Wil je je persoonlijke bestanden toegankelijk maken op zowel je iPhone als op je iPad of MacBook, dan kun je hiervoor iCloud Drive gebruiken. Daarmee kun je namelijk bestanden synchroniseren tussen Apple-apparaten. We leggen hier uit hoe.

Apple-gebruikers kennen iCloud wel: het is de centrale cloudopslagdienst waar je je iPhone-foto’s opslaat, je notities en agenda’s tussen je Mac en iPhone kunt synchroniseren en waar reservekopieën van je iPhone worden opgeslagen. iCloud is echter ook een verzamelplek voor andere diensten van Apple, zoals Zoek mijn iPhone, sleutelhanger-synchronisatie en iCloud Drive. Over deze laatste dienst van de techgigant uit Cupertino hebben we het hier.

Voor veel mensen is het niet duidelijk wat iCloud Drive precies inhoudt, wat het verschil is met iCloud en wat een Apple ID ermee te maken heeft. Om producten van Apple te kunnen gebruiken, moet je een Apple-account hebben. Dit heet je Apple ID. Met je Apple ID kun je aankopen doen in de App Store, afspraken maken bij een Apple Store als je een probleem hebt en jezelf registreren voor allerlei Apple-diensten.

Volledige integratie

Een onderdeel van iCloud is iCloud Drive; dit is de cloudopslagdienst van Apple. Je kunt bestanden op je iCloud Drive opslaan door ze te slepen vanuit de Finder naar de iCloud Drive-map, maar het grote voordeel is dat iCloud Drive compleet geïntegreerd is in macOS. Dit betekent dat je vanaf verschillende Apple-apparaten aan je bestanden kunt werken. De bestanden worden opgeslagen op je iCloud Drive en je kunt er op een ander apparaat zonder problemen aan verder werken.

Doordat zowel iCloud Drive als macOS door Apple wordt gemaakt, is de integratie veel slimmer, makkelijker en intuïtiever dan andere oplossingen. Om iCloud Drive te kunnen gebruiken op al je apparaten, moet je het per apparaat even activeren. Ga op een iPhone of iPad naar je iCloud-instellingen en zet de schuif achter iCloud Drive aan. Op je Mac zet je het vinkje aan bij Systeemvoorkeuren, Apple ID, iCloud Drive.

©PXimport

Om al je bestanden op iCloud Drive in te zien, heb je verschillende opties. Op je Mac ga je gewoon naar de Finder en kijk je aan de linkerkant. Onder Favorieten vind je normaal gesproken je documenten-, download- en apps-mappen. Eronder vind je een kopje iCloud. Hier zie je je iCloud Drive ook staan.

Je kunt al je iCloud Drive-documenten ook vinden vanaf een andere pc door naar icloud.com te gaan en in te loggen met je Apple ID. Klik op iCloud Drive en je ziet dezelfde inhoud als in de Finder. Op je iPhone of iPad open je de app Bestanden. Tik beneden op Bladeren en tik op iCloud Drive.

Bestanden synchroniseren

iCloud Drive is geen online opslagdienst in de zin dat je bestanden van je computer naar iCloud Drive kunt slepen om ruimte te besparen op je Mac. Je moet iCloud Drive als een synchronisatiedienst zien die ervoor zorgt dat je je bestanden altijd kunt inzien, bewerken en opslaan op alle apparaten die met je iCloud-account zijn verbonden.

Je kunt echter wel ruimte besparen op je online iCloud Drive door ervoor te kiezen bepaalde apps ervan uit te sluiten. Ga op je Mac naar Systeemvoorkeuren, Apple ID en klik op Opties achter iCloud Drive. Een optie die veel opslagruimte in beslag neemt, is Map ‘Bureaublad’ en ‘Documenten’.

©PXimport

Als je dit hebt geactiveerd, worden bestanden die op je bureaublad of in je documenten-map staan, automatisch gesynchroniseerd met iCloud Drive zodat je deze ook op een iPad, iPhone of andere Mac tot je beschikking hebt. Erg handig, maar wil je ruimte besparen, dan kun je deze optie beter uitzetten.

Het kan overigens gebeuren dat er nog oude bestanden op je iCloud Drive staan die je ooit eens met een oude iPhone, iPad of Mac hebt gemaakt. Deze zie je dan ook in de Finder. Hier staat echter een grijs wolk-icoontje achter, dit betekent dat de map of het bestand alleen online is opgeslagen en (nog) niet naar je Mac is gekopieerd.

Wil je deze bestanden wel lokaal beschikbaar hebben, klik dan op het icoontje. Het bestand wordt naar je schijf gekopieerd en het wolk-icoontje verdwijnt.

Integratie met apps

iCloud Drive komt tot leven als je een app in macOS opent. Alle interne apps van macOS ondersteunen iCloud Drive en vrijwel alle bekende programma’s van derden bieden integratie met de opslagdienst. Als je een Apple-app opent, zoals Numbers of Pages en een nieuw bestand creëert, dan klik je bovenin op Naamloos en wijzig je de naam van het document.

Standaard slaat het programma je documenten op in de documentenmap van je thuismap. Om de opslaglocatie te veranderen, klik je op het driehoekje naast de naam. Hier selecteer je achter Locatie de optie iCloud Drive. Het bestand wordt nu opgeslagen in de hoofdmap van iCloud Drive.

©PXimport

Wil je een map op je iCloud Drive aanmaken, dan klik je op Andere, selecteer je de map iCloud Drive aan de linkerkant en klik je op Nieuwe map. Nu wordt het bestand in een submap op je iCloud Drive opgeslagen. Als je het bestand nu op een andere Mac of iOS-apparaat wilt openen, moet je zorgen dat je op dat apparaat met dezelfde Apple ID bent ingelogd en in de systeeminstellingen de optie iCloud Drive aan hebt staan.

Bestanden delen met anderen

Het is tenslotte ook mogelijk om een bestand of map van je iCloud Drive te delen met anderen, bijvoorbeeld als je samen aan een document wilt werken. Ga in de Finder naar je iCloud Drive-map en selecteer de map of het bestand dat je wilt delen. Middels je rechtermuisknop selecteer je Deel, Voeg personen toe. Je hebt nu een aantal opties om de inhoud te delen: via een e-mailbericht, via de Berichten-app, door middel van een gekopieerde koppeling of via AirDrop.

Deze laatste optie is erg handig als de persoon zich op het moment van delen in de buurt bevindt. Je selecteert de Mac, iPad of iPhone van deze persoon en de koppeling wordt meteen gedeeld. Klik op Delingsopties om regels te definiëren voor de ontvanger.

©PXimport

Als je achter Toegankelijk voor de optie Iedereen die de link heeft selecteert, dan heb je geen overzicht wie allemaal inzage hebben in het document. Dit is wel handig als je wilt dat ontvangers het bestand ook weer met anderen mogen delen. Onder Bevoegdheid is standaard Kan wijzigingen aanbrengen geselecteerd, dit is essentieel als je met anderen aan een bestand wilt werken.

Wil je dat mensen geen veranderingen aan kunnen brengen, kies dan voor Alleen lezen. Je kunt in je iCloud Drive-map overigens ook precies zien of er bestanden door anderen met je gedeeld zijn of met wie je bepaalde bestanden hebt gedeeld. Je ziet de naam van de persoon die het bestand met je gedeeld heeft in het grijs achter de bestandsnaam staan. Je kunt tot slot de deelopties wijzigen door met de rechtermuisknop op het bestand of de map te klikken en voor Deel, Toon personen te kiezen.

Lange documenten in Word voorzie je natuurlijk van paginanummers. Maar wat als je project begint met een voorblad en een inhoudsopgave? Dan wil je de paginanummering misschien pas later laten starten, bijvoorbeeld bij het eerste hoofdstuk. Gelukkig kun je zelf bepalen vanaf welke pagina de nummering begint en hoe die wordt weergegeven.

Stap 1: Sectie-einde

Stel dat je de paginanummering pas op pagina vier wilt laten beginnen. Plaats dan de cursor aan het einde van de tekst op de derde pagina. Ga naar het tabblad Indeling, klik op Eindemarkeringen en kies onder Sectie-einden de optie Volgende pagina. Zo voeg je een sectie-einde toe tussen pagina drie en vier.

Stap 2: Ontkoppel de sectie

Klik in de kop- of voettekst van pagina vier. Je ziet nu het label Koptekst (Sectie 2) of Voettekst (Sectie 2) verschijnen. Zodra je dit doet, opent automatisch het tabblad Koptekst en voettekst. Klik op Aan vorige koppelen in de groep Navigatie om de kop- en voettekst van deze sectie los te koppelen van de vorige. Zo voorkom je dat de paginanummers ook op de eerste drie pagina’s verschijnen.

Stap 3: Nummering plaatsen

Plaats de cursor opnieuw in de kop- of voettekst van pagina vier waar je de nummering wilt starten. Ga naar Paginanummer, kies waar je het nummer wilt tonen (bovenaan of onderaan) en kies een stijl. Je ziet nu waarschijnlijk dat pagina vier het cijfer 4 krijgt. Dat wil je aanpassen. Klik opnieuw op Paginanummer en kies Opmaak paginanummers. Selecteer hier Beginnen bij en vul het gewenste startnummer in – in dit voorbeeld: 1. Klik op OK. Nu begint de nummering pas op pagina vier, met het cijfer 1.

De eerste drie pagina’s hebben nu geen nummering. Als je die drie pagina’s door middel van Romeinse cijfers wilt nummeren, dan ga je terug naar de allereerste pagina en weer klik je op Paginanummer. Je beslist of de nummering boven- of onderaan de pagina moet komen. In het pop-up venster Opmaakpaginanummers selecteer je bovenaan de Romeinse stijl en in het vak Beginnen bij selecteer je 1.

Vroeg of laat moet je bepaalde informatie digitaal delen. Denk aan contracten, medische gegevens of vertrouwelijke rapporten. Dat is vaak ook precies het moment waarop het mis kan gaan. Eén foutieve klik en je bestand belandt in verkeerde handen. Gelukkig zijn er slimme en relatief eenvoudige manieren om het risico te beperken, zonder paranoïde toestanden.

Lees ook: 20 tips om je online privacy te waarborgen

Om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie terechtkomt bij onbevoegden, gebruik je bij voorkeur een combinatie van beveiligingsmaatregelen. Versleutel je bestanden vóór verzending, gebruik wachtwoorden of toegangsrechten en kies voor veilige overdrachtsdiensten in plaats van standaardmail. Beperk daarnaast de toegang tot enkel de juiste personen of groepen. Zo houd je je data echt privé, ook na verzending. 

Metadata verwijderen

Welke versie van Windows je ook gebruikt: als je gevoelige bestanden deelt, is het verstandig om eerst de metadata te wissen. Wanneer je een bestand aanmaakt, slaat het systeem automatisch extra gegevens op, zoals de naam van de auteur, de datum van de laatste wijziging, de computernaam en meer. Deze metadata kunnen onbedoeld gevoelige informatie prijsgeven.

Gelukkig kun je deze metadata in Windows Verkenner eenvoudig verwijderen. Navigeer naar het bestand dat je wilt delen. Klik er met de rechtermuisknop op en kies Eigenschappen. Of gebruik de toetscombinatie Alt+Enter. Ga naar het tabblad Details. Klik onderaan op Eigenschappen en persoonlijke gegevens verwijderen. Hier kun je ook de optie Maak een kopie waarbij alle mogelijke eigenschappen zijn verwijderd selecteren. Bevestig met OK. Hierdoor ontvang je een kopie van het bestand zonder de metadata.

➡️7-Zip

Installeren

Ben je van plan om een bestand via internet te versturen? Dan is versleuteling een slimme zet. Door een bestand te versleutelen, voorkom je dat onbevoegden toegang krijgen tot de inhoud, zelfs als ze dat per ongeluk in handen krijgen. Hoewel Windows 11 zelf versleutelingsopties biedt, zijn die alleen bedoeld voor lokale opslag en dus niet geschikt voor bestanden die je wilt delen. Gebruik daarom een externe tool zoals 7-Zip, een gratis, opensource-programma dat uitstekend werkt voor veilige compressie én encryptie.

7-Zip installeer je via de Opdrachtprompt: Open het Startmenu en zoek naar Opdrachtprompt. Klik met de rechtermuisknop op het resultaat en kies Als administrator uitvoeren. Typ de volgende opdracht en druk op Enter: winget install --id 7zip.7zip.

De tool wordt automatisch gedownload en geïnstalleerd. Zodra 7-Zip klaarstaat, kun je je bestand inpakken in een met een wachtwoord beveiligd archief (7z of zip) met sterke AES-256-encryptie. Op die manier kun je het bestand veilig versturen, bijvoorbeeld via e-mail of een cloudservice, mits je het wachtwoord apart en veilig deelt.

Versleutelen

Om 7-Zip te starten, zoek je via Startmenu naar 7-Zip File Manager. Open de app en navigeer naar het bestand dat je wilt beveiligen. Selecteer dat en klik op de groene knop Toevoegen. Onderaan, in het gedeelte Versleuteling, vul je een wachtwoord in om het bestand te beveiligen. Typ het wachtwoord twee keer ter bevestiging.

Je kunt ervoor kiezen om het wachtwoord zichtbaar te maken, zodat je zeker weet dat je geen typfouten maakt. Daarnaast kun je ook de bestandsnaam versleutelen. Dat zorgt ervoor dat zelfs de naam van het bestand niet meer herkenbaar is, wat de inhoud extra goed afschermt voor nieuwsgierige ogen. Het resultaat is een versleuteld archiefbestand - een soort digitale container - dat alleen geopend kan worden met het ingestelde wachtwoord.

Standaard blijft het originele, niet-versleutelde bestand behouden. Wil je dat automatisch laten verwijderen? Vink dan in het venster Toevoegen aan archief de optie Bestanden na inpakken verwijderen aan. Zo blijft enkel de beveiligde versie over.

Versleutelen en splitsen

Wil je nog een extra beveiligingslaag toevoegen? Dan kun je het bestand niet alleen versleutelen met 7-Zip, maar ook opsplitsen in meerdere delen. Vervolgens kun je elk deel apart versturen, eventueel zelfs op verschillende momenten of via verschillende kanalen.

Open opnieuw 7-Zip en voeg het bestand toe dat je op deze manier wilt beveiligen. Stel een encryptiewachtwoord in en bevestig dat. In het veld Opsplitsen in volumes, bytes kies je de gewenste bestandsgrootte per deel. Dit is vooral handig voor grote bestanden. Stel dat het originele bestand 40 MB groot is. Als je 10 MB opgeeft, maakt 7-Zip er automatisch vier gelabelde delen van.

Voor maximale veiligheid kun je elk deel via een andere dienst of e-mailaccount verzenden. De ontvanger selecteert alle delen in 7-Zip (houd hiervoor de Ctrl-toets ingedrukt tijdens het aanklikken) en kiest daarna Uitpakken. Zodra het juiste wachtwoord wordt ingevoerd, worden de delen automatisch samengevoegd en ontsleuteld.

➡️OneDrive

Machtigingen

Met OneDrive stel je eenvoudig machtigingenin waarmee je bepaalt wie er toegang krijgt tot het bestand dat je eerder met 7-Zip hebt versleuteld. Het delen kun je op elk moment weer stopzetten. Open OneDrive via verkenner en navigeer naar de map waarin de versleutelde container staat. Klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies voor Delen.

In het pop-upvenster voer je het e-mailadres in van de persoon met wie je het bestand wilt delen. Je kunt ook meerdere e-mailadressen of een mailgroep invoeren. Klik vervolgens op het potloodicoon om aan te geven of de ontvanger het bestand mag Bewerken of Alleen mag bekijken. Ben je klaar? Klik dan op Verzenden. De ontvanger krijgt een e-mail met een link om het bestand te downloaden.

➡️Outlook

E-mailversleuteling

Heb je een Microsoft 365-abonnement? Dan kun je gebruikmaken van de ingebouwde versleutelfunctie in Outlook om je e-mails en bijlagen extra te beveiligen.

Open de Outlook-app en klik op Nieuwe e-mail om een nieuw bericht op te stellen.Ga eventueel naar het tabblad Invoegen en kies Bestand bijvoegen.Selecteer via Op deze computer zoeken het gewenste bestand en klik op Openen.

Daarnaga je naar het tabblad Opties bovenaan het Lint.Klik op de knop Versleutelen. Je kunt hier ook kiezen uit verschillende beveiligingsniveaus.Maak je bericht af zoals gewoonlijk en klik op Verzenden.De e-mail wordt nu automatisch versleuteld verstuurd. De inhoud is onderweg beschermd en kan alleen worden geopend door de bedoelde ontvanger.

Beveiligingsopties

Onder de knop Versleuteling zie je drie opties als je een Microsoft 365 Family- of Personal-abonnement gebruikt. De eerste optie is Niet doorsturen. Hierdoor blijft je bericht versleuteld binnen Microsoft 365 en kan de ontvanger het niet kopiëren of naar anderen doorsturen. Kies je Versleutelen, dan kunnen ontvangers met een Outlook.com- of Microsoft 365-account de bijlagen downloaden vanuit Outlook.com of de mobiele Outlook-app.

Wie een andere e-mailclient gebruikt, zoals Gmail, Thunderbird of Apple Mail, ontvangt een bericht dat er een Microsoft Office 365-versleutelde e-mail op hem wacht. Als de ontvanger op de link Bericht lezen klikt, dan schakelt hij naar het Microsoft 365 Portal voor berichtversleuteling en daar moet hij zich aanmelden met een eenmalige wachtwoordcode. Die code ontvangt hij in zijn e-mailclient en daarmee kan hij dan het bericht op de portal openen.

De derde optie is Geen machtiging ingesteld en daarmee verwijder je eerdere machtigingen. De versleutelfunctie in Outlook is ideaal voor wie snel en zonder technische omwegen gevoelige informatie wil delen binnen een professionele context. Je hoeft geen extra tools te installeren.

➡️Gmail

Vertrouwelijke modus

De extra beveiliging in Gmail heet Vertrouwelijke modus. Hiermee versleutel je je berichten, zodat alleen de bedoelde ontvanger ze kan lezen, zelfs als iemand anders toegang krijgt tot diens mailbox. Klik op Opstellen om een nieuw bericht te maken. Vul het e-mailadres van de ontvanger in, kies een onderwerp en typ je bericht. Voor je op Verzenden klikt, activeer je de extra beveiliging. Onderaan het berichtvenster zie je een aantal grijze knoppen. Helemaal rechts staat een pictogram van een slot met een wijzerplaat. Klik daarop om de Vertrouwelijke modus in te schakelen.

Gebruik je de mobiele app? Tik dan op de drie puntjes rechtsboven en kies daar het slotje. Ontvangers kunnen deze mail vervolgens niet doorsturen, kopiëren, afdrukken of downloaden. Er verschijnt ook een pop-upvenster waarin je de vervaltijd van het bericht instelt. Je kunt kiezen uit: 1 dag, 1 week, 1 maand, 3 maanden of 5 jaar. Na afloop van de gekozen periode verdwijnt het bericht automatisch uit de postbus.

Sms-beveiliging

In hetzelfde pop-upvenster kun je een extra beveiligingslaag toevoegen via de optie Toegangscode vereisen. Vink hier de optie Sms-toegangscode aan. De ontvanger kan het bericht dan pas lezen nadat hij of zij een code invoert die via sms op de mobiele telefoon wordt bezorgd. Hiermee voeg je een tweede beveiligingsfactor toe, wat het voor een indringer vrijwel onmogelijk maakt om toegang te krijgen. Die moet immers niet alleen de mailbox, maar ook de sms-berichten van de ontvanger onderscheppen. Dat is een bijzonder lastige combinatie.

Klik op Opslaan en vervolgens op Verzenden. Op dit moment kun je eventueel nog de vervaltijd van het bericht aanpassen. Dan verschijnt er nu een tweede pop-upvenster waarin je het telefoonnummer van de ontvanger moet invoeren. Klik opnieuw op Verzenden. De ontvanger krijgt vervolgens een e-mail met daarin een knop om het vertrouwelijke bericht in de browser te openen. Is sms-verificatie ingeschakeld? Dan ziet de ontvanger ter bevestiging de laatste twee cijfers van zijn of haar gsm-nummer. Na een klik op Send passcode wordt de toegangscode per sms verstuurd.

Lees ook: 20 (écht) onmisbare tips voor Gmail

Documenten ondertekenen op je iPhone? Zo maak je een handtekening aan

➡️Proton Mail

Zwitserse veiligheid

De grote mailproviders maken er geen geheim van dat ze het e-mailverkeer scannen. Volgens eigen zeggen doen ze dat om hun dienstverlening te verbeteren. Daarbij richten ze zich vooral op de metadata van berichten: wie met wie communiceert, wanneer en hoe vaak. Ben je op je privacy gesteld, dan geeft dit idee een onbehaaglijk gevoel, zeker wanneer het om vertrouwelijke informatie gaat.

In dat geval kun je overstappen naar een ultraveilige aanbieder zoals Proton Mail (https://proton.me), een dienst die privacy centraal stelt. De servers staan in Zwitserland, waardoor de dienst onderworpen is aan een van de strengste privacywetgevingen ter wereld. Proton Mail werkt standaard met end-to-end-encryptie. Bij gewone e-mails is de verbinding tussen jou en de server meestal wel versleuteld met TLS (Transport Layer Security), maar de e-mail zelf wordt op de server in leesbare vorm opgeslagen.

End-to-end-encryptie (E2EE) bij e-mail betekent dat alleen de afzender en de beoogde ontvanger de inhoud van het bericht kunnen lezen. Zelfs de e-maildienst zelf kan niet zien wat er in de e-mail staat, omdat de versleuteling pas wordt verwijderd op het toestel van de ontvanger.

De gratis versie, Proton Free, biedt dezelfde sterke beveiliging als de betaalde formules, maar met enkele beperkingen. Je beschikt over één e-mailadres en 1 GB e-mailopslag. Daar staat tegenover dat je volledig reclamevrij werkt, niet gevolgd wordt en je berichten niet worden geanalyseerd of gelogd. Wie meer nodig heeft, kan upgraden naar een betaald abonnement, zoals Mail Plus (3,99 euro per maand bij jaarlijkse betaling).