De zomer staat voor de deur. Wil je graag nog wat kilootjes kwijt voordat je je in bikini of zwembroek moet hijsen? Met een iPad in de aanslag, haal je de ideale diëtist in huis. Wij schotelen je flink wat apps en accessoires voor waarmee je die overtollige winterkilo's zo kwijtspeelt.

Diëten? Ik durf mezelf gerust een 'ervaringsdeskundige' noemen. Dik zijn zit in de genen. Mijn vader heeft overgewicht en ook mijn grootmoeder is niet één van de magersten. De laatste vijftien jaar heb ik nagenoeg elk populair dieet geprobeerd: Weight Watchers, Dukan, Sonja Bakker, Scarsdale ... zelfs een echte diëtiste kon geen soelaas bieden.

Correctie, ik val bij elk dieet wel goed af, maar de moeilijkheid zit 'm in het behouden van het gewicht. Ik eet gewoon graag. Eigenlijk eet ik heel gezond. Flinke porties fruit en groenten zijn dagelijkse kost. Mijn zwaktes? Chocolade, cafe latte, chips, pasta enzovoort. Waarom zijn die dingen ook allemaal zo lekker?

Motivatie

Mijn body mass index (bmi) is inmiddels flink gezakt. Een huwelijksaanzoek was voldoende om voor één keer echt gemotiveerd te zijn. Een half jaar later was ik 18 kilogram armer en één ring rijker. De kunst bestaat er nu natuurlijk in om mijn gewicht te behouden. Met een iPad en de nodige apps en accessoires moet dat gewoonweg lukken.

©PXimport

De iPad helpt je graag om van die overtollige kilo's verlost te raken.

Te dik?

Voordat je aan een dieet begint, kun je het beste eerst een doel hebben. Hoeveel wil je afvallen? Gewicht is iets relatiefs. Voor de één klinkt 75 kilogram gigantisch veel, voor de ander is het weinig. Alles hangt uiteraard af van je geslacht, lichaamsbouw, dagelijkse activiteit enzovoort. Een handige maatstaf om je ideale gewicht te berekenen is de Body Mass Index. Je BMI geeft immers de verhouding tussen je lengte en gewicht weer.

Er bestaat een ingewikkelde formule om je BMI te berekenen, maar het kan ook met een gratis app. Met Bodymeter! bijvoorbeeld. Voer je geslacht, lengte, gewicht en leeftijd in en de app berekent je BMI. Vul daarna ook nog even je activiteitsniveau, lichaamsbouw en heupomtrek in om je een indicatie van je percentage lichaamsvet en dagelijkse caloriebehoefte te becijferen.

©PXimport

Bodymeter! geeft weer hoeveel je BMI bedraagt.

Tips en advies

Is je BMI te hoog? En wil je daar iets aan doen? Misschien heb je eerst wat tips nodig. Die krijg je in overvloed via de Engelstalige app Best Diet Tips+ (gratis met in-app-aankopen). De tips zijn gevarieerd en interessant maar de advertenties zijn ontzettend storend. Als je de informatie eenmaal gelezen hebt, zal je de app niet opnieuw openen. Dit is dus een app om snel even door te nemen en vervolgens van je iPad af te gooien.

©PXimport

De tips zijn interessant maar de advertenties zijn behoorlijk storend.

Smakelijke smoothies

Tijd om over te schakelen op een ander eetpatroon. Iedereen die in het verleden al eens een dieet gevolgd heeft, weet wat ie mag en niet mag. Toch blijven apps met daarin gezonde recepten erg handig. Zeker ook als je nog niet zo goed weet wat je wel en niet moet eten. Met de zomer in het verschiet is het zeker de moeite om Healthy Juices - 30 Delicious Recipes (1,79 euro) eens te proberen. Deze app zit boordenvol heerlijke smoothies. Wat denk je van granaatappelsap met blauwe bessen?

Of liever een ananas-lavendelsmoothie? De app besteedt lekker veel aandacht aan fotografie en maakt gebruik van bondige, visuele recepteren. Haal die blender of sapcentrifuge maar uit de kast.

©PXimport

Een gezond sapje als ontbijt geeft je een flinke boost!

Gezond eten

Een andere app tjokvol lekkere recepten is Spinach (2,69 euro) van Bluebelle.nl. Deze applicatie zit tjokvol gerechten die je energieker, fitter, slanker en sterker maken. Groenten spelen de hoofdrol, maar het is zeker geen app die enkel voor vegetariërs bedoeld is.

De interface oogt ontzettend mooi, de gerechten en foto's zijn origineel en de onderverdeling voor recepten voor mannen, vrouwen en kinderen is mooi meegenomen. Spinach is een schoolvoorbeeld van een interactief magazine. Wij zijn fan!

©PXimport

Spinach is een wondermooie, interactieve app met lekkere, gezonde recepten.

De algemene recepten-app VTM Koken (gratis) is ook een aanrader als je op dieet bent. Wanneer je hier op het vergrootglas tikt, kun je namelijk via onder het kopje Anders eten alle recepten filteren op caloriearm, voor diabetici, lactosevrij, veganistisch, vetarm, zoutloos, cholesterolarm, glutenvrij enzovoort. Bij elk recept kun je de bereidingstijd zien. Ook handig is dat je favoriete gerechten kunt opslaan en boodschappenlijstjes kunt maken.

©PXimport

Zodra je caloriearm aanvinkt, krijg je een mooie selectie magere gerechtjes.

Ben je een keukenwonder en gebruik je nagenoeg nooit een kookboek maar flans je alles zelf in elkaar? Leuk! Het enige nadeel is dat je dat niet weet hoeveel calorieën een gerecht heeft. Dankzij Voedingswaarden (1,79 euro) kun je het heel gemakkelijk zelf berekenen. De app kent honderden ingrediënten en geeft bij elk item de voedingswaarde per 100 gram weer. Het gaat hier trouwens niet enkel om het aantal calorieën maar ook over de hoeveelheden eiwitten, koolhydraten en vitaminen.

©PXimport

Wist je dat 100 gram guacamole 154 calorieën bevat? En dat het een bron van Vitamine E is?

Speciaal dieet

Volg je een bepaald populair dieet? Zoek dan zeker eens in de App Store of er een specifieke app beschikbaar is. Onder andere van Weight Watchers en het Dukan Dieet bestaan speciale apps. Bovendien vind je in de iBooks Store en Kiosk ook heel wat dieetboeken en -magazines.

Dagboek

Nagenoeg elke diëtist zal je aanbevelen om tijdens je dieet een dagboek bij te houden. Wanneer je noteert wat je allemaal eet en hoeveel je beweegt, behoud je niet enkel een overzicht maar ben je ook veel bewuster met je voeding bezig. Bovendien kun je zo ook opsporen waarom je de ene week minder bent afgeslankt.

Wil je niet alles op een stukje papier pennen? Dan kun je de gratis app CalorieTeller door FatSecret eens proberen. Vink bij elke maaltijd aan wat je gegeten hebt en de app berekent het totaal aantal calorieën. Handig is dat er niet enkel een overzicht is van voedingsmiddelen en kant-en-klare bereidingen van populaire merken maar ook een lijst van populaire gerechten die je in een snackbar of in een restaurant kunt eten. Zo leert de app je bijvoorbeeld dat één cheeseburger goed is voor 275 calorieën en 13 gram vet.

Als je af en toe ook je gewicht invult, kun je netjes statistieken bijhouden. Dit is een erg complete app! CalorieënTeller & DieetTracker (gratis) is een vergelijkbaar alternatief. Ook deze app oogt erg mooi en is een prima logboek. Wees wel eerlijk voor jezelf en noteer elk stukje voedsel dat je in je mond stopt. Anders heeft het géén zin.

©PXimport

Het vergt wat tijd om alles in te vullen maar zo leer je bewuster met voeding om te gaan.

Water drinken

Eten is één ding. Daarnaast is het ook erg belangrijk om tijdens je dieet voldoende water te drinken. Idealiter drink je dagelijks acht glazen oftewel twee liter water. Vind je dat erg moeilijk? Een app zoals WaterIn (gratis) helpt je een handje. Je kunt niet alleen bijhouden hoeveel water je vandaag al gedronken hebt, je kunt ook reminders instellen om eraan herinnerd te worden om voldoende te drinken. Om te voorkomen dat je iPad 's nachts lawaai begint te maken kun je een start- en eindtijd invoeren, tussen 8 en 22 uur bijvoorbeeld.

©PXimport

Heb je nog een glas water op? Dan geef je dat met één simpele tik aan in WaterIn.

Sportivo in wording

Afslanken en meer bewegen gaan hand in hand. Wil je niet onmiddellijk een abonnement om je in het zweet te gaan werken in de plaatselijke fitnessclub? Hoeft ook niet. Er zijn voldoende apps waarmee je thuis alvast aan de slag kunt. Verbrandt vet en calorieën (gratis met in-app-aankopen) bijvoorbeeld. Deze app bestaat uit enkele videoworkouts waar nagenoeg iedereen mee aan de slag kan. De eerste - Happy Morning workout - is gratis, voor extra workouts betaal je met in-app-aankopen van 0,89 euro.

©PXimport

Trek je sportkleding alvast aan!

Fit in zeven minuten

Geen tijd om te sporten? Dat is geen excuus meer. Aan zeven minuten heb je immers genoeg. Dat beweren de makers van 7 Min Workout for iPad (2,69 euro). Deze app is een gigantisch succes omdat ie effectief resultaat levert door amper zeven minuten per dag intensief te sporten. De app bestaat uit twaalf oefeningen van telkens dertig seconden. Tussen twee oefeningen krijg je tien seconden om op adem te komen. De oefeningen zijn eenvoudig, je kunt ze overal uitvoeren en je hebt er geen speciale outfit of accessoires voor nodig.

Bovendien zit de app ontzettend goed in elkaar. Elke oefening wordt netjes uitgelegd met foto's of filmpjes, je kunt je resultaten in een grafiekje gieten en herinneringen instellen zodat je je training niet vergeet. Om je te blijven motiveren zijn er zelfs badges die je kunt verdienen wanneer je een bepaald doel bereikt. Zie je het groots? Er is ondersteuning voor AirPlay zodat je de oefeningen bijvoorbeeld op je computer- of tv-scherm kunt tonen met Apple TV.

©PXimport

In slechts zeven minuten tijd een strakker lijf? Vanaf nu heb je echt geen excuus meer om niet te sporten!

Voor haar

De eerder voorgestelde apps zijn voor iedereen beschikbaar. Je vindt in de App Store echter ook heel wat apps die speciaal voor vrouwen of mannen zijn. Voor haar is er bijvoorbeeld Belly Fat Burner HD (gratis met in-app-aankopen). Met deze app moeten vrouwen op een makkelijke en effectieve manier buikvet kunnen verliezen.

De app zit boordenvol gemakkelijke oefeningen. Ideaal voor wie bijvoorbeeld nog wat zwangerschapskilo's kwijt wil raken. Helaas oogt de interface een beetje rommelig.

©PXimport

Dankzij Belly Fat Burner HD heb jij een strak buikje voor de zomer!

Een andere vrouwvriendelijke app is Fitness for women: workouts and excercises by Sport.com (3,59 euro). De applicatie bundelt een tachtigtal workouts in verschillende niveaus. Geef aan waar je aan wilt werken - borsten, heupen, benen of achterwerk - en kies een oefening of laat de app een volledig programma op maat voor je maken. Erg leuk is dat je een afspeellijst met je favoriete nummers kunt maken om de workout te personaliseren.

©PXimport

Het uitgebreide aantal verschillende oefeningen houdt je flink wat uren zoet!

Voor hem

Last van een bier- of hamburgerbuikje? Hoog tijd om dat aan te pakken. Met Runtastic Sixpack Abs (gratis met in-app-aankopen) haal je alles in huis om dat bierbuikje om te toveren tot een echt sixpack. De app omvat meer dan vijftig kwalitatieve videofragmenten, tientallen tips en heel wat trainingsprogramma's.

Nadat je een trainer gekozen hebt - Daniel of Angie - kun je onmiddellijk aan de slag met onder andere klassieke sit-ups, cross-body crunches en hip drops. Let op, zweten ga je! Dit is intensief!

©PXimport

Dankzij duidelijke animaties weet je onmiddellijk hoe je een oefening moet uitvoeren.

Gewicht behouden

Diëten is niet eenvoudig. Je ideale gewicht behouden is echter nog moeilijker. Eén gouden raad? Probeer doordeweeks zo veel mogelijk op je voeding te letten, zodat je je in het weekend niet schuldig hoeft te voelen als je een royaal ontbijt, heerlijke pizza of grote bak patat wilt eten. En bewegen? Dat moet je blijven doen! Je voelt je er niet enkel blijer en fitter door, het heeft ook flink wat impact op je algemene gezondheid. Voor 26,99 euro kun je je bijvoorbeeld inschrijven voor het FitStar-jaarprogramma van Tony Gonzalez.

Dankzij deze app haal je een virtuele sportcoach in huis die je het hele jaar door blijft aanmoedigen om te blijven sporten en je helpt om je doelen te verwezenlijken. Na elke oefening geef je aan hoe jij je voelt - Too Easy, Just Right of That was brutal! - en op die manier bouwt de app een programma op jouw maat. Ook leuk: je ontvangt medailles wanneer je bepaalde oefeningen tot een goed einde gebracht hebt én je kunt vrienden toevoegen en hun prestaties volgen. Succes!

©PXimport

Dankzij FitStar: Tony Gonzalez blijf je het hele jaar door in goede conditie.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).