Hebt u veel familie of vrienden in het buitenland? Dan kan bellen een flinke kostenpost opleveren. Maar dat hoeft niet: met Skype belt u gratis of tegen gereduceerd tarief. Nog niet geïnstalleerd? Snel doen!

©CIDimport

Om Skype te kunnen gebruiken, is niet veel nodig: u moet uiteraard internet hebben, en verder een koptelefoon met microfoon. Wilt u uw gesprekspartner behalve horen ook zien, dan hebt u uiteraard ook een webcam nodig. Skype zelf vindt u op www.skype.nl. De pagina is standaard in het Engels, maar midden bovenin vindt u een uitrolmenu met beschikbare talen, waaronder Nederlands.

Kies nu Skype downloaden en selecteer dan het platform waarop u Skype wilt installeren. In dit artikel gaan we ervan uit dat u Skype wilt installeren op een Windows computer, maar zoals u ziet, worden ook allerlei andere apparaten ondersteund, zoals mobiele telefoons en zelfs bepaalde merken tv's! Voor elk apparaat geldt wel dat als u het kunt aansluiten op een netwerk, u er waarschijnlijk ook Skype op kunt installeren.

Nadat u gekozen hebt voor downloaden, verschijnt een melding waarin gevraag wordt of u het programma SkypeSetup wilt uitvoeren of opslaan. Klik hier op Uitvoeren en wacht vervolgens een moment totdat de installatie gestart wordt. Klik op ‘Ja’ als Windows om toestemming vraagt.

Nu wordt het installatieprogramma gestart. Zorg ervoor dat Nederlands hier als installatietaal geselecteerd is en klik dan op Akkoord om verder te gaan. U wordt vervolgens door de installatie heen geloodst.

Hoe Skype werkt

Als u met Skype werkt, maakt u gebruik van een techniek die bekend staat als Voice over IP (VoIP). Hierbij sluit u een koptelefoon met microfoon aan op uw computer, de zogenaamde headset. Alles wat u inspreekt, wordt net als het normale internetverkeer op uw computer ingepakt in een zogenaamd IP-pakketje en naar uw gesprekspartner verstuurd. Aan die kant wordt het pakketje weer omgezet in spraak, zodat hij of zij u kan horen, en dat alles zonder merkbare vertraging! Op deze manier kunt u met Skype van de ene computer naar de andere computer bellen, zonder dat u daarvoor hoeft te betalen.

U kunt Skype ook gebruiken om te bellen naar een vaste of mobiele telefoon. Hiervoor hebt u toegang nodig tot een speciaal apparaat dat uw Skype-pakketjes omzet in signalen die door een telefoon opgevangen en weergegeven kunnen worden. Het apparaat dat u voor dit doel gebruikt, is de zogenaamde gateway. Voor het gebruik van een gateway moet u betalen, en daarom koopt u met Skype-beltegoed, of sluit u een abonnement af. Zonder een van deze vormen van betaling is het niet mogelijk met Skype naar een normale telefoon te bellen!

Met Skype belt u veel goedkoper dan met een normale telefoon, en zeker als u op vakantie bent kunt u zo een aardige besparing realiseren. Als u bijvoorbeeld tijdens uw vakantie in Amerika even met de mobiele telefoon naar huis belt, kost u dat twee euro per minuut. Gebruikt u in plaats daarvan een Skype-verbinding, dan betaalt u maar 2 cent per minuut! Pas echter op met Skypen naar mobiele telefoons; dit is aanzienlijk duurder, ongeveer 50 cent per minuut!

Een mogelijkheid die enigszins verwarrend kan overkomen, is dat Skype ook op een mobiele telefoon geïnstalleerd kan worden. Hierbij maakt de mobiele telefoon verbinding met een draadloos netwerk, en gebruikt u het draadloze netwerk en niet de telefoonverbinding zelf om anderen te bellen. Op die manier kunt u ook aardig op uw telefoonkosten besparen.

Installeren

In het volgende venster van het installatieprogramma wordt gevraagd of u Klik-en-bel wilt installeren. Dit is een handige functie die u kunt gebruiken om in een webpagina op een telefoonnummer te klikken om zo automatisch Skype te starten en het telefoongesprek tot stand te brengen. Wel even opletten: deze gesprekken zijn niet altijd gratis, dus u hebt er wel Skype-beltegoed voor nodig! Vink deze optie desgewenst aan en wacht vervolgens even totdat de installatie voltooid is.

Als het goed is, verschijnt nu het welkomstvenster van Skype. Dit is hét moment om te testen of alles het doet. Sluit uw headset aan en klik op Controleer of uw geluid werkt.

Testen

Nadat u op Controleer of uw geluid werkt hebt geklikt, ziet u een drietal testopties waarmee u luidsprekers, microfoon en indien aanwezig video kunt testen. Voer in elk geval de tests voor luidsprekers en microfoon uit voordat u verder gaat. Is de procedure met succes uitgevoerd, dan hebt u een werkende Skype-opstelling en bent u klaar om te beginnen met Skypen. Klik in dit venster op Klaar om aan te geven dat u volledig gereed bent met instellen van uw computer.

De eerste keer

De eerste keer dat u Skype daadwerkelijk gaat gebruiken, moet u zich aanmelden. Hiervoor zijn een Skype-naam en een wachtwoord nodig die u eerst moet aanmaken. Kies hiervoor in het welkomstvenster de optie Nieuwe account aanmaken.

U krijgt nu de pagina Account aanmaken voorgeschoteld. Om het voor anderen eenvoudiger te maken u op Skype terug te vinden (er kunnen meerdere mensen met dezelfde naam zijn), is het handig om in elk geval wat persoonlijke gegevens in te voeren, zoals het land en eventueel de plaats waar u woont en als u dat wilt uw geboortedatum en jaar. Op basis van uw naam zal Skype vervolgens automatisch een suggestie geven voor uw gebruikersnaam. In veel gevallen zal dat uw naam zijn, met daarin een cijfer om ervoor te zorgen dat de naam wereldwijd uniek is. Alles ingevoerd? Klik dan onder in beeld op Ik ga akkoord - Doorgaan.

Beltegoed

Is uw account met succes aangemaakt, dan wordt u ook meteen aangemeld. U komt vervolgens op de Skype-webpagina. Hier kunt u beltegoed kopen. Als u Skype uitsluitend wilt gebruiken om te bellen met andere die Skype ook geïnstalleerd hebben, is dit niet nodig. Wilt u echter ook  naar vaste en mobiele toestellen bellen of gebruikmaken van de al eerder genoemde Klik-en-bel-dienst, dan moet u zo’n tegoed aanschaffen. Wilt u dat, klik dan op de knop Skype-tegoed kopen. Geef u hier aan hoeveel u wilt kopen (het standaardbedrag is tien euro; daarmee komt u al een heel eind) en volg de instructies. Klaar? Dan wordt het nu tijd om Skype te starten en contactpersonen toe te voegen.

Contactpersonen zoeken…

Zoals gezegd, met Skype kunt u bellen met andere mensen die Skype geïnstalleerd hebben op hun computer. Daarvoor moeten deze andere personen wel zijn toegevoegd aan uw lijst met contactpersonen, en moeten zij de computer aan hebben staan.

Om contactpersonen toe te voegen, activeert u in het Skype-venster de optie Contactpersonen. Typ hier in de balk Zoeken de naam van de contactpersoon en klik dan op Deze persoon zoeken om te kijken of deze persoon al bij Skype bekend is.

…en vinden

Nadat u op Contactpersoon zoeken hebt geklikt, worden alle Skype-gebruikersnamen doorzocht om te kijken of de betreffende persoon een Skype-gebruiker is. Hier ziet u het belang van informatie zoals een foto of uw locatie: op basis daarvan wordt het voor anderen namelijk een stuk eenvoudiger om uw gegevens terug te vinden! U kunt een contactpersoon ook aanklikken om meer informatie over de betreffende persoon op te vragen.

Contactverzoek

Hebt u de persoon die u zoekt gevonden? Stuur dan uw contactverzoek,  om verbinding te kunnen maken met hem of haar. Nadat de aanvraag verstuurd is, kunt u ook een telefoonnummer voor de betreffende persoon invoeren. Nogmaals: hier hebt u alleen iets aan wanneer u Skype-beltegoed koopt.

Nadat u een contactpersoon hebt toegevoegd, zult u deze niet ook direct zien in uw lijst van contacten. Hiervoor moet de persoon in kwestie uw verzoek eerst accepteren. Heeft deze dat gedaan? Dan ziet u in Skype de status van de betreffende persoon en kunt u contact met hem of haar opnemen.

Contact!

Om contact op te nemen met iemand, geeft u vanuit het Skype-venster aan wat u precies wilt. Klik op Videogesprek om een videogesprek te starten, of klik op Bellen om een normaal gesprek te starten waarbij geen beeld gebruikt wordt. U kunt ook een berichtje intikken en dat versturen..

Niet alleen Skype

Voordat u meteen alle vaste en mobiele telefoons de deur uit doet ten faveure van Skype: er zijn dingen die Skype niet kan – bijvoorbeeld het bellen naar alarmdiensten. U hebt dus naast Skype nog wel een vaste of mobiele telefoon nodig, al was het maar voor noodgevallen!

Zien en gezien worden

Naarmate u meer contactpersonen aan Skype toevoegt, zult u merken dat u meteen ziet of anderen hun Skype-programma gestart hebben of niet. Dat is heel handig, want u weet meteen of iemand beschikbaar is, maar het kan ook heel vervelend zijn. Dat u Skype aan hebt staan, wil niet ook automatisch zeggen dat u tijd (of zin) hebt om met anderen te communiceren! Gelukkig kunt u uw status instellen. Dit doet u linksboven in het Skype-venster, waar u het groene Skype-pictogram ziet met het vinkje erin. Als u op dit pictogram klikt, worden de verschillende statusinstellingen  getoond die u kunt gebruiken. Zet u uw status bijvoorbeeld op Onzichtbaar of Offline, dan zien anderen niet eens dat u op de computer aan het werk bent. Daarnaast kunt u uw status instellen op Afwezig of op Niet storen; anderen kunnen dan wel zien dat u in Skype bent, maar weten dat u even niet gestoord wilt worden.

Status instellen in Skype

Onthoud bij het instellen van uw status wel dat deze status niet automatisch zo blijft staan. Dat betekent dat als u nu instelt dat u onzichtbaar wilt zijn, u onzichtbaar zult zijn tot op het moment dat u in Skype aangeeft dat u weer zichtbaar wilt zijn. Vergeet u dit, dan kan het dus gebeuren dat anderen denken dat u nooit bereikbaar bent via Skype, en dat lijkt ons niet de bedoeling!

Tekst: Sander van Vugt

Dit artikel komt uit Computer Idee jaargang 5, jaargang 2012.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).