Met een slimme videodeurbel kun je via je smartphone praten met bezoek op de stoep, ongeacht waar je bent. Ook kun je zo’n bel als beveiligingscamera gebruiken. Lijkt dat je wat? In dit artikel leggen we aan de hand van concrete tips uit waar je op moet letten als je een videodeurbel kopen wilt.

Tip 01: Draadloze videodeurbel

Als je nadenkt over de aanschaf van een slimme videodeurbel, is het handig om na te gaan of je een bel met een accu wil of eentje die via een draad stroom krijgt. Een bel op een accu heeft specifieke voor- en nadelen. Het grote voordeel is het installatiegemak. Omdat de bel op een accu werkt en niet afhankelijk is van een externe stroomvoorziening, kun je hem op de door jou gewenste plek ophangen. 

Het nadeel laat zich raden: een accu moet je opladen. De populairste bellen die op een accu werken, gaan een paar maanden mee op een accubeurt. Dat betekent dat je de bel zo’n drie of vijf keer per jaar moet opladen via het stopcontact. De één vindt dat geen probleem, waar de ander liever niet om wil kijken naar de stroomvoorziening van zijn deurbel.

©PXimport

Tip 02: Of toch bedraad?

Een bedrade deurbel krijgt continu stroom en hoeft dus niet opgeladen te worden. Wel zo makkelijk. De installatie daarentegen is niet altijd makkelijk. Sommige bellen vereisen – vanwege hun slimme functies – meer stroom dan je huidige belbedrading levert. In dat geval moet je je belbedrading aanpassen. 

Dat is niet voor iedereen weggelegd, waarschuwen ook fabrikanten van slimme bellen. Onder andere Ring, Gigaset en Netatmo raden dan aan een professionele monteur in te schakelen. Het is daarom raadzaam om voor de aanschaf op de productpagina van de bel te controleren hoeveel stroom de bel nodig heeft en te kijken of jouw bedrading hier geschikt voor is. 

Een alternatief is een bedrade bel gebruiken in combinatie met een bijbehorende stroomkabel die je gewoon in het stopcontact doet. Ring verkoopt zo’n kabel voor 17 tot 25 euro. Andere merken bieden dergelijke stroomkabels niet aan.

©PXimport

Tip 03: (G)een gong

Een derde aandachtspunt bij het kiezen van je slimme videodeurbel is de gong. Als je al een deurbel met bedrading hebt, werkt die waarschijnlijk samen met een mechanische gong. Een draadloze deurbel communiceert ook met een gong, bijvoorbeeld eentje op batterijen. De meeste slimme bellen kunnen niet overweg met een bestaande gong, ook niet als je de bel bedraad aansluit. Uitzonderingen zijn de bellen van Netatmo en Gigaset. 

Voor slimme bellen van andere merken heb je een speciale gong nodig van de fabrikant zelf. Een slim verdienmodel, want dergelijke gongs kosten vaak twintig tot dertig euro. In een groter appartement of huis wil je waarschijnlijk meerdere gongs. Zo’n gong stop je in het stopcontact, waarna hij doorgaans via wifi verbinding houdt met het belsysteem.

Sommige gongs hebben extra functies, zoals een nachtlampje of een signaalversterker. Let erop dat de gemiddelde slimme gong dusdanig groot is dat hij qua afmetingen meer dan één stopcontact inneemt.

©PXimport

Tip 04: Installatie

Hoe eenvoudig of moeilijk het is om je nieuwe slimme bel te installeren, verschilt letterlijk per model. Over het algemeen is een bel die werkt op een accu makkelijker te installeren dan een bedraad model, omdat je geen rekening hoeft te houden met draden en vooral het vermogen van de draden. 

Een bedrade bel installeren, is zo gepiept als je de juiste bedrading hebt, maar kan frustrerend (en duur) uitpakken als de draden niet genoeg stroom leveren en je een elektricien moet inschakelen. Vat dat niet te licht op, want draden die het verkeerde vermogen leveren, kunnen een bel beschadigen.

©PXimport

Tip 05: Tweewegaudio

Een slimme deurbel laat je onder meer praten met bezoekers voor de deur, van de pakketbezorger tot de buurvrouw. Jij praat vanuit de app van de deurbel. Hartstikke handig als je niet thuis bent. Deze functie staat bekend als tweewegaudio en vereist een luidspreker en microfoon(s) in de bel. Goed om te weten, is dat elke slimme deurbel van een gerenommeerd merk geschikt is om met bezoek te communiceren. De kwaliteit verschilt wel per deurbel.

Duurdere modellen hebben over het algemeen een betere kwaliteit luidspreker en microfoon dan goedkopere modellen. Als je veel waarde hecht aan duidelijke gesprekskwaliteit, is het de moeite waard om een bel te kiezen die op dit vlak goed presteert. Onze ervaring is dat vrijwel alle bekende slimme deurbellen een prima gesprekskwaliteit hebben. Een test – bijvoorbeeld in een elektronicawinkel – kan jou helpen om de gesprekskwaliteit te beoordelen.

Tip 06: Videofunctie

Eén van de belangrijke aandachtspunten van een slimme videodeurbel is zijn videofunctie. Die begint bij de beeldverhouding, die bepaalt hoeveel van de omgeving de bel ziet. Veel goedkopere modellen hebben een cameralens met 19:0-verhouding, die meer van de breedte, maar minder van de hoogte ziet. Een volwassen persoon die vlak voor de deur staat, is in dit geval niet van top tot teen zichtbaar. 

Een bel met een 4:3-cameralens brengt zo iemand wél helemaal in beeld, maar ziet minder in de breedte. Wat er om de persoon heen gebeurt, is vaak minder relevant, zo is onze ervaring. Een tweede aandachtspunt is de videoresolutie. Neem een bel die minimaal in HD-resolutie (1280 × 720 pixels) filmt. Scherper beeld krijg je met een Full-HD-camera (1920 × 1080 pixels). 

©PXimport

Duurdere bellen filmen doorgaans in Full HD en gaan met name beter om met uitdagende lichtomstandigheden, zoals een felle zon. Deze modellen hebben ook betere technieken om duidelijke opnames in het donker te maken. 

Op YouTube vind je van bijna alle bekende bellen praktijkvideo’s van gebruikers. Die geven je een indruk van de daadwerkelijke beeldkwaliteit van jouw favoriete bel, want op marketingvideo’s van de fabrikant lijkt elke bel het uitstekend te doen.

Tip 07: Beelden opslaan

Een bel met een videofunctie is handig, maar hoe slaat hij de beelden op? Dat is zeker iets om over na te denken, omdat het een verkoopargument is waarmee fabrikanten zich van elkaar onderscheiden. Een deel van de merken verkoopt bellen die de videobeelden lokaal opslaan. Zo kun je in bellen van Eufy, Gigaset en Hombli een microSD-kaartje stoppen dat de beelden versleuteld opslaat. Stop je het geheugenkaartje in een ander apparaat, dan kun je geen videobeelden afspelen. 

Sommige Eufy-belmodellen werken samen met een basisstation dat als gong functioneert en ingebouwde opslagruimte heeft om videofragmenten op te bewaren. Bellen van een aantal andere merken kun je koppelen aan je NAS. Lokale opslag maakt je eigen baas over je slimme bel en betekent dat je geen abonnement hoeft af te sluiten voor cloudopslag. Merken als Eufy en Hombli bieden deze functie wel aan voor wie online opslag prefereert boven lokale opslag.

©PXimport

Tip 08: Abonnement

Een alternatief voor lokale opslag van videofragmenten is opslag in de cloud. Zoals gezegd, heb je bij sommige bellen de keuze, waar andere merken je verplichten om cloudopslag te gebruiken om beelden terug te kijken. Google (Nest) en Ring zijn de bekendste fabrikanten die een abonnement verplichten om alles uit hun bellen te halen. Voor zo’n abonnement betaal je een paar euro per maand. Dat is te overzien, maar betekent wel dat je op jaarbasis dertig tot zestig euro betaalt om je deurbel optimaal te kunnen gebruiken. 

Een deurbel die volledig werkt zonder abonnement, kent die extra kosten niet. Om die reden kan een deurbel zonder abonnement met een hogere aanschafprijs op termijn goedkoper zijn dan een voordeliger model met abonnement. Je bent bij geen enkel merk verplicht een abonnement te nemen, maar kunt bij sommige bellen dus niet terugzien wie er vanmiddag aangebeld heeft als je toen niet meteen opnam. Dat is iets om stil bij te staan.

Tip 09: Slimme functies

Fabrikanten van slimme deurbellen steken moeite in het ontwikkelen van extra mogelijkheden om hun bellen aantrekkelijker te maken. Heb je een Google Chromecast? Sommige bellen kunnen hun livebeeld via de Chromecast op je televisie projecteren. Een functie die overigens lang niet iedereen boeit. Nuttiger is misschien dat een aantal bellen, waaronder die van Gigaset, je Philips Hue-verlichting kan laten knipperen als er iemand aanbelt. 

Bellen van Eufy en Ring kunnen beveiligingscamera’s van dezelfde fabrikant automatisch beeld laten opnemen zodra je deurbel beweging detecteert of als er iemand aanbelt. Vind je dat fijn en heb je al een camerasysteem van Eufy of Ring? Dan heb je een extra reden om een bel van het betreffende merk te kiezen. 

Sommige bellen werken goed samen met de Google Home-/Nest-luidsprekers of Amazon Echo-luidsprekers. De luidspreker kan als extra gong functioneren als iemand aanbelt of in het geval van de Google Nest Hub het livebeeld projecten. Google Nest-deurbellen doen dat laatste het best.

©PXimport

Tip 10: Beveiligingscamera

Een andere slimme functie die meer aandacht verdient, is de deurbel gebruiken als beveiligingscamera. Dat kan doordat de bel een camera en microfoons heeft en dus zowel beeld als audio kan opnemen. Via de ingebouwde luidspreker kun je kwaadwillenden rond je voordeur laten schrikken. Veruit de meeste slimme deurbellen zijn via de instellingen in de app te configureren als beveiligingscamera.

Houd wel rekening met een paar zaken. Ten eerste is de functie minder geschikt voor een bel die op een accu werkt, omdat de beveiligingsmodus meer stroom kost en de accu dus sneller leegloopt. Een bel die bedraad stroom krijgt, heeft op dit punt een streepje voor. Een tweede aandachtspunt is het instellen van bewegingszones. De gemiddelde slimme videodeurbel heeft een groot blikveld dat misschien meer ziet dan je wilt. 

Als je alleen meldingen van beweging op je eigen terrein wilt krijgen, creëer je een bewegingszone in de app. Bewegingen buiten de zone negeert de bel, zodat je geen waarschuwingsmelding krijgt als de buurman over zijn pad loopt.

Tip 11: Let op privacy

Het instellen van bewegingszones is niet alleen handig als je je bel als beveiligingscamera wil gebruiken. Het is ook een noodzakelijke maatregel om de privacy van je buren en voorbijgangers te respecteren. De AVG-privacywet schrijft namelijk voor dat je deurbel zo min mogelijk van de openbare weg mag filmen als je hier geen goede reden voor hebt. Als het niet mogelijk is om je bel fysiek zo op te hangen dat hij alleen je eigen terrein in beeld brengt, kun je dit softwarematig regelen met bewegingszones. 

Film je zonder goede reden de openbare weg of het terrein van buren, dan kunnen zij hier melding van maken bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De toezichthouder kan jou een waarschuwing of bij grove schending van de privacywet een boete opleggen. 

Om bezoekers te attenderen op jouw aanwezige slimme bel, leveren veel merken hun slimme videodeurbel met minimaal één waarschuwingssticker die je op het raam of kozijn kunt plakken. Een merk als Ring verkoopt ook speciale bordjes op zonne-energie die je in je tuin kunt plaatsen.

©PXimport

Tip 12: Prijs

De laatste tip voor het kopen van een slimme deurbel gaat over de prijs. Want bellen zijn er in alle prijsklassen. Duurdere modellen bieden over het algemeen betere video- en audiokwaliteit dan goedkopere en beschikken vaak over extra functies. Mooi, maar heb je die echt nodig? Als je geen ervaring hebt met een slimme deurbel en het producttype wil uitproberen, is een goedkoper model doorgaans een slimme investering. 

Een beter, duurder model nemen kan altijd nog. Onze ervaring is dat je voor honderd euro een prima slimme videobel kunt kopen. Twee belangrijke vragen die je jezelf kunt stellen na het bepalen van je budget zijn: wil ik een bel op een accu of bedraad en wil ik een bel die volledig zonder abonnement werkt of een waar ik maandelijks abonnementsgeld voor moet betalen om alle functies te kunnen gebruiken? Met name dit laatste heeft invloed op de prijs van de bel.

De beste video-deurbel van dit moment

Met deze tips in het achterhoofd kun je dus gaan shoppen voor een videodeurbel. Ben je er nog steeds niet helemaal uit? Lees dan wat wij de beste videodeurbel van het moment vinden. We hebben zes modellen getest, met prijzen tussen de 59 en 199 euro. Daar zit vast iets voor je tussen!

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).