Windows heeft best wel wat onderhoud nodig. Optimaliseren en troubleshooten vergen flink wat moeite en tools, maar niet met Tron: een uitgebalanceerd batchscript dat het hele proces automatiseert, van analyse tot herstel. Windows 10 opschonen is ermee een fluitje van een cent.

Toegegeven, het was met de nodige scepsis dat we kennismaakten met Tron. Het leek ons de zoveelste universele redmiddel dat zogenaamd met één muisklik een compleet systeem kan herstellen en optimaliseren. Intussen hebben we onze mening bijgesteld en zijn we enthousiast geraakt over Tron. Vanwaar deze switch?

Om te beginnen is Tron geen zwarte doos waarvan je niet weet wat die met je systeem uitvreet. Tron is een gratis en adwarevrije collectie van tools en functies, aangestuurd vanuit enkele goed gestructureerde scripts. Deze tools zitten vaak al in Windows ingebouwd (zoals de opdrachtregelscommando’s wmi, dism, sfc, ipconfig en bcdedit) of zijn externe tools die bekend bij een grote schare computergebruikers (zoals McAfee Stinger, Malwarebytes Anti-Malware en O&O ShutUp10).

Het gaat bovendien om opensource-batchscripts die zich zonder veel programmeerkennis laten doorgronden en ook bewerken – de maker speelt weliswaar met het idee van een PowerShell-editie. Verder hoef je niet noodzakelijk het complete script uit te voeren. Je kunt bijvoorbeeld alleen het script opstarten voor het verwijderen van cachebestanden (fase 1) of voor het opsporen en verwijderen van malware (fase 3). Verder geeft Tron je realtime feedback en houdt de tool uitvoerige logs bij.

Tron downloaden

Om helemaal het Tron-concept helemaal te begrijpen, doe je er goed aan zowel de Tron-wiki op Reddit als de beschrijvende handleiding door te nemen. Beide informatiebronnen geven je nuttige informatie over de mogelijkheden en de werking van het Tron-script.

Ben je overtuigd, haal de tool dan op via de Download-link (een beetje verborgen in de rechterkolom) op deze Reddit-pagina. Je belandt op een pagina met links naar diverse mirrorsites, waaronder de officiële repository op https://bmrf.org/repos/tron.

Plaats het gedownloade exe-bestand (circa 560 MB) bijvoorbeeld op je bureaublad en start de tool op. Het blijkt om een zelfuitpakkend archief te gaan dat twee mappen maakt: integrity_verification en tron. De eerste bevat SHA-256-checksums voor de meegeleverde bestanden, wat je toelaat de bestandsintegriteit te controleren.

De tweede bevat naast het master-script tron.bat de map resources met daarin een submap voor elke scriptfase (zoals stage_0_prep, stage_1_tempclean enzovoort), telkens inclusief het bijbehorende batch-bestand.

Eerste keer opstarten

De neiging is groot om meteen tron.bat op te starten door met rechts op dit bestand te klikken en Als administrator uitvoeren te kiezen. Dat kan, maar er kleven wel nadelen aan deze opstartmethode. Je kunt geen parameters meegeven en bij eventuele probleemsituaties krijg je wellicht geen foutmeldingen te zien. Verderop bespreken we daarom een beter alternatief.

We willen er tevens op wijzen dat je Tron best opstart vanuit een ‘normale’ Windows-omgeving, inclusief internetverbinding. Dit laatste zorgt er namelijk voor dat Tron de recentste bloatware- en malware-definities kan ophalen. Als het niet anders kan, start je Tron vanuit de veilige modus van Windows op, bij voorkeur met netwerkmogelijkheden. Door een bug verhindert Windows 10 jammer genoeg dat Tron een systeemherstelpunt mag maken. Dat doe je dus het best eerst zelf.

Wie hoopt Tron vanaf een live-cd of vanuit een WinPE-omgeving op te starten, moeten we teleurstellen: Tron werkt met diverse systeemvariabelen die niet beschikbaar zijn in zo’n omgeving. En let op, Tron laat je eerst een rood venster zien waarin je letterlijk de tekst I AGREE moet intikken voor Tron verder wil gaan.

Zoals gezegd laat je de uitvoering van het script volledig ongemoeid. Tron vraagt normaal gesproken slechts één keer om gebruikersinvoer (het indrukken van de Scan-knop bij Malwarebytes Anti-Malware), maar werkt intussen de rest van het script af.

©PXimport

Tron bedienen via opdrachtprompts

De beste manier om Tron op te starten, is via de Opdrachtprompt die je als administrator uitvoert. Vervolgens gebruik je het commando cd om naar de tron-map te navigeren. Staat die op je eigen bureaublad, dan ziet dat commando er als volgt uit:

Vanuit deze map voer je dan het commando tron.bat uit, ervan uitgaande dat je geen specifieke parameters wilt meegeven. Stel, je wilt niet het complete script uitvoeren, maar alleen de tools uit fase 1. Dan open je eerst de betreffende map met het eerste commando en start je het script met het tweede:

Deze manier doet je wellicht vermoeden dat het werken met parameters alleen mogelijk is vanaf de Opdrachtprompt, maar dat is niet helemaal correct. Je kunt namelijk ook de standaardinstellingen wijzigen waarmee tron.bat opstart. Dat doe je door het bestand \tron\resources\functions\tron_settings.bat aan te passen, bij voorkeur met een teksteditor die syntaxmarkering ondersteunt, zoals Notepad++.

In uitvoerige commentaarregels geeft de maker hier mooi de correlatie aan tussen de parameters op de opdrachtregel en de instructies in het batch-bestand. Wil je bijvoorbeeld extra informatie zien tijdens de uitvoering (wat het hele proces wel merkbaar vertraagt), dan start je tron.bat met de parameter -v:

Hetzelfde effect bereik je door de standaardinstellingen te wijzigen: verander set VERBOSE=no in set VERBOSE=yes.

Werken met parameters

Het Tron-script laat zich dus deels bijsturen, maar houd er rekening mee dat bij een conflicterende configuratie de opdrachtregelparameters prioriteit krijgen op het configuratiebestand.

Er zijn in totaal meer dan dertig parameters. Deze zijn prima gedocumenteerd (zie de eerdergenoemde handleiding) en daarom beperken we ons hier tot de interessantste, maar ook bij de bespreking van de diverse deelscripts komen nog heel wat parameters aan bod.

Met de parameter -c (Config dump)krijg je een overzicht van de huidige configuratie-instellingen en wordt het script verder niet uitgevoerd. Bij de parameter -d (Dry run) worden evenmin taken uitgevoerd, maar krijg je wel een chronologische lijst van wat er zonder deze parameter zou gebeuren. We raden je aan Tron eerst met deze parameters uit te proberen.

Wil je de pc na de scriptuitvoering automatisch herstarten, gebruik dan -r (Reboot)of -o om het toestel af te sluiten. De parameter -udl (Upload Debug Logs) gebruik je wellicht liever niet, tenzij je diverse logbestanden naar de ontwikkelaar wilt uploaden. Nuttiger is de parameter -er (Email Report), vooral wanneer je Tron op een fysiek verwijderd toestel hebt opgestart.

Wanneer je het bestand SwithMailSettings.xml in de map \tron\resources\stage_7_wrap-up\email-report via je teksteditor voorziet van de juiste smtp-server en -poort, gebruikersnaam en wachtwoord (let wel: dat gebeurt in platte tekst), zorgt deze parameter ervoor dat diverse logbestanden na afloop naar je worden doorgemaild.

Gebruik je meerdere parameters tegelijk, tik dan een spatie tussen elke parameter.

©PXimport

Analyse

Nu geven we wat nuttige informatie bij de diverse deelscripts, maar raadpleeg zeker ook de eerder vermelde handleiding (hoofdstuk ‘13. Full description of ALL actions’). We gaan er nu even van uit dat je het Tron-script inderdaad hebt uitgevoerd. Na afloop krijg je dan een scherm met een chronologisch overzicht van alle uitgevoerde operaties en eventuele meldingen.

Het is een goed idee om je systeem zo snel mogelijk na de uitvoering van het script te herstarten, zodat eventuele wijzigingen volledig worden doorgevoerd. Vervolgens kun je de logbestanden rustig bestuderen. Die bevinden zich standaard in de map C:\logs\tron. De hoofdlog is het tekstbestand tron.log. In de submap summary_logs tref je tekstbestanden aan met een overzicht van verwijderde bestanden en programma’s. In de submap raw_logs staan ook lijsten van bestanden en programma’s die voor en na de uitvoering van het script op je systeem stonden. Die kun je bijvoorbeeld vergelijken via (de gratis versie van) een tool als ExamDiff.

Ook nuttig, zeker in het geval er iets fout is gegaan, zijn de submappen backups (met de Windows logboeken) en registry_backup. Deze laatste bevat diverse registerhives, maar ook het programma ERDNT.EXE, waarmee je desnoods de geback-upte registerhives kunt terugzetten.

Laten we de deelscripts naderbij bekijken.

Fase 0:Prep

Tijdens deze fase analyseert Tron je Windows-omgeving en neemt die enkele voorzorgsmaatregelen, zoals een registerback-up en een systeemherstelpunt. Dit laatste kun je desnoods terugzetten door op Windows-toets+R te drukken en rstrui.exe uit te voeren, waarna je de verdere instructies volgt.

De tool Rkill sluit alle verdachte processen af. Processen die je daarvan absoluut wilt uitzonderen, plaats je op een afzonderlijke regel in het tekstbestand \tron\resources\stage_0_prep\rkill\rkill_process_whitelist.txt.

©PXimport

Fase 1: Tempclean

In eerste instantie worden hier allerlei tijdelijke bestanden verwijderd met behulp van CCleaner. Daarbij worden standaard ook data uit de map %localappdata% verwijderd, die onder meer wordt gebruikt door browsers voor tijdelijke bestanden en door Microsoft Store apps. Om deze data daarvoor te beschermen, wijzig je in het bestand /tron/resources\stage_1_tempclean\ccleaner\ccleaner.ini in deze regel de waarde True in False:

Ook de meeste cookies worden verwijderd, behalve bekende inlog-cookies (zoals die voor Gmail). Gebruik de parameter -scc (Skip Cookie Cleanup) om alle cookies te behouden. Standaard worden ook de Windows logboeken geleegd, weliswaar na die eerst te hebben geback-upt.

Fase 2: De-bloat

Zoals de naam al suggereert, tracht deze fase alle overtollige of ongewenste (programma)bestanden te verwijderen. Je vindt een overzicht van de bestanden die beoordeeld worden in de volgende (bewerkbare) tekstbestanden, die zich allemaal bevinden in de map \tron\resources\stage_2_de-bloat\oem:

- programs_to_target_by_name.txt;

- programs_to_target_by_GUID.txt;

- toolbars_BHOs_to_target_by_GUID.txt.

Er worden standaard ook heel wat Microsoft Store-apps verwijderd. Nu kun je die desnoods nog wel terugzetten vanuit de Microsoft Store, maar je kunt ook vooraf zelf bepalen welke je wilt behouden, door die in de submap \metro uit de twee PowerShell-scripts weg te halen. Met de parameter -m (Metro apps) worden er geen Microsoft Store-apps verwijderd. Wil je fase 2 helemaal overslaan, dan gebruik je de parameter -sdb (Skip De-Bloat).

Verder wordt ook de OneDrive-integratie in Windows 10 ongedaan gemaakt, behalve als er zich al bestanden bevinden in de standaard OneDrive-map %userprofile%\OneDrive. Gebruik je hiervoor een andere map, voeg dan de parameter -sor (Skip Onedrive Removal) toe, zodat Tron OneDrive ongemoeid laat.

©PXimport

Fase 3: Disinfect

Om potentiële malware te verwijderen, zet Tron achtereenvolgend drie antivirustools in: Malwarebytes Anti-Malware, Kaspersky Virus Removal Tool en Sophos Virus Removal Tool. Wil je die liever niet uitvoeren, gebruik dan respectievelijk de volgende parameters: -sm (Skip Malwarebytes), -sk (Skip Kaspersky) en -ss (Skip Sophos), of je gebruikt -sa (Skip all Anti-virus) om ze alle drie over te slaan.

Standaard wordt Malwarebytes Anti-Malware na afloop ook weer gede-installeerd, tenzij je de parameter -pmb (Preserve MalwareBytes) meegeeft.

Fase 4: Repair

Om mogelijke corrupte data aan te pakken, maakt Tron uitvoerig gebruik van enkele ingebouwde Windows-functies en -tools, waaronder msizap, sfc, dism, chkdsk, ipconfig en netsh. Deze laatste twee zorgen ervoor dat niet alleen de dns- en arp-cache worden geleegd, maar ook dat de Windows-sockets worden gereset. Meer informatie hierover vind je hier.

Standaard koppelt Tron ook heel wat bestandsextensies weer aan de originele programma’s. Om dat te vermijden, moet je het reg-bestand dat naar zo’n extensie verwijst (bijvoorbeeld Default_JPG.reg en Default_JPEG.reg) verwijderen uit de map \tron\resources\stage_4_repair\repair_file_extensions.

Tron pakt ook grondig de telemetrische functies van Windows aan (lees: het traceren van gebruikers), met behulp van de tools Spybot Anti-Beacon en O&O ShutUp10. Om dit te voorkomen, zet je de parameter -str (Skip Telemetry Removal) in.

©PXimport

Fase 5: Patch

Tron updatet slechts een paar externe applicaties, indien die op je systeem zijn geïnstalleerd: 7-Zip en Adobe Flash Player. Wil je zoveel mogelijk geïnstalleerde toepassingen updaten, dan moet je dus naar een andere tool uitkijken, zoals Ninite of Chocolatey.

Wel gebruikt Tron de ingebouwde Windows-updatefunctie. Als je dat wilt, kun je tevens gebruikmaken van de tool WSUS Offline. In principe volstaat het hiervoor de complete inhoud van de map \wsusoffline\client te kopiëren naar \tron\resources\stage_5_patch\wsus_offline\client.

Om de reguliere Windows-updates juist niet uit voeren, geef je de parameter -swu (Skip Windows Updates) mee en met -swo blokkeer je ook updates via WSUS Offline.

Standaard verwijdert Tron gedownloade bestanden van eerder geïnstalleerde Windows-updates, zodat je die hierna niet (zomaar) meer kunt de-installeren. Gebruik de parameter -sdc (Skip DISM Cleanup) als je dit wilt voorkomen.

Fase 6: Optimize

De optimaliseerfase bevat eigenlijk maar twee componenten. Enerzijds zorgt Tron ervoor dat de grootte van de wisselbestanden door Windows wordt geregeld (in het geval dat je daar wijzigingen in had gemaakt). Met de parameter -spr (Skip Pagefile Reset) inzet. Anderzijds wordt je schijf gedefragmenteerd met behulp van de tool Defraggler.

Tron is wel zo slim om ssd’s niet mee te fragmenteren. Wil je defragmentatie hoe dan ook vermijden (want het is eigenlijk niet meer van deze tijd), gebruik dan -sd (Skip Defrag).

Fase 7 en 8

De afrondingsfase (‘Wrap-up’) zorgt ervoor dat de nodige logbestanden worden aangemaakt en eventueel worden doorgemaild, en dat Antimalware Malwarebytes wordt gede-installeerd. In principe maakt Tron ook weer een systeemherstelpunt, maar dat gebeurde blijkbaar niet op onze testsystemen.

Fase 8 (‘Custom Scripts’) is tenslotte een geheel optionele fase die alleen maar wordt uitgevoerd wanneer je zelf een of meer batch-bestanden hebt geplaatst in de map \tron\resources\stage_8_custom_scripts. Die zal Tron dan sequentieel uitvoeren.

Je mag ook andere (hulp)bestanden in deze map plaatsen, maar Tron zelf negeert die en dat geldt ook voor cmd-bestanden. Om de uitvoer van je batch-bestanden (tijdelijk) te verhinderen maak je gebruik van de parameter -scs (Skip Custom Scripts).

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).