Printen vanaf iedere locatie
Stel dat u thuis een printer hebt staan, maar vanaf uw werk of uw mobieltje een printopdracht wilt uitvoeren, dan moet uw printer via internet bereikbaar zijn. Gelukkig bestaan er al een aantal oplossingen hiervoor, waarvan Google Cloud Print de bekendste is. Het staat allemaal nog in de kinderschoenen, maar we gaan alvast bekijken hoe dit in zijn werk gaat.
Netwerkprinters zijn tegenwoordig zo ingeburgerd dat u er waarschijnlijk al niet meer van opkijkt dat u vanaf elke computer in uw thuisnetwerk documenten (vaak zelfs draadloos) kunt afdrukken op uw printer. Maar wat als u vanaf uw Android-telefoon of iPad een document wil afdrukken? En wat als u uw thuisnetwerk verlaat? Er zijn zeker ook situaties in te denken waarin u van buitenaf zou willen kunnen afdrukken op uw printer thuis.
Er bestaan verschillende oplossingen voor beide scenario's. U kunt dit enerzijds met hardware aanpakken: sommige printers hebben al een ingebouwde functie waardoor ze door uw mobiele apparaten herkend worden of zelfs via internet te benaderen zijn. Anderzijds zijn er ook softwareoplossingen, zoals Google Cloud Print (in de browser Chrome verwerkt). We laten een aantal van deze zogenaamde 'cloudprint'-oplossingen de revue passeren en tonen u de mogelijkheden.
1. Cortado
Eén van de oplossingen om te printen zonder computer is te vinden in Cortado Workplace. Dit is een dienst die u gratis 2 GB online opslag aanbiedt en applicaties voor iOS, Android, BlackBerry en Symbian heeft, zodat u op uw smartphone of tablet toegang hebt tot uw documenten. Een speciale vermelding verdient de functionaliteit voor internetprinten, waardoor u rechtstreeks vanaf ieder apparaat documenten kunt afdrukken. Echter: dat kan niet overal, de printer moet via wifi of bluetooth te bereiken zijn. Bij gebruik van wifi moet zowel uw printer als uw smartphone op hetzelfde wifi-netwerk aangesloten zijn.
2. Hoe werkt Cortado?
De functionaliteit van Cortado Workplace is in heel wat omstandigheden bruikbaar. Als u bijvoorbeeld de printers op uw werk en thuis allemaal instelt in de Cortado-applicatie, kunt u eenvoudig draadloos documenten afdrukken zonder dat uw computer ingeschakeld moet zijn. Zelfs een hotel waar u verblijft, een café, de luchthaven of een vergadercentrum, zou zijn printers op deze manier kunnen aanbieden. Omdat de applicatie van Cortado heel wat modellen printers ondersteunt (naar eigen zeggen beschikt het over 6000 drivers), hoeft u meestal niet te prutsen met drivers.
3. Cortado gebruiken
Om een document af te drukken zoekt u het op in de app, drukt u lang op het document en selecteert u Print in het menu dat verschijnt. Kies voor bluetooth of wifi. Voor bluetooth selecteert u de printer en het printertype; voor wifi kunt u een al gedefinieerde printer selecteren of een nieuwe printer definiëren met Enter Manually. In het laatste geval geeft u het IP-adres, de fabrikant en het model van de printer op. Als Cortado een driver voor uw printer heeft, kunt u vanaf nu eenvoudig printen.
U kunt nu ook e-mailbijlagen op uw smartphone eenvoudig afdrukken via Cortado Workspace. We leggen de werkwijze voor Android even uit. Open uw e-mailprogramma, druk lang op de bijlage en selecteer Open. U krijgt nu de verschillende acties te zien waarmee u de bijlage kunt openen. Selecteer Cortado Workplace en kies Print. Hetzelfde proces werkt met een webpagina: druk op de menu-knop wanneer u de gewenste webpagina in uw mobiele browser geopend hebt. Druk dan op Meer in het menu en dan op Pagina delen. Selecteer Cortado Workplace en kies dan Print.
©PXimport
Druk uw documenten op een wifi-printer af met Cortado Workplace.
©PXimport
Druk een webpagina af met uw smartphone.
AirPrint
Ook Apple heeft al een tijdje een oplossing om via uw wifi-netwerk op een aangesloten printer af te drukken zonder dat u eerst drivers moet installeren: AirPrint. Dit is bedoeld om iPhones, iPads en de iPod touch eenvoudig te laten afdrukken. De ondersteuning hiervoor is in november 2010 geïntroduceerd in iOS 4.2. Uiteraard moet dit ook nog ondersteund worden aan de kant van de printer. HP is de eerste producent die AirPrint ondersteunt in zijn ePrint-printers. Hebt u een ondersteunde printer in uw netwerk staan, dan kunt u op uw iOS-device eenvoudig webpagina's, e-mails en documenten afdrukken: iOS vindt automatisch de printers op uw netwerk, en u hoeft enkel nog de printer te kiezen waarop u wilt afdrukken.
4. HP ePrint
Wilt u ook op printers kunnen afdrukken die zich níet in uw omgeving bevinden, dan zult u gebruik moeten maken van een echte internetprintdienst. HP heeft in een aantal van zijn netwerkprinters een cloudprintdienst ingebouwd, namelijk ePrint. Dit werkt heel eenvoudig, namelijk via e-mail. Elke ePrint-printer heeft een uniek e-mailadres, en wanneer u een e-mail naar dat adres stuurt, drukt de printer de e-mail en bijbehorende bijlagen af. Dat werkt vanaf uw computer, smartphone of tablet, zowel thuis als aan de andere kant van de wereld. U hoeft hiervoor dus geen computer aan te laten staan: de printer zelf is verbonden met internet. U moet daar dan ook wel op letten: om ePrint te kunnen gebruiken, moet uw printer e-mails kunnen ontvangen en dus met internet verbonden zijn via uw router.
Het e-mailadres van uw printer?
Hoe u het unieke e-mailadres van uw ePrint-printer te weten komt, hangt af van het specifieke model. Sommige modellen drukken een informatieblad met onder andere het e-mailadres af wanneer u de dienst activeert. Als u uw PhotoSmart-printer op ePrintCenter registreert, krijgt u het e-mailadres te zien in de ePrint-tab, en u vindt het ook op het display op het voorpaneel onder Wireless / Web Services / Display Email. Bij OfficeJet-printers vindt u het onder Setup / Web Services Setup / Printer Email Address. U kunt dit nakijken in de handleiding van uw printer.
Beperk wie op uw printer kan afdrukken
Wanneer u ePrint inschakelt, kan standaard iedereen die het e-mailadres van de printer weet erop afdrukken. Dat is zo gedaan om ePrint zo eenvoudig mogelijk om op te zetten. Dit betekent wel dat u voorzichtig moet omspringen met het e-mailadres van uw printer. Nadat u eerst getest hebt of ePrint werkt, schakelt u daarna het beste in ePrintCenter uw printer om van unlocked naar locked. Daarna kunt u tot 500 e-mailadressen instellen die op uw printer mogen afdrukken. Als uw printer dan e-mails ontvangt vanaf een ander adres, negeert het die. Zo drukt u nooit spam af.
5. Bestandsformaten voor HP ePrint
HP ePrint kan Word-, PowerPoint-, Excel- en Outlook-documenten afdrukken, evenals html-bestanden, txt-bestanden, pdf-documenten en afbeeldingen in bmp-, jpg-, png-, gif- en tiff-formaat. Afbeeldingen moeten wel minstens een resolutie van 100 dpi hebben, en spreadsheets met macro's en documenten die met een wachtwoord beveiligd zijn of digitaal zijn ondertekend, worden niet afgedrukt. Ook kan de stijl van de tekst in documenten er anders uitzien als u een document met ePrint afdrukt, dus wanneer een document er op papier precies hetzelfde moet uitzien als in Microsoft Office, dan is ePrint waarschijnlijk geen geschikte oplossing. Of u moet het bestand eerst opslaan in pdf-formaat.
U moet ook op de bestandsgrootte letten: HP ePrint ondersteunt maximaal tien bijlagen bij een e-mail, en de e-mail en bijlagen mogen elk de 5 MB niet overschrijden. Bovendien moet uw printer de enige geadresseerde in het aan-veld van uw e-mail zijn. Wilt u tegelijk de e-mail naar vrienden of familie sturen, zet het e-mailadres van uw printer dan in het aan-veld en de andere geadresseerden in het bcc-veld.
6. HP ePrint beheren
Zodra uw printer uw e-mail ontvangt, wordt deze afgedrukt. Normaal gezien is dat onmiddellijk, zolang uw printer ingeschakeld is, papier heeft, met internet verbonden is en hij op hetzelfde moment niet al een andere printopdracht aan het afdrukken is. Uiteraard kan er wel wat misgaan. E-mails kunnen bijvoorbeeld verloren gaan, en dat gebeurt vaker dan u denkt. Als de printer zonder papier zit of er een andere fout voorkomt, dan probeert de ePrint-dienst 24 uur lang uw e-mail af te drukken. Lukt dat niet in die periode, dan wordt uw printopdracht verwijderd. Op de website ePrintCenter kunt u altijd de status van uw geregistreerde printers bekijken en de ePrint-instellingen of printopdrachten beheren.
7. Google Cloud Print
Een andere (en tevens de bekendste) internetprintdienst is Google Cloud Print, alhoewel die nog in bèta is. Google heeft deze dienst in de negende versie van zijn browser Chrome toegevoegd, en Cloud Print is ook aanwezig in Chrome OS: het webgebaseerde besturingssysteem van Google voor netbooks. Zoals bij alle Google-diensten hebt u ook voor Google Cloud Print een Google-account nodig. Om met een normale printer van Googles printdienst gebruik te maken, moet u op de computer waaraan de printer hangt eerst de Cloud Print Connector installeren, die de benodigde drivers bevat. Google Chrome 9 of hoger installeren volstaat ook, omdat die ook al de Cloud Print Connector bevat. Let wel op: u kunt enkel via Cloud Print op deze printer afdrukken als de bijbehorende computer ingeschakeld is én u met uw Windows-gebruikersaccount ingelogd bent, omdat enkel dan de Print Cloud-proxysoftware draait.
8. Printer aan Cloud Print koppelen
Eerst moet u uw printer koppelen aan Google Cloud Print. Open daarvoor op de computer waaraan uw printer hangt de opties van Google Chrome en ga naar het tabblad Geavanceerde opties. Daar vindt u onderaan de optie om Google Cloud Print te activeren: klik op Aanmelden bij Google Cloud Print. Geef de gegevens van uw Google-account in, waarna alle aangesloten printers toegevoegd worden. Zodra het activeren gelukt is, krijgt u de mogelijkheid om een testpagina af te drukken. Probeer dit voor de zekerheid.
9. Printen met Cloud Print
Wanneer uw printer met Google Cloud Print verbonden is, kunt u in Google Chrome elke webpagina vanaf iedere plek afdrukken. In het beheergedeelte (via Google cloudprinter) ziet u de geactiveerde printers en een aantal opties zoals de oriëntatie en het al dan niet in kleur afdrukken. U krijgt hier ook alle actieve en al voltooide afdruktaken te zien. Dit alles werkt op elke computer: u kunt een afdrukopdracht op uw computer thuis opgeven, het huis verlaten, op uw mobieltje de beheerpagina open en kijken of de afdrukopdrachten al voltooid zijn. U kunt zelfs een afdrukopdracht annuleren als u zich ineens bedenkt. De toegevoegde printers zijn overal beschikbaar, omdat ze aan uw Google-account gekoppeld zijn. Als het verzenden van de printopdracht om welke reden dan ook niet lukt (bijvoorbeeld omdat uw smartphone even geen bereik heeft), dan onthoudt Google Cloud Print de opdracht en probeert hem opnieuw te verzenden zodra dit mogelijk is.
10. Gemak met Cloud Print
Maar Google wil veel meer. De bedoeling is dat elke applicatie - of dit nu op het web, op de desktop of op uw mobiele apparaten is - op elke printer ter wereld moet kunnen printen. Er is ook al Cloud Print ondersteuning voor iOS- en Android-apparaten op de mobiele versies van de websites Gmail en Google Docs. Ga gewoon in uw mobiele browser naar gmail.com, open het bericht dat u wilt afdrukken en kies Afdrukken in het menu in de rechterbovenhoek. Daarna selecteert u de printer, kiest u eventueel opties zoals de oriëntatie en drukt u op Afdrukken.
U kunt ook e-mailbijlagen zoals doc- of pdf-bestanden op deze manier afdrukken door op de Afdrukken link naast de bijlage te klikken. Er zijn ook al wat applicaties van derden verschenen die Google Cloud Print ondersteunen. Zo is er een Cloud Printer add-on voor Firefox Mobile, waardoor u in de mobiele versie van Firefox op uw Android-smartphone elke webpagina via Google Cloud Print kunt afdrukken.
©PXimport
Meld u aan bij Google Cloud Print om aangesloten printers te activeren.
©PXimport
Uw printers zijn nu bereikbaar met Google Cloud Print.
©PXimport
Beheer uw cloudprinters in het beheergedeelte van Google Cloud Print.
©PXimport
Druk e-mails af op uw printer vanaf uw Android-smartphone.
Google Cloud Print zonder computer
Er zijn al een aantal netwerkprinters op de markt die out-of-the-box Google Cloud Print ondersteunen; deze kunnen dan ook onafhankelijk zonder computer werken. Dit geldt bijvoorbeeld voor alle HP-printers met ePrint. Gebruikers hoeven dan helemaal niets te installeren, maar kunnen printopdrachten van overal naar hun HP ePrint-printer sturen door het e-mailadres van de printer te koppelen aan hun Google-account op Google cloudprinter.
Helaas bestaan er nog niet veel van deze cloud-printers, maar volgens Google zijn er gesprekken met andere grote printerfabrikanten. Sommige netwerkprinters kunnen in de toekomst misschien via een firmware-upgrade ondersteuning voor Google Cloud Print krijgen, maar de meeste huidige printers kunt u niet rechtstreeks aan Google Cloud Print koppelen. Google hoopt wel dat mensen uit de Linux-community een proxy ontwikkelen die u op uw router met printserverfunctionaliteit kunt draaien, zodat elke netwerkprinter via uw router toegang tot Google Cloud Print krijgt.
©PXimport
Op HP-printers met ePrint-technologie kunt u via Google Cloud Print afdrukken zonder dat er een computer ingeschakeld moet zijn.
Beperk de toegang tot uw Google Cloud Print printer
De beveiliging van Google Cloud Print is geregeld zoals dat bij Google Docs gebeurt: de eigenaar kan anderen toestemming geven, in dit geval om op de printer af te drukken. Printopdrachten van iemand die geen toestemming heeft gekregen, worden door uw printer geweigerd. Om een printer met iemand te delen, gaat u in de beheersite naar de tab Printers en selecteert u Share in het Actions-menu dat verschijnt wanneer u met de muiscursor boven de naam van uw printer blijft hangen. Geef dan het e-mailadres in van de persoon die u toestemming wilt geven om op uw printer af te drukken en klik op Share.
11. Beveiliging
Documenten over een wifi-verbinding afdrukken is vanuit beveiligingsstandpunt niet aan te raden wanneer u zelf geen controle hebt over het netwerk en het versturen van de printopdracht niet versleuteld gebeurt. Op uw werk via een internetprintoplossing werkgerelateerde documenten afdrukken op de bedrijfsprinter is natuurlijk geen probleem. Maar als u via een cloudprintoplossing een bijlage uit uw privémail laat afdrukken op uw printer thuis, moet u beseffen dat de bijlage wel eens afgeluisterd kan worden door anderen op hetzelfde netwerk. Het risico is het grootst bij open wifi-netwerken zoals u die zo vaak tegenkomt op luchthavens of in cafés. Iedereen kan dan in principe onderscheppen wat u afdrukt.
12. Beveiliging besproken diensten
Gebruikt u HP's ePrint-systeem, dan moet u zich er bewust van zijn dat iedereen op hetzelfde netwerk in principe kan afluisteren wat u naar uw printer mailt, tenzij u een versleutelde verbinding naar uw mailserver gebruikt, zoals bij gebruik van smtps in uw mailclient of door Gmail via https te gebruiken. Gelukkig is Google Cloud Print tegen afluisteren beveiligd: alle in- en uitgaande verbindingen met de Google Cloud Print-dienst gaan over een versleuteld kanaal, namelijk via https.
Bij diensten die met een e-mailadres voor hun printer werken, zoals HP's ePrint, moet u er ook op letten dat u het e-mailadres van uw printer niet per ongeluk ergens openbaart. Dan kan echt iedereen op uw printer afdrukken en daardoor uw inkt en papier verspillen en uw eigen printopdrachten tegenhouden. Beter nog: beperk in de instellingen dat de printer enkel printopdrachten aanvaardt die van uw eigen e-mailadres verstuurd zijn. Er is nog een andere factor waarmee u rekening moet houden: bij Google Cloud Print gaat elke printopdracht via de servers van Google, zelfs al staat de printer waarop u afdrukt vlak naast uw computer. Vertrouwt u Google uw privédocumenten of bedrijfsgeheimen toe? Eens afgedrukt worden de gegevens wel verwijderd van Googles servers, maar voor vertrouwelijke gegevens moet u echt de vraag stellen of u het risico aanvaardt. Hetzelfde geldt overigens voor HP's ePrint, waarbij uw afdrukopdrachten onvermijdelijk de servers van HP tegenkomen.
13. Zelf internetprinten via VPN
Kortom, de besproken printdiensten hebben wel wat maatregelen genomen om het afdrukken te beveiligen, maar voor wie echt paranoïde is, blijven er nog knelpunten. Wilt u zelf de touwtjes in handen houden, dan moet u dus zelf aan het configureren slaan en alles dat internetprintdiensten aanbieden zelf voorzien, maar dan op een extra veilige manier. Dat kan bijvoorbeeld via een VPN (Virtual Private Network), waarbij u een versleutelde verbinding naar uw router thuis opzet. Zelfs als u dan via een onbeveiligd wifi-netwerk uw printopdrachten naar huis stuurt, worden deze door de VPN-verbinding versleuteld. Voor uw computer lijkt het of die gewoon op uw thuisnetwerk aangesloten is, inclusief toegang tot uw netwerkprinter in uw thuisnetwerk. Uiteraard moet u uw printer dan wel op uw computer (of smartphone of tablet) geconfigureerd hebben met de juiste drivers. Op een veilige manier internetprinten gaat dus ook zonder de tussenkomst van servers van een externe partij, maar het vereist heel wat meer werk van u dan het gebruik van een printdienst die 'vanzelf' werkt.
14. Conclusie
Voorlopig staat printen via internet nog in de kinderschoenen en bestaan er nog niet veel applicaties en printers die het optimaal ondersteunen. Google Cloud Print lijkt echter een goed systeem te zijn dat wel eens algemeen aanvaard kan worden als de standaardmanier om van overal in de wereld op uw printer te kunnen afdrukken. Het is nog even wachten tot er meer printermodellen op de markt komen die Google Cloud Print ondersteunen en tot meer software de Google Cloud Print-functionaliteit ingebouwd heeft, maar dat is (hopelijk) slechts een kwestie van tijd.
Cloudprinters verspillen energie
Altijd en overal op uw eigen printer kunnen afdrukken klinkt handig, maar hebt u dat echt nodig? Moet dat document echt al afgedrukt klaarliggen wanneer u thuiskomt of kunt u het eigenlijk net zo goed thuis afdrukken? Printers zijn energieslokoppen, en uw printer altijd laten aanstaan voor die enkele keer dat u misschien onverwacht vanaf uw werk een printopdracht wilt sturen naar huis, gaat u op jaarbasis heel wat elektriciteit kosten, zelfs als u de slaapmodus van uw printer gebruikt. En als u een normale printer wilt gebruiken met een internetprintdienst, dan moet die op een computer aangesloten zijn, die ook altijd moet aanstaan en nog meer energie vreet. Het is leuk dat iets als cloudprinten bestaat, en er zijn zeker omstandigheden te bedenken waarin dit handig of zelfs onmisbaar is, maar bedenk wel eerst of u het echt nodig hebt.
