Office Web Apps
Steeds meer mensen zijn de laatste tijd met de online software van Google aan de slag gegaan. Terwijl de populariteit van Google Docs groeide, stond Microsoft met lege handen. Die tijd is echter voorbij. Microsoft heeft goed afgekeken bij Google en uiteindelijk met Office Web Apps een beter pakket neergezet.
1. Windows ID
Het gebruik van Office Web Apps begint met een Windows Live ID. Dit is de combinatie van een bij Microsoft geregistreerd e-mailadres en een bijbehorend wachtwoord. Als u Hotmail of MSN Messenger gebruikt, kunt u de e-mailadres/wachtwoord-combinatie daarvan ook gebruiken voor uw Windows Live ID. Hebt u nog geen Windows Live ID? U kunt heel eenvoudig een gratis ID aanmaken. Ga naar Windows Live en klik op Registreren. Doorloop vervolgens de wizard om uw huidige e-mailadres als Windows Live ID te registeren, of om een nieuw Hotmail- of Live-adres aan te maken.
©PXimport
Nog geen Windows Live ID? Registreer een nieuw of bestaand e-mailadres bij Microsoft.
2. Office niet vereist
Om met Office Web Apps aan de slag te gaan, dient u over een pc met Windows XP, Vista of Windows 7 te beschikken waar Internet Explorer 7, 8, Firefox 3.5 of Safari 4 op is geïnstalleerd. Met Firefox kunnen de web-apps ook onder Linux worden gebruikt, en met Safari ook onder Mac OS X. Google Chrome wordt niet officieel ondersteund, maar de meeste functies werken ook in die browser, overigens net zoals ze ook in nog exotischer browsers werken. Garanderen doet Microsoft dat echter niet en er wordt ook geen ondersteuning voor geleverd. Microsoft Office hoeft niet op uw pc te zijn geïnstalleerd, al biedt dat wel enkele voordelen. Betreft het Office 2003, 2007 of 2010, dan kunt u gebruikmaken van de mogelijkheid om online bewaarde documenten direct in Office te openen en kunt u een geopend document direct vanuit Office in Web Apps opslaan.
3. Inloggen
Om Web Apps te gebruiken surft u naar Office Live. Als u al bent ingelogd op een website die Windows Live ID ondersteunt, dan hupt u direct door naar uw Office Live-website. Was u nog niet ingelogd met uw Windows Live ID? Dan moet u dat nu eerst even doen. Na het inloggen ontbreekt nagenoeg iedere melding dat u op de pagina's van Office Web Apps bent aangeland. De reden daarvan is dat Office Web Apps nog niet in Nederland is uitgerold. Wanneer dat precies gaat gebeuren is nog niet bekend. Toch kunnen de apps wel al worden gebruikt. Klik in de adresbalk van de browser, voeg als nieuw webadres http://office.live.com/?docsf=1 in en druk op Enter. Nu wordt wel overduidelijk zichtbaar dat u in Office Web Apps zit!
©PXimport
Alleen door een kleine truc uit te halen maakt u Office Web Apps zichtbaar in SkyDrive.
4. Document maken
Om een nieuw document te maken, klikt u op het pictogram van een van de Office Web-apps: Word, Excel, PowerPoint of OneNote. Klik bijvoorbeeld op Word en geef in het volgende venster een nieuwe naam aan het document. Word Web App werkt anders dan de 'normale' Word op uw desktop, dat met een leeg document start dat u kunt vullen tot u het opslaat en een naam geeft. Word Web App wil eerst een naam voor het bestand hebben, voordat u met het document aan de slag kunt. Typ de naam dus in en klik op Opslaan.
©PXimport
Bestanden in een van de Office Web-apps moeten eerst worden voorzien van een naam, voordat u ze kunt bewerken.
5. Waarschuwingen
Browsers zijn de laatste jaren steeds 'kritischer' geworden. Programmacode wordt niet zonder meer uitgevoerd en er is een aardige kans dat u niet alleen het lint met de functies van Word Web App, maar ook minimaal één gele waarschuwingsbalk ziet. De waarschuwingen betreffen veelal het iets verruimen van de beveiliging. Dat gebeurt bijvoorbeeld door onderdelen met een fout in het digitale certificaat toch te tonen of door de functionaliteit uit te breiden met de installatie van een kleine uitbreiding, zoals Windows Live Aanmeldhulp. Controleer de meldingen en klik op de balk om de inhoud uit te schakelen via Geblokkeerde inhoud weergeven uit te schakelen of laat de melding verdwijnen door de betreffende uitbreiding te installeren.
©PXimport
Waarschuwingsbalken verdwijnen als u de meldingen afhandelt en uitbreidingen installeert.
6. Silverlight installeren
Bij het gebruik van Office Web Apps zal ook de melding komen dat Silverlight moet worden geïnstalleerd. Silverlight is een programma waarmee complexe en visueel fraaie zaken in een browser kunnen worden uitgevoerd. De Office Web-apps gebruiken Silverlight bijvoorbeeld voor het tonen van lettertypen. Die komen er met Silverlight veel mooier uit te zien. Als een document dat u online gebruikt lettertypen bevat die online niet beschikbaar zijn, worden er bovendien fraaie alternatieven gebruikt. Silverlight staat mogelijk al op uw computer. Mocht u de melding krijgen dat Silverlight ontbreekt, dan moet u het alsnog even installeren.
©PXimport
Vragen de Web-apps om Silverlight, dan is het aan te bevelen om dit programma te installeren.
7. Aan de slag
Wie met Office overweg kan, is ook in staat om met Office Web Apps te werken. U kunt er wellicht zelfs beter mee uit de voeten, want in de Web-apps ontbreken de geavanceerde functies die voor sommige Office-gebruikers een iets te grote uitdaging vormen. De Office Web-apps steken een stuk eenvoudiger in elkaar dan de programma's in Office. Zo zijn bijvoorbeeld wel het Start-lint (om tekst op te maken) en het onderdeel Invoegen en Weergave ingebouwd, maar Paginaindeling, Invoegen, Verwijzingen, Verzendlijsten en Controleren ontbreken. Om de functies van de Word Web-app te gebruiken klikt u op onderdelen van het lint, zoals Start, Invoegen of Weergave. Om tekst te typen klikt u in het lege witte scherm en begint u eenvoudigweg met het invoeren van tekst.
8. Tekst opmaken
Tekst opmaken doet u met de functies op het lint, meer specifiek die op het tabblad Start. Op dit tabblad vindt u de opties om het lettertype aan te passen, voor de alinea-opmaak en om stijlen te kiezen. Selecteer eerst het tekstgedeelte dat u van een bepaalde opmaak wilt voorzien, of klik met de muis in de betreffende alinea. Selecteer daarna de opmaak die dit deel van het document moet krijgen.
©PXimport
Selecteer een tekstgedeelte en geef het de gewenste opmaak via de functies op het lint.
9. Selecties in Word
Tekst selecteren doet u net als in 'de echte' Word met de muis of met het toetsenbord. Veel slimmigheidjes uit de desktopversie van Word werken helaas niet in de Word Web-app. Zo is het bijvoorbeeld niet mogelijk om een hele alinea te selecteren door er met uw muis vlak voor te klikken. Wel is het mogelijk om bij de eerste regel van de alinea in de kantlijn voor de tekst te klikken, en de muis vervolgens - met de muisknop ingedrukt - te bewegen, zodat ook de overige tekst in de alinea wordt geselecteerd. Wat ook goed werkt is om via PgUp en PgDn op het toetsenbord door een document te bladeren, en met behulp van de Shift-toets eventueel meteen een tekst te selecteren.
10. De Office-knop
Ook aanwezig in de Web-apps is de Office-knop, die in Office 2010 overigens Backstage-knop heet. Online zit de knop linksboven onder de titel Word Web App en de balk met pictogrammen. Hij kan worden herkend aan de opdruk Bestand. Via Bestand kunt u het Office-menu openen en bepaalde handelingen met het document uitvoeren, zoals delen of opslaan.
©PXimport
Omdat veel mensen het Bestand-menu in Office 2007 nooit hebben gevonden, is het in 2010 duidelijker gemaakt.
11. Opslaan
Om een document op te slaan, klikt u op de knop Bestand en kiest u voor Opslaan. Anders dan veel gebruikers denken, is het niet zo dat de Word Web-app wijzigingen automatisch bewaart. Zijn er wijzigingen aangebracht nadat u een document voor het laatst hebt opgeslagen? Als u nu het document in de Word Web-app wilt sluiten, verschijnt de waarschuwing dat wijzigingen nog niet zijn opgeslagen. Dit kunt u alsnog herstellen via Opslaan.
©PXimport
Zijn er wijzigingen doorgevoerd maar nog niet opgeslagen, dan verschijnt bij het afsluiten van een document een vertrouwde melding.
12. Document uploaden (1)
Behalve nieuwe, zullen ook bestaande documenten voor u een grote rol spelen in Office Web Apps. Het is gelukkig eenvoudig om een of meer documenten die op uw pc staan te uploaden naar de SkyDrive-locatie waar de bestanden van de Office Web-apps staan. Klik op Bestanden toevoegen en dubbelklik daarna op de map waarin u de documenten wilt plaatsen. In het venster staan nu vijf regels, met daarachter de melding Bladeren. Klik op Bladeren, selecteer een document en bevestig met OK. Herhaal dit tot er maximaal vijf documenten zijn geselecteerd, die nu op de regels staan die zojuist nog leeg waren. Klik daarna op Uploaden. Een document mag maximaal 50 MB in omvang zijn, maar met een gewoon Office-document zult u die grens nooit overschrijden.
©PXimport
U kunt tot vijf documenten tegelijk uploaden bij Office Web Apps.
13. Document uploaden (2)
Als op uw pc Silverlight is geïnstalleerd, dan gaat het uploaden net even anders. De klik op Bestanden toevoegen geeft dan geen venster met vijf regels voor vijf bestanden, maar een groot leeg venster met de oproep om er documenten naartoe te slepen. Het gemakkelijkste gaat dit door het venster van de webbrowser dan naast dat van Windows Verkenner te zetten. Windows 7 is hier natuurlijk voor geschapen, met zijn Aero Snap-functie. Selecteer de webbrowser en gebruik de Windows-toets en pijltje naar links om de webbrowser mooi links te parkeren. Zet Windows Verkenner aan de rechterkant met behulp van pijltje naar rechts. Selecteer nu de documenten in Windows Verkenner en sleep ze naar het vak in het browservenster. Klik dan op Doorgaan.
©PXimport
Als Silverlight is geïnstalleerd, kunt u documenten ook uploaden middels 'drag en drop'.
14. Bestandsbeheer online
De documenten die naar Office Web Apps zijn geüpload of die met een van de Web-apps zijn gemaakt staan op uw SkyDrive-locatie. Dat is een online 'harde schijf' waar u maximaal 25 GB aan bestanden op kunt parkeren. Om de documenten te beheren kunt u het onderdeel Office, Mijn documenten (of een andere map) openen. Om een bestand te verplaatsen, te kopieren, te verwijderen of een andere naam te geven, kortom om een bestand te beheren, zet u de muis op de vermelding van het bestand. Klik vervolgens op Meer en kies de benodigde functie.
©PXimport
U kunt uw bestanden ook online beheren.
15. Document in preview
Wanneer u in de online verkenner op een document klikt, wordt dat niet geopend zoals dat op uw desktop in Word of online via de Word Web-app gebeurt. De browser opent het document namelijk in een html-preview. Bovenin het venster ziet u de opties waaruit u kunt kiezen. Klik op Openen in Word wanneer op uw computer Office 2007 of 2010 staat en u het document in de echte Word wilt bewerken. Wilt u het document bewerken in de Word Web-app, dan klikt u op Bewerken in browser. De andere opties zijn Delen voor het delen van een document met andere gebruikers en Zoeken om binnen de preview te zoeken op een woord of een stukje tekst.
©PXimport
Zoeken behoort bij de opties die direct binnen de preview beschikbaar zijn.
16. Document delen
Op verschillende plekken in de online versie van Office is het mogelijk om ervoor te kiezen een document te delen met andere gebruikers. Klik hiervoor in het previewvenster of in de online verkenner op Delen. Als een document is geopend in de Word Web-app, klikt u op Bestand, Delen.
©PXimport
De optie om een document te delen komt binnen Office Web Apps op meerdere plaatsen voor.
17. Toegang regelen
Er zijn meerdere manieren om een document te delen. Omdat u bent ingelogd met uw Windows Live ID en u mogelijk ook Messenger gebruikt, weet de Windows Live-dienst wie uw (online) vrienden zijn. De dienst kan die kennis gebruiken bij het delen van bestanden. Daarom ziet u onder Wie heeft er toegang een schuif die u omhoog en omlaag kunt trekken, om zo een document met meer of minder vrienden, vrienden van vrienden of zelfs de hele wereld te delen. Achter elke groep die het recht krijgt om deel te nemen kunt u bovendien kiezen met welke rechten een document kan worden benaderd. Er is de keuze tussen Kan bestanden bekijken voor wie het document alleen mag lezen en Kan bestanden toevoegen, details bewerken en verwijderen wanneer er meer rechten moeten worden vergeven.
©PXimport
U kunt aangeven welke rechten andere gebruikers mogen krijgen.
18. Specifieke personen
Wilt u een document niet met een groep delen, maar slechts met één persoon of met een beperkte groep personen, dan klikt u in het venster voor het delen van een bestand bij Bepaalde personen toevoegen in de regel Een naam of e-mailadres invoeren en typt u daar de e-mailadressen van de personen met wie u het document wilt delen. Klik vervolgens op Opslaan - of type een puntkomma, of druk op Enter, wat hetzelfde effect heeft. Zo kunt u ook meerdere adressen toevoegen. Wanneer u klaar bent, klikt u op Opslaan, Opslaan. Hierna wordt het venster Bericht verzenden geopend, waarin u een bericht kunt typen dat u vervolgens, samen met een link naar het gedeelde document, naar de persoon of personen stuurt met wie u het document wilt delen. De geadresseerden krijgen vervolgens netjes dat bericht toegestuurd, zodra u op Verzenden klikt.
©PXimport
Voer hier de mailadressen in van de personen met wie u het document wilt delen.
19. Overzicht
Deelt iemand een document met u, dan staat het document ook in de lijst van documenten op de SkyDrive-locatie. Wilt u zien met wie het betreffende document nog meer is gedeeld of met welke instellingen het voor u is geopend, selecteer dan het document en klik op Delen, Machtigingen weergeven. U ziet dan wie de eigenaar is en met wie hij het deelt.
©PXimport
Als een document met u wordt gedeeld, kunt u zien wie er nog meer toegang toe hebben.
20. Gelijktijdig aanpassen
In de Word- en PowerPoint-apps van Office Web Apps is het niet mogelijk om met meerdere mensen tegelijk aan hetzelfde document te werken. Heeft iemand met wie u het document deelt, het document geopend op het moment dat u er in wilt werken, dan krijgt u de melding dat het document niet door u kan worden geopend of bewerkt. U moet dan dus wachten tot de andere gebruiker is gestopt met zijn of haar bewerking. De Excel Web-app en OneNote Web-app staan gelijktijdig aan hetzelfde document werken wel toe, en daarbij worden wijzigingen in 'real time' aan alle medebewerkers getoond.
©PXimport
Een online Word- of PowerPoint-document kan maar één keer worden geopend. Volgende gebruikers krijgen een foutmelding te zien.
21. Excel
Excel is een van de twee Web-apps waarin het mogelijk is om live samen te werken aan een document. Hiervoor moet het document uiteraard wel gedeeld zijn. Opent u vervolgens het document om het in de browser te bewerken terwijl iemand anders er al mee aan de slag is gegaan, dan ziet u rechtsonder in het browservenster de melding dat ook iemand anders aan het document werkt. Bovendien verandert de aanwijzing in de statusbalk van '1 persoon bewerkt' in bijvoorbeeld '2 personen bewerken'. Door op die melding te klikken, kunt u ook nog zien wie die personen zijn.
©PXimport
De Excel Web-app biedt de mogelijkheid om gelijktijdig aan één document samen te werken.
22. Wijzigingen zien
Werkt u gelijktijdig aan een gedeeld document in de online versie van Excel, dan kunt u niet altijd zien welke wijzigingen andere gebruikers in het document aanbrengen. Als een waarde of berekening verandert, wordt de wijziging meestal binnen een paar seconden ook in uw venster zichtbaar. Bewerken twee gebruikers echter dezelfde cel of waarde, dan blijft de wijziging behouden van de persoon die de bewerking het laatst afsloot. Zijn of haar wijziging wordt dan dus als enige doorgevoerd. Een mogelijkheid om precies te zien welke wijzigingen door iemand anders zijn aangebracht, ontbreekt in de Excel Web-app.
23. Niet opslaan
Behalve op het gebied van de mogelijkheid tot samenwerking is er nog een verschil tussen OneNote, Excel en de andere Office Web-apps. In Excel en OneNote is het niet nodig om een document op te slaan. Net als in Google Docs gebeurt dat namelijk automatisch, na iedere wijziging. In het menu Bestand ontbreekt daarom een knop voor het opslaan - afgezien van Kopie opslaan, waarmee een kopie van het document onder een andere naam op uw SkyDrive-locatie kan worden bewaard.
24. Reacties geven
Behalve wijzigingen in het document kunt u bij gedeelde documenten ook opmerkingen over de inhoud delen, via de functie Reacties. Als u hierop klikt, verschijnt er onder het pictogram van het document een soort chat-venster. Daar kunt u een tekst in typen en hem zichtbaar maken voor alle andere gebruikers met wie het document is gedeeld. Reacties op uw reactie verschijnen daarna weer onder uw bericht.
©PXimport
Via het reactievenster kunt u met andere gebruikers 'in gesprek' gaan.
25. Versiegeschiedenis
Van alle documenten op uw SkyDrive-locatie kunt u de versiegeschiedenis zien. Zo kunt u zien wanneer er wijzigingen zijn opgeslagen en bovendien kunt u terug naar eerdere versies. Ga naar de map met documenten op de SkyDrive-locatie. Selecteer een document waarin eerder via Office Web Apps veranderingen zijn aangebracht en klik op Meer, Versiegeschiedenis. Rechts verschijnt nu een weergave van de laatste versie van het document. Links in de kantlijn staan de vorige versies van het document opgesomd. U kunt een eerdere versie zien door er simpelweg op te klikken. Oudere versies kunt u echter pas bewerken nadat u ze hebt hersteld, middels de knop Herstellen. Vervolgens is de functie Bewerken in browser weer beschikbaar. Betreft het oudere versies van een gedeeld Excel-sheet, dan kunt u bij de oudere versies ook zien welke gebruikers ze hebben opgeslagen.
©PXimport
Bekijk vorige versies van een document, en herstel ze desgewenst.
26. Afdrukken
U kunt een document niet afdrukken als het in de browser wordt bewerkt. Hebt u het document nog geopend, ga dan een stapje terug en sluit het bewerken af. Staat het document in de previewmode, dan kunt u het wel afdrukken, via Bestand, Afdrukken. De afdruk toont dan het document zoals het er op uw beeldscherm uitziet. Gebruik van de afdrukfunctie van uw browser is af te raden. Daarmee worden namelijk ook andere zaken uit het browservenster afgedrukt, zoals reclame-uitingen.
©PXimport
Afdrukken kan vanuit de previewmodus van een document.
