NAS'en zijn ideaal voor je thuisnetwerk. Je kan ze inrichten als mediaspeler of je eigen persoonlijke (cloud-) opslagapparaat. Dit zijn de 8 beste NAS-systemen die we dit jaar hebben getest.

ASUSTOR AS5002T

ASUSTOR maakt de laatste jaren grote stappen in de NAS-markt. Wij gingen aan de slag met hun recente dualbay-model: de AS5002T. Behalve als NAS kun je hem dankzij een HDMI-uitgang ook inzetten als mediaspeler. Lees ook: Wat kun je met een NAS?

De AS5002T is gebouwd rond een krachtige dualcore Intel Celeron-processor en 1 GB RAM-geheugen. Van alle NAS-apparaten in de test levert de AS5002T de beste prestaties. Een handigheid van ASUSTOR, ook omdat het merk tot nu toe enkel Intel-processoren in zijn NAS-apparaten heeft gebruikt, is dat je de schijven zo kunt overzetten in een andere (grotere) NAS van het merk en direct verder kunt werken. Wil je de NAS direct aansluiten op je audio/videoapparatuur dan kan dat via de HDMI-aansluiting en er is zelfs een optische digitale audio-uitgang (SP/DIF). Het apparaat is hierdoor ook prima inzetbaar als mediaspeler.

©PXimport

De AS5002T heeft een krachtige processor en levert de beste prestaties van alle NAS'en die we hebben getest.

Er is ruim keuze aan standaardapplicatie en functionaliteit, in combinatie met het enorme aanbod aan packages is het in elk geval vele malen teveel om hier op te noemen. Downloaders en mediafanaten hebben keuze genoeg net als iedereen die de NAS vooral zakelijk inzet. Daarnaast zijn er diverse sync- en cloudopties.

Lees hier de volledige review van de ASUSTOR AS5002T.

QNAP TS-451

De basis van de QNAP TS-451 is een snelle Intel Celeron J1800 processor in combinatie met 1GB geheugen. Dat is niet de maximale geheugenhoeveelheid van de NAS-apparaten die we onlangs getest hebben, maar wel voldoende om deze NAS bijna onbeperkt te kunnen inzetten. De enige uitzondering hierop is het gebruik van QNAP Virtualization Station waarmee je op de NAS virtuele machines kunt hosten, daarvoor is 1GB geheugen onvoldoende.

Je kunt bij deze NAS het RAM-geheugen echter uitbreiden met DDR3L-geheugenmodules. De vier schijven ondersteunen JBOD, RAID0, 1, 5, 6 en 10. Daarbij biedt QNAP in de nieuwste versie van het QTS-besturingssysteem ook 'storagepools' waarbij verschillende RAID's op de schijven gecombineerd kunnen worden voor nog meer bescherming van de gegevens.

©PXimport

De QNAP TS-451 is een zeer goede NAS met een snelle Intel-processor.

De TS-451 beschikt over twee netwerkpoorten, twee usb 2.0-poorten en twee usb 3.0-poorten, maar een eSATA-aansluiting ontbreekt dan weer. Voor QNAP is dit dus duidelijk een beetje een beginnersmodel, maar dankzij de vier schijven en de verder prima uitrusting maakt dat het aanbod alleen maar interessanter. Daarbij beschikt de TS-451 wel over een HDMI-poort zodat de NAS ook rechtstreeks op bijvoorbeeld je televisie kan worden aangesloten en als mediaspeler kan worden ingezet.

Lees hier de volledige review van de QNAP TS-451.

Synology DS415play

De DS415play is een grote NAS die zijn harde schijven verstopt achter een groot glimmend front dat echter eenvoudig kan worden verwijderd. De behuizing is van kunststof net als de trays waar de schijven in geplaatst moeten worden en is dus wat simpel. Wat voor een eindgebruiker al snel een dure aanschaf is, is voor Synology duidelijk een instapper.

©PXimport

Een koopje is het niet, maar de DS415play van Synology is een prima NAS.

Verder is de DS415play gewoon een prima NAS die met vier schijven ruimschoots opslagruimte biedt en ook alle mogelijkheden om de data extra te beveiligen tegen hardwarefalen via RAID. Met het ruime aanbod aan apps en packages kan de NAS bovendien zeer veelzijdig worden ingezet en uitgebreid met functies die niet out of the box aanwezig zijn.

Zoek je een echte Synology met vier schijven dan is dit een prima NAS. Synology zou nog wel eens moeten kijken naar wat er nu gevraagd wordt van een NAS die zo nadrukkelijk inzet op multimedia-streaming. Wij denken dat een HDMI-uitgang een welkome aanvulling zou zijn.

Lees hier de volledige review van de Synology DS415play.

WD My Cloud EX4100

WD heeft drie NAS-series: de My Cloud voor persoonlijk gebruik, de My Cloud EX voor veeleisende gebruikers en de My Cloud DL voor bedrijven. De door ons geteste My Cloud EX4100 is het model met vier schijven voor veeleisende gebruikers. WD levert de My Cloud EX4100 zowel met als zonder harde schijven.

©PXimport

Ben je een veeleisende gebruiker? Dan is de My Cloud zeker het overwegen waard.

Opvallend is dat WD op een lege behuizing twee jaar garantie geeft terwijl je op een variant met meegeleverde schijven drie jaar garantie krijgt. Ruim duizend euro kost de door ons geteste uitvoering van de My Cloud EX4100. Daarvoor krijg je er wel 16 TB opslagruimte bij. Uiteraard maakt WD gebruik van de eigen voor NAS ontworpen Red-schijven. Koop je de WD EX4100 met minder opslagcapaciteit of zelfs zonder schijven, dan daalt de prijs uiteraard flink.

Het is een NAS die zeer geschikt is voor wie vooral snel een eigen cloud wil bouwen, zijn gegevens goed beveiligd wil kunnen opslaan en niet direct geïnteresseerd is in het uitbreiden van de functionaliteit van de NAS door allerlei packages te installeren.

Lees hier de volledige review van de WD My Cloud EX4100.

ASUSTOR AS5004T

De ASUSTOR AS5004T is de grote uitvoering van de AS5002T met vier in plaats van twee schijven. Verder zijn ze vooral identiek, dezelfde Intel Celeron J1800 dualcore processor, dezelfde 1GB geheugen, hetzelfde bijna overdadige aantal usb 2.0, usb 3.0 en eSATA-poorten.

©PXimport

De AS5004T is de grote broer van de AS5002T, wat ons betreft de beste NAS.

Daarnaast is ook de AS5004T voorzien van de HDMI-poort en de SP/DIF optische digitale uitgang waarmee je ook deze grote NAS direct op de audio/videoapparatuur kunt aansluiten. De HDMI-ingang kun je ook gebruiken om de NAS te configureren wanneer je geen netwerkverbinding hebt. Sluit een muis, toetsenbord en monitor aan en je kunt uit de verpakking, direct de NAS configureren

De AS5004T is opnieuw een mooie NAS die een goede bouwkwaliteit verbindt met prima software en gebruiksmogelijkheden. Een verbeterpunt is aantal en kwaliteit van apps voor smartphone en tablet.

Lees hier de volledige review van de ASUSTOR AS5004T.

Synology DS215j

De DS215j is Synology's goedkoopste dualbay-NAS en de behuizing onderstreept dit nog eens. Het is kunststof wat de klok slaat en als enige NAS in de test zitten de harde schijven niet in trays. Net als bij de allereerste Synology's moet je de behuizing openschuiven om dan de harde schijven bovenop elkaar in een chassis te drukken en vast te schroeven. Daarna de kast dicht en de NAS kan worden ingeschakeld.

©PXimport

De DS215j is een echte instapper: goed geprijsd, maar met voldoende functionaliteiten.

De DS215j is uitgerust met een dualcore Marvell Armada-processor en beschikt over een halve GB geheugen. Net als bij de instapper van QNAP hoeft dat geen beletsel te zijn om hier een goede NAS aan te hebben. Wil je de NAS echt veelzijdig gaan inzetten en intensief gebruiken, dan is dit niet het juiste model voor jou.

Ben je iets terughoudender dan kun je ook met deze NAS volop genieten van alles wat Synology te bieden heeft en dat is heel veel. Een zeer uitgerijpt DSM-besturingssysteem met een enorm groot aanbod van packages om op de NAS te installeren en zo de functionaliteit uit te breiden. Daarnaast krijg je goede apps voor alle soorten tablets en smartphones.

Lees hier de volledige review van de Synology DS215j.

Netgear ReadyNAS RN202

Van buiten is de Netgear ReadyNAS RN202 niet veranderd ten opzichte van zijn voorganger. De RN202 is de verbeterde versie van de sympathieke RN201 waarmee het bedrijf enkele jaren geleden een hernieuwde en succesvolle poging deed op de NAS-markt.

©PXimport

De R202 werkt op een onbekende chip en heeft 2GB aan RAM-geheugen.

De RN202 baseert op de nog onbekende 1,4 GHz dualcore ARM-processor van Annapurna Labs, een processorfabrikant uit Israël. De prestaties die de processor neerzet zijn in ieder geval prima, het is de een na snelste in de test. De RN202 beschikt over twee netwerkpoorten, wat handig is als je thuis meerdere netwerken hebt.

De poorten zijn in dien je een switch hebt die dit ook ondersteunt te koppelen tot één verbinding van twee gigabit voor nog betere prestaties. De zeer ruime 2GB geheugen biedt voldoende ruimte om de NAS flink aan het werk te zetten.

Lees hier de volledige review van de Netgear ReadyNAS RN202.

Netgear ReadyNAS RN204

Aan de hardware zal het niet liggen. De Netgear ReadyNAS RN204 heeft dezelfde onberispelijke behuizing als de overige NAS-apparaten van dit merk. We zien hoogwaardige materialen en stevige metalen trays met een prachtig systeem om de schijven zonder schroeven te plaatsen.

©PXimport

Net als bij de R202 is de 2GB aan RAM een fijne feature..

Qua aansluitingen krijg je twee netwerkpoorten, één usb 2.0, twee usb 3.0 en één eSATA-aansluiting. Interessant is het LCD-schermpje met statusinformatie en gegevens over het IP-adres van de NAS. De RN204 is gebaseerd op de nog onbekende 1,4 GHz dualcore ARM-processor van Annapurna Labs. Vooral de 2GB RAM-geheugen is een pluspunt van de NAS die je daardoor gerust wat zwaarder kunt belasten.

De gegevens op de NAS worden beschermd door wat Netgear de vijf lagen van bescherming noemt. Behalve RAID tegen hardwarefalen zijn dat permanente snapshots voor bestandsherstel, realtime antivirus tegen malware, bitrot-bescherming tegen verval van mediabestanden en gratis cloud-backup.

Lees hier de volledige review van de Netgear ReadyNAS RN204.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).