Wilt u de pc liever niet in de woonkamer zetten, maar wel filmbestanden van de pc op uw tv bekijken? Dat kan! Met een media receiver hoeft u niet langer heen en weer te rennen tussen computer en tv, maar kunt u rustig op de bank blijven zitten om te genieten van film, muziek en foto's

Herinnert u het zich nog, de eerste keer dat u uw pc aansloot op de tv? Driftig op zoek in de electronica-zaak naar een kabel die aan de ene kant een scart-stekker had en aan de andere kant die rare svhs-plug en een koptelefoon-stekker. En dan moest de kabel ook nog eens minimaal tien meter lang zijn, want de pc wilt u natuurlijk niet naast de tv zetten. Had u thuis dan eenmaal alles aangesloten, dan diende het volgende probleem zich aan, namelijk het aanpassen van de stuurprogramma's om eindelijk beeld op de tv te krijgen. Die zwarte randen eromheen nam u voor lief, want u kon eindelijk van uw films genieten! Verlossing! Die tijd is nu voorbij. De laatste generatie media receivers zijn spannend vormgegeven kastjes die u makkelijk tussen de hifi-componenten of naast de tv plaatst. Ook over kabels hoeft u zich niet druk meer te maken: alle apparaten werken met standaard ethernet-kabels die nog geen euro per meter kosten en tientallen meters lang mogen zijn. Nog makkelijker is dat drie van de vier apparaten in onze test gebruik kunnen maken van wireless internet. Hierdoor bent u helemaal van de kabelkluwen verlost. De testdeelnemers in het veld zijn de Pinnacle ShowCenter, de Hauppauge MediaMVP, Packard Bell's Medi@TV en de Philips Streamium SL400i. Ook SMC en Linksys hebben inmiddels media receivers op de markt, maar helaas waren deze niet op tijd voor de test. Testmethode Om de mogelijkheden van de media receivers te bekijken, sluiten we ze via een scart-kabel aan op een tv. Alle media receivers moeten verbinding maken met een server-pc via een 100 Mbit/s ethernet-verbinding en indien mogelijk ook nog eens via wireless lan. Voor het draadloze gedeelte laten we ze verbinding maken via een 802.11g-access point met wep-encryptie. Vervolgens moeten de kandidaten zich door een lijst van testbestanden worstelen. Foto's hebben we in jpg, gif, tif en bmp-formaat. De muziekbestanden zijn als mp3, wma, ogg en wav opgeslagen. En om te zien met welke videoformaten de receivers overweg kunnen hebben we clips in divx, xvid, vcd, svcd, wmv en ogm. Daarnaast letten we sterk op hoe gemakkelijk het apparaat kan worden geïnstalleerd, op de interface en de mogelijkheden. Hauppauge MediaMVP Op het moment dat we de Hauppauge uit de doos halen slaat de twijfel al toe. De receiver ziet er erg goedkoop en plastic uit, een dun vodje papier moet als handleiding door het leven gaan en er zijn wel erg weinig aansluitmogelijkheden. De handleiding op de meegeleverde cd blijkt ijdele hoop: deze bevat slechts een klein server-programmaatje. De Hauppauge MediaMVP ondersteunt als enige in de test geen wireless lan; de receiver sluit u via een ethernet-kabel op een hub/switch aan of via een crosskabel rechtstreeks op de server-pc. Helaas levert Hauppauge geen crosskabel mee. Het aansluiten van de receiver en importeren van bestanden gaat zonder veel omhaal. Jammer genoeg worden alleen de twee mpeg-videobestanden herkend; bij muziek komt de Hauppauge niet verder dan mp3. Lange bestandsnamen worden zonder pardon afgekapt. Zo blijft er weinig over om van te genieten. De meegeleverde afstandsbediening werkt overzichtelijk en prettig, maar de receiver reageert soms heel traag waardoor we per ongeluk verkeerde opties selecteren. Voor- en achteruit spoelen in muziekbestanden blijkt niet mogelijk, in films kan dit gelukkig wel. Via de receiver is het ook mogelijk om bestanden te benaderen die niet via de server geïmporteerd zijn, dat is dan wel weer makkelijk. De MediaMVP is een apparaat met nog teveel kinderziektes en te weinig mogelijkheden om een interessant alternatief voor de andere apparaten te zijn. Op geen enkel vlak een aanrader. Prijs: Hauppauge MediaMVP, € 159, www.hauppauge.tv, 035-5310128 Packard Bell Medi@tv Waar de Hauppauge teleurstelt, maakt de Packard Bell veel goed. De behuizing is het meest exotisch van de vier en misstaat in geen enkele huiskamer. Het apparaat voelt solide aan en is voorzien van de basisaansluitingen. Een ethernet-kabel en cross-kabel worden meegeleverd. De Medi@TV wordt verkocht in drie varianten: kaal, met wlan-kaart en met homeplug (internet via het stopcontact). Voor deze test maken we gebruik van de 802.11b wireless pcmcia-kaart. Helaas zijn niet alle pcmcia-kaarten geschikt, alleen de oudere 16-bits typen kunt u gebruiken (net als bij de Pinnacle). Hebt u een dergelijke kaart, dan gaat het snel: u installeert het server-programma, stelt de Medi@TV in op het access point en in no-time hebt u verbinding met de server. De Medi@TV is de snelste van de vier wat betreft verbinding en bediening. Navigeren gaat soepel en de interface is overzichtelijk en duidelijk. Bestanden importeert u met het Media Organiser-programma, dat ietwat apart maar goed bruikbaar is. De Packard Bell is de enige die goed overweg kan met onze map-structuren voor mp3 én foto. Bestanden worden gesorteerd op bestandsnaam, maar u kunt ook andere sorteringen kiezen. De Packard Bell herkent veruit de meeste formaten – in principe kan de Packard Bell alle bestanden afspelen als uw Windows Media speler ze herkent. Hiertoe worden 'vreemde' formaten op de achtergrond geconverteerd naar bruikbare formaten. Zowel op de receiver als in het server-programma is veel in te stellen qua bitrate en caching, handig als u een slechte bandbreedte hebt. Afgezien van het ontbreken van internetradio-support en de ietwat aparte organiser-software heeft de Packard Bell weinig minpunten. Packard Bell Medi@TV, € 249, www.packardbell.nl, 024-6489945 Philips Streamium SL400i Philips heeft, net als Pinnacle, besloten om voor de traditionele hifi-aanpak te gaan. De Streamium SL400i is dan ook 43 centimeter breed en past mooi tussen de overige hifi-componenten. Wel is hij bijna tweemaal zo hoog als de Pinnacle. De Philips is de enige die wireless-g ondersteunt – en dat zonder externe oplossing. Hebt u geen draadloos netwerk: in de doos vindt u ook een usb-wlan-dongle voor uw pc. De software ziet er goed uit, maar werkt erg traag. Mp3-folders worden correct geïmporteerd, foto-folders niet: alle bestanden worden hier op een grote hoop gegooid. Via de receiver is het echter mogelijk om bestanden per folder te benaderen, dus dat vinden we geen al te groot minpunt. Philips biedt verreweg de meeste instellingen om verbinding te maken, maar het heeft ons flink wat moeite gekost om connectie te krijgen via het access point. Waarom het soms wel en soms niet lukt is ons een raadsel. Heeft de receiver verbinding dan komt u in het eenvoudige en prettige navigatiemenu. Navigeren door muziek en films werkt intuïtief. Philips sorteert mp3-bestanden op id3-tags – lastig als u niet het tracknummer in de tag hebt opgenomen. De SL400i kan niet met veel afwijkende muziek- en filmformaten overweg, maar divx en xvid worden ondersteund, al treden bij de laatste nog wat rare beeldartefacten op. De SL400i heeft veel internet-mogelijkheden, iets wat we bij Hauppauge en Packard Bell missen. Tellen we hierbij het grote aantal aansluitmogelijkheden op, dan valt de SL400i ons zeker niet tegen. Philips Streamium SL400i, € 499, www.philips.nl, 0900-8406 Pinnacle Showcenter Pinnacle heeft de ShowCenter nu al een tijdje in zijn assortiment. Net als de Philips heeft deze hifi-afmetingen, maar het aluminium front ziet er een stuk minder spannend uit dan die van de concurrent. Slechts drie ledjes verraden de activiteit, tegenover het grote display van Philips. Wat betreft de wireless functies lijkt de Pinnacle op de Packard Bell: ze kunnen met dezelfde soort 802.11b-kaarten overweg. De software is duidelijk het verst doorontwikkeld van de vier; alles is mogelijk, van cd's rippen met freedb tot het importeren van foto's van een digitale camera. Net als bij de Philips worden muziekbestanden op id3-tag gesorteerd, of u dat prettig vindt hangt van uw verzameling af. Pinnacle ondersteunt alle basisformaten, daarnaast worden enkele formaten (dv, wmv) ondersteund als ze in het organiser-programma geconverteerd worden. Het is jammer dat dit niet automatisch gebeurt zoals bij Packard Bell. De afstandsbediening lijkt als twee druppels water op die van Philips, maar de knoppen zijn hier duidelijker gelabeled. Verder is er een arsenaal aan opties: automatische firmware-upgrades, internet-radio, foto-slideshows en im- en export van Winamp-playlists. De meest unieke optie verkrijgt u echter als u een Pinnacle tv-kaart op uw pc aansluit. U kunt dan met de ShowCenter tv-programma's opnemen en afspelen! Niettemin hebben we ook wat kritiekpunten. Zo stopt de muziek wanneer we navigeren, kan er niet gespoeld worden in muziekbestanden, reageert de receiver vaak langzaam, begrijpt de fotoviewer geen bmp en tif en gaat het verbinding maken niet altijd even probleemloos. Overigens zal een 802.11g-variant van de ShowCenter op korte termijn verkrijgbaar zijn. De kaarten hiervoor kunt u via Pinnacle zelf aanschaffen en werken ook met de oude ShowCenter. Waarschijnlijk kunt u de kaarten zelfs met de Packard Bell Medi@TV gebruiken. Pinnacle ShowCenter, € 299, www.pinnaclesys.com, 024-3731073 Conclusie Alle vier de media receivers doen in eerste instantie wat ze beloven: ze spelen muziek-, video- en fotobestanden af. Hauppauge biedt daarbij erg weinig waar voor uw geld en u doet er goed aan om dit apparaat links te laten liggen. De Philips is een prachtig apparaat, maar heeft nog wat problemen met verbinding maken en mag nog harder werken aan de software en de ondersteuning voor andere formaten. Er zijn eigenlijk twee serieuze mogelijkheden: de Pinnacle ShowCenter en de Packard Bell Medi@TV. Beiden hebben ze veel mogelijkheden. Pinnacle heeft uitstekende software, ondersteuning voor internetradio en kan samenwerken met tv-tuners. Pinnacle krijgt dan ook het predikaat PCM Keuze Beste Product. Wel moeten we er gelijk bij zeggen dat Packard Bell nauwelijks onderdoet voor de ShowCenter, vooral als we kijken naar de uitgebalanceerde instellingen en een groot aantal ondersteunde bestandsformaten. Vanwege de prettigere prijsstelling krijgt de Medi@TV daarom het predikaat PCM Keuze Beste Koop. Philips Streamium SL300i Bent u geïnteresseerd in de SL400i, maar is uw budget niet zo ruim? Dan is misschien de SL300i iets voor u. Dit apparaat biedt dezelfde functies, maar is in een andere behuizing gegoten, heeft geen lcd-scherm en wordt niet met een usb-wlan-adapter geleverd. Het prijsverschil is er wel naar: de SL300i gaat voor € 349 over de toonbank. Een pc in de woonkamer geen probleem? Kijk dan eens naar een barebone. Hiermee hebt u een tv, mp3-speler, dvd-speler en radio ineen. U leest er alles over op pagina XX.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).