Als je een Apple-product hebt, ben je zonder meer in aanraking gekomen met het fenomeen Apple ID. Voor alles wat je bij het bedrijf doet, heb je je Apple ID nodig. Een groot voordeel, want zo hoef je geen tientallen inlogcodes te onthouden. In dit artikel lees je alles over Apple ID.

Apple is niet uniek met zijn aanpak, ook bij Microsoft en Google kun je tegenwoordig alles doen met slechts één account. Dit is niet altijd zo geweest, vroeger had je voor meerdere diensten bij hetzelfde bedrijf verschillende inlogcodes en wachtwoorden nodig, denk maar aan de tijd dat je een Gmail-adres had en een YouTube-wachtwoord (nu beide van Google), en een Hotmail-adres en een inlogcode voor Windows Live (nu beide toegankelijk met je Microsoft-account).

Bij Apple was dit niet anders, voordat iCloud bestond had je de dienst MobileMe en daarvoor heette de dienst (al dan niet in een andere vorm) .Mac en iTools. Voor elk van deze diensten kon je een apart account hebben, veel Mac-gebruikers hadden dan ook een .Mac-account, sommige een MobileMe-account en daarnaast had je nog een Apple ID om je Apple-producten te registeren. Langzaam maar zeker heeft Apple al deze accounts bij elkaar gevoegd en geprobeerd iedereen een Apple ID te geven. Vroeger was een Apple ID gewoon een gebruikersnaam, tegenwoordig is je Apple ID een e-mailadres, beveiligd met een wachtwoord.

Vanwege de vele wijzigingen en het feit dat veel mensen verschillende accounts voor verschillende Apple-diensten hadden, is het mogelijk om meerdere Apple ID's te hebben.

©PXimport

De voorloper van iCloud heette MobileMe.

Aanmelding en beveiliging

Als je een nieuw Apple-product koopt, wordt je meteen gevraagd je Apple ID in te geven. Heb je dit niet, dan kun je vanuit het scherm een nieuwe Apple ID aanmaken. Heb je je iPhone al in gebruik, tik dan op Instellingen / iTunes en App Stores. Ga naar Maak nieuwe Apple ID aan en volg de aanwijzingen op het scherm. Elke Apple ID moet de vorm hebben van een e-mailadres.

Vroeger was dit niet zo, je Apple ID kon dan bijvoorbeeld 'jandeboer' zijn. Je opgegeven e-mailadres wordt gebruikt voor de communicatie over je Apple ID, zorg dus dat je een geldig adres opgeeft. Het wachtwoord vereist een speciale aanpak, Apple accepteert namelijk geen slechte wachtwoorden. Dit betekent dat het wachtwoord minstens acht tekens moet hebben en er minstens één nummer, één hoofdletter en één kleine letter in moet zitten. Verder mag het wachtwoord geen drie dezelfde letters of cijfers achter elkaar hebben en mag je geen e-mailadres of wachtwoord ingeven die je het afgelopen jaar al bij Apple hebt gebruikt.

Daarnaast moet je drie vragen beantwoorden om het risico op een gehackt account te beperken. De vragen kun je helaas niet zelf uitkiezen en daarom zijn deze soms best lastig.

Een vraag als Wat is uw droombaan? is voor sommigen wellicht niet zo makkelijk te beantwoorden en onderhevig aan verandering. Het is handig de antwoorden op deze vragen ergens te noteren. Onder Optioneel hersteladres kun je vervolgens nog aangeven waar Apple je kan bereiken, mocht je de antwoorden zijn vergeten.

©PXimport

De veiligheidsvragen zijn niet allemaal even makkelijk.

Apps, muziek en e-boeken

Apple hamert zo op deze veiligheidsmaatregelen omdat je je Apple ID ook gebruikt om apps, muziek, e-boeken en andere dingen aan te schaffen. Je zult dus ook je betaalinformatie moeten achterlaten tijdens de registratie. Hiervoor kun je alleen een creditcard gebruiken.

Dit is iets wat op veel weerstand stuit, aangezien het gebruik van een creditcard in Nederland niet zo wijdverbreid is als in bijvoorbeeld de Verenigde Staten. Apple biedt hiervoor een oplossing aan, het is echter nogal verstopt. Ga op je iPhone naar App Store en kies een willekeurige gratis app uit. Tik op Gratis en vervolgens op Installeer App. Tik op Maak nieuwe Apple ID aan en volg de stappen die we zonet hebben besproken. Het enige verschil is dat je nu bij de betaalinformatie de optie Geen kunt kiezen.

Een erg rare constructie, maar kennelijk wil Apple niet graag dat je geen betaalinformatie aan je Apple ID koppelt. Als je Apple ID eenmaal is gecreëerd, kun je het in de App Store gebruiken om apps te kopen, in de iTunes Store om muziek aan te schaffen en in de iBooks Store om e-boeken te lezen.

Ook de diensten Kiosk, FaceTime en iMessage maken gebruik van je Apple ID op je iPhone of iPad. Heb je een Mac, dan log je met je Apple ID in op de Mac App Store en kun je eveneens iCloud configureren met je Apple ID. Je kunt niet alleen vanaf je iPhone een Apple ID aanmaken, vanuit elke dienst op elk platform waar je een Apple ID voor nodig hebt, vind je de optie om een nieuwe Apple ID te creëren. In je browser op je computer kun je naar www.apple.com/nl/support/appleid/basics gaan en van daaruit een Apple ID aanmaken.

©PXimport

Als je eerst een gratis app aanklikt, krijg je de optie 'Geen' te zien.

Delen

Omdat veel mensen meerdere Apple-producten hebben, staat Apple toe om je Apple ID op meerdere apparaten te gebruiken, maximaal tien om precies te zijn. Je kunt dus een app kopen op je iPhone en deze vervolgens zonder problemen op je iPad installeren. Ook muziek die je in de iTunes Store op je Mac hebt gekocht, luister je net zo makkelijk op je iPhone.

Theoretisch is het dus ook mogelijk om je Apple ID met je partner te delen. Immers, Apple controleert niet wie het apparaat gebruikt. In de praktijk levert dit geen problemen op. Lastiger wordt het als je je Apple ID wilt delen met een vriend of vriendin. Als extra zekerheid heeft Apple ingebouwd dat je zo nu en dan je wachtwoord moet ingeven als je een app of liedje wilt downloaden. Dit om tegen te gaan dat iemand anders jouw Apple ID gebruikt om dingen mee aan te schaffen. Aan je partner geef je makkelijk je wachtwoord zodat hij of zij ook apps kan downloaden op het gezamenlijke account, maar met een vriend of vriendin is dit uiteraard iets lastiger. Bedenk wel, dat Apple je geen mogelijkheid biedt om apps, boeken of muziek later over te zetten naar een ander account.

Heb je dus een gezamenlijke Apple ID met je partner en je gaat uit elkaar dan betekent dit dat één van jullie alle apps, muziek en e-boeken krijgt. Ook heb je geen garantie wat Apple in de toekomst met je Apple ID doet. Misschien besluit Apple over een jaar wel dat je Apple ID wordt gekoppeld aan je vingerafdruk.

©PXimport

Volgens de voorwaarden is je Apple ID persoonlijk, maar in de praktijk doet Apple hier (nog) niks tegen.

Meer doen met je Apple ID

Het voordeel is dat Apple je persoonlijke voorkeuren opslaat in je Apple ID. Dit betekent dat als je een nieuw Apple-product aanschaft en je je meteen aanmeldt met je Apple ID, het apparaat weet in welk land je je bevindt en kan het alvast wat persoonlijke instellingen configureren.

Je kunt ten allen tijde je informatie over je Apple ID inzien. Dit doe je het beste op een computer door naar https://appleid.apple.com/nl te navigeren. Ook hier kun je overigens nog een Apple ID aanmaken door op Maak een Apple ID te klikken. Klik op Beheer uw Apple ID om je instellingen te wijzigen. Onder Adressen vul je je huisadres in, je hebt hier zelfs de optie om meerdere adressen aan te geven. Het invullen van je adres is handig als je wel eens aankopen doet in de webwinkel van Apple.

Bestel je een nieuw product en log je in met je Apple ID, dan weet Apple meteen waar het naar toe gestuurd moet worden en hoef je dit niet nogmaals in te voeren. Ook voor een afspraak bij de Genius-bar in een Apple Store heb je een Apple ID nodig. Je kunt een mondelinge afspraak maken in de winkel in Amsterdam, maar ook op de website van Apple vind je onderaan de optie Bezoek een Apple Store.

Hier selecteer je de winkel in Amsterdam en kies je voor Genius-Bar om een afspraak in te plannen. Apple is overigens druk aan het bouwen, de winkel in Den Haag gaat open op het moment dat dit blad op je deurmat ligt en de winkel in Haarlem volgt komend voorjaar. Op dezelfde website kun je ook een reservering maken voor een workshop. Apple geeft veel workshops over hun producten in hun Apple Stores, zo kun je meer te weten komen over bijvoorbeeld GarageBand, iOS 7 of hoe je je Apple-producten in het bedrijfsleven kunt inzetten.

©PXimport

Via de website van Apple maak je een afspraak in de Genius-bar met je Apple ID.

Meerdere Apple ID's

In sommige gevallen is het handig om voor bepaalde dingen een andere Apple ID te gebruiken. Apple is hier heel makkelijk in, je kunt voor iCloud bijvoorbeeld een andere Apple ID gebruiken dan voor de digitale app- en muziekwinkels. En als je een afspraak wilt maken met een Genius-bar mag je dit ook met een andere Apple ID doen. Een populaire truc is om een aparte Apple ID aan te maken voor de Amerikaanse iTunes Store. Immers, de Amerikaanse winkel biedt veel meer films aan en bovendien kun je hier een heleboel series downloaden.

Officieel moet je in Amerika wonen om hiervan gebruik te maken, maar je kunt natuurlijk gemakkelijk een niet-bestaand adres opgeven. Lastiger wordt het met de betaalinformatie, maar hier is een slim trucje voor. Open op een computer het programma iTunes en verander in de iTunes Store het land in United States. Je vindt dit helemaal onderaan. Maak nu geen account aan, maar klik op een gratis app. Klik op Free en vervolgens maak je een nieuwe Apple ID aan. Alleen op deze manier kun je bij je betaalinformatie None uitkiezen. Als je je Apple ID hebt gecreëerd, kun je met je Apple ID inloggen in de App Store op je iPhone. De App Store zal een melding geven dat je Apple ID alleen in de Amerikaanse store geldig is en je wordt naar de Amerikaanse versie van de App Store geleid.

De tweede stap is dat je iTunes-tegoed koopt bij een online winkel. Dit kan bijvoorbeeld bij een webwinkel als www.itunescode.nl. Je krijgt meteen de code te zien. Tik in de App Store onderaan op Redeem en voer de code in.

©PXimport

Via deze truc koop je ook artikelen in de Amerikaanse iTunes Store.

Nadelen

Het hebben van één Apple ID biedt je veel voordelen, het grootste voordeel is dat je voor alle Apple-diensten gewoon met hetzelfde account kunt inloggen. Toch zijn er ook nog wel wat nadelen, zo is het bijvoorbeeld nog niet mogelijk om een Apple ID over te dragen aan iemand anders. Je kunt je hele digitale app- en muziekcollectie officieel dus niet aan iemand schenken.

Een oplossing is om gewoon al je gegevens, inclusief je naam en het gekoppelde e-mailadres te veranderen op de instellingen-pagina. Een tweede probleem is dat het niet mogelijk is om meerdere Apple ID's te koppelen met elkaar. Had je vroeger een .Mac- of MobileMe-account en heb je nu een iCloud-account en nog één of twee oude Apple ID's dan is er geen mogelijkheid deze met elkaar te verbinden.

Er zit dus niks anders op dan af en toe uit te loggen en met een andere Apple ID weer in te loggen in de App Store om bijvoorbeeld een update te laden.

©PXimport

Log makkelijk in en uit in de App Store en schakel tussen verschillende accounts.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).