AI-automatisering: Slim werken met 'als-dit-dan-dat'-routines

Er zijn diverse diensten die apps, apparaten en services via automatiseringsregels verbinden, zoals IFTTT, Zapier, Make en n8n. Ze hanteren dezelfde basislogica: een gebeurtenis vormt de aanleiding (trigger), waarna automatisch een of meer acties volgen. Afhankelijk van de dienst heet zo’n automatiseringsregel een applet, zap, scenario of workflow. Zo kun je bijvoorbeeld foto’s naar de cloud kopiëren, een melding ontvangen bij regenval of slimme lampen inschakelen bij thuiskomst.

Tegenwoordig kun je deze vaste logica met AI uitbreiden via een extra verwerkingsstap tussen ‘als’ (trigger) en ‘dan’ (actie). De automatiseringsdienst stuurt bijvoorbeeld de inhoud van een e-mail via een API (Application Programming Interface) naar een groot taalmodel (LLM), zoals Claude, Gemini of GPT. De meegegeven AI-prompt bepaalt wat het model met die informatie moet doen, zoals samenvatten, vertalen of beantwoorden. Het resultaat keert via de API terug naar de automatiseringsdienst, die het dan gebruikt voor een volgende actie.

In dit artikel gaan we met zulke diensten en AI een en ander automatiseren. Voor deze slimme assistenten is gelukkig geen uitgebreide programmeerkennis vereist, maar wel een gezonde dosis logisch verstand en enige bereidheid tot experimenteren. Als smaakmaker laten we je kennismaken met enkele diensten, zodat je zelf kunt oordelen wat het beste bij je plannen (en je portemonnee) past.

AI maakt van een vaste als-dan-regel een slimme workflow.

Voor je met AI-gestuurde automatiseringsregels aan de slag gaat, verkennen we kort het landschap met de populairste aanbieders. We focussen bewust op betaalbare diensten, maar weet dat er aan goedkopere en zeker gratis accounts duidelijke beperkingen kunnen kleven.

IFTTT (If This Then That) is de oudste en eenvoudigste speler. De tool blinkt uit in smarthome-koppelingen en sociale media-acties, maar is minder sterk bij complexere logica. Gratis kun je twee applets bouwen voor onbeperkte uitvoering, maar voor AI-ondersteuning heb je eigenlijk een Pro+-account nodig.

Zapier is met ondersteuning van meer dan 9000 apps de ongekroonde koning van de integraties, maar de gratis versie blijft erg beperkt: alleen tweestaps-zaps en maximaal 100 taken per maand. Voor persoonlijk gebruik wordt de dienst dan ook snel duurder, met abonnementen vanaf 19,99 dollar per maand.

Make – voorheen Integromat – mikt op de wat gevorderde gebruiker, met een visuele interface waarin je complexe, vertakte scenario’s bouwt. De gratis versie geeft je 1000 credits per maand, genoeg om ermee te pionieren. Een uitgebreidere versie begint bij 9 dollar per maand.

N8n (www.n8n.io) is interessant voor wie gratis en onbeperkt wil automatiseren, althans wanneer je de Community Edition van het opensource-platform lokaal of op een eigen server draait – de gehoste cloudvariant kost minimaal 20 euro per maand. Qua mogelijkheden en flexibiliteit hoeft het niet onder te doen voor Make. Helaas hebben we niet de ruimte om dit platform hier verder te bespreken.

IFTTT is prima geschikt voor wie laagdrempelig wil starten, maar zoals gezegd zitten de echte AI-functies achter een Pro+-abonnement. Een overzicht van de belangrijkste nieuwe AI-tools vind je op www.kwikr.nl/7z.

Ga naar de website van IFTTT (www.ifttt.com), klik op Plans en vervolgens op Try it free bij IFTTT Pro+. Vul je accountgegevens in of kies een sociale login, zoals via Google. Je moet nu wel je betalingsgegevens invullen, waarna je bevestigt met Try it free. Binnen 7 dagen kun je gratis opzeggen via je profielicoon, bij Billing / Cancel my subscription (een Pro+-abonnement kost 8,99 dollar per maand).

Druk vervolgens op Create. Klik je daarna op AI, dan kun je via een eigen prompt een if-then-workflow laten genereren. Test dit met een van de voorbeelden of met een eigen prompt. Zodra je op Continue klikt, bouwt IFTTT de if-then-structuur op. Ziet deze er goed uit, klik dan nogmaals op Continue. Je krijgt nu meer details te zien en kunt, afhankelijk van de opbouw, de nodige parameters invullen, zoals een tag, telefoonnummer, bodytekst enzovoort. Bevestig met Save.

Als alles goed gaat, is je applet nu klaar en functioneel. Weet wel dat deze aanpak nog wat experimenteel blijft. Nederlandstalige prompts interpreteert IFTTT niet altijd optimaal en soms is het afwachten welke functies of diensten de tool voor je applet aanspreekt.

AI-prompts kunnen dus wel handig zijn, maar voor nauwkeurig aangestuurde workflows ben je vooralsnog beter af met de klassieke methode via Create / Classic.

We nemen een relatief eenvoudige workflow als voorbeeld: je stuurt een mail door (trigger), waarna AI die overzichtelijk samenvat (tussenstap) en het resultaat bijvoorbeeld als pushnotificatie naar je doorstuurt (actie).

Klik eerst op If This (Add). Kies Email (witte envelop) en selecteer Send IFTTT any email – een mailservice als Gmail is hier helaas niet langer beschikbaar.

Klik op het plusknopje tussen If en Then That, daarna op het plusje bij Query en typ AI in de zoekbalk. Daarna verschijnen services als AI Summarizer en AI Translation, maar ook Grok, Anthropic Claude, Perplexity, ChatGPT, DeepSeek, Gemini en andere.

Laten we beginnen met de ingebouwde AI-functie AI Summarizer. Klik op Generate takeaways – of op Summarize als je een lopende samenvatting verkiest boven enkel de hoofdpunten. Bevestig met Connect. Bij Content klik je op Add ingredient en kies je Body voor de platte tekst van je e-mailbericht. Language kun je instellen op Dutch. Bevestig met Create Query.

Klik vervolgens op Then That (Add) en zoek naar de ingebouwde notificatieservice Notifications (witte klok), waar je Send a rich notification from the IFTTT app kiest. Klik op Connect, waarna IFTTT een invulscherm toont. Het veld Title kun je vervangen door iets als Nieuwe samenvatting of klik op Add ingredient voor een dynamische invulling, zoals From of Subject. Maak het veld Message leeg en klik op de knop Add ingredient. In het uitklapmenu kies je nu voor Generate takeaways en klik je op Takeaways. De overige velden kun je ongemoeid laten.

Bevestig met Create action en met Continue. Je applet verschijnt nu in if-then-vorm, inclusief de e-mailadressen. Bevestig met Finish en zorg dat de schuifknop bij Connected is ingeschakeld. Open My Applets voor een overzicht.

Telkens je nu een mail stuurt vanaf hetzelfde e-mailadres als je IFTTT-account naar trigger@applet.ifttt.com, stuurt IFTTT een notificatie met een samenvatting naar de telefoon waarop je in de IFTTT-app met je account bent aangemeld en de nodige machtigingen hebt verleend.

Scrol naar beneden bij de geselecteerde app voor meer details over de samenstelling, de gebruikte services en activiteitenlogs. Via de knop Publish kun je de applet ook publiek toegankelijk maken.

Op vergelijkbare wijze kun je nu ook ondersteunde AI-bots koppelen en als tussenstap laten fungeren. Je kiest dan bijvoorbeeld ChatGPT of Gemini (in plaats van AI Summarize), waarna je desgevraagd de API-sleutel van die dienst invult. In het bijbehorende (Prompt-)veld geef je daarna aan wat de AI moet doen, zoals: Vat samen in kernpunten: {{Body}}. Bij Then verwijs je Message via Add ingredient naar de juiste functie, zoals Ask Gemini / GeneratedText.

Zapier is dankzij de brede app-ondersteuning nog krachtiger dan IFTTT. Omdat AI-gestuurde zaps doorgaans minstens drie stappen bevatten, heb je hiervoor wel een Pro-account nodig. Na je aanmelding kun je dit standaard 14 dagen gratis uitproberen. Controleer dit via je accounticoon bij Settings / Billing & Usage. Desnoods klik je daar op Try Pro for 14 days. Via +Create / Zaps kun je zelf Trigger-Action-structuren bouwen, maar het loont de moeite om de gewenste workflow eerst nauwkeurig te beschrijven in het veld van de AI-chatbot Copilot.

Wij testten dit uit met onder meer deze prompt: ‘Analyseer inkomende mails in Gmail. Mails met het trefwoord Aanvraag in de onderwerpsregel neem je over in een Google Sheet, met de datum, afzender en samenvatting elk in een eigen kolom. Gebruik een AI-chatbot om deze samenvattingen telkens in maximaal drie kernzinnen te genereren.’

Bevestig met Start Building, eventueel nadat je Build eerst naar Ask hebt omgeschakeld, zodat Zapier na elke stap om je goedkeuring vraagt. Copilot gaat meteen aan het werk. Met een prompt als ‘Begin maar met het instellen’ in Build-modus start ook de Zap-editor, waarbij je elke stap mooi kunt volgen.

Afhankelijk van je gevraagde acties vraagt Zapier wellicht om aanvullende feedback, zoals autorisatie voor toegang tot bijvoorbeeld Gmail en Google Sheets, en toestemming om bepaalde zap-onderdelen te testen. Houd ook de reacties van Copilot goed in de gaten, net boven het promptvenster. Wij zagen bijvoorbeeld dat onze zap de stap ‘Create spreadsheet’ bevatte, terwijl dit na de eerste run natuurlijk niet meer wenselijk is. We stuurden Copilot hierover een prompt en de tool paste dit meteen aan (enkel creëren als deze nog niet bestaat).

Voer gerust en zelfs meermaals een extra prompt in, zoals ‘Check alles nogmaals en optimaliseer waar nodig’. Je kunt ook handmatig de opeenvolgende, genummerde stappen aanpassen door erop te klikken en in het rechterdeelvenster bij Setup, Configure en/of Test wijzigingen door te voeren.

Is alles in orde, neem de zap dan in gebruik met Publish. Je vindt je zap terug bij Assets / Zaps, waar je hem ook tijdelijk kunt deactiveren. Let wel: zodra je proefperiode is verlopen, werkt je zap niet langer, tenzij je upgradet naar een Pro-abonnement.

Over naar aanbieder Make (www.make.com), waar als-danstructuren scenario’s heten. Klik op Get started free en meld je aan bij de dienst. Daarna beland je meteen in je dashboard, met 1000 credits op zak.

We gaan uit van het volgende scenario: telkens wanneer je een item in je Google Agenda plaatst, analyseert AI dit en voegt AI automatisch een handige checklist toe aan de afspraakomschrijving.

Klik rechtsboven op +Create (a new) scenario. Er verschijnt een leeg canvas met een plusknop in een cirkel. Klik daarop en typ Google Calendar in de zoekbalk. Klik hierop en selecteer Watch Events uit de triggerlijst. Klik op Add bij Connection, log in met het Google-account van je agenda en autoriseer Make. Bij Calendar selecteer je de gewenste agenda, zoals Primary. In het veld Watch Events selecteer je By Created Date, zodat Make reageert op nieuw gemaakte afspraken. De andere items kun je ongemoeid laten. Bevestig met Save, selecteer From now en klik nogmaals op Save.

Tijd om het AI-brein te activeren. Klik op het plusje rechts van je Google Calendar-module en kies Add AI module. Je krijgt nu meerdere mogelijkheden.

Je kunt Simple Text Prompt / My Make’s AI Provider connection selecteren, waarna je een beschikbaar AI-model kiest, zoals GPT-5 mini. Bij Text hoef je in principe alleen een AI-prompt in te vullen, bijvoorbeeld: ‘Maak een handige, praktische checklist voor ’. Klik na deze zin in het pop-upvenster bij Google Calendar – Watch Events op Summary, zodat het item wordt toegevoegd, en bevestig met Save. Voor deze methode heb je geen OpenAI-account of API-key nodig, omdat Make dit op de achtergrond voor je regelt. Wel verrekent Make dit in credits, op basis van het aantal gebruikte tokens voor input en output.

Een andere optie die we verder gebruiken, is dat je bij Add AI module zelf een AI-provider kiest waarvoor je een account hebt. We nemen OpenAI (ChatGPT, Sora, Whisper) als voorbeeld, waar je Generate a Response als actie selecteert. Klik op Create a connection en plak je API-sleutel in het veld API Key. Deze maak je aan nadat je bent aangemeld op www.kwikr.nl/oaiapi, via +Create a new secret key. Bevestig met Save. In het venster van OpenAI selecteer je het gewenste model: gpt-4o-mini (system) is bijvoorbeeld snel en goedkoop. Klik daarna in het veld Prompt en typ de AI-instructie, zoals: ‘Je bent een praktische persoonlijke assistent. Bedenk een korte, relevante checklist in het Nederlands van maximaal vijf items die de gebruiker moet voorbereiden of meebrengen, of niet mag vergeten voor deze afspraak of taak:’. Klik hierachter in het veld en kies in het pop-upvenster bij Google Calendar het item Summary. Dit verschijnt nu als blokje achter je prompt. Bevestig met Save.

Als laatste stap voegen we de checklist (het uiteindelijke resultaat van het scenario) toe aan het agenda-item. Klik op het plusje rechts van de OpenAI-module, zoek opnieuw naar Google Calendar en klik erop. Kies deze keer de actie Update an Event. Normaliter staat Connection al ingesteld op de koppeling uit stap 1.

Bij Calendar ID schakel je Map uit en kies je opnieuw dezelfde agenda, bijvoorbeeld Primary. Ga daarna naar Event ID en schakel Map deze keer wel in. Open in het pop-upmenu het onderdeel Google Calendar – Watch Events en selecteer Event ID, dat als genummerd blokje in het invoerveld verschijnt.

Activeer onderin het invoervenster de schakelknop bij Advanced settings en klik in het vak Description. Selecteer in het pop-upvenster de OpenAI-module en klik op Result (oftewel de checklist die AI heeft gegenereerd). Ook dit verschijnt nu als item in het invoerveld. Bevestig met Save.

Je bent nu klaar om te testen. Klik linksonder op Run once. Verschijnt er een venster met waarschuwingen, sluit dit dan en klik achtereenvolgens op de drie stappen, waarbij je telkens opnieuw met Save bevestigt.

Open nu Google Agenda en plan een nieuwe afspraak, zoals ‘Weekje Ardennen (vrienden)’. Klik daarna op Run once. Ververs je Google Agenda-pagina, klik op de afspraak en je ziet de checklist in de omschrijving verschijnen!

Wil je dat je scenario blijvend actief is, open dan de rubriek Scenarios en zet de rechtse schakelknop aan. Om de frequentie aan te passen, klik je op je scenario en vervolgens op het klokicoon van de eerste stap. Onderaan verschijnt dan iets als Every 15 minutes: klik hierop en pas de frequentie naar wens aan.

Je houdt natuurlijk wel bij voorkeur het aantal verbruikte credits bij Make en de eventuele AI-provider in de gaten en stelt bij voorkeur een harde limiet in. Zo voorkom je dat een overijverig of onvolkomen scenario je tegoeden er in korte tijd doorheen jaagt. Dit geldt trouwens ook voor de andere diensten, zoals IFTTT en Zapier. Het resultaat van de AI-bewerking belandt als beschrijving in het agendapunt.