Om video vast te leggen hebt u tegenwoordig geen dure camera meer nodig. Mobiele telefoons, fotocamera's, tablets ... steeds meer draagbare apparaten hebben de mogelijkheid om video vast te leggen. Al die losse filmpjes zijn leuk, maar niets is leuker dan een film die u van begin tot eind gemonteerd hebt. Dat hoeft niet extreem moeilijk te zijn, zeker niet met een programma als Premiere Elements 9.

Dit artikel bestaat uit twee pagina's:

Pagina 1: Video vastleggen; Interface Premiere Elements; Clips bewerken; Video-overgangen; Titels;

Pagina 2: Audio- en videolagen; Effecten; Nabewerking; Exporteren.

1. Video vastleggen

Videobewerking is in de afgelopen jaren toegankelijker en eenvoudiger geworden, maar door de grote diversiteit aan apparaten is er wel een andere uitdaging ontstaan. Vroeger kocht u een camera, zette u deze aan en dat was het. Tegenwoordig zijn er gewone camera's, HD-camera's, mobiele telefoons (die u rechtop kunt houden of op hun kant) enzovoort. Het kan natuurlijk gebeuren dat u filmpjes van allerlei verschillende bronnen bij elkaar hebt en daar een video van wilt maken. Ideaal is dat niet: u kunt zich wellicht voorstellen dat het heel onrustig is als de video bestaat uit beelden met verschillende formaten, met dan wel zwarte balken en dan weer niet enzovoort. Weet u al dat u gaat monteren voordat u de video vastlegt, zorg er dan voor dat u ondertussen niet teveel rommelt met de instellingen van de camera, dat scheelt u later irritatie. Vooruitdenken geldt trouwens ook voor het videomateriaal zelf. Film altijd een paar seconden langer door dan u van plan was, dan hebt u later meer speelruimte bij het knippen. Monteren begint immers al bij het vastleggen van de video. Overigens is het importeren van video in het bewerkingsprogramma lang niet meer zo moeilijk als vroeger. De videobestanden worden opgeslagen op de harde schijf van de camera, waarna u deze simpelweg kunt openen door in Premiere Elements 9 te klikken op Bestand / Media ophalen van en vervolgens het juiste medium te kiezen (bijvoorbeeld bestanden of mappen als de video al op uw computer staat).

©PXimport

Monteren begint eigenlijk al bij het vastleggen van video. Kijk of uw videomateriaal overeenkomt met de projectinstellingen.

HD of geen HD?

Werken met het oog op de toekomst is altijd verstandig. Hebt u een HD-camera gekocht, dan wilt u, zelfs al hebt u nu nog geen HD-televisie, waarschijnlijk toch in HD monteren, zodat de filmpjes er over tien jaar nog steeds fraai uitzien. Een goed streven, maar voordat u een hele vakantie vastlegt in HD, is het handig om even te controleren of uw pc wel krachtig genoeg is om te monteren in HD. HD-bestanden vragen namelijk behoorlijk wat van uw computer. Als uw pc niet krachtig genoeg is, kan het een frustrerende ervaring worden om te monteren, omdat de video niet soepel wil afspelen. Probeer eens een klein stukje te filmen en te monteren. Loopt het voor geen meter, dan is het misschien beter om de HD-stand op uw camera uit te zetten. Een nieuwe pc kopen of de pc upgraden kan natuurlijk ook, maar dat kost weer extra geld.

2. Interface Premiere Elements

De interface van Premiere Elements 9 bestaat grofweg uit vier delen. Bovenin staat de werkbalk, waarin u toegang hebt tot alle opties die het programma heeft, verwerkt in tekstmenu's. Wanneer u nog geen video ingeladen hebt, ziet u linksboven een groot leeg vlak, dit is het vlak waarin u ziet wat er gebeurt, wat u aan het monteren bent enzovoort. Daaronder vindt u het gedeelte waarin u de mediacontent plaatst: afzonderlijke videoclips, audioclips, titels, overgangen etc. U kunt in dit gedeelte kiezen uit een Tijdlijn of een Scènelijn. Het grote verschil hiertussen is dat u bij een scènelijn snel uw video's kunt rangschikken, terwijl u in de tijdlijn de video goed kunt snijden of deze langer en korter kunt slepen. Tot slot vindt u aan de rechterkant snelkoppelingen naar bepaalde opties in het programma. Hier kunt u onder meer kiezen uit verschillende effecten, overgangen en titels, maar u vindt hier ook de optie voor het maken van een dvd-menu of het delen van uw video.

©PXimport

De interface bestaat uit een reeks deelvensters, maar deze werken prettig samen.

3. Clips bewerken

Wanneer u videoclips (afzonderlijke videofragmenten) op de Scènelijn hebt gesleept, kunt u deze het eenvoudigst bewerken door te klikken op Tijdlijn. Beweegt u de muis over het begin of einde van de clip, verandert deze in een rood kader met een pijl. Dit geeft aan dat u de clip korter of langer kunt slepen. Dit is handig omdat u niet altijd de hele clip wilt gebruiken, maar alleen een bepaald gedeelte ervan. Door te slepen aan de uiteinden, kunt u precies het videofragment overhouden dat u wilt. Ook is het mogelijk om clips in tweeën te knippen, dat handig is als u een overgang wilt toevoegen tussen twee gedeelten van een clip. Verschuif de rode lijn naar het gedeelte dat u wilt knippen, en druk vervolgens op Clip splitsen (het pictogram met de schaar, rechts). De clip wordt dan precies op de plek van de rode lijn gesplitst.

Soms is het een mooi effect als een bepaald gedeelte van een video in slow motion is. U kunt dit bewerkstelligen door te klikken op de knop Gereedschap Tijd uitrekken (pictogram met het klokje, links). Wanneer u, met dit gereedschap actief, de muis naar het einde van een clip beweegt, kunt u deze naar rechts verslepen om de afspeelsnelheid te verlagen, en naar links om deze juist te verhogen.

©PXimport

Door aan de randen van een videoclip te slepen, kunt u deze langer of korter maken.

4. Video-overgangen

Het toevoegen van video-overgangen in Premiere Elements 9 doet u door rechts in het venster te klikken op het tabblad Bewerken / Overgangen. In dit venster worden vervolgens de overgangen getoond die u kunt selecteren. Maar let op: overdaad schaadt, zie ook het kader 'Geniet, maar bewerk met mate'. In het overgangenvenster vindt u onder het kopje NewBlue 3D-transformaties in Elements de overgang Vliegend tapijt, een uitstekend voorbeeld van iets teveel overdaad voor het gemiddelde filmpje. De minst afleidende overgang is Gekruist Verspreiden onder het kopje Verspreiden. Het meeste professionele effect is geen overgang. Dat klinkt misschien vreemd, maar hoe vaak ziet u op televisie het ene beeld vervagen in het andere?

Desondanks kan een overgang zijn functie hebben. U voegt een overgang toe tussen twee videofragmenten door deze vanuit het venster Overgangen te slepen naar de juiste plek (de makkelijkste plek om dit te doen is door te klikken op Scènelijn naast Tijdlijn). Door te klikken op de overgang tussen de scènes en vervolgens op Overgang bewerken kunt u precies aangeven bij welke frame de overgang begint en bij welke deze eindigt. Zo hebt u volledige controle over de overgang.

©PXimport

Een overgang voegt u toe door deze tussen twee clips te slepen.

5. Titels

Een leuke manier om een filmpje interessanter te maken, is met behulp van titels. U kunt dan denken aan een voortitel of aftiteling, of gewoon tekst in beeld met bijvoorbeeld de naam van de persoon die in beeld is. Net als overgangen, kunt u titels eenvoudig naar uw tijdlijn slepen. Ze bevinden zich in het tabblad Bewerken / Titels. Wanneer u een titel naar de tijdlijn sleept, wordt deze automatisch toegevoegd als clip in een nieuwe videolaag (meer hierover in stap 6, 'Audio- en videolagen'). Net als bij videoclips, kunt u slepen aan de randen van de titelclip om deze langer of korter te maken. Door te dubbelklikken op de titelclip kunt u tekst bewerken, toevoegen, het lettertype veranderen enzovoort. U hoeft uiteraard geen voorgedefinieerde titel te kiezen, u kunt ook gewoon klikken op het pictogram Standaardtekst toevoegen (naast het pictogram met het schaartje), waarna u tekst in beeld kunt typen (let niet op de positie van de tekst, deze kunt u achteraf verslepen). Naast het bewerken van (bijvoorbeeld) het lettertype, de kleur of schaduw, kunt u in het menu rechts (dat automatisch opent wanneer u titels bewerkt) onder het kopje Tekstanimatie ook een animatie toewijzen aan de tekst, waardoor u de tekst bijvoorbeeld kunt laten invliegen of langzaam kunt laten verschijnen en verdwijnen.

©PXimport

Wanneer u een titel toevoegt, wordt deze als videoclip in een nieuwe laag geplaatst.

Geniet, maar bewerk met mate

Programma's voor videobewerking die meer op de consument zijn gericht, hebben vaak de meest fantastische video-overgangen die u kunt gebruiken. Het is natuurlijk leuk om die te gebruiken en het ziet er ook heel spectaculair uit wanneer de ene scene in de andere overgaat met behulp van een spectaculair effect. Het kan echter al snel teveel worden. Denk maar eens aan 'echte' televisieprogramma's, ziet u daar ooit een vogel door het beeld vliegen die het ene beeld doet overgaan in het andere? Waarschijnlijk niet. De reden hiervoor is dat hoewel dit soort effecten professioneel lijken, ze dat juist helemaal niet zijn. Dat wil overigens niet zeggen dat u helemaal ze niet moet gebruiken, het zijn úw filmpjes en u produceert nu eenmaal niet voor RTL 4. Maar het gezegde 'overdaad schaadt' is er eentje om in gedachten te houden. Een overdaad aan effecten leidt de kijker alleen maar af van waar het uiteindelijk echt om gaat: uw mooie videobeelden.

6. Audio- en videolagen

De tijdlijn in Premiere Elements werkt (net als andere software voor videobewerking) met lagen. Er zijn twee basislagen: Video 1 en Audio 1. Wanneer u een videoclip (met geluid) naar de tijdlijn sleept, wordt de videotrack automatisch in de laag Video 1 geplaatst en de audiotrack in laag Audio 1. Deze audio en video zijn aan elkaar gekoppeld, om ervoor te zorgen dat alles gelijk blijft lopen. In bepaalde gevallen, bijvoorbeeld wanneer u een slow-motion gebruikt, of wanneer u het beeld zwart wilt laten uitlopen, terwijl er nog wel geluid is, is het handiger om deze los te koppelen. Klik dan met de rechtermuisknop op de betreffende lagen en kies Audio en video ontkoppelen. Wanneer u nieuwe content toevoegt aan de video, zoals een titel of een afbeelding, dan kan deze in een nieuwe videolaag worden geplaatst. Audio wordt op een eigen audiolaag geplaatst. Het voordeel hiervan is dat u eenvoudig dingen kunt laten overlappen, zoals spraak en muziek, maar ook afbeeldingen en tekst bovenop video. Ook kunt u dit soort lagen afzonderlijk verschuiven, waardoor u erg flexibel bent in het bewerken (bijvoorbeeld wanneer u besluit dat een titel toch ergens anders moet komen). U kunt handmatig nieuwe lagen aanmaken door met de rechtermuisknop te klikken op een laag en vervolgens te kiezen voor Tracks toevoegen. Een mp3 met muziek toevoegen doet u overigens op dezelfde manier als waarop u video importeert.

©PXimport

Audio- en videofragmenten kunnen in verschillende lagen geplaatst, zodat u eenvoudig kunt schuiven.

7. Effecten

U kunt uw video net dat beetje extra meegeven met behulp van effecten, al geldt ook hier dat deze het beste uit de verf komen wanneer u ze met mate toepast. Effecten vindt u in het tabblad Bewerken, onder het kopje Effecten. Grofweg kunt u ze indelen in twee groepen: audio- en video-effecten. Wilt u een effect voor specifiek video of audio toevoegen, selecteer dan één van de twee in het uitklapmenu zodat de rest niet wordt weergegeven, dat maakt het overzichtelijker. Er is een aanzienlijke bibliotheek waaruit u kunt kiezen. Zo kunt u gaan voor Oude film, om uw video een antiek tintje te geven, voor Aardbeving om de video te laten schudden en ga zo maar door. Door een effect te selecteren en te klikken op Effect bewerken, kunt u afzonderlijke parameters instellen die het eindresultaat beïnvloeden.

Naast grappige effecten kunt u in Premiere Elements ook het serieuzere werk toepassen, zoals het effect Key groen scherm of Key blauw scherm. Wanneer u een video schiet tegen een groen (of blauw) scherm of achtergrond en u plakt deze video in een laag boven een andere video (bijvoorbeeld van een tropisch strand), dan valt het groen (of het blauw) weg zodra u het effect Key groen (of blauw) scherm toepast. De inhoud van de videoclip eronder wordt ineens zichtbaar. Bij audio-effecten moet u denken aan effecten als echo, geluid achteruit afspelen, versterking, ruis verminderen enzovoort.

©PXimport

Met voorgedefinieerde effecten kunt u leuke extra's toevoegen aan uw video en zelfs professionele effecten toepassen.

8. Nabewerking

Video's bewerken is leuk en doorgaans is het moeilijk om na een ruwe montage niet direct alles te exporteren en aan de familie te laten zien. Toch loont het de moeite om na afloop alles nog even aan een kritische blik te onderwerpen. Zo kunt u door te klikken op het pijltje naast Audiogereedschappen (het pictogram met het luidsprekertje) de audiomixer openen, waarmee u het geluid van de verschillende clips en de muziek centraal vanuit één venster gelijk kunt trekken. Hiermee voorkomt u dat het ene geluid ineens heel hard is en het andere heel zacht. Ook is het goed om te kijken of er geen 'dirty cuts' zijn, oftewel: beeld dat verspringt net voor of na een knip. Ook kunt u het venster Effecten gebruiken om kleurcorrecties toe te passen op alle clips

©PXimport

Controleer voor u de video exporteert of alles klopt, of het geluidsniveau overal gelijk is enzovoort.

9. Exporteren

Nog niet zo lang geleden was branden op een dvd eigenlijk de enige goede manier om te zorgen dat u de video aan anderen kon tonen, dat is tegenwoordig wel anders. Op het tabblad Delen aan de rechterkant van het scherm ziet u verschillende exportopties. Wilt u een dvd branden voor in de dvd- of blu-ray-speler onder uw televisie, dan klikt u op Schijf. U kunt dan rechtstreeks branden naar de dvd of blu-ray-schijf, of naar een map op de pc om later te branden. Klikt u op Web DVD, dan kunt u een 'verrijkte dvd' maken, oftewel: een video-dvd verrijkt met html-content of een website op schijf verrijkt met video. Dit kan vanuit het programma (u kunt menu's maken via het tabblad Schijfmenu's), maar gaat uiteraard veel verder dan wat wij in deze cursus kunnen bespreken.

Klikt u op Online, dan kunt u de video direct uploaden naar YouTube, hetgeen een hoop gedoe scheelt met het vinden van de juiste afmetingen, instellingen enzovoort. Klikt u op Computer, dan slaat u de video op als filmbestand in Adobe Flash, Avi of Mpeg. Hierbij kunt u kiezen uit diverse voorinstellingen. Wilt u de video graag op uw mobiele telefoon hebben, dan is ook daar een exportoptie voor. Klik op Mobiele telefoon en afspeelapparatuur en selecteer het apparaat (bijvoorbeeld een iPhone, PSP of Zune, om er een paar te noemen). Staat uw type apparaat er niet bij, dan kiest u voor Mobiele telefoon en kunt u zelf een exportinstelling selecteren. Tot slot, een optie die niet heel frequent meer gebruikt wordt, is de mogelijkheid om de video te exporteren naar een DV-tape (voor camera's die geen harde schijf hebben). Om deze optie te kunnen gebruiken dient u een DV-camera aan te sluiten (via usb of firewire) met daarin een beschrijfbare DV-tape.

©PXimport

U kunt uw video's vanuit Premiere op dvd of blu-ray branden, exporteren naar de harde schijf, uploaden naar YouTube enzovoort.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).