Bring Your Own Device: Voordelen en nadelen uitgelicht
De term Bring Your Own Device wordt al een decennium gebezigd, maar in hoeverre wordt dit nu echt toegepast? Veel bedrijven worstelen er mee. Waar de lijn tussen privé en zakelijk steeds vager wordt betreft werktijden, blijkt die er wel degelijk te zijn rond het gebruiken van privé-apparaten voor de zakelijk gebruik.
Reeds in 2013 schreef Gartner (pdf) dat de perfectionering van de infrastructuur (met onder andere besturingssytemen van Android en iPhone, maar ook 4G) gecombineerd met de digitale transformatie van bedrijven ervoor zou zorgen dat Bring Your Own Device de meestgebruikte manier van mobility in bedrijven zou worden. Dat zou onder andere interessant zijn voor bedrijven omdat het minder zou kosten en efficiënter zou zijn. Tegelijkertijd zouden medewerkers steeds liever hun eigen toestellen gebruiken op de werkvloer.
Dat laatste klopt, maar er zijn grenzen. Vaak klinkt vanuit werknemers een tegengeluid omdat het ‘werkprofiel’ of ‘configuratieprofiel’ betekent dat ze het bedrijf bijvoorbeeld toestemming geven om alle content en informatie op de telefoon te wissen. Maar ook werkgevers zijn er niet altijd happig op, niet voor niets wordt BYOD soms gekscherend Bring Your Own Disaster genoemd.
Het idee bijvoorbeeld dat de ene groep mensen Android als besturingssysteem gebruikt en de ander iOS lijkt makkelijk, maar de ene Android-telefoon is de andere niet en zelfs die twee besturingssystemen verlangen al heel verschillende oplossingen voor één probleem.
Vertrouwen in werknemers
Gartners idee dat Bring Your Own Device dé nummer één mobility-oplossing zou worden binnen bedrijven, is niet uitgekomen. Het schatte dat in 2022 meer dan 75 procent van de smartphones die worden gebruikt op de werkvloer eigen toestellen zouden zijn. Bedrijven zouden het onder andere aantrekkelijk vinden door geldbesparing om geen eigen toestellen te hoeven aanschaffen. Dat blijkt echter niet het geval. Een onderzoek gedaan door Oxford Economics in opdracht van Samsung toont aan dat Bring Your Own Device in ieder geval niet een manier is om veel geld te besparen.
In het onderzoek zijn 500 hogere IT-leiders gevraagd naar hun mobiele ondersteuning, welke voordelen dat heeft en hoeveel hieraan gespendeerd wordt. Het antwoord? BYOD zorgt slechts voor heel kleine geldbesparing.
Van buiten lijkt het beleid heel simpel: je koopt een telefoon en je zorgt dat er een goed abonnement voor de telefoon is. In de realiteit betekent het echter zoveel meer. Er moet beleid komen, ondersteuning, updates en kennis over alle mogelijkheden en potentiële gevaren. Hoewel je als bedrijf dus niet meer allemaal mobiele telefoons gaat uitgeven (en dus die kosten niet hebt), ben je helemaal niet zoveel minder geld kwijt als je ervoor kiest de persoonlijke toestellen van je medewerkers te gebruiken.
©PXimport
Er zijn echter wel degelijk voordelen aan Bring Your Own Device. Zo heeft iedereen nu eenmaal altijd zijn privé-smartphone bij zich en willen veel werknemers liever alles op één vertrouwd toestel doen, dan twee toestellen meedragen of moeten wennen aan een andere interface of besturingssysteem. Juist door te werken op een toestel dat toch al veelvuldig wordt gebruikt, schijnt de productiviteit enorm toe te nemen.
Bovendien lijkt BYOD -ondanks de werkprofielen- bij veel medewerkers juist een boost te geven aan het werknemersmoreel, want ze voelen zich serieus genomen door de IT-afdeling, omdat ze de vrijheid krijgen hun eigen toestel te gebruiken zoals ze dat zelf willen. Daarbij komen IT-afdelingen helaas vaak aan met ‘bakstenen’ en andere grote, zware toestellen die simpelweg niet zo sexy zijn
Dilemma voor IT-afdelingen
Als er niet gebruik kan worden gemaakt van een profiel om het een en ander veilig te stellen, dan komt de IT-afdeling voor een ongemakkelijk dilemma te staan. Een medewerker kan immers niet gedwongen worden om zijn telefoon goed te beveiligen en vindt het op zijn beurt waarschijnlijk lastiger om te zeggen dat hun privé-mobiel is gestolen of vergeten, dan hun werkmobiel. Het is gevaarlijke is bovendien dat juist omdat de werktijden door Bring Your Own Device nog verder vervagen, het onduidelijk is of iemand onder werktijd iets op zijn telefoon doet waar het bedrijf niet blij mee is, of toch in zijn of haar eigen tijd. En wat als iemand per ongeluk malware op zijn telefoon installeert?
Daar komt ook nog bij dat een werknemer mogelijk niet voor altijd bij een bedrijf blijft. Hoe zorg je dan dat de informatie en data veilig blijft en het liefst zo snel mogelijk van de telefoon verdwijnt? Moet je een (ex-)werknemer op zijn woord geloven dat hij alles wel verwijderd? Of kun je het werkprofiel gebruiken om in één keer vanalles te wissen? Zo ja, hoe zorg je dan dat je wel alleen datgene wist dat van toepassing is op het werk dat die persoon heeft gedaan versus zijn of haar privédocumenten? Wie zorgt dat de regels worden nageleefd? Het zijn allemaal lastige vragen voor een IT-afdeling.
Hoewel veel bedrijven toestaan dat je je smartphone op de werkvloer gebruikt, is dat lang niet altijd in de vorm van een BYOD-beleid waarbij je je privétoestel ook voor werk gebruikt zonder dat je daarbij een toestel ‘van de zaak’ krijgt. Mensen ‘brengen hun eigen toestel’ dus zeker wel mee naar werk, en gebruiken ze ook, maar om beleid uit te rollen dat zowel uitgebreid, duidelijk als veilig is, ook nadat een medewerker uit beeld is, dat is een zware kluif voor IT-afdelingen.
Bring Your Own Device kan een zeer succesvolle methode zijn, maar alleen als de afdeling IT alles goed op een rijtje heeft én het bedrijf medewerkers bereid vindt om hun privé-apparaten voor werk te gebruiken. Als dat lukt, dan kan het zomaar zijn dat we inderdaad in 2022 waarnemen dat 75% van de bedrijven succesvol BYOD gebruikt.
