Als de maximale houdbaarheidsdatum van uw computer is overschreden, zijn prestatieproblemen met moderne programma's en grote bestanden niet te vermijden. In de serie Retro software pakken we dit probleem bij de wortels aan. Deze maand leest u hoe u grote fotobestanden soepel verwerkt op een oudere computer. Dit kan met Photoshop Elements 10, maar we bespreken ook snellere alternatieven om uw foto's te bewerken en verwerken.

1. Photoshop vs. de rest

In de volksmond is 'fotoshoppen' een werkwoord geworden voor fotobewerken. Voor veel mensen is de echte versie van Photoshop echter onbetaalbaar of te veel van het goede. Dit verklaart de populariteit van het kleine broertje Photoshop Elements 10. Photoshop en Photoshop Elements zijn voor oudere computers zware programma's. Afhankelijk van wat u met uw foto's wilt doen zijn er slimme alternatieven: gratis, sneller en eenvoudiger. We willen de mogelijkheden en het gebruiksgemak van Photoshop en Photoshop Elements niet te veel bekritiseren, maar voor sommige toepassingen zijn de programma's teveel van het goede en zijn er snellere en lichtere alternatieven. We duiden de strekking van dit artikel het beste met een beeldspraak: U kunt uw supermarktboodschappen doen met een vrachtwagen met dubbele dieplader. Een kleine personenauto (of misschien zelfs op de fiets) is minder omslachtig en het kost minder, terwijl u er hetzelfde mee bereikt en u ook nog eens sneller thuis bent!

©PXimport

Photoshop Elements 10 is een krachtig programma, maar voor veel mensen misschien wat teveel van het goede.

2. Photoshop Elements 10

Photoshop Elements bestaat uit twee onderdelen: Organiseren en Bewerken. Met Organiseren bladert u snel door uw fotocollectie waarna u de afbeeldingen kunt bewerken. De software is Nederlandstalig en werkt redelijk intuïtief. Er zijn veel goede boeken verkrijgbaar over Photoshop Elements, wat voor sommige mensen een uitkomst is. Photoshop Elements maakt fotobewerken op een eenvoudige manier toegankelijk voor iedereen, bijvoorbeeld met voorgeprogrammeerde effecten en filters. Ook gevorderde gebruikers kunnen met het programma uit de voeten en kunnen werken met beeldlagen en ander geavanceerd gereedschap. De straatprijs van Photoshop Elements 10 ligt rond de 100 euro. Een nadeel van Photoshop Elements is dat het programma relatief zwaar is, en dat geldt helaas niet alleen voor oudere computers. Vooral voor eenvoudige en veelvoorkomende bewerkingen zijn er slimmere oplossingen.

©PXimport

Photoshop Elements heeft voor de amateur fotograaf (bijna) alles in huis om foto's te bewerken.

3. Handige aanvullingen

De besproken tips in dit artikel zijn gericht op het vereenvoudigen van veelvoorkomende taken die we met foto's uitvoeren. U kunt de tips uitvoeren zonder Phototshop Elements te gebruiken, of de programma's gebruiken als aanvulling voor handelingen waar Elements te traag voor is. Denk bijvoorbeeld aan het verkleinen van foto's of tonen van een voorbeeldweergave. Het gratis programma Picasa krijgt een speciale vermelding. De software is uitstekend in staat om grote fotocollecties te verwerken. U kunt foto's importeren van uw camera, albums aanmaken, foto's delen, foto's zoeken en vinden en zelfs bewerken. Ook heeft Picasa een goede back-upfunctie aan boord om uw collectie veilig te stellen op bijvoorbeeld een externe harde schijf.

©PXimport

Voor het verkleinen van foto's hoeft u Photoshop Elements niet op te starten, dat kan sneller met een lichter programma.

Foto's openen

Zodra u op een fotobestand dubbelklikt, start Windows het programma op dat met dit type bestand geassocieerd wordt. Dubbelklikt u bijvoorbeeld op een jpg-afbeelding, dan wordt als het goed is een fotoviewer gestart. Als u meerdere fotoprogramma's door elkaar gebruikt, kan het voorkomen dat een van de programma's zichzelf ongewenst instelt als het standaardprogramma. Nu wordt bijvoorbeeld Photoshop Elements gestart in plaats van de fotoviewer van Picasa, waardoor het lang duurt voordat de afbeelding in beeld verschijnt. U kunt het standaardprogramma van bestanden eenvoudig aanpassen. Klik rechts op een fotobestand, bijvoorbeeld camera005.jpg. Kies Openen met en vervolgens Standaardprogramma aanpassen. Als u een bestand eenmalig met een ander programma wilt openen, klik het programma dan aan in de lijst van het Openen met-menu. In het venster Standaardprogramma aanpassen kunt u aangeven met welk programma het bestandstype (in dit voorbeeld een jpg-afbeelding) geopend moet worden. Staat het programma niet in de lijst? Klik dan eerst op Andere programma's of wijs het programma handmatig aan met de knop Bladeren.

©PXimport

Laat jpg-afbeeldingen standaard openen met een snelle fotoviewer.

4. Duizendpoot Picasa

Het is lastig om Picasa het stempel 'fotobewerker' of 'catalogussoftware' te geven, geen van deze titels dekt de lading volledig. Picasa stelt u in staat om al het denkbare wat u met foto's kunt doen, eenvoudig uit te voeren. De makers zijn erin geslaagd om alle functies goed toegankelijk te maken, waardoor Picasa intuïtief werkt. De software is gratis en heeft een goede updatefunctie. Na de installatie indexeert Picasa alle foto's op uw computer: het maakt niet uit waar de afbeeldingen staan, Picasa vindt ze en toont alles overzichtelijk in beeld. Nieuwe afbeeldingen van uw camera kunt u eveneens importeren. Hiervoor is een speciale knop aanwezig en er wordt ook om gevraagd na het koppelen van de camera (of geheugenkaart) aan uw computer.

Picasa belast uw systeem minimaal en werkt zelfs op oudere computers snel en soepel. Leuk detail is dat u binnen een paar muisklikken fotoalbums kunt aanmaken. Hierbij worden geen kopieën gemaakt van bestanden. De albums kunt u vervolgens laten afdrukken bij een afdrukcentrale of publiceren op internet via Picasa Webalbums, een gratis webdienst.

©PXimport

Picasa is onmisbaar als u een grote fotocollectie hebt.

5. Fotobewerken met Picasa

Door in Picasa op een foto te dubbelklikken, krijgt u een grotere weergave te zien. Links in beeld ziet u speciaal gereedschap waarmee u veel voorkomende fotobewerkingen kunt uitvoeren. Denk aan bijsnijden, recht maken, retoucheren of een tekst toevoegen. Ook het verwijderen van rode ogen behoort tot de standaardmogelijkheden. Voor de meeste mensen heeft Picasa alles in huis om foto's eenvoudig naar wens te bewerken, maar de functies zijn te beperkt voor de gevorderde amateurfotograaf. Toch blijft Picasa de moeite waard om te proberen, omdat de catalogusfuncties (het zoeken en vinden van foto's) ongeëvenaard is. U kunt foto's vanuit Picasa eenvoudig opzoeken op uw harde schijf en openen in Photoshop of Photoshop Elements. Klik met de rechtermuisknop op een foto in Picasa en kies Openen met / Photoshop. Met Zoeken op schijf (toetscombinatie Ctrl+Enter) wordt de afbeelding weergegeven in de Windows Verkenner.

©PXimport

Picasa is zeer snel als het gaat om foto's indexeren en terugvinden.

6. Nieuwe naam (Verkenner)

Foto's hebben vaak cryptische namen als IMG_2841.jpg of 06082010(001).jpg. Hieruit kunt u niet opmaken of het gaat om de vakantie in Griekenland of een foto van uw nieuwe auto. Het is gelukkig heel eenvoudig om fotobestanden een nieuwe naam te geven. Ga met Windows Verkenner naar de map waar het fotobestand staat. Klik het bestand aan met de rechtermuisknop en kies Naam wijzigen. U kunt het bestand ook aanklikken met de linkermuisknop en op F2 drukken. Geef het bestand een nieuwe naam en sluit af met Enter. Let op: op sommige computers ziet u het achtervoegsel van een bestand, bijvoorbeeld .jpg. U mag het achtervoegsel niet verwijderen, anders weet Windows niet meer om wat voor een type bestand het gaat.

©PXimport

Geef een fotobestand een nieuwe naam via de rechtermuisknop of F2.

7. Hernoemen voor gevorderden

Voor wie meer functies nodig heeft bij het hernoemen van bestanden dan de Windows Verkenner te bieden heeft, zijn er programma's als Rename Master en File Renamer. Hiermee krijgt u meer controle over het toekennen van de nieuwe bestandsnaam voor uw foto's. Voor dit soort programma's geldt wel: het kost even tijd om de mogelijkheden te doorgronden voordat u er goed mee kunt werken. Experimenteer nooit met de originele foto's, maar maak kopieën. Kopieer bijvoorbeeld een aantal foto's naar de map Hernoem experiment op uw bureaublad en leef u hierop uit. Gaat er iets mis? Dan raakt u in ieder geval niet uw originele foto's kwijt!

©PXimport

Programma's als Rename Master en File Renamer bieden geavanceerde opties om uw foto's te voorzien van de juiste naam.

Fotobestanden hernoemen

Het is uiteraard niet nodig om alle bestanden één voor één te hernoemen, bijvoorbeeld als het om een collectie vakantiefoto's gaat. Selecteer de afbeeldingen één voor één door de bestanden aan te klikken met de linkermuisknop, terwijl u de Ctrl-toets ingedrukt houdt. U kunt alle bestanden in een map in één keer selecteren met de toetscombinatie Ctrl+A (de A van alles). Klik rechts op de selectie en kies Naam wijzigen (of druk op F2). Tik de nieuwe naam voor de afbeeldingen, bijvoorbeeld Vakantie 2012 Griekenland en sluit af met Enter. Omdat bestanden in een map nooit dezelfde naam mogen hebben, worden de bestanden automatisch doorgenummerd: Vakantie 2012 Griekenland (1).jpg, Vakantie 2012 Griekenland (2).jpg enzovoort.

8. Foto's snel verkleinen

Camera's maken reusachtige bestanden. Deze zijn ongeschikt om bijvoorbeeld op een website te gebruiken of per mail te verzenden. Met het juiste gereedschap verkleint u een of meerdere afbeeldingen snel naar een kleiner formaat. Download en installeer Image Resizer for Windows. Klik in de Windows Verkenner met de rechtermuisknop op een bestand en kies Resize pictures. U kunt ook eerst een selectie maken (zie kader 'Fotobestanden hernoemen') als u meerdere bestanden wilt verkleinen. Kies nu het formaat. Image Resizer heeft voorgeprogrammeerde profielen als Small (klein), Medium (gemiddeld) en Large (groot). Bij Custom kunt u zelf het formaat kiezen. Het profiel Medium voldoet voor vrijwel alle internettoepassingen, van Marktplaats-advertenties tot e-mailgebruik. Image Resizer maakt standaard kopieën van uw afbeeldingen en zal de originele versies dus niet overschrijven. Plaatst u echter een vinkje bij Replace the original, dan worden de originele fotobestanden wel overschreven, oppassen dus!

©PXimport

Image Resizer verkleint uw fotobestanden via de rechtermuisknop.

9. Foto's nauwkeurig verkleinen

Het verkleinen van veel fotobestanden met Image Resizer is handig als het snel moet, en als u veel foto's moet verwerken. Als de kwaliteit en bestandsomvang essentieel zijn (bijvoorbeeld voor websitegebruik), ontkomt u bijna niet aan een semi-professioneel programma als Photoshop Elements. Hiermee krijgt u goede controle over het bewaren van bijvoorbeeld een jpg-bestand. Een andere optie biedt RIOT: Radical Image Optimization Tool. Het programma toont gelijktijdig de originele afbeelding en het eindresultaat. Door instellingen als de kwaliteit en de resolutie aan te passen, wordt de bestandsomvang kleiner. De gevolgen op de kwaliteit van het eindresultaat, kunt u direct visueel inspecteren om zo tot de optimale verhouding te komen tussen bestandsomvang en kwaliteit.

©PXimport

RIOT helpt bij het verkleinen van foto's en is vooral handig als u meer controle wilt hebben over de kwaliteit van het eindresultaat.

10. Van RAW naar jpg's

Als u een goede digitale camera hebt, kunt u fotograferen in een RAW-formaat. Hierbij wordt het beeld 'rauw' opgeslagen en kunt u de beeldinformatie op de computer nauwkeurig kunt afstellen. Voor RAW-liefhebbers lijkt Photoshop Elements misschien noodzakelijk, maar ook Picasa ondersteunt alle bekende RAW-indelingen. Hebt u geen behoefte aan Picasa, dan kunt u ook met het freeware-programma Stepok RAW Importer eenvoudig RAW-bestanden importeren. Na het maken van de gewenste foto-instellingen bewaart Stepok RAW Importer het eindresultaat als een jpg-afbeelding. Het verwerken van foto's kan per afbeelding, maar u kunt ook meerdere beelden in één keer omzetten naar jpg-afbeeldingen. Gebruik hiervoor de knop Batch import in het hoofdscherm van Stepok RAW Importer.

©PXimport

Stepok RAW Importer ondersteunt alle bekende RAW-indelingen en bewaart de bestanden als jpg-afbeeldingen.

Camerafilmpjes

Om filmpjes op te nemen hebt u allang geen aparte filmcamera meer nodig, de meeste fotocamera's hebben goede filmfuncties aan boord. Om de filmpjes af te spelen kunt u meestal Windows Media Player gebruiken, de standaard afspeelsoftware van Windows. Het is handig om te weten dat ook Picasa deze functie ondersteunt en uw camerafilmpjes toont in de catalogus. Deze functie kunt u inschakelen in Picasa via Extra / Opties / Bestandstypen. Om de films te bewerken, kunt u aan de slag met bijvoorbeeld Adobe Premiere Elements. Dit pakket is als bundel verkrijgbaar met Adobe Photoshop Elements, maar vraagt veel van uw computer. Uiteraard zijn er ook veel gratis programma's waarmee u uw filmpjes kunt bewerken, aan elkaar kunt plakken en kunt voorzien van effecten. Windows Live Movie Maker is niet standaard aanwezig in Windows, maar kunt u wel ophalen en installeren als u een legale Windows-versie hebt. Het programma is minder zwaar dan de gemiddelde commerciële concurrentie en werkt intuïtief. Wees wel alert tijdens de installatie om ongewenste extra software te voorkomen. Windows Live Movie Maker bundelt diverse programma's samen in de download. U kunt overbodige extra's als Messenger, Live Mail en de Bing-toolbar uitschakelen tijdens de installatieprocedure.

©PXimport

Windows Live Movie Maker is gratis en voor minder veeleisende gebruikers een prima oplossing om camerafilmpjes te bewerken.

11. Foto converteren

De bekendste foto-indeling is de jpg-standaard. In de praktijk zijn er vele andere indelingen voor afbeeldingen en foto's. Met een fotobewerkingsprogramma kunt u bestanden opslaan in een andere indeling, maar dankzij een slimme truc kunt u dit ook in de Windows Verkenner. Hiervoor moet IrfanView geïnstalleerd zijn en hebt u de IrfanView ShellExtension nodig. Vervolgens kunt u rechts klikken op een afbeelding, bijvoorbeeld foto123.bmp, en kiezen voor IrfanView / Convert to JPG. De bmp-afbeelding wordt automatisch bewaard als jpg-bestand. IrfanView ShellExtension ondersteunt onder andere jpg-, bmp-, gif- en png-bestanden en werkt alleen onder oudere versies van Windows. Onder Windows 7 dient u de afbeelding die u wilt omzetten eerst te openen in IrfanView. Kies vervolgens File / Save as en bewaar de foto 'handmatig' in de gewenste indeling.

12. Fotoviewer

Een 'viewer' is een programma waarmee u een bepaald type bestand kunt bekijken. Er zijn viewers voor Word-documenten of Excel-bestanden. Hiermee kunt u zonder MS Office te installeren een document inzien. Ook voor fotobestanden is een extra viewer handig. Snelheid is hierbij het grootste voordeel: u kunt een afbeelding snel bekijken door erop te dubbelklikken, zonder dat een volledig programma als Adobe Photoshop Elements daarvoor hoeft op te starten. Windows heeft een standaard fotoviewer aan boord, maar deze werkt beperkt. De foto viewer van Picasa werkt zeer snel en wordt met de installatie van Picasa meegeleverd. Het programma IrfanView is eveneens in staat om snel een voorbeeldweergave van een foto te tonen. IrfanView heeft de afgelopen jaren steeds meer functies gekregen, waaronder de basisfuncties van fotobewerkingsprogramma's. U kunt Picasa, IrfanView en Adobe Photoshop Elements naast elkaar installeren en uitproberen welke u het beste vindt werken.

©PXimport

IrfanView is inmiddels veel meer dan een eenvoudige viewer voor fotobestanden.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).