Windows Live Messenger 2011 kunt u flink aanpassen aan uw eigen wensen en nauw integreren met bestaande sociale netwerken zoals Facebook en LinkedIn. Hoe u daarvoor te werk gaat? Lees verder!

1. Downloadlocatie

Download (als u deze nog niet heeft) de nieuwste versie van Windows Live Messenger. Messenger maakt deel uit van Windows Live Essentials. In dit pakket vindt u verschillende programma's, zoals Messenger, Photo Gallery, Movie Maker en Mail. Kies voor Nederlands en klik op Nu downloaden. U bepaalt zelf welke componenten u installeert. Uiteraard kiest u in ieder geval voor Messenger. Bevestig met een klik op Installeren.

©PXimport

Messenger maakt deel uit van Windows Live Essentials.

2. Sociale dashboard

Centraal binnen Messenger staat het sociale dashboard. Beschouw dit als een cockpit die u in één oogopslag laat zien welke activiteiten binnen uw vriendennetwerk plaatsvinden. Het venster is in tweeën geknipt. Links ziet u de updates binnen uw netwerk. Denk daarbij aan personen die hun profielfoto hebben aangepast, maar ook aan foto's, video's, links naar websites en statusupdates. Messenger houdt rekening met het type content: klikt u bijvoorbeeld op een fotoset, dan wordt een nieuw venster geopend en worden de foto's in een diavoorstelling getoond.

©PXimport

Centraal in Windows Live Messenger staat het sociale dashboard.

Werp nu een blik op de rechterkant van het sociale dashboard. Hier vindt u de 'vertrouwde' lijst met Messenger-contactpersonen. Hebt u andere sociale netwerken gekoppeld, dan vindt u hier ook aparte categorieën voor de vrienden uit die netwerken. Nieuw is de mogelijkheid om uw online status per groep te bepalen. Zo kunt u voor vrienden offline zijn terwijl u voor collega's online bent. Zorg eerst dat de personen in groepen worden getoond. Kies voor de weergave Alle, zodat u alle groepen krijgt te zien. Vervolgens klikt u met de rechtermuisknop op een groep waarvoor u uw zichtbaarheid wilt wijzigen. Kies voor Offline weergeven voor iedereen in deze categorie of voor Online weergeven voor iedereen in deze groep. U kunt ook per persoon offline worden getoond: klik met de rechtermuisknop op de persoon in kwestie en kies Offline weergeven voor deze persoon.

©PXimport

Per groep kunt u uw online status aangeven.

3. Filter erop los!

Het hoofdvenster van Live Messenger beschikt over een navigatiebalk. Hiermee schakelt u tussen de verschillende weergaven. De sectie Highlights bevat een overzicht van alle updates, terwijl Recent zich toespitst op de laatste toevoegingen. De sectie Ik geeft uw eigen wijzigingen aan (bijvoorbeeld een aangepaste profielfoto of statusupdate). Daarnaast vindt u Foto's, waarmee u alle foto's binnen uw vriendennetwerk oproept. Tot slot is er de sectie Meer. Hiermee kunt u filteren op statusupdates, links en weblogs.

4. Netwerken bij elkaar

Messenger wordt pas echt leuk als u verschillende sociale netwerken (zoals Facebook, LinkedIn en Hyves) aan het programma koppelt. Alle updates die binnen uw netwerken plaatsvinden, worden dan in het sociale dashboard getoond. In het hoofdvenster van Messenger klikt u op Toevoegen. U vindt deze knop rechtsonder. Kies vervolgens voor het netwerk dat u wilt toevoegen. Wordt uw netwerk niet vermeld, kies dan voor Meer services toevoegen. U komt vervolgens op een website waarop wordt getoond welke diensten er verder worden ondersteund. Nadat u een dienst hebt gekozen, wordt de koppeling gemaakt. Geef uw gebruikersnaam en wachtwoord van het betreffende sociale netwerk op. Het dashboard wordt automatisch gevuld met updates uit dat netwerk.

©PXimport

Koppel uw verschillende sociale netwerken aan Windows Live Messenger.

5. Aantal meldingen

Houd het aantal meldingen onder controle. Dat is soms gemakkelijker gezegd dan gedaan. Hoe meer sociale netwerken u gebruikt, hoe meer meldingen er worden getoond. U kunt echter voorkomen dat u continu wordt gestoord door berichten. Open het venster Opties (klik op uw naam en kies Meer opties) en kies voor de sectie Meldingen. Wilt u niet dat Messenger een melding toont bij een e-mail met updates uit uw sociale netwerken, dan haalt u het vinkje weg bij Ik een e-mail ontvang met updates uit sociale netwerken. Interessanter is echter de optie Meldingen beheren voor updates uit sociale netwerken. U vindt deze onderin het instellingenvenster en als u hem selecteert, wordt er een website geopend waarop u bepaalt of u de meldingen per e-mail wilt ontvangen (kies voor Meldingen per e-mail verzenden) of dat u de meldingen ook in Messenger wilt zien (kies voor Meldingen ontvangen in Messenger). Daarnaast kunt u aangeven tussen welke tijdstippen u geen meldingen van Messenger wilt ontvangen, bijvoorbeeld als u niet wilt worden gestoord tijdens uw werk. Bij de sectie Inactieve tijd plaatst u een vinkje bij Geen meldingen versturen vanaf N tot N, waarbij u voor N de begin- en eindtijd opgeeft. Sluit het venster via de knop op Opslaan.

©PXimport

Houd het aantal meldingen onder controle.

6. Privacy

Vergeet niet de privacy-instellingen naar uw hand te zetten, en voorkom dat er teveel persoonlijke informatie wordt gedeeld. In het venster Opties kiest u voor Privacy. Klik op de knop Privacyinstellingen, waarna er een website wordt geopend. U kunt kiezen uit drie opties: Openbaar, Beperkt en Privé. Klik op Huidige instellingen weergeven als u wilt zien wat er voor uw profiel geldt. U kunt de privacyopties instellen door een standaardprofiel te kiezen, maar het is beter om wat tijd vrij te maken en de losse onderdelen afzonderlijk te configureren. Met behulp van de schuifregelaars bepaalt u de rechten per onderdeel. Bij elke activiteit (bijvoorbeeld Nieuwe fotoalbums, Interesses, Favorieten en berichten) geeft u aan welke personen of groepen hiervan op de hoogte mogen worden gebracht. U kiest daarbij tussen Niemand, Sommige vrienden (die met beperkte toegang uitgezonderd), Vrienden, Vrienden en vrienden van vrienden, en Iedereen (Openbaar). Onderaan de pagina kunt u de koppelingen met andere netwerken beheren. Klik op De services die met Windows Live zijn gelinkt weergeven en beheren. U ziet nu een overzicht van de gekoppelde services. Klik op Bewerken om de bestaande instellingen aan te passen.

©PXimport

Vergeet niet om de privacy-instellingen naar uw hand te zetten.

7. Deelopties bepalen

Bepaal welke informatie met vrienden binnen uw sociale netwerk wordt gedeeld. Hierbij zijn twee onderdelen van belang: gegevens die van het sociale netwerk naar Windows Live worden gestuurd, en gegevens die van Windows Live naar het sociale netwerk worden doorgezet. In de eerste sectie kunt u bepalen in hoeverre de gegevens uit het sociale netwerk (zoals vrienden en activiteiten) in Messenger zichtbaar zijn, en in hoeverre de gegevens uit het sociale netwerk met anderen binnen Messenger worden gedeeld. In de tweede sectie bepaalt u in hoeverre de Windows Live-status en -activiteiten met vrienden uit het sociale netwerk worden gedeeld. Bovendien kunt u hier opgeven of er foto's vanuit Windows Live mogen worden gepubliceerd op het sociale netwerk en of u vrienden op de foto's kunt labelen (of 'taggen'). Wilt u de koppeling met het sociale netwerk volledig verwijderen, dan kiest u voor de optie onderaan de pagina (in het geval van Facebook ziet u de optie Facebook verwijderen).

8. Eigen bestaande foto

Niet nieuw in Messenger, maar wel belangrijk: uw eigen profielfoto, waaraan anderen u kunnen herkennen. U kunt de foto snel aanpassen. In het hoofdvenster van Messenger klikt u op uw huidige gebruikersafbeelding. Er wordt een nieuw venster geopend, waarin u kunt kiezen uit een set standaardafbeeldingen. Niet tevreden met de standaardafbeeldingen? Klik op de knop Bladeren en wijs een eigen foto aan.

©PXimport

U kunt snel een eigen profielfoto instellen.

9. Eigen webcamfoto

U hoeft niet per se een bestaande foto in te stellen als profielfoto. Hebt u een webcam, dan kunt u ook een foto maken met de webcam en deze gebruiken als gebruikersafbeelding. Klik daartoe in het afbeeldingenvenster op Webcamfoto en klik op Foto nemen (of op Video opnemen als u een korte video wilt gebruiken in plaats van een statische foto). Bevestig met een klik op Gereed.

10. Nieuwe uitstraling

Wilt u Messenger een andere uitstraling geven, dan zijn hier verschillende mogelijkheden voor. Klik met de rechtermuisknop op het bovenste gedeelte van het venster. Kies voor Thema wijzigen. Vervolgens kiest u het gewenste thema uit de lijst. Ook interessant is de mogelijkheid om een eigen thema te maken. U maakt daarvoor gebruik van een eigen afbeelding. Klik op de knop Bladeren en selecteer de afbeelding die u voor het gespreksvenster wilt gebruiken. U kunt de afbeelding zelf kiezen, maar deze moet wel een van de volgende formaten hebben: bmp, gif, jpg of png. Hierna klikt u op Toepassen.

©PXimport

U kunt Messenger desgewenst een andere uitstraling geven.

11. Wel belangrijk, niet belangrijk

Voorkom dat u het overzicht over het sociale dashboard verliest! In Messenger kunt u zelf bepalen welke personen voorrang hebben. Van de vrienden die u aan uw lijst met favorieten toevoegt, ziet u meer updates vanuit hun sociale netwerken. Klik met de rechtermuisknop op de persoon die u aan uw lijst met favorieten wilt toevoegen en kies Toevoegen aan favorieten. U kunt op elk moment de lijst met favorieten opvragen. Kies bovenaan het overzicht met contactpersonen voor Favorieten, waarna ze verschijnen. Wilt u een persoon uit de lijst met favorieten verwijderen? Klik erop met rechts en kies Uit favorieten verwijderen.

12. Herkennen aan geluid

Meldt iemand zich aan bij Messenger? Dan hoort u een geluid. In de nieuwe versie van Messenger kunt u een geluid exclusief aan een persoon koppelen. Voor een collega kunt u dus een ander herkenningssignaal instellen dan voor uw gezinsleden. Open de lijst met contactpersonen en klik met rechts op een naam. Kies in het menu voor Geluiden kiezen. Eerst kiest u de actie waar u het geluid aan wilt toevoegen. Kies voor Aanmelden van contactpersonen of voor Nieuw chatbericht. Vervolgens selecteert u het gewenste geluid. Klik op de knop Afspelen om een voorbeeld te beluisteren of op de knop Verwijderen om het geluid uit de lijst te wissen. Veel mooier is het uiteraard als u een eigen geluid toekent. Klik op de knop Nieuw geluid toevoegen. Blader naar de map met eigen geluiden en selecteer het gewenste geluid (alleen de bestandsformaten wma, mp3 en wav worden ondersteund). Voordat u klikt op Gereed plaatst u een vinkje bij Infaden en bij Uitfaden. Dat klinkt wel zo netjes!

©PXimport

Laat Messenger een specifiek geluid afspelen zodra een bekende zich aanmeldt.

13. Op meerdere apparaten

Met de nieuwe versie van Messenger kunt u het programma tegelijkertijd gebruiken op meerdere apparaten, bijvoorbeeld op uw telefoon, uw laptop en een desktopcomputer. Daar kleeft echter wel een nadeel aan: alle gevoerde gesprekken zijn zichtbaar op alle apparaten. U kunt dit voorkomen. In het venster Opties kiest u voor de sectie Aanmelden. Bij de sectie Aanmelden op meer dan een locatie plaatst u een vinkje bij Op andere locaties afmelden wanneer ik me aanmeld bij Messenger. Plaats voor de zekerheid ook een vinkje bij de optie Alle aangemelde locaties weergeven wanneer ik me aanmeld.

14. Foto met emotie

Stel, u wilt tijdens een gesprek emoties tonen. Dat kan heel goed met emoticons en ook uw profielfoto kan een handje helpen en mee veranderen met uw stemming. Hoe dit werkt? Voert u tijdens een gesprek bijvoorbeeld een smiley in, dan verschijnt een lachende afbeelding van uzelf. Typt u een verdrietige emoticon, dan past de foto zich ook daarop aan. U stelt dit in door in het afbeeldingenvenster van Messenger op de knop Dynamische afbeelding te klikken. Klik vervolgens op het vlak Standaard. Nu neemt u (met uw webcam) een foto voor de neutrale uitstraling. Klik op Foto nemen (of op Video opnemen, als u in plaats van een foto liever een korte video opneemt). Vervolgens selecteert u het vlak ernaast om een foto bij een lachende smiley te maken. Deze stappen herhaalt u voor alle vakken, zodat u voor elke gemoedstoestand een unieke afbeelding hebt. Klik op Gereed, begin een gesprek en gebruik uw persoonlijke emoticons!

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).