18 8-speed interne dvd-branders. De ontwikkelingen op het gebied van dvd-branders gaan erg snel. De schrijfsnelheden zijn alweer verdubbeld naar 8-speed, terwijl de prijzen van zowel de schrijvers als de media zijn gehalveerd. Tijd om eindelijk een dvd-brander in huis te halen? We leggen de achttien snelste dvd-branders het vuur aan de schenen. Plus: een update van onze dvd-mediatest.

"Nog geen twee jaar geleden kostte een beetje dvd-brander al snel € 500 en moest je bij het branden van een dvd'tje engelengeduld opbrengen. En dan hebben we het nog niet eens over de dure media, de compatibiliteitsproblemen en de formatenoorlog (plus, min of dvd-ram). Het gevolg is dat de dvd-brander lang niet zo'n groot verkoopsucces was als de dvd-speler, die wel in hoog tempo de huiskamers veroverde. De laatste maanden lijkt het tij voor de dvd-brander echter te keren. Tegenwoordig tik je voor minder dan € 150 een brander voor in de pc op de kop, en met de multi-formatbranders hoef je je om de formatenoorlog ook al helemaal niet meer druk te maken. Bovendien beloven de nieuwe branders zeer hoge brandsnelheden en sterk verbeterde compatibiliteit. Maar beloven is nog niet hetzelfde als doen. Daarom onderwerpen wij de nieuwste 8-speedbranders aan een uitgebreide reeks tests. Standaardenoorlog De formatenstrijd tussen het min- en plus-kamp is nog steeds niet uitgewoed, maar als consument hoef je hier nauwelijks meer wakker van te liggen. Zo ondersteunen de meeste branders uit de test zowel plus als min zonder dat je daarvoor meer geld moet betalen. LG leverde zelfs een multi-format brander die naast dvd+r(w) ook het nauwelijks gebruikte dvd-ram ondersteunt. Het is dus best mogelijk dat de dvd-formatenoorlog geen winnaar zal opleveren en beide standaarden nog een tijd in gewapende vrede zullen samenleven. Anderzijds kunnen we de vraag stellen welk voordeel de ondersteuning van meerdere formaten biedt. Met het dvd-plus-formaat kan alles wat ook met dvd-min kan en vice versa. Ook qua uitwisselbaarheid zijn er nauwelijks verschillen meer tussen de twee formaten. Toch heeft het dvd-plusformaat momenteel de beste troeven in handen: de technologie van het plusformaat sluit nog het meest aan bij de video-dvd, de prestaties liggen hoger, de beschikbaarheid van de dvd-plus media is groter en fabrikanten hoeven op een plus-schijf de helft minder heffing te betalen dan bij een min-schijf. Het is dan ook niet vreemd dat dvd-plus zijn concurrent in populariteit is voorbijgestreefd. Typerend is dat we geen enkele dvd-brander toegestuurd kregen die enkel met het min-formaat overweg kan - zelfs dvd-min-pionier Pioneer komt met een toestel dat ook dvd-plus ondersteunt. Vijf branders in de test (BenQ, HP, New Universe, Philips en RiDATA) branden uitsluitend dvd-plus, alhoewel de New Universe-brander met een downloadbare firmware-update ook tot dvd-min-branden te bewegen is. ***kader Double-layer dvd & Blu-ray De grenzen van de opslagcapaciteit voor het dvd-formaat zijn nog lang niet bereikt. Vanuit het dvd-plus-kamp staat namelijk al een nieuwe technologie in de startblokken die het opslagvermogen van een dvd+r vrijwel verdubbelt: de dual-layer dvd. Door middel van twee gescheiden informatielagen is de capaciteit van een schijfje vergroot van 4,7 GB naar 8,5 GB. Deze dual-layer dvd's zouden probleemloos kunnen worden afgespeeld op de bestaande afspeelapparatuur. Het nadeel is dat de schijfjes alleen met een speciale dual-layer dvd+r-brander gebrand kunnen worden. De eerste dual-layer branders en media zouden inmiddels in de winkels moeten liggen. Alsof dit nog niet genoeg is, zijn sommige fabrikanten al weer druk bezig met de daaropvolgende dvd-standaard: Blu-ray technologie. Bij deze technologie wordt een nauwkeurigere blauwe laser gebruikt (momenteel gebruikt men een rode laser), waardoor de opslagcapaciteit per schijfje kan worden opgevoerd tot maar liefst 27 GB per kant. Op een dubbelzijdige Blu-ray disc kun je dan 54 GB aan informatie kwijt! Deze hoge opslagcapaciteit is noodzakelijk om video-dvd's van nog hogere kwaliteit (bijvoorbeeld hdtv) mogelijk te maken. De specificaties van de Blu-ray disc read-only (bd-rom) zijn reeds rond; momenteel werkt de industrie aan specificaties van de bd-r (recordable) en bd-re (rewritable). De eerste branders en media zullen rond 2006 in de winkel liggen. ***/kader Testmethode We testen alle dvd-schrijvers op een systeem met een 3,2 GHz Pentium 4, 512 MB ddr 400-geheugen, een Seagate serial-ata-schijf en een ATI Radeon 9800XT grafische kaart. Als besturingssysteem draait Windows XP Pro, voorzien van de laatste service packs. De brandsoftware van dienst is Nero Burning ROM 6.3.0.3. Bij alle tests gebruiken we in eerste plaats media van Verbatim (8x dvd+r, 4x dvd-r en 4x dvd+rw schijfjes). Indien er met de dvd-branders zelf ook blanco schijfjes meegeleverd worden, voeren we de tests ook hiermee uit. Voor de metingen baseren we ons op de in Nero Burning ROM ge'ntegreerde DVD/CD Speed versie 2.11. Dit is een uitgebreide benchmark die zowel de lees- als schrijfprestaties bij cd's en dvd's van de branders meet en grafisch in kaart brengt. Het testparcours bestaat om te beginnen uit het volschrijven van een 700 MB cd-r, waarbij zowel het volledige tijdsverloop als de gemiddelde snelheid wordt gemeten. Na het branden controleren we de cd met een oude NEC 28D cd-rom-speler meteen op eventuele fouten. Voor de leesbenchmark gebruiken we een door Nero DVD/CD Speed gecreëerde test-cd-r. Om kwaliteit en snelheid bij het digitaal extraheren van audio-cd's van de schrijvers te meten maken we gebruik van de DAE-test. Voor het meten van het lezen en beschrijven van de dvd's doorlopen we dezelfde procedure als bij de cd's, waarbij we de beschrijfbare dvd-media (alle door de toestellen ondersteunde formaten) volschrijven met 5000 kleine bestanden. Bij het lezen van de dvd's wordt naast de gemiddelde snelheid ook de zoektijd, het processor-gebruik, de uitwerptijd en de laadtijd gemeten. Om de compatibiliteit van de gebrande schijfjes te controleren maken we een één-op-één kopie van een video-dvd. Elke kopie proberen we vervolgens uit op enkele stand-alone huiskamerspelers en de populaire PlayStation 2 spelconsole. Naast de prestaties van de branders bekijken we ook de leveringsomvang, zoals meegeleverde software, lege media en de garantieperiode. Brandsnelheid De nieuwe 8x-generatie moet in de komende tijd de 4x-apparaten aflossen. Wanneer we bedenken dat bij een dvd-brander 1-speed goed is voor 1380 KByte/s (bij een cd is dat 150 KByte/s), dan schijf je met 8-speed een dvd van 4,37 GB in 8 minuten vol. De 8x-techniek was als eerste beschikbaar voor de plus-media, maar inmiddels beginnen ook de eerste 8x dvd-min branders te verschijnen. Alle apparaten die we in deze test meenemen kunnen 8x dvd+r branden. Voor het dvd-r formaat bieden enkel Lacie, Lite-On, NEC en Pioneer al 8x ondersteuning. De verschillende dvd-branders blijken bij het schrijven van dvd+r de beloofde 8x grens te benaderen. De snelsten uit de test zijn de New Universe DDW-081 en de RiDATA RDA-08041, die beiden in 8 minuten en 2 seconden een dvd+r tot de rand toe vol schrijven. De LG GSA-4081B en de Pioneer DVR-107D halen het beloofde resultaat niet en branden vreemd genoeg maar met een gemiddelde snelheid van 4x. Ook het updaten van de firmware brengt geen soelaas. Bij dvd-r blijkt geen enkele brander de 8x barrière te benaderen, waarbij we de kanttekening moeten maken dat we ten tijde van de test nog geen 8x dvd-r-media tot onze beschikking hebben. Dit verklaart deels de lagere prestaties bij het schrijven van de dvd-r-schijven. In dit opzicht valt de Lacie 300737 dan overigens wel in positieve zin op, omdat deze een 4x dvd-r met een gemiddelde snelheid van 6,8x beschrijft. Op de herschrijfbare media ontlopen de prestaties van de verschillende dvd-schrijvers elkaar weinig: rond de 2x voor dvd-rw en 4x voor dvd+rw schijfjes. Ook gewone cd-r's branden is een belangrijke taak van een dvd-brander. Bij het beschrijven van blanco cd-r's loopt de Plextor PX-708A voorop met een snelheid van 32,78x. Ook het digitaal inlezen van audio vormt voor de dvd-branders geen probleem. Vooral Mitsumi, BenQ en Plextor, die hierbij de 30x grens doorbreken, vormen een volwaardig alternatief voor de 'ouderwetse' cd-branders. Compatibiliteit Een belangrijk punt bij het branden van dvd's is of de schijfjes naderhand wel uitgelezen kunnen worden op de dvd-speler in de huiskamer. Dit is een probleem waar voornamelijk de eerste generatie dvd-branders erg mee kampen. Om na te gaan of dit probleem ook nog bij de nieuwste branders speelt, testen we de compatibileit met verschillende stand-alone spelers in ons testlab. Tot onze vreugde blijkt de uitwisselbaarheid van de gebrande dvd-r en dvd+r schijfjes enorm te zijn verbeterd. Alle door ons gebrande schijfjes kunnen door de diverse dvd-spelers gelezen worden, met een negatieve uitzondering: schijven die we met de Sony DRU-530A branden blijken niet afspeelbaar op Sony's eigen PlayStation 2. Erg apart. Bij de herschrijfbare dvd-formaten ligt de uitwisselbaarheid een stuk lager. Zowel dvd+rw als dvd-rw zijn onleesbaar voor de PlayStation 2. Voor de overige stand-alone dvd-spelers vormt het herschrijfbare medium geen probleem. Wat de compatibiliteit van de blanco media (de lege dvd-schijfjes) met de dvd-branders betreft is het een heel ander verhaal. We testen een aantal verschillende merken dvd-media op de dvd-schrijvers uit. Vrijwel alle dvd-branders blijken wel met een of ander merk problemen te hebben; ofwel de media zijn niet op maximale snelheid te branden, ofwel de schijven zijn zelfs gewoonweg onbruikbaar (zie ook pagina XX en PCMweb.nl). De dvd-media van Verbatim werkten bij alle branders en daarom gebruiken we schijfjes van dit merk voor alle testmetingen. We kunnen echter niet anders concluderen dan dat er op het vlak van compatibiliteit nog het een en ander schort; hier ligt nog een taak voor de media-producenten. U zult er in ieder geval rekening mee moeten houden dat u na de aanschaf van een brander ook op zoek zult moeten gaan naar geschikte media. Software en ondersteuning Niet alleen de prestaties van de dvd-branders zijn van belang, ook een goede softwarebundel, ondersteuning en garantie vinden we onmisbaar. Omdat op alle dvd-writers volgens het Nederlandse consumentenrecht twee jaar garantie gegeven wordt, krijgen alle fabrikanten hier het maximaal aantal punten voor. Wat betreft de software bieden de meeste dvd-branders een degelijk basispakket. De meeste fabrikanten leveren de Nero Suite softwarebundel bij hun spelers: deze omvat naast het uitstekende Nero Burning Rom ook een video/dvd-bewerkingsprogramma, backup-toepassingen en dvd-afspeelsoftware. Plextor levert daarnaast ook nog het veelzijdige Pinnacle videobewerkingspakket. Wat in vrijwel alle gevallen een grote misser blijft, is dat er geen blanco media meegeleverd worden, of dat er media meegeleverd worden voor een andere snelheid. Een positieve uitzondering op deze regel is RiDATA, dat maar liefst tien 8x dvd+r-schijfjes meelevert. PCM conclusie Alle achttien dvd-schrijvers in de test ondersteunen de dvd plus-standaard. Dertien hiervan kunnen daarnaast uit de doos ook nog eens met het min-formaat overweg. Van de beide standaarden laat het plus-formaat bij het testen de betere prestaties zien. Daarom vinden we het geen echt minpunt wanneer een brander enkel dvd+r(w) ondersteunt. Bij de scoreberekeningen heeft dit dan ook vrijwel geen invloed. De prestaties van de nieuwe generatie 8x dvd-branders liggen - enkele uitzonderingen daargelaten - zeer dicht bijeen. De New Universe DDW-081 dvd-plus-brander komt als topper uit de test met uitstekende prestaties voor een zeer aantrekkelijke prijs. De Plextor PX-708A komt als beste dual-format-brander naar voren. Dit is een zeer betrouwbare, stabiele dvd-brander met een hoge schrijfsnelheid. Ook de Mitsumi DW-7872TE valt door zijn prestaties positief op en legt een foutloos parcours af. Houden we het prijskaartje in gedachten, dan wint de BTC DRW1008IM het van de andere drives. Op de tweede plaats volgt het beste product, de New Universe DDW-081 brander. Vanwege de verbeterde compatibiliteit en het lage prijskaartje, is onze verwachting dat de dvd-brander dit jaar zijn grote doorbraak zal beleven. Hopelijk komt de beschikbaarheid van de 8x-media hiermee wat beter op gang. Twijfelt u nog over de aanschaf, dan kunt u overwegen om de aankoop uit te stellen: binnen afzienbare tijd zullen de eerste dual-layer branders voor redelijke prijzen in de schappen liggen. ***Kader Multisessie Om dvd's in meerdere sessies te schrijven - een multisessie dus - moet u goed uitkijken: bij dvd+r-schijfjes kan multisessie enkel voor data-dvd's en dus niet voor video-dvd's. Voor dvd+rw geldt dat probleem niet. In de familie van dvd-r(w) zien we dat multisessie enkel bij dvd-rw-schijfjes mogelijk is. ***/kader ***kader Mount rainier Het schrijven van dvd+rw-schijven had inmiddels een stuk gemakkelijker gemaakt moeten zijn door de Mount Rainier-technologie. Deze technologie is een open standaard die ervoor moet zorgen dat je een dvd - of een cd, want daar werd de standaard oorspronkelijk voor ontwikkeld - gewoon als een diskette kunt gebruiken en er zonder speciale software gewoon vanuit het besturingssysteem op kunt lezen en schrijven. Ondanks toezeggingen van vrijwel alle producenten in de plus-groep is er nog weinig concreet resultaat geboekt: alleen Plextor ondersteunt Mount Rainier op dit moment, en dan nog niet eens officieel. Daarnaast moet Mount Rainier ook door het besturingssysteem ondersteund worden. Windows XP is het enige besturingssysteem dat Mount Rainier ondersteunt, zij het gedeeltelijk: het werkt namelijk alleen voor herschrijfbare cd's, niet voor herschrijfbare dvd's. Microsoft heeft aangegeven dat er pas in Longhorn volledige ondersteuning voor de Mount Rainier-standaard zal komen. ***/kader "

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).