Wilt u geen duur en ingewikkeld fotobewerkingsprogramma aanschaffen maar heeft het oude trouwe Paint veel te weinig mogelijkheden om u vooruit te helpen? Dan is het gratis Paint.NET een uitstekende oplossing. Het programma begon als een experiment van enkele studenten die bij Microsoft stage liepen. Ze zouden het primitieve Paint de eenentwintigste eeuw proberen binnen te loodsen. Inmiddels is Paint.NET van zijn kinderziektes verlost. Versie 3.5.5 downloadt u gratis van www.getpaint.net. Een Nederlandse vertaling kunt u apart downloaden in het forum van Paint.NET. Het programma werkt soepel, beschikt over geavanceerde mogelijkheden zoals het werken met lagen en effecten, en bevat voldoende gereedschappen om de thuisgebruiker uit de slag te trekken bij het bewerken van zijn vakantie- en familiefoto's. Bovendien ondersteunt Paint.NET een oneindig aantal herstelfuncties en is het bijzonder overzichtelijk waardoor u het snel in de vingers krijgt.

Nederlandse vertaling downloaden

In het forum van Paint.NET kunt u een Nederlandse vertaling downloaden. In de screenshots en in de rest van de tekst hebben we echter de Engelstalige versie gebruikt, omdat ten tijde van het schrijven van dit artikel nog geen NL-versie beschikbaar was.

Aan de slag

1. Tien delen

De interface van het programma bestaat uit tien belangrijke delen. In de titelbalk (1) leest u de naam van het bestand. Daaronder staan het menu (2) en de knoppenbalk (3). Rechts bovenaan ziet u miniaturen van de afbeeldingen die geopend (4) zijn. Centraal staat natuurlijk het werkvlak (5). De gereedschapsbalk (6) is zwevend, u kunt die dus naar een andere plaats slepen. In de kleurenkiezer (7) selecteert u voorgrond- en achtergrondkleur. U beschikt tevens over een geschiedenis (8) en over een palet voor de lagen (9). In de statusbalk (10) onderaan krijgt u informatie over iedere optie.

©PXimport

2. Gereedschapsbalk

In de gereedschapsbalk vindt u 22 gereedschappen waarvan de meeste vertrouwd overkomen. Wanneer u een bepaald gereedschap selecteert, verschijnen bovenaan in de optiebalk de instellingen die u voor dat gereedschap kunt gebruiken. Bij sommige gereedschappen verschijnt in de optiebalk het verwante gereedschap. Klikt u bijvoorbeeld op het ovaal selectiegereedschap, dan kunt u in de optiebalk ook het rechthoekig selectiegereedschap aanduiden. Om over meer werkruimte te beschikken, kunt u de gereedschapsbalk wegklikken. Met F5 staat hij er ogenblikkelijk weer.

©PXimport

3. Bestanden openen

Via het menu File opent en creëert u bestanden. De miniaturen van geopende bestanden verschijnen rechtsboven, de sterretjes markeren de afbeeldingen die u hebt gewijzigd, maar die u nog niet hebt bewaard. Wanneer u met de muisaanwijzer over zo'n miniatuur gaat, verschijnt het sluitvak. Hiermee sluit u niet alleen het miniatuur maar ook het geopende bestand. Via New / Open recent kunt u de laatste acht geopende bestanden bereiken. U kunt tevens bestanden rechtstreeks vanaf de camera of scanner openen. Daarvoor gebruikt u de opdracht New / Acquire / From Scanner of Camera.

©PXimport

Foto's optimaliseren

1. Helderheid

Soms lijkt het alsof er een grijze zweem over een foto hangt. Dat is het signaal om de helderheid aan te passen. Dit kan op verschillende manieren. De meest eenvoudige manier is de opdracht Adjustments / Auto-Level. Hierbij zoekt het programma het witpunt en het zwartpunt en zal het op basis van een eigen analyse de helderheid trachten te verbeteren. Verstandiger is echter meestal de opdracht Adjustments / Levels. Gebruik eerst de knop Auto. Dan gebeurt hetzelfde als bij Auto-Level, met het verschil dat u de autocorrectie nog met de schuifjes Input en Output kunt fijnregelen.

©PXimport

2. Curven

Het contrast kunt u het beste verbeteren met curven. U bereikt die via Adjustments / Curves. Zorg dat de instelling Luminosity (helderheid) actief is. U ziet de curve nu als een hellende lijn. Die loopt van linksonder (de lichtste waarden) tot rechtsboven (de donkerste waarden). Klik zoals in deze schermafbeelding op een derde van de bovenste waarde en trek de curve iets naar boven. Doe het tegenovergestelde voor de heldere waarden. Zodoende vormt de curve een zachtglooiende S-vorm. Hiermee hebt u aangegeven dat de schaduwen dieper moeten worden en de lichte waarden helderder.

©PXimport

3. Kleurtoon en verzadiging

Een oude indianentruc om uw foto's nog pakkender te maken is het opdrijven van de kleurverzadiging. Ga naar Adjustments / Hue/Saturation. In dit regelvenster ziet u drie regelaars staan: Hue (kleurtoon), Saturation (verzadiging) en Lightness (lichtsterkte). Klik op het middelste schuifje en beweeg dit naar rechts. Alle kleuren worden dieper en levendiger door deze ingreep. Met de schuifjes Hue en Lightness hoeft u in principe niets te doen. Tenzij u het beeld expliciet een kleurzweem wilt geven, dan kunt u met Hue de gepaste tint zoeken.

©PXimport

4. Uitsnijden en rode oogjes

Voor uitsnijden is geen apart gereedschap, maar het kan wel: gewoon met behulp van het rechthoekig selectiegereedschap. Sleep een selectie over de foto en kies Image / Crop to selection. Uw foto wordt bijgesneden. Voor het probleem van rode ogen is er een filter. Zoom in op de ogen met Ctrl++(plus) Selecteer een oog en ga naar Effects / Photo / Red Eye Removal. Versleep de schuifjes Tolerance en Saturation percentage tot de oogpupil de gewenste tint heeft en klik op OK. De instellingen blijven bewaard zodat u ze op dezelfde manier kunt toepassen op het andere oog.

©PXimport

5. Objecten wegklonen

Het kloonstempel is gemaakt om objecten te vervangen door een achtergrond. Wij vervangen het bootje door water. Klik daartoe eerst in de gereedschapsbalk op het kloonstempel. Daarna is het belangrijk dat u een behoorlijke penseelbreedte selecteert in de optiebalk. In dit voorbeeld gebruikten we een breedte van 100 pixels. Vervolgens houdt u de Ctrl-toets ingedrukt en u klikt ergens op een brongebied. Hier is dat het water. U laat de Ctrl-toets los en klikt daarna op het object dat u wilt verwijderen. Het object wordt nu vervangen.

©PXimport

6. Verscherpen

Voordat u scherpte gaat toevoegen, moet u eerst de scherpte op de juiste manier beoordelen, hiervoor moet u inzoomen tot 100%. 100% betekent dat één beeldpuntje van uw digitale foto precies overeenkomt met één beeldpuntje van het scherm. In de knoppenbalk zet u het zoompercentage dus op 100%. Daarna gebruikt u Effects / Photo / Sharpen. Dit filter werkt erg rechttoe rechtaan. Verschuif de regelaar Amount tot u helemaal tevreden bent en wacht eventjes tot het beeld opnieuw is berekend. Klik ten slotte op OK.

©PXimport

Creatief met selecties

1. Selectiegereedschappen

Paint.NET beschikt over vier selectiegereedschappen: Rectangle Select om rechthoeken te selecteren, Lasso Select om handmatig met de lasso te selecteren, Elipse Select om ovale selecties te maken en Magic Wand (toverstafje) waarmee u op basis van kleurovereenkomst selecteert. Om selecties bij elkaar op te tellen selecteert u eerst een gebied, drukt u de Shift-toets in en selecteert dan een tweede gebied. Het resultaat is de samengestelde selectie van de eerste en tweede selectie. Om selecties van elkaar af te trekken drukt u op de Alt-toets in plaats van op de Shift-toets.

©PXimport

2. Selectie-effecten

Om verzorgde montages te maken zult u vaak de selectierand moeten verzachten. Zoals u Paint.NET downloadt, beschikt het programma echter niet over een doezelaar. U kunt dit gereedschap wel toevoegen als plug-in. Sluit het programma even af. Surf naar Paint.Net. Open daar het mapje Selection en download Feather Selection. Feather is het Engelse woord voor doezelen. Kopieer het bestand SelectionTools.dll en plak het in C:\Program Files/Paint.Net/Effects en start Paint.NET opnieuw. Voortaan beschikt u over drie extra selectie-instellingen via Effects / Selection.

©PXimport

3. Artistieke effecten

Het aantal artistieke effecten is beperkt, maar ook hiervoor zijn plug-ins beschikbaar. De effecten die aanwezig zijn, zijn te vinden via Effects / Artistic. Bij Pencil Sketch krijgt u als het ware een potloodtekening waarvan u de detailweergave kunt regelen. Het effect Oil Painting geeft een ruw schilderijeffect. De intensiteit van dit effect is niet alleen afhankelijk van de instellingen, ook de resolutie van de foto is bepalend. Hoe meer pixels de foto bevat, hoe sterker u de instellingen moet maken. Een erg leuk effect is Ink Sketch waarbij het filter de kleuren combineert met inktomlijning.

©PXimport

4. Snelheid met Motion Blur

Paint.NET heeft verschillende vervagingsfilters die u op een creatieve manier kunt toepassen. Om bewegende objecten nog meer snelheid te geven, doet u beroep op het effect Motion Blur. Dupliceer eerst de laag van de afbeelding via Layers / Duplicate Layer. U vindt de snelheidsvervaging bij Effects / Blurs / Motion Blur. Geeft hier eerst de richting van de beweging aan met het wieltje. In het vak Distance bepaalt u de lengte van de vervaging. Hoe groter de lengte, hoe sneller het object zich lijkt voort te bewegen.

©PXimport

5. Zachte gum simuleren

De afbeelding bestaat nu dus uit twee lagen. Klik in het palet Layers op de bovenste laag om deze te selecteren. We gaan nu de motorrijder uit deze laag gummen zodat deze opnieuw scherp wordt. Het probleem is dat Paint.NET geen zacht gummetje heeft, waardoor de gumrand heel lelijk wordt. Open daarom het palet Colors, klik op More. Wijzig de alfa-waarde onderaan bij Transparency - Alpha. Zet de waarde op 8. Op die manier creëert u via een omweg toch een zachte gum.

©PXimport

6. Afbeeldingsgrootte

Met Paint.NET kunt u uw afbeeldingen verkleinen. Vergroten gaat natuurlijk ook, maar net als bij alle grafische programma's riskeert u daarmee een behoorlijk verlies aan kwaliteit. Via Image / Resize ziet u hoe groot de oorspronkelijke afbeelding is. Vink beslist het vakje voor Maintain aspect ratio aan, hierdoor zal het programma de hoogte-breedteverhouding behouden. Daarna voert u de nieuwe waarden in voor de hoogte of de breedte. Omdat het programma de verhouding bewaart, zal het automatisch de andere pixelwaarde aanvullen.

©PXimport

Handige lagen

1. Tekst toevoegen

Met het tekstgereedschap brengt u tekst rechtstreeks op de geselecteerde laag aan. In de optiebalk kiest u het lettertype, de lettergrootte en de stijl. Kies een kleur in het palet Colors. Terwijl u tekst ingeeft, krijgt u rechtsonder de tekst een kruisje. Als u dit storend vindt, drukt u de Ctrl-toets in om het te laten verdwijnen. Zolang het kruisje actief is, kunt u de kleur, de grootte, de inhoud en de positie van de tekst wijzigen. Wanneer u eenmaal tevreden bent wordt de tekst op de laag eronder geplaatst en kunt er niets meer aan veranderen.

©PXimport

2. Lagen

Net als in Photoshop kunt u in Paint.NET met lagen werken. Er is wel een belangrijk verschil: objecten die u plakt, worden niet automatisch op een nieuwe laag aangebracht, tekst evenmin. Om een afbeelding op een nieuwe laag te plaatsen, klikt u in het palet Layers op de knop Add New Layer. Dat is de knop linksonder met een groen kruisje. Pas hierna plakt u het object. Met de pijltjes onderaan dit pallet kunt u de lagen van volgorde veranderen. Om een laag te verwijderen, klikt u op de knop met het rode kruis. Wenst u een bestaande laag te dupliceren dan gebruikt u de knop Duplicate Layers.

©PXimport

3. Laageigenschappen

Helemaal rechtsonder in het palet Layers staat de knop Layer Properties. Daarmee laat u de laag­eigenschappen van de actieve laag verschijnen. In de laageigenschappen staat of de laag zichtbaar is en onderaan leest u de dekkingsgraad. De waarde 255 komt overeen met volledige dekking, de waarde 0 betekent volledige transparantie. Heel interessant is de Blending Mode (overvloeimodus). Hiermee geeft u aan op welke manier deze laag zich moet mengen met de onderliggende laag. In dit voorbeeld hebben we de bovenste laag in de modus Multiply gezet.

©PXimport

4. Lagen samenvoegen

Wanneer een document dat uit verschillende lagen bestaat, helemaal klaar is, kunt u de lagen samenvoegen met Layers / Merge Layer Down. Er is geen opdracht om een drie of meer lagen tegelijk samen te voegen, in dat geval moet u de opdracht dus meerdere keren na elkaar gebruiken. Paint.NET bewaart zijn bewerkte documenten standaard in het pdn-formaat, dat lagen ondersteunt. Wilt u de afbeelding invoegen in een ander programma zoals MS Word of PowerPoint, dan moet u het plaatje wel eerst met File / Save as wegschrijven in jpg-, png-, tiff-, of bmp-formaat.

©PXimport

5. Zwart-wit en sepia

Paint.NET heeft een functie om de afbeelding snel om te zetten naar zwart-wit. Dat is de opdracht Adjustments / Black and White. De foto blijft wel in RGB-modus, wat wil zeggen dat u nog steeds kleuren kunt manipuleren en toevoegen. Als u gaat kijken naar Adjustments / Hue/Saturation dan ziet u dat het programma de verzadiging van rood, groen en blauw volledig heeft onderdrukt. U kunt de zwart-witafbeelding rechtstreeks omzetten naar sepia met Adjustments / Sepia.

©PXimport

6. Zwart-wit en kleur

Nu u weet hoe u moet omgaan met lagen en hoe u zwart-wit­afbeeldingen moet maken, is het niet moeilijk om zwart-wit en kleur te combineren. Vertrek van een opname in kleur en dupliceer de achtergrondlaag. Vervolgens zet u de bovenste laag om in zwart-wit. Daarna gebruikt u het gummetje om het object in de bovenste (zwart-wit) laag weg te gummen. Op die manier komt het gekleurde object uit de laag daaronder tevoorschijn. Daarna voegt u de lagen samen. Klaar!

©PXimport

De leukste gratis uitbreidingen

1. 3D-vormen

Er zijn bijzonder veel uitbreidingen voor Paint.NET te vinden. Shape3D is een spectaculaire functie die de foto omzet tot een bol, cilinder of kubus. Surf naar Paint. Dan komt u op een Japanse website terecht waar ook wij geen jota van begrijpen. Zoek het vak waar dan toch 'Shape3D Plugin version 1.2.6.0' staat. Klik op de onderste zip-knop om de download te starten. Deze plug-in installeert u zoals we op pagina 40 in stap 2 hebben uitgelegd. Wanneer een afbeelding geopend is, kunt u dit effect voortaan bereiken via Effects / Render / Shape3D.

©PXimport

2. Waterreflectie

Ook het filter om waterreflectie te creëren is gratis. U haalt het op Paint.Net. Daar opent u de map Distort en onderaan vindt u het filter Water Reflection. In Paint.NET vindt u het geïnstalleerde filter bij Effects / Distort / Water Reflection. Lijken de instellingen ingewikkeld? Werk gewoon van boven naar onder. Eerst bepaalt u de hoogte van de horizontlijn, daarna de vervaging, de wind en de vervorming. Dit is een uitstekende vondst voor plaatjes aan het meer of aan een rivier, waar aanvankelijk geen weerkaatsing te zien was.

©PXimport

3. Psd-bestanden openen

Met een plug-in CodePlex is het zelfs mogelijk om Photoshop-documenten te openen die in het psd-formaat zijn weggeschreven. Zet het bestand bij het installeren niet in de map Effects, maar in de map FileTypes. Daarna kunt u vlot psd-documenten openen die uit meerdere lagen bestaan. Er zijn wel beperkingen: afzonderlijke tekstlagen worden niet herkend omdat Paint.NET die zelf ook niet gebruikt.

©PXimport

4. Ed Harvey Effects v.3.5

Wie veel met Paint.NET werkt moet absoluut eens naar Forum.Getpaint gaan. Het gaat niet om één effect maar om een prachtige collectie fotografische effecten. In de schermafdruk tonen we het effect Vignette dat in de groep Effects / Photo staat. Met het pakket krijgt u ook een set halftoonrasters waarmee u een foto 'gestipt' kunt maken. Ook heel mooi zijn de resultaten van Effects / Photo / Cross Processing waarmee u de typische belichting en groengele gloed krijgt zoals we die bij de modefotografie van de jaren 80 konden bewonderen.

©PXimport

5. Alle plug-ins

We zouden een volledig nummer kunnen vullen met alle plug-ins die Paint.NET te bieden heeft. Ze zijn allemaal gratis en iedere plug-in geeft het ­programma meer mogelijkheden. Op die manier zorgt u dat uw versie volledig is afgestemd op uw persoonlijke behoefte. In Paint.NET zit trouwens een functie in het Help-menu (Plugins) die u rechtstreeks naar het walhalla van de plug-ins leidt: het plug-in forum. U krijgt informatie over iedere nieuwe vondst en u leest de reacties van de kenners. Hiermee kunt u maanden zoet zijn.

©PXimport

6. History

Ten slotte: iedere bewerking die u uitvoert, wordt vastgelegd in het palet History. Hierdoor kunt u steeds teruggaan naar een vorige stap. Omdat zo'n lijst handelingen erg lang kan worden, staan er onderaan dit palet vier knoppen: om terug te gaan naar de allereerste handeling, om de laatste handeling te herstellen, om de laatste herstelde handeling opnieuw te herhalen en om snel naar de allerlaatste handeling te schakelen.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).