wel bellen, maar niet gebeld worden. Callserve is vooral verdienstelijk als je regelmatig internationaal belt naar bedrijven of particulieren die alleen bereikbaar zijn op het gewone telefoonnet. SIPCall In Engeland vinden we ook het bedrijf SIPCall, onderdeel van Telco Electronics. SIPCall voorziet in drie smaken telefonie: Basic, Standard en Professional. Met Basic bel je op basis van beltegoed. Dit is zonder maandelijkse kosten, maar ook zonder dat je teruggebeld kunt worden. Bij Standard en Professional wordt je ip-telefoon aan een Brits telefoonnummer gekoppeld en kun je ook gebeld worden. Wanneer je niet opneemt of online bent, schakelt de dienst over op voicemail. Voor deze diensten rekent SIPCall wel maandelijkse kosten: £ 5 (ongeveer € 7,40). Samen met de startkosten van £ 5 en £ 5 beltegoed is het startbedrag £ 15 (bijna € 23). SIPCall laat de keuze van het toestel over aan de gebruiker. Dit kan een router zijn (bijvoorbeeld de Cisco ATA186) waaraan een gewoon toestel kan worden gekoppeld. Het mag ook een softphone of ip-telefoontoestel zijn. Deze vrijheid is mogelijk omdat omdat SIPCall met het populaire sip-protocol werkt (zie kader). Een softphone die zich aan deze standaard houdt is de gratis Xten's X-Lite. Ook versies van Microsoft Instant Messenger versie 4.6 of versie 4.7 conformeren zich aan sip en kunnen bij SIPCall voor telefonie worden gebruikt. SIPGate Het Duitse SipCall van SIPGate richt zich met voorzieningen als voicemail en meerdere telefoons per aansluiting in de eerste plaats op bedrijven, maar ook voor particulieren is deze dienst erg interessant. Om te beginnen krijg je gratis en zonder verplichting een pstn telefoonnummer in Düsseldorf. Direct na het aanmelden kun je via dit nummer op je pc of ip-telefoon vanaf een gewoon toestel gebeld worden. SIPGate rekent uiteraard wel geld voor gespreken naar pstn. De tarieven naar gewone telefoons in Nederland zijn met 2,7 cent per minuut concurrerend met de standaard lokale tarieven. Naar mobiel is de prijs van € 0,33 per minuut aan de hoge kant, maar nog steeds niet echt duur. De beloverzichten op de website zijn goed, maar naast spraak is de aankleding van telefonie beperkt. SIPGate voorziet bijvoorbeeld niet in voicemail, maar met een programma als SIPPS - een softphone van Ahead - kan dit worden ondervangen. Een nadeel is wel dat de pc hiervoor altijd online moet zijn. Het nog jonge SIPGate - ze zijn pas begin dit jaar gestart - richt zich vooral op goedkoop bellen in combinatie met adsl voor de Duitse markt, maar zolang er in Nederland niets vergelijkbaars is, kunnen we mooi een stukje meeliften. Hardware Naast de softphone bestaan er ook hardwarematige oplossingen. Deze apparaten verschillen uiterlijk niet van een regulier telefoontoestel, maar hebben wel een totaal ander binnenwerk, met als belangrijkste bestanddeel een netwerkkaart. Ook bij hardwarematige ip-telefoons is het sip-protocol geen onbekende. Mitel Networks maakt bijvoorbeeld de 5055 SIP Phone. Ook Cisco maakt met de 7940 and 7960 twee toestellen die sip ondersteunen. Voor de particulier is vooral de GrandStream BT-101 interessant en betaalbaar. De vertegenwoordiging van dit product is in Nederland nog zwak, maar in Duitsland bestel je hem bij SIPGate voor € 114, inclusief verzendkosten. De verwachting is dat er komend jaar snel meer betaalbare toestellen komen. Van een ander kaliber is de LeadTek BVP-8770, een charmante ip-telefoon met ingebouwd videoscherm die op basis van het traditionelere H.232 werkt (zie kader). Deze beeldtelefoon is met name interessant om intensief contact te houden met familie in het buitenland of zakelijke relaties. Het is videoconferencing tegen een aantrekkelijke prijs, als moet je voor dit toestel wel zo'n € 755 neertellen. Draadloos Om thuis of binnen een bedrijf draadloos te bellen is op dit moment de dect-telefoon erg populair. Deze standaard werkt echter alleen met het reguliere telefoonnetwerk. Er zijn wel toestellen in de markt die dect weten te combineren met ip-telefonie, maar deze hebben niet de toekomst. Zij missen namelijk de integratie met de pc. Daarom kun je voor draadloze ip-telefonie beter voor een andere oplossing kiezen, zoals wifi. Een voorbeeld van een telefoon op basis van wifi is de Cisco Wireless IP Phone 7920. In combinatie met een Cisco Aironet 1200 series zijn ze zeker binnen bedrijven goed toepasbaar. Het voordeel van draadloos op de wifi-standaard is dat met één enkel basisstation tegelijkertijd zowel draadloze laptops als draagbare telefoons kunnen worden bediend. Zeker bij een draadloos 11 mbit-netwerk moeten echter aanvullende eisen worden gesteld om te voorkomen dat data van computers de storingsloze overdracht van spraak verstoren. Delay Voice over ip werkt via het gewone tcp/ip netwerk protocol. De keuze voor dit protocol garandeert enerzijds een goede integratie van spraak in het bestaande netwerk, maar is anderzijds niet zonder problemen: tcp/ip is namelijk ontworpen voor het transport van computergegevens en niet voor het verzenden en ontvangen van spraak. Een van de voorwaarden voor een goed gesprek is dat de vertraging tussen verzenden en ontvangen niet al te groot mag zijn: bij een te grote vertraging (delay) val je elkaar voortdurend onbedoeld in de rede en verloopt het gesprek niet soepel. Minder dan 50 milliseconden is perfect, maar in de praktijk blijkt een delay van 150 milliseconden nog acceptabel. Hoe groot de delay is hangt af van zowel de drukte op het netwerk, als de afstand die wordt afgelegd. Vooral dit laatste kan roet in het eten gooien. Een goedkope koppeling naar het pstn in Amerika bijvoorbeeld is vragen om problemen. Het is in dit verband verstandig een Europese dienstverlener te gebruiken, zoals bovengenoemde Callserve of SIPCall. Jitter Loopt een gesprek eenmaal, dan is het belangrijk dat de pakketten voor dat gesprek met geringe onderlinge verschillen in aankomsttijd binnen stromen. Is er plots een grote variatie door bijvoorbeeld netwerkactiviteit van een computer wat zijn plek in de netwerkstroom opeist, dan kan dat de ip-spraak in de problemen brengen. Deze zogenoemde jitter veroorzaakt vervormingen, zoals korte stiltes of hoorbare hikken in het geluid. De oplossing moet gezocht worden in voldoende bandbreedte en routers die prioriteit geven aan spraak. Een kleine buffer in softphones en ip-telefoons kan ook helpen, maar deze vergroot ook weer de delay. Om onnodige vertragingen te voorkomen is de omvang van deze buffers dynamisch en kiest de telefoon altijd de laagst mogelijke buffer. Packet loss Het tcp/ip-protocol geeft routers de vrijheid om bij grote drukte op het netwerk pakketten weg te gooien, om zo wachttijden te voorkomen. Bij dataverkeer is dit niet erg, maar voor spraak is dit bijzonder schadelijk. Er vallen gaten in gespreksoverdracht die hoorbaar zijn als harde tikken. Veel ip-telefoonapparatuur wapent zich tegen packet loss door het weggevallen pakket te vervangen door een kopie van het laatst aangekomen pakket. Eén of twee verloren pakketten geven dan een nauwelijks hoorbare vervorming. Gaan er veel pakketten verloren, dan is vervorming onafwendbaar. Quality of Service Voor spraak is Quality of Service een belangrijke basis om onder wisselende omstandigheden tot een hoge betrouwbaarheid te komen. Qos is een verzamelnaam voor technologieën en de toepassingen die zich niet beperkt tot VoIP. Het opzetten van QoS in een bedijf bijvoorbeeld helpt ook de kritische bedrijfsapplicaties aan goede prestaties. We stippen hier de QoS onderdelen aan die interessant zijn voor de thuiswerker of consument: Link Fragmentation en Header Compression. Een standaard als 802.1p kan in routers een netwerkstroom (bijvoorbeeld spraak) een zekere prioriteit geven. QoS implementeren op een groot netwerk vraagt veel planning en monitoring om op tijd bij te kunnen sturen. Network Address Translation Zowel softphones, ip-telefoons als beeldtelefoons kunnen gevoelig zijn voor ip-adres vertalingen (nat ofwel Network Address Translation) van breedbandrouters doen. Het is dan ook belangrijk dat je geen of zo min mogelijk geld uitgeeft, of het product op proef kan krijgen, als het product zijn dienst nog niet heeft bewezen. Conclusie De belangrijkste reden om de reguliere telefoonverbinding te vervangen door ip-telefonie is kostenbesparing: dit geldt niet alleen voor de variabele gesprekskosten, maar ook voor de aanleg en het onderhoud van de telefoonlijn. Voor bedrijven is ip-telefonie verder interessant omdat computers en telefoon hetzelfde netwerk delen en intensiever kunnen samenwerken. Ip-telefonie stelt daarbij wel aanvullende eisen aan het netwerk en internetverbinding. Grote netwerken hebben een gedegen Quality of Serviceplan nodig om zwakke plekken in een netwerk te verbeteren. In alle gevallen geldt dat ip-telefonie afhankelijk is van belangrijke parameters op verbinding, zoals omlooptijd (delay), variatie in omlooptijd (jitter) en packet loss die de geluidskwaliteit sterk kunnen aantasten. Binnen het eigen netwerk is dat nog in te hand te houden, maar over internet is dit lastig te voorspellen. Ip-telefonie is daarom nog niet vrij van hindernissen, maar het is een kwestie van tijd voordat deze zijn opgeruimd. ***kader Zoeken en aankloppen op Internet. Om over internet met elkaar te kunnen praten, moeten de ip-telefoons van beide partijen dezelfde taal spreken. Voor deze afstemming zijn vooraf aparte handelingen nodig En voor dat dít kan moeten toestellen elkaar eerst nog kunnen vinden op internet. In dit zoek- en instellingenspel spelen protocollen een belangrijke rol. Voor het maken van spraakverbindingen zijn een aantal standaarden ontwikkeld. Niet iedere softwareontwikkelaar maakt hier gebruik van. Zo werkt Skype met een eigen systeem, waardoor de functionaliteit van deze softphone beperkt blijft. Producten die zich wel aan een standaard conformeren kunnen ook met telefoons van andere merken en op andere netwerken communiceren Op dit moment zijn er twee belangrijke standaarden voor een spraakverbinding over internet: ITU-T H.323 en IETF SIP (RFC3261) De eerste standaard komt van de International Telecommunication Union (itu). Deze 'Packet-based multimedia communications systems '(onder de normcode H.323) zien we vooral terug in apparatuur en software voor telefonie en videoconferencing Relatief nieuw maar al zeer populair is sip (Session Initiation Protocol). Dit protocol regelt ook de vindbaarheid van ip-telefoons en verbetert de mobiliteit. Sip voorziet bijvoorbeeld ook in het automatisch doorschakelen naar voicemail of een ander nummer. Uitbreidingen van sip maken het mogelijk om te chatten, foto's te versturen of webpagina's en videostreams te starten. Een sip-telefoonnummer lijkt op een e-mailadres, bijvoorbeeld sip:janjanssen@ergens.nl. Achter de schermen wordt dit vertaald naar het ip-adres van de telefoon, vergelijkbaar met de werking van een dns. Meer informatie: Itu H.323: www.itu.int Sip: www.ietf.org/html.charters/sip-charter.html ***/kader ***kader Is mijn netwerk geschikt voor internet telefonie? Internettelefonie valt of staat met de kwaliteit van de netwerkverbinding. Een stelregel is dat zolang er voldoende bandbreedte beschikbaar is, zelfs een oud netwerk voor ip-telefonie gebruikt kan worden. Op voorhand is een netwerk op basis van een switch (geschakelde netwerklijn) beter dan een hub (gedeelde netwerklijn), en is een 100- of 1000 megabit-netwerk beter dan 10 megabit. Problemen ontstaan bij een tekort aan bandbreedte zoals bij internet over isdn, een goedkope adsl-verbinding (lage snelheid en hoge overboekingsfactor) of een druk netwerkende computer op de lijn. Om problemen voor te zijn is het verstandig om voor een goede, constante bandbreedte te zorgen en in slimme netwerkapparatuur te investeren die - vooral als het druk wordt op het netwerk - in staat is data van een telefoongesprek een voorkeursbehandeling te geven. Hieronder vallen routers die als belangrijk aangemerkte netwerkstromen herkennen en met een hogere prioriteit afhandelen. Om telefonie ook onder krappe omstandigheden een voorkeursbehandeling te geven zijn er adsl-routers die met protocollen als LFI en RTPC de datastroom in kleinere stukjes kunnen breken Voor het bedrijfsleven is tot slot in-line power een interessante optie. In dat geval komt ook de voedingspanning uit de netwerkaansluiting en hebben de ip-telefoontoestellen geen aparte voedingsadapters meer nodig. ***/kader ***kader Op het web Interessante links Bespreking van Skype

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).