We gaan ervan uit dat u de onderdelen van uw computer vaker vervangt dan dat u een nieuw beeldscherm aanschaft. Als u een beeldscherm koopt, zult u hier doorgaans minimaal drie jaar mee doen en waarschijnlijk zelfs langer. We testen hier dan ook geen instapmodellen, maar gaan voor luxe kwaliteitsschermen. Want waarom bezuinigen op iets wat lang mee gaat en redelijk veel gebruikt wordt?

Dit artikel bestaat uit vier pagina’s:

Pagina 1: Introductie test;

Pagina 2: Lenovo ThinkVision L2321x; NEC MultiSync EA231WMi;

Pagina 3: LG E2360V; Dell UltraSharp U2311H;

Pagina 4: Samsung SyncMaster PX2370; BenQ VW2420H;

In deel 2 van dit artikel vindt u het vervolg van de test en de conclusie. In de specificatietabel kunt u alvast zien welke beeldschermen er verder getest zijn.

We hebben de monitorfabrikanten gevraagd om een scherm op te sturen dat net wat meer te bieden heeft dan de standaard instapmodellen. Het resultaat mag er zijn. We hebben voor u twaalf verschillende beeldschermen getest, met een redelijke diversiteit. We zien niet alleen schermen met TN-panelen, maar ook met IPS-, VA- en PVA-panelen. Schermen met de laatste drie type panelen zijn duurder in aanschaf, maar zeer geschikt voor foto- en videobewerking. TN-panelen hebben als voordeel de snellere reactietijd, waardoor ze voor gamers interessant zijn. Naast de standaard CCFL-verlichting vinden we ook schermen met led-verlichting onder de geteste schermen. Beeld¬schermen met led-verlichting hebben doorgaans een lager energieverbruik en zijn meestal dunner. Een aantal fabrikanten heeft de voordelen van led dan ook gebruikt om een fraai dun designscherm te maken.

De test

We testen de beeldkwaliteit van de schermen ¬onder andere met Full HD films en games. Voor het weergeven van de films maken we gebruik van een interne LG blu-ray-speler. Om de beeldkwaliteit te meten gebruiken wij een ‘Colorvision Spyder 3 Elite’. Hiermee kalibreren wij de schermen ook. Met de kalibratie wordt het scherm afgesteld op een helderheid van 120 cd/m², een kleurwarmte van 6500K en een gamma van 2.2. Het energieverbruik wordt gemeten met een Voltcraft-energiemeter. Omdat de helderheid na het kalibreren lager is, meten we naast het standaard energieverbruik ook het verbruik nadat het scherm is gekalibreerd. Het scherm wordt gecontroleerd op de inkijkhoek, het contrast, de zwartweergave, de responstijd, de kleurreproductie en de weergave van een grijsgradiënt. Bent u benieuwd wat de kwaliteit van uw huidige scherm is? Op de website lagom.nl kunt u zelf uw scherm controleren op een aantal punten zoals de inkijkhoek, het contrast en een correcte weergave van een grijsgradiënt. U vindt deze hulpmiddelen via www.lagom.nl/lcd-test.

Lenovo ThinkVision L2321x

De L2321x is een veelzijdig scherm waar u niet veel geld voor hoeft te betalen. Het scherm heeft een pivot-functie, hiermee kunt u het scherm 90 graden draaien zodat het in portretstand komt te staan. Daarnaast is het scherm in hoogte verstelbaar en draaibaar op zijn voet. Ook is er een usb2.0-hub aanwezig met vier aansluitingen. Aan de achterkant van de voet kunt u fraai de kabels wegwerken. De inkijkhoek laat te wensen over, maar als u recht voor het scherm zit hebt u er niet al te veel last van. Het scherm heeft geen waarneembare lichtlekkage. De L2321x neigt iets naar de donkere kant, maar dit is handmatig wel te corrigeren. Het scherm kent een Picture-in-Picture- en dualscreen-functie. Met dualscreen hebt u de mogelijkheid om twee computers tegelijk op het scherm weer te geven. Doordat het scherm alleen VGA en DisplayPort heeft, wordt deze feature wat beperkt. DVI en HDMI ontbreken. Als u over een grafische kaart beschikt zonder DisplayPort, zult u gebruik moeten maken van de analoge aansluiting. De Lenovo L2321x is door de prijs en de veelzijdigheid een aanrader, mitst u beschikt over DisplayPort.

©PXimport

Lenovo ThinkVision L2321x

Adviesprijsprijs € 303,-

Oordeel 8/10

Pluspunten

Ergonomisch

DisplayPort

Minpunten

Inkijkhoek

Geen DVI of HDMI

NEC MultiSync EA231WMi

Doorgaans zijn de schermen van NEC niet goedkoop, de EA231WMi is daarop geen uitzondering. Naar onze mening staat die prijs wel geheel in verhouding met de kwaliteit van het scherm. De EA231WMi is voorzien van een IPS-paneel, het nadeel van zo’n paneel is de prijs en de responstijd. De voordelen van IPS zijn bij het scherm direct zichtbaar. De inkijkhoek is beduidend beter dan die van schermen in onze test die een TN-paneel hebben en de kleurreproductie is erg goed. Het scherm heeft een ecofunctie die aan de hand van het omgevingslicht de helderheid aanpast. Als het scherm is gekalibreerd moet deze functie worden uitgezet om te voorkomen dat het scherm de gamma aanpast, anders zal de kleurreproductie niet meer hetzelfde zijn als met de kalibratie. De responstijd vormt voor ons geen probleem in games en films, toch raden wij u een scherm met een TN-paneel aan als u een echt fanatieke gamer bent. Het scherm heeft een goed contrast en geen last van lichtlekkage. De EA231WMi is van alle gemakken voorzien: vier usb2.0-aansluitingen, in hoogte verstelbaar, een pivot-functie, een koptelefoonaansluiting en speakers. Als u op zoek bent naar een scherm met een goede beeldkwaliteit en kleurreproductie dan is de NEC EA231WMi een betaalbare oplossing.

©PXimport

NEC MultiSync EA231WMi

Adviesprijs € 374,-

Oordeel 9/10

Pluspunten

Goed contrast

Ergonomisch

Kleurreproductie

Prijs-kwaliteitverhouding

Minpunten

Geen HDMI

LG E2360V

LG levert ons net als Acer een erg dun designscherm. Door onder andere gebruik te maken van wled-backlight is het scherm slechts 12,9 mm dik. Het scherm van LG is met zijn 2,6 kg erg licht, de voet is van kunststof gemaakt. Het scherm is hierdoor lang niet zo solide als het dunne scherm van Acer. Aan de achterkant vinden we een DVI-, een HDMI- en een VGA-aansluiting. Fraai detail is de ‘power indicatie led’, deze bevindt zich aan de achterkant van het scherm en reflecteert in de voet. LG heeft ook aandacht besteedt aan het OSD-menu. Als u op de knoppen drukt, geeft het menu op het scherm zelf, duidelijk boven de knoppen aan waar ze voor zijn. De beeldkwaliteit van het scherm is goed, voornamelijk na kalibratie. De weergave in games en films is mooi, het scherm heeft geen zichtbare lichtlekkage en het contrast is goed. De monitor geeft zwart op een correcte manier weer: zwart is echt zwart en niet donkergrijs. Het nadeel van het scherm is voornamelijk de inkijkhoek. Als u de nadelen van een TN-paneel voor lief neemt, haalt u met de LG E2360V een goed en fraai scherm in huis voor een nette prijs.

©PXimport

LG E2360V

Adviesprijs € 229,-

Oordeel 8/10

Pluspunten

Erg dun en fraai design

Goed contrast

Prijs

Minpunten

Inkijkhoek

Scherm voelt niet solide

Dell UltraSharp U2311H

Dit scherm van Dell is voorzien van een IPS-paneel. De U2311H is duurder dan een beeldscherm met een TN-paneel, maar de beeldkwaliteit is de extra euro’s meer dan waard. Naast de kleurreproductie is het contrast van het scherm ook goed. Het scherm heeft een aantal ergonomische opties. Het is tot tien centimeter in hoogte verstelbaar, te kantelen, op de voet negentig graden draaibaar en heeft een pivot-functie (draaien naar portretstand). De zwartweergave is goed en er is geen zichtbare lichtlekkage. Aan de achterkant vinden we een VGA-aansluiting en DVI en DisplayPort. Voor een scherm dat gebruikmaakt van CCFL-verlichting valt het energieverbruik erg mee. De responstijd is voor het kijken van films en het spelen van de meeste games prima. Alleen voor die-hard first-person shooters is een sneller scherm met een TN-paneel een betere keuze. Echte nadelen van deze Dell UltraSharp hebben we niet kunnen vinden, hooguit dat het scherm geen HDMI heeft, maar dat zal niet snel iemand weerhouden van de aankoop. Deze Dell is vergelijkbaar met de EA231WMi van NEC. Beide hebben een erg goede prijs-kwaliteitverhouding, een uitstekende kleurreproductie en zijn geschikt voor foto- en videobewerking. Onze voorkeur gaat uit naar de Dell U2311H, het contrast is iets beter en de kleurreproductie is zonder kalibratie al erg goed.

©PXimport

Dell UltraSharp U2311H

Adviesprijs € 284,41

Oordeel 9/10

Pluspunten

Kleurproductie

Goed contrast

Ergonomisch

Prijs-kwaliteitverhouding

Minpunten

Geen HDMI

Samsung SyncMaster PX2370

Het dunste gedeelte van de SyncMaster PX2370 is slechts 16,5 mm, daarmee is het een van de dunste schermen uit onze test. Dit scherm maakt gebruik van led-verlichting, met als voordeel een laag energieverbruik en een fraai dun scherm. Naast HDMI vinden we een DVI-I-aansluiting. Deze aansluiting geeft naast het standaard digitale DVI-signaal ook een analoog signaal door. Samsung levert een DVI-naar-VGA-kabel mee zodat het scherm ook via VGA kan worden aangesloten. De inkijkhoek laat te wensen over door het gebruik van een TN-paneel. Samsung heeft wel rekening gehouden met de matige inkijkhoek en biedt een ‘MagicAngle’-functie in het OSD-menu. Deze functie lost het probleem van de inkijk op zich niet op, maar kan wel hulp bieden als er langdurig vanuit een hoek op het scherm wordt gekeken. De weergave van games en films is goed. Het scherm heeft geen last van lichtlekkage. Opvallend detail van de Samsung PX2370 is de optische audio-uitgang. U kunt hierdoor het scherm via HDMI aansluiten op uw pc of gameconsole en vervolgens de optische audio-uitgang aansluiten op een versterker. Samen met de snelle responstijd maakt dit de Samsung PX2370 voor een pc- of consolegamer een goede keuze.

©PXimport

Samsung SyncMaster PX2370

Adviesprijs € 329,-

Oordeel 8/10

Pluspunten

Erg dun en fraai design

Laag energieverbruik

Responstijd

Minpunten

Inkijkhoek

Geen DVI-kabel meegeleverd

BenQ VW2420H

BenQ komt met een tot nu toe unieke combinatie: led-backlight met een VA-paneel. Het resultaat is erg mooi. De inkijkhoek en kleurreproductie zijn beduidend beter dan wat we gewend zijn van beeldschermen met een TN-paneel. Toch haalt het scherm niet het niveau van de NEC, EIZO en Dell uit onze test. Nadeel van een VA-paneel is de responstijd. Bij het kijken van films hebben wij geen problemen ondervonden, maar voor mensen die snelle games spelen bevelen we de VW2420H niet aan. De bediening van het OSD-menu gaat met toetsen die zich rechtsonder op het scherm bevinden. Ideaal is het niet, maar het oog wil ook wat. In onze blu-ray- en gametests ziet de weergave er erg goed uit. Er is geen waarneembare lichtlekkage te zien, tenzij u in een volledig verduisterde kamer zit. Daarnaast is het contrast erg goed, dit blijkt niet alleen uit onze metingen maar ook als we kijken naar games en films. Als we naar de grijsgradiënt kijken, zien we dat de grijstinten niet geheel vloeiend in elkaar overlopen. Met dagelijks gebruik zult u hier niet snel last van hebben. BenQ maakt een goede inkijkhoek en kleurreproductie betaalbaar met de VW2420H.

©PXimport

BenQ VW2420H

Adviesprijs € 249,-

Oordeel 8/10

Pluspunten

Goede inkijkhoek

Kleurreproductie

Erg goed contrast

Minpunten

Geen DVI-kabel meegeleverd

Responstijd

Weergave grijsgradiënt niet vloeiend

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).