Efficiënt thuiswerken met Synology
De plotselinge komst van het coronavirus heeft ervoor gezorgd dat bedrijven halsoverkop moesten overschakelen op thuiswerken. Een flinke stap, waar nog lang niet alle bedrijven op ingericht waren. Om alle bedrijven te ondersteunen bij het creëren van thuiswerkmogelijkheden, heeft Synology een aantal handige producten en diensten.
#brandedcontent - Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Synology.
Wie op afstand samenwerkt met collega’s zal bijvoorbeeld met regelmaat bestanden moeten uitwisselen. Om te voorkomen dat er dubbele versies van die bestanden ontstaan, kan dit het beste vanuit één locatie worden gedaan. Daar zijn natuurlijk heel veel clouddiensten voor, maar er zijn bij deze diensten nog te veel vragen over data-eigendom en bovendien kleven er behoorlijke tarieven aan. Met Synology Drive kunnen bedrijven hun eigen cloudoplossing realiseren. Met deze oplossing kunnen potentieel honderden terabytes worden opgeslagen, die ongeacht de locatie onmiddellijk beschikbaar zijn wanneer dat nodig is. Naast synchronisatie van bestanden doet Drive ook dienst als medium voor reservekopieën waarbij ook oudere versies van bestanden kunnen worden opgevraagd.
Samenwerken
Bestanden moeten echter niet alleen gedeeld worden, maar vaak ook bewerkt. Dat is waar Synology Office uitkomst biedt. Of het nu gaat om spreadsheets, tekstdocumenten of diapresentaties, met Synology Office kunnen alle collega’s eenvoudig samenwerken in dezelfde documenten, dankzij realtimesynchronisatie, en kunnen collega’s live met elkaar chatten dankzij de chat-plug-in. Synology Office is daarnaast volledig compatibel met Excel, Word en PowerPoint, zodat ook het overstappen op dit systeem geen probleem is.
©PXimport
Veilige verbinding
Wanneer er verbinding moet worden gemaakt met het (virtuele) kantoor, dan is het natuurlijk wel belangrijk dat dit een goed beveiligde verbinding is. Zeker wanneer er gevoelige bestanden worden gedeeld, is het zaak dat deze data niet onderschept kunnen worden. Dit kan eenvoudig worden opgelost met een vpn en daar ontwikkelde Synology dan ook VPN Plus voor. VPN Plus maakt van je Synology Router een krachtige vpn-server, en zorgt voor een eenvoudige installatie, veilige toegang en snelle verbindingen. Er hoeft dus niet ineens een complete IT-afdeling opgezet te worden om de veilige verbinding met kantoor op te zetten en te beheren. SSL/TLS-codering biedt daarnaast een veiligheidsniveau dat te allen tijde gevoelige data veilig houdt. Normaal gesproken kosten vpn-licenties geld, maar om bedrijven te helpen hun activiteiten op afstand voort te zetten of vorm te geven, biedt Synology deze licenties gratis aan tot 30 september 2020.
©PXimport
Communiceren
Er moet ook onderling tussen collega’s gecommuniceerd worden en hoewel dat prima kan door iedereen z’n privémailaccount te laten gebruiken, is dat natuurlijk niet de meest veilige oplossing. Een eigen mailserver opzetten en beheren is een klus waar normaliter specialistische kennis voor nodig is. Synology ontwikkelde speciaal hiervoor Synology MailPlus. Met de MailPlus-software kan elk bedrijf een veilige, betrouwbare en private mailserver opstellen. MailPlus heeft een intuïtieve en krachtige webmailclient voor het organiseren van e-mails, controleren van adresboeken van bedrijven en het delen van mailboxen met werkpartners. Het biedt het gemak en de eenvoud van een online maildienst, met de professionaliteit van een eigen webserver, zonder de complexiteit die daar normaal bij komt kijken. Handige invoegtoepassingen zorgen ervoor dat MailPlus volledig wordt geïntegreerd met Calendar van Synology, zodat je eenvoudig vanuit e-mails agenda-items kunt toevoegen, maar ook rechtstreeks vanuit e-mails takenlijsten kunt genereren.
Chatten
E-mail is natuurlijk een prima medium om mee te communiceren, maar wanneer er vluchtigere communicatie nodig is, kan chatten ook uitkomst bieden. Dat kun je in theorie doen op platformen als Facebook of WhatsApp, maar deze zijn niet bedoeld voor zakelijke doeleinden en privacy is daar allerminst gegarandeerd. Synology Chat is een berichtendienst die draait op de Synology-nas en waarmee je eenvoudig berichten uitwisselt met je collega’s. Je kunt eenvoudig openbare of privékanalen opstarten om groepsgesprekken te houden met alle collega’s of juist specifieke groepen collega’s, of er kan privé één op één gechat worden. Je kunt berichten live typen of van te voren inplannen, zodat je de communicatie volledig kunt sturen, zelfs op de momenten dat je zelf even niet online kunt zijn.
Tot slot biedt Synology Chat je handige functies zoals het maken van een peiling met aangepaste configuraties, zodat je snel en eenvoudig feedback kunt verzamelen van je teamleden op eenduidige wijze. Het fijne van de chatfunctie is dat je rechtstreeks vanuit de chat videogesprekken kunt starten. Het enige dat je daarvoor hoeft te doen is /jitsi of /jumpchat typen, waarna het videogesprek direct gestart wordt en andere chatdeelnemers kunnen eenvoudig meedoen.
De noodzaak om plotseling op zo’n grote schaal thuis te werken, is voor veel bedrijven een enorme uitdaging. De beschreven diensten van Synology zijn daarin onmisbaar en kunnen alle soorten bedrijven, van groot tot klein helpen bij het opzetten van hun thuiswerkarchitectuur, zonder daarvoor een peperduur team van IT’ers in dienst te hoeven nemen.
