Criminelen bedenken dagelijks nieuwe manieren om uw computer, tablet of smartphone te belagen. Met de 23 tips op deze pagina houdt u ze buiten de deur.

1. Uit, dat netwerk

©CIDimport

Er zijn tegenwoordig nog maar weinig mensen die zonder hun smartphone de deur uit gaan. Deze kleine apparaten zijn heel praktisch in gebruik, omdat ze toegang bieden tot diverse applicaties en we er allerlei persoonlijke gegevens op kunnen opslaan. Om die reden vormen ze echter ook een interessant doelwit voor hackers. U kunt de beveiliging eenvoudig verbeteren door draadloze verbindingen zoals Bluetooth en WLAN uit te schakelen en deze pas te activeren als dat nodig is. Een extra voordeel van het uitschakelen van de draadloze functie is dat de batterij langer meegaat.

2. Beveilig alle internet-geschikte apparaten

Beveilig alle apparaten waarmee u het internet op gaat.  Gebruik in plaats daarvan een oplossing die al uw Internet-geschikte apparaten beveiligt. Kaspersky One Total Security combineert geavanceerde beveiliging voor pc's, Mac's, tablets en smartphones.

3. Houd uw smartphone in de gaten   

©CIDimport

Veel mensen gaan tijdens de feestdagen op reis en bijna iedereen neemt een internet-geschikt apparaat mee, meestal een smartphone. Om een ​​stressvrije reis te garanderen, is het raadzaam deze kleine toestellen altijd goed in de gaten te houden. Houd het nummer van uw mobiele aanbieder bij de hand, zodat u de SIM-kaart kunt blokkeren als u uw telefoon toch kwijt raakt. Omdat smartphones vaak gevoelige informatie bevatten, raden we u aan beveiligingssoftware te gebruiken. Hiermee voorkomt u dat dieven toegang krijgen tot uw gegevens.

4. Beveilig de computers van uw kinderen

Zelfs als uw kinderen alleen op kindvriendelijke websites surfen en u een oogje in het zeil houdt, dient u de computer van de kinderen nog steeds goed te beveiligen. Waarom? Virussen kunnen uw pc ook besmetten zonder een bezoekje aan illegale of sekssites. Sterker nog, gerenommeerde websites zijn vaak het doelwit van hackers. Het is daarom essentieel dat alle computers in uw huishouden worden beschermd door antivirussoftware.

5. Versleutel belangrijke gegevens

Vooral voor laptopgebruikers die veel reizen is het raadzaam hun gegevens te versleutelen. Mocht uw laptop dan in verkeerde handen vallen, heeft de dief weliswaar de beschikking over uw hardware, maar heeft hij geen toegang tot uw gevoelige informatie. Hetzelfde geldt voor smartphones, die in toenemende mate worden gebruikt om vertrouwelijke gegevens op te slaan.

6. Installeer updates zo snel mogelijk

©CIDimport

Helaas is software nooit 100% foutloos, en zwakke plekken in Windows of Firefox kunnen uw computer blootstellen aan extra risico's. De meeste fabrikanten brengen echter snel updates uit die ontwikkeld zijn om deze fouten te herstellen. Gebruikers dienen deze zo snel mogelijk te installeren met behulp van de automatische instellingen in Windows en Mac OS X. Vooral oudere versies van Adobe Reader, Java en webbrowsers zijn aanvalsdoelen.

7. Back-ups zijn belangrijk

De meeste computers zijn meer waard dan hun eigenaars zich realiseren. En dan hebben we het niet over de geldwaarde van de processor of de harde schijf, maar over de emotionele waarde van de gegevens die er op staan. Plakten we de familiefoto's vroeger netjes in albums, tegenwoordig staan de foto's in virtuele mappen op onze harddisks. Net zoals de video's van onze kinderen, gekochte muziek en allerlei andere belangrijke gegevens. De meest effectieve manier om gegevensverlies te voorkomen is door regelmatig een back-up te maken.

8. Gebruik Facebook veilig

©CIDimport

Ondanks de duidelijke voordelen en populariteit van sociale netwerken, is de veiligheid van Facebook een uitdaging voor elke gebruiker. Waarom? Facebook brengt voortdurend nieuwe functies uit en activeert deze zonder dat gebruikers het merken. De meeste mensen beseffen pas weken later dat deze functies gevoelige informatie kunnen misbruiken. Onze tip: U hoeft Facebook of andere sociale netwerken niet te vermijden, maar ga wel voorzichtig om met uw persoonlijke gegevens. Controleer wat andere mensen kunnen zien, en deel gegevens slechts met mate. Sociale netwerken zijn bijvoorbeeld geen plaats voor telefoonnummers. Onthoud altijd dat hoewel individuele gegevens op zich onschadelijk kunnen zijn, ze heel veel over u kunnen onthullen als ze worden gecombineerd.

9. Winkel veilig online

Hoe kreeg iedereen vroeger al die inkopen voor de feestdagen op tijd in huis? Tegenwoordig hebben we bijvoorbeeld Bol.com om ons te helpen. Maar let op: houd altijd rekening met de gevaren van dit comfortabele online winkelen met uw creditcard. Hoe vaker u uw creditcardgegevens invoert op verschillende sites, hoe groter de kans dat ze in verkeerde handen terecht komen. Gebruik altijd een versleutelde verbinding tijdens de overdracht van gevoelige gegevens. Dit wordt aangegeven door "https" aan het begin van een internetadres. Doe alleen online aankopen via uw computer thuis en bijvoorbeeld niet op een hotspot tijdens een reis. Gebruik bij voorkeur beveiligingssoftware die aanvullende beveiligingsmechanismen bevat om online shoppers te beschermen.

10. Databeveiliging op Dropbox en vergelijkbare sites

©CIDimport

Gebruikers die vanaf verschillende locaties toegang willen tot hun gegevens, hebben de keus uit een breed scala van zogenoemde "cloud opslagdiensten". Gebruikers kunnen bestanden uploaden naar sites zoals Dropbox en deze dan later openen vanaf een andere computer. Hoewel dit een snel en gemakkelijk proces is, moeten gebruikers hierbij wel de veiligheid in het oog houden. Het is uiteraard verstandig dat gebruikers beveiligde toegangswachtwoorden kiezen om hun opslagaccounts te beschermen. Een wachtwoord met minstens 8 karakters, bestaande uit symbolen en getallen en zowel hoofd- als kleine letters, is essentieel. Het is ook een goed idee om belangrijke bestanden te versleutelen alvorens ze te uploaden. Hiermee wordt voorkomen dat uw geüploade bestanden worden gelezen, zelfs als ze op een of andere manier in de verkeerde handen vallen.

11. Gebruik veilige wachtwoorden

Webmailprogramma's, Facebook-toegang, online bankieren... internetgebruikers loggen bijna overal in met hun gebruikersnaam en wachtwoord. Het probleem is dat u niet hetzelfde wachtwoord moet gebruiken voor verschillende diensten. Wachtwoorden zoals "123456", "qwerty", "abc123" of "ikbenhet" zijn volledig nutteloos, omdat ze binnen enkele seconden te kraken zijn.  Wachtwoorden die ten minste acht tekens bevatten (meer is aanbevolen), met hoofdletters en kleine letters plus speciale tekens en cijfers in een zo onwaarschijnlijk mogelijke combinatie, zijn veiliger. Tenzij u een fotografisch geheugen hebt, bent u waarschijnlijk echter niet in staat om meer dan vijf van dergelijke wachtwoorden te onthouden. Daarom kunt u gebruik maken van een wachtwoordbeheerprogramma, waarmee u uw wachtwoorden veilig opslaat en met één muisklik inlogt. 

12. Beveiliging onder Windows 8

Gebruikers die hebben gewacht op de release van Windows 8 om zichzelf te trakteren op een nieuwe computer of tablet mogen in alle opwinding niet de veiligheid uit het oog verliezen. Hoewel Windows diverse ingebouwde beveiligingsfuncties heeft, blijken deze uit eerdere ervaringen vaak onvoldoende te zijn. Ofwel: een eigen anti-viruspakket is geen overbodige luxe.

13. Veilig werken op vakantie

©CIDimport

Hoewel werk en vakantie eigenlijk niet samen gaan, is het een feit dat steeds meer mensen werken tijdens hun vakantie. Laptops en smartphones helpen hen om vrijwel constant contact te houden met hun bedrijf. Onze tip: Onbeveiligde hotel hotspots zijn geen geschikte plaatsen om in te loggen op bedrijfsnetwerken. Het gebruik van een mobiele verbinding is in dergelijke gevallen een beter alternatief. Omdat de kosten hiervan in het buitenland snel kunnen oplopen, is het opzetten van een VPN-verbinding via de hotspot een goed alternatief. Als dit niet mogelijk is, bieden veel hotels gebruikers de mogelijkheid om met behulp van Ethernetkabels in de kamer verbinding te maken met het internet.

14. Veilig mobiel bankieren

Wie had dat ooit gedacht? Actieve smartphonegebruikers controleren hun banksaldo vaker. De huidige mobiel bankieren-apps laten gebruikers echter veel meer doen dan alleen een blik werpen op hun rekeningen. Ze kunnen er bijvoorbeeld ook automatische incasso's mee instellen of overboekingen accepteren. Wees hier wel voorzichtig mee. Mobiele banktransacties moeten alleen worden uitgevoerd via een goed beveiligde smartphone.

15. Pas op voor koopjes

©CIDimport

Dankzij online shopping sites zijn we allemaal koopjesjagers geworden. Hoewel dat natuurlijk geen slechte zaak is, worden verleidelijke aanbiedingen vaak gebruikt als manier om winkelend publiek naar dubieuze transacties te lokken. Onze tip: Laat u niet afleiden door megakoopjes. Winkel in plaats daarvan alleen op vertrouwde sites. Controleer de contactgegevens van de online winkel en kijk of er beoordelingen zijn door andere gebruikers. Liever een paar koopjes mislopen dan slachtoffer worden van gegevensdiefstal.

16. Voorbereiden op verlies van smartphone

©CIDimport

Elk jaar overkomt het talloze gebruikers: smartphones en tablets worden verloren, achtergelaten of gestolen. Wat moet u doen? Neem geen risico: bereid u voor. Er zijn beveiligingspakketten die uw gegevens beschermen, zelfs als uw toestel in verkeerde handen valt. Ook kunt u sms-opdrachten gebruiken om de huidige locatie van uw telefoon te bepalen en de inhoud ervan op afstand te wissen.

17. Pas op voor gevaarlijke snelkoppelingen

Soms gaan dingen gewoon niet snel genoeg voor techneuten. In sociale netwerken zijn verkorte URL's daarom standaard. In plaats van een lang webadres toont de site alleen een verkorte link, die de gebruiker doorstuurt naar het eigenlijke adres. Nog sneller gaat het als zogenoemde "QR" (Quick Response) codes worden gebruikt. Smartphones "scannen" deze vierkante codes en gebruiken ze om gebruikers naar websites te leiden. Wees echter wel voorzichtig. Het is onmogelijk om van tevoren te zeggen waar een verkorte link of QR-code u naar toe voert. Zorg er daarom altijd dat u uw systeem hebt beveiligd.  

18. Tweemaal zo veilig met twee-factor authenticatie

De meeste internetdiensten worden beveiligd via gebruikersnamen en wachtwoorden. Sommige bieden echter een extra beveiligingsniveau: twee-factor authenticatie. Google-accounts gebruiken dit systeem bijvoorbeeld al enige tijd. Het gaat om een ​​beveiligings-app voor iOS en Android, die elke minuut een beveiligingscode genereert. Gebruikers moeten de huidige beveiligingscode invoeren in aanvulling op hun gebruikersnaam en wachtwoord.

19. Beveiligde snelkoppelingen op kantoor

Op kantoren is het rond de feestdagen vaak net wat hectischer dan normaal. Iedereen wil snel projecten afronden en een leeg bureau hebben. Juist in deze chaos is het belangrijk om aandacht te schenken aan de beveiliging van uw werk-pc. U wilt tenslotte niet dat anderen er toegang toe hebben terwijl u niet achter uw bureau zit. Gelukkig hoeft u niet elke keer uit te loggen als u even opstaat: de sneltoets ‘Windows+L’ activeert snel de screensaver. Deze is alleen uit te schakelen met uw wachtwoord.

20. Gebruik browser plug-in blockers  

Plug-ins voor Flash, PDF's en Java zijn populaire manieren om browsers aan te vallen. Er is echter een handige manier om uzelf te beschermen zonder dat u plug-ins hoeft te vermijden. Deze oplossing staat bekend als "Click to Play"; - een techniek die gebruikt wordt in browsers zoals Firefox en Chrome. Als gebruikers een website bezoeken, worden plug-ins niet automatisch gestart. In plaats daarvan geven tijdelijke plaatshouders aan waar de content een plug-in vereist. Gebruikers kunnen dan een context menu gebruiken om de plug-in te starten. Het voordeel van deze methode is dat het beschermt tegen automatische exploits. U kunt click-to-play in Firefox activeren via "about: config" en het inschakelen van "plugins.click_to_play". Om click-to-play te activeren in Chrome opent u het configuratiemenu via de adresbalk met chrome://chrome/settings/content. Scroll omlaag totdat u de lijst met plug-ins ziet. Hier kunt u de optie ‘run automatically’ aanpassen naar ‘click-to-play’.

21. Gebruik toegangsbeveiliging voor tablets

Tablets zoals de Apple iPad zijn enorm populair, en hun eigenaren surfen er vaak mee op het internet. Ze installeren daarnaast een groot aantal apps. Het is echter essentieel om stil te staan bij de beveiliging van het apparaat. Dieven kunnen er zo mee aan de haal gaan, en wie ze mee naar het werk neemt moet ze ook beschermen tegen nieuwsgierige collega's. Om die reden moet u een toegangspincode instellen, of (beter nog) een sterk wachtwoord. Na een minuut van inactiviteit vergrendelt het apparaat zichzelf. Belangrijk: Stel een restrictieve toegangsblokkade in. Hierdoor zal het apparaat automatisch alle opgeslagen gegevens verwijderen als te vaak de verkeerde pincode wordt ingevoerd.

22. Mac-beveiliging

Sommige geruchten zijn zo hardnekkig dat mensen ze uiteindelijk gaan geloven. Veel gebruikers gaan er bijvoorbeeld vanuit dat Mac-eigenaren zich geen zorgen hoeven te maken over bescherming tegen virussen. Onze tip: Laat niets aan het toeval over. Hoewel het aantal virussen voor OS X veel lager is dan het aantal Windows-virussen, bestaan ze wel degelijk. Denk er ook aan dat het dieven die op zoek zijn naar wachtwoorden of bankgegevens niets kan schelen of hun slachtoffers Mac of Windows-gebruikers zijn.

23. Beveiliging voor sofasurfers

Hoewel het internet de tv nog niet heeft verdrongen, maakt surfen via een tablet tegenwoordig net zo goed deel uit van een ontspannen avondje als het traditionele 'met chips op de bank voor de tv'. Het is echter belangrijk om ook hier voorzichtig mee om te gaan. Tablets vormen een aantrekkelijk doelwit voor datadieven, dus beveiliging is absoluut noodzakelijk.

Met dank aan Kaspersky Labs, www.kaspersky.nl

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).