Nooit meer data kwijt

Op internet vindt u talloze aanbieders van betaalde opslagdiensten. U kunt ook voor een gratis alternatief kiezen, dat in veel gevallen prima voldoet. Een goed voorbeeld is SkyDrive. Dit is een gratis online opslagdienst van Microsoft. Prettig aan SkyDrive is de relatief grote hoeveelheid data die u online mag opslaan: 25 GB. Het online bewaren van uw gegevens heeft verschillende voordelen: allereerst bevinden uw digitale kostbaarheden zich niet meer op één fysieke locatie. Wordt uw computer of harde schijf onverhoopt gestolen of breekt er brand uit, dan bent u niet direct al uw data kwijt. Een ander groot voordeel is de bereikbaarheid van uw gegevens: in principe hebt u vanaf elke computer met internetverbinding toegang tot uw gegevens. Daarbij kunt u in veel gevallen aangeven welke personen toegang tot uw back-up hebben. Dit geeft u de mogelijkheid om specifieke bestanden met anderen te delen.

Met SkyDrive kunt u uw waardevolle bestanden online opslaan.

Open de website van SkyDrive, die u kunt vinden op SkyDrive. Voor het gebruik van deze dienst hebt u een Windows Live ID nodig. Hebt u deze niet? Klik op Registreren. Nadat u zich bij SkyDrive hebt aangemeld, wordt de hoofdpagina geopend. Het is tijd om aan te geven welke bestanden u wilt opslaan. Klik op de knop Bestanden toevoegen. Het is hierbij belangrijk dat u de data goed ordent. Maak aparte mappen aan, zodat u snel toegang hebt tot de gewenste gegevens. Klik op Nieuwe map en geef deze een geschikte naam.

Een belangrijk onderdeel van SkyDrive is het toekennen van toegangsrechten voor uw gegevens. In de meeste situaties zult u voor de back-ups alleen uzelf toegang geven. Klik op Wijzigen. Een overzicht met schuifregelaars verschijnt. Hiermee bepaalt u welke personen welke toegang hebben. Kies vervolgens voor Alleen mijzelf. Bevestig met een klik op Volgende.

Bepaal de toegangsrechten voor uw back-upbestanden.

Hoewel SkyDrive een gratis dienst is, kent het wel een beperking: u kunt bestanden tot een grootte van 50 MB uploaden. Overigens is de kans aanwezig dat deze limiet in de toekomst wordt verhoogd of volledig losgelaten.

Maakt u gebruik van Office 2010? Deze nieuwste Office-versie kent een nauwe integratie met SkyDrive. In de praktijk betekent dit dat u bestanden direct vanuit Office op uw SkyDrive-account kunt opslaan. Hebt u bijvoorbeeld uw administratie bijgewerkt in Excel, dan slaat u de bijgewerkte Excel-sheet direct online op. In elk Office-programma kiest u voor Bestand, Opslaan en verzenden, Opslaan naar web. Klik vervolgens rechts in het venster op de knop Aanmelden, zodat u zich voor de dienst kunt aanmelden. Nadat u dat hebt gedaan, verschijnt een overzicht van beschikbare mappen. U kunt nu ook nog zelf een nieuwe map aanmaken. Klik vervolgens op Opslaan als om het bestand online op te slaan.

Office-documenten direct veiligstellen op SkyDrive via de Office-programma's.

Hoewel SkyDrive een online dienst is, kunt u het via een paar slimme stappen ombouwen tot een 'echte' harde schijf. Dit betekent dat u de opslagruimte via de Windows Verkenner en andere programma's kunt benaderen alsof het een schijf is van uw computer. U hoeft hierdoor niet meer telkens naar de website om de bestanden te down- of uploaden en kunt bestanden simpelweg verslepen zoals u gewend bent bij lokale bestanden. We maken hiervoor gebruik van het programma SDExplorer. U vindt de nieuwste versie op Cloud Storage Explorer. Er worden twee versies van het programma aangeboden: de ene is betaald, de ander mag u gratis gebruiken. Tip: begin met de kosteloze variant. Bevalt deze u, dan kunt u opwaarderen naar de betaalde variant. Nadat u het programma hebt geïnstalleerd, opent u de Windows Verkenner. Een nieuwe map is verschenen: SDExplorer. Dubbelklik hierop en meldt u aan met uw Windows Live ID. De mappen zijn hierna toegankelijk.

Bevalt de functionaliteit u, dan kunt u de betaalde versie van SDExplorer aanschaffen. Deze biedt een aantal aardige extra's. U kunt via de Windows Verkenner de rechten van uw back-upmappen aanpassen. Wilt u de map bijvoorbeeld tijdelijk openstellen voor andere personen? Klik met de rechtermuisknop op de map waarvan u de rechten wilt aanpassen en kies voor Delen met, Vrienden of vrienden van vrienden. U kunt de rechten weer beperken via Delen met, Alleen mijzelf. Daarnaast kunt u via de Windows Verkenner per SkyDrive-map aangeven voor welk type inhoud deze is bedoeld. Klik met de rechtermuisknop op de map en kies Maptype wijzigen. Hierna kiest u tussen Documenten, Favorieten en Foto's. De belangrijkste extra optie ten opzichte van de kosteloze versie is de mogelijkheid om uw SkyDrive-account te voorzien van een schijfletter. Zo is deze gemakkelijk toegankelijk via andere programma's. Klik met de rechtermuisknop op de map die u een eigen schijfletter wilt geven en kies Netwerkverbinding maken. Selecteer de schijfletter en plaats een vinkje bij Restore the connection at logon. Ook activeert u de optie Open mapped drive in Windows Explorer after mounting. Hierna heeft de map een eigen letter. Handig!

SDExplorer maakt SkyDrive een stuk aantrekkelijker.

Een relatief eenvoudige, maar effectieve manier om uw gegevens over verschillende locaties te verspreiden, is uw laptop inzetten als extra back-uplocatie. Zo houdt u gelijk de gegevens tussen bijvoorbeeld uw desktopcomputer en laptop synchroon. U kunt hiervoor gebruikmaken van het gratis programma SyncToy. Het prettige aan SyncToy is de grote hoeveelheid synchronisatiemogelijkheden. Zoals u verderop leest, kunt u verschillende locaties met elkaar synchroniseren, maar ook bepalen dat een locatie alleen maar bestanden mag toevoegen aan een andere locatie, zonder dat er eerdere bestanden worden overschreven. Zo houdt u maximale controle over uw back-upbestanden en de manier waarop ze worden gemaakt. SyncToy is geschikt voor Windows XP, Windows Vista en Windows 7 en wordt regelmatig verbeterd. Hier vindt de nieuwste uitgave - versie 2.1. Nadat u het hebt geïnstalleerd, opent u het programma via Start, Alle programma's, SyncToy 2.1.

Het hoofdvenster van SyncToy bestaat uit twee delen: links vindt u een overzicht van alle ingestelde synchronisaties. Klik op een synchronisatie om de bijbehorende details in het rechtervenster te laten tonen. Synchronisaties worden in SyncToy aangeduid als mapparen: elk mappaar bestaat uit een bronmap en een doelmap. Tijd om aan de slag te gaan met het maken van een eerste mappaar. Klik op de knop Create New Folder Pair. Een nieuw venster verschijnt, waarin u de eerste map (oftewel de bronmap) aanwijst. Dit geeft u aan bij de sectie Left Folder. Geef hierna de doelmap op (in de sectie Right Folder) en klik op Next.

Het hoofdvenster van SyncToy, met een overzicht van alle synchronisaties.

SyncToy biedt drie manieren waarop mappen met elkaar kunnen worden gesynchroniseerd: Synchronize, Echo en Contribute. De eerste optie - Synchronize - zorgt ervoor dat nieuwe en gewijzigde items in beide mappen worden bijgewerkt: er vindt dus een iden­tieke synchronisatie plaats. De tweede optie - Echo - zorgt ervoor dat nieuwe en gewijzigde items in beide mappen worden bijgewerkt. Zodra er items een andere naam hebben gekregen of zijn verwijderd, worden de aanpassingen ­alleen doorgevoerd van de linker- naar de rechtermap. De derde en laatste optie - Contribute - zorgt ervoor dat gewijzigde items van de linker- naar de rechtermap worden gekopieerd. Als een item in de linkermap een andere naam heeft ge­kregen, wordt dit in de rechtermap overgenomen. Als er een bestand of map is verwijderd, gebeurt er niets. Er worden dus nooit items weggegooid.

U kiest tussen drie manieren om uw back-ups te synchroniseren.

Het is verstandig om te controleren of uw back-upinstellingen kloppen voordat u de synchronisatie daadwerkelijk uitvoert. Alleen dan weet u op voorhand of de gekozen back-upinstelling de juiste is. SycToy heeft hiervoor de functie Preview in huis. Deze geeft overzichtelijk weer welke bestanden en mappen worden gekopieerd, hernoemd of verwijderd. In het hoofdvenster van SyncToy kiest u de synchronisatie die u wilt controleren, waarna u klikt op Preview. Controleer na afloop de instellingen. Tevreden? Klik op Run om de back-up daadwerkelijk uit te voeren. In het hoofdvenster van SyncToy kunt u de synchronisatie altijd uitvoeren met een klik op de knop Run.

Zekerheid voor alles: voer een testje uit om te zien welk effect de synchronisatie heeft.

Een eerder ingestelde synchronisatie kunt u achteraf aanpassen. In het hoofdvenster selecteert u de synchronisatie die u wilt aanpassen. Wilt u de actie - Synchronize, Echo of Contribute - veranderen, klik dan op Change action. Wilt u geavanceerde instellingen aanpassen, dan kiest u voor Change options. In het vak Inclusion/Exclusion kunt u aangeven of u specifieke bestanden wilt opnemen of juist uitsluiten. Wilt u bijvoorbeeld niet dat tijdelijke tmp-bestanden worden gesynchroniseerd, dan typt u *.tmp in het vak Files to exclude. Daarnaast kunt u alleen-lezen bestanden uitsluiten (Exclude read-only files), verborgen bestanden uitsluiten (Exclude hidden files) en systeembestanden uitsluiten (Exclude system files). Om een submap binnen een synchronisatie uit te sluiten, kiest u voor Select subfolder. Onderin het instellingenvenster vindt u nog een interessante optie: Check file contents. Dit is een extra zekerheidsinstelling, waarmee alle gekopieerde bestanden en mappen op bitniveau met elkaar worden vergeleken. Zo is SyncToy er zeker van dat alle gekopieerde bestanden identiek aan elkaar zijn. Het inschakelen van de optie zorgt er wel voor dat het synchroniseren meer tijd in beslag neemt.

Aanpassen van geavanceerde eigenschappen voor de synchronisatie.

Het regelmatig maken van back-ups werkt alleen als u er geen omkijken naar hebt. De nieuwste versie van SyncToy kent een krachtige commandmodus, waarmee u het programma kunt aanroepen zonder het daadwerkelijk te openen. Dit biedt de mogelijkheid om het programma automatisch op gezette tijden uit te voeren. Gebruikt u Windows XP? Kies Start, Alle programma's, Bureau-accessoires, Systeemwerkset, Geplande taken. Dubbelklik op Nieuwe taak toevoegen en klik op Volgende. Klik op Bladeren en wijs SyncToyCmd.exe aan (u vindt dit bestand in de programmamap van SyncToy). Klik op Volgende. Bij Deze taak uitvoeren kiest u voor Dagelijks, waarna u bevestigt met Volgende. Geef de gewenste tijd op waarop de synchronisatie moet plaatsvinden (bijvoorbeeld 's nachts, als niemand de computer gebruikt). Geef daarnaast aan onder welk gebruikersaccount de taak moet worden uitgevoerd. In het eindscherm kiest u voor Geavanceerde eigenschappen voor deze taak openen wanneer ik op Voltooien klik. Op het tabblad Taak geeft u de volgende regel op in het vak Uitvoeren: X:\Program Files\SyncToy 2.1\SyncToyCmd.exe" -R "Profielnaam". Vervang X daarbij door het station waarop u SyncToy hebt geïnstalleerd en Profielnaam door de naam van het mappaar dat u wilt synchroniseren. Klik tot slot op OK.

Gebruikt u Windows Vista of Windows 7, dan kunt u SyncToy als volgt automatiseren. Klik op Start en open de Taakplanner: typ Taken plannen en druk op Enter. In het nieuw geopende venster kiest u voor Basistaak maken. Geef vervolgens zowel een naam als beschrijving voor de taak op. Geef vervolgens aan hoe vaak de back-up moet worden gemaakt. Het is verstandig hier te kiezen voor Dagelijks. Bevestig met een klik op Volgende. Hierna geef u aan wanneer u de reservekopie wilt maken. Kies hier een tijdstip waarop u de computer niet of nauwelijks gebruikt. Kies hierna voor Een programma starten. In het vak Programma/script typt u het volgende: "X:\Program Files\SyncToy 2.1\SyncToyCmd.exe". Vervang X door de schijfletter van het station waarop SyncToy zich bevindt. In de meeste gevallen is dit de C:\-schijf. Bij Parameters toevoegen typt u -R "Profielnaam". Voor Profielnaam typt u de exacte naam in van het mappaar dat u wilt synchroniseren. Controleer de naam van het mappaar goed en klik op Volgende. De wizard is bijna ten einde. Controleer of de gegevens kloppen en klik op Voltooien om de taak op te slaan.

Laat de synchronisaties automatisch plaatsvinden.

Alle acties die SyncToy heeft ondernomen, worden weggeschreven in een logboekbestand. Kies File, View log om het bestand in te zien. Het is verstandig om het regelmatig te raadplegen, vooral als u gebruikmaakt van geplande synchronisaties.

Als u meerdere computers gebruikt, inclusief Apple Macs, kunt u gegevens synchroniseren tussen de verschillende apparaten met behulp van Live Sync. Op het moment van schrijven is Windows Live Sync nog in bètafase, maar al uitstekend bruikbaar voor ons doeleinde. U vindt de nieuwste versie op Windows Live Essentials. Na installatie opent u LiveSync via Start, Alle programma's, Windows Live, Windows Live Sync. Windows Live Sync maakt gebruik van een Windows Live ID. In tip 2 leest u hoe u een Windows Live ID aanmaakt als u er nog geen hebt. In het hoofdvenster van Windows Live Sync klikt u op de koppeling Een map synchroniseren. Selecteer vervolgens de map en klik op Synchroniseren.

Met Windows Live Sync kunt u data tussen verschillende apparaten synchroniseren.

Een aardige extra van Windows Live Sync is de mogelijkheid om programma-instellingen van Internet Explorer en Office te synchroniseren. In het hoofdvenster van Live Sync gaat u naar de sectie Programma-instellingen. U kunt vervolgens voor zowel Internet Explorer als Office de synchronisatie inschakelen. In het geval van Internet Explorer wordt de lijst met favoriete internetsites gesynchroniseerd. Bij Office worden e-mailhandtekeningen en sjablonen gesynchroniseerd.

Programma-instellingen synchroniseren.

Als u een bestand van een andere computer nodig hebt, maar u hebt deze niet in een gesynchroniseerde back-up van Windows Live Sync opgenomen, dan kunt u er in principe niet bij. Met Live Sync beschikt u echter over een optie om een computer op afstand te benaderen en alsnog het bestand te achterhalen. In het hoofdvenster klikt u op Extern (u vindt de optie bovenin het venster). Standaard zijn externe verbindingen geblokkeerd. Kies voor Externe verbindingen met deze computer toestaan. In de sectie eronder - Verbinding maken met een andere computer - kunt u een verbinding opzetten met andere machines. U bent niet beperkt tot het gebruik van het lokale Sync-programma. Ook via de website van Windows Live Sync kunt u uw andere computers benaderen.

Via Windows Live Sync kunt u apparaten op afstand benaderen, zodat u ook toegang hebt tot bestanden die niet in een back-upset zijn opgenomen.