Plex Media Server is uitstekende software om een pc of NAS binnen een handomdraai in te richten als mediaserver. Je beheert op één plek alle media, waarna je foto's, muziek en films streamt naar andere apparaten. We leggen in dit artikel uit hoe je Plex Media Server aan de praat krijgt.

01 Pc-installatie

Wil je graag een pc veranderen tot mediaserver? Het programma Plex Media Server is daar uitstekend voor geschikt. Surf naar de website van Plex en klik op de oranje knop COMPUTER. Er zijn versies beschikbaar voor Windows, OS X en Linux. In deze how to gaan we uit van de Windows-versie. Lees ook: 18 tips voor je Chromecast.

Download het exe-bestand naar je harde schijf en voer het installatieproces uit. Wil je Plex Media Server liever niet op de C-schijf installeren, dan kies je voor Options / Browse. Vervolgens selecteer je een andere opslaglocatie. Rond het installatieproces af en start Plex Media Server op via Launch.

©PXimport

02 Registreren

Nadat je Plex Media Server hebt opgestart, opent de gebruikersinterface in een browser. Aan het pictogram in het systeemvak merk je dat de software actief is. Voordat je de mediaserver gaat inrichten, heb je eerst een account nodig. Klik rechtsboven op SIGN UP en vul alle gevraagde velden in. Ga akkoord met de voorwaarden, waarna je bevestigt met SIGN UP. Je ontvangt nu een e-mail met een bevestigingslink. Klik op Confirm Registration om het account te bevestigen. Er opent een webpagina met het verzoek om een betaald account aan te schaffen, maar deze pagina kun je gewoon afsluiten.

©PXimport

03 Configureren

Zodra je een account hebt aangemaakt, ben je automatisch ingelogd bij Plex Media Server. Klik op AKKOORD om de algemene voorwaarden te accepteren. Er verschijnt vervolgens een Nederlandstalig stappenplan waarmee je simpel de mediaserver inricht. Geef de mediaserver een duidelijke naam. Deze naam verschijnt in beeld zodra je bijvoorbeeld met een smartphone, tablet of andere pc media wilt afspelen. Laat verder een vinkje staan voor Verbinden met Plex. Dankzij deze instelling lukt het om de mediabibliotheek vanaf buiten je thuisnetwerk te benaderen (als je dat tenminste wilt). Klik op VOLGENDE.

©PXimport

04 Media toevoegen

Alle mediabestanden die je aan Plex Media Server toevoegt, stream je eenvoudig naar andere apparaten. Je kunt in het programma meerdere bibliotheken aanmaken. Dat is bijvoorbeeld handig wanneer je televisieseries, films, eigen video-opnames, muziek en afbeeldingen gescheiden wilt houden. Klik op VOEG EEN BIBLIOTHEEK TOE en bepaal wat voor mediabestanden je wilt toevoegen. Geef de bibliotheek een naam en kies de gewenste taal. Via VOLGENDE wijs je met VOEG EEN MAP TOE de gewenste map(pen) aan. Klik als laatste op VOEG EEN BIBLIOTHEEK TOE / VOLGENDE.

©PXimport

05 Online kanalen

Je kunt ook online kanalen aan de mediaserver toevoegen. Hiermee heb je rechtstreeks toegang tot filmpjes en muziek afkomstig van bepaalde websites. Het programma biedt onder meer kanalen aan van SoundCloud en Vimeo. Verder is het mogelijk om filmtrailers uit de mediacatalogus van Apple te bekijken. Klik op een kanaal dat je interessant vindt en kies voor INSTALLEREN. Later voeg je optioneel nog meer kanalen toe, zoals Uitzending Gemist en YouTube. Via VOLGENDE / KLAAR rond je het stappenplan van Plex Media Server af. Je mediabibliotheek verschijnt nu op het scherm.

©PXimport

06 NAS-installatie

In plaats van op een pc kun je Plex Media Server ook op een NAS installeren. Een NAS verbruikt minder energie dan een computer. Bovendien hebben deze apparaatjes doorgaans veel opslagcapaciteit, waardoor ze prima geschikt zijn om als mediaserver te fungeren. Surf naar deze website en klik op NAS. Voor de meeste merken is er een installatiepakket beschikbaar. Dat werkt bij ieder type op een andere manier. Zo installeren bezitters van een Synology-NAS vanuit het onderdeel Package Center de software. Het programma werkt op een NAS exact hetzelfde als op een pc.

©PXimport

07 Media afspelen

Zodra de gebruikersinterface van Plex Media Server opent, zie je welke bestanden er onlangs zijn toegevoegd. Aan de linkerkant bevinden zich alle bibliotheken. Klik op de naam van een bibliotheek om een overzicht van mediabestanden op te vragen. Een film of muziekalbum afspelen is heel eenvoudig. Zweef met de muis boven een film- of cd-hoesje en klik op het afspeelpictogram. Tijdens de filmweergave gebruik je rechtsboven het pictogram met de tekstballon om zo nodig Nederlandstalige ondertiteling in te schakelen.

©PXimport

08 Informatie opvragen

Een pluspunt is dat Plex Media Server mediagegevens ophaalt vanaf internet. Open een bibliotheek en klik op het hoesje van een film. Je ziet precies welke regisseur en acteurs er hebben bijgedragen. Verder lees je een korte samenvatting. Besluit je om naar de film te kijken, dan activeer je indien aanwezig alvast de Nederlandstalige ondertiteling. Tot slot pas je eventueel de beoordeling aan door op het gewenste aantal sterren te klikken. Naast filminformatie haalt het programma ook gegevens over artiesten op. Bij muziekalbums tref je bovendien een overzicht van alle liedjes aan.

©PXimport

09 Informatie bewerken

De informatie die het programma bij mediabestanden vermeldt, klopt helaas niet altijd. Geen probleem, want je past de gegevens gemakkelijk aan. Klik op een hoesje van een film of muziekalbum waarvan je de data wilt aanpassen. Kies aan de linkerkant voor Bewerken (pictogram met potlood). Wijzig naar eigen inzicht de gegevens. Wil je graag ander beeldmateriaal in de bibliotheek weergeven? Klik op Poster en/of Achtergrond en kies een andere afbeelding. Het is ook mogelijk om een foto vanaf je harde schijf of via een url toe te voegen. Klik als laatste op BEWAAR WIJZIGINGEN.

©PXimport

10 Media sorteren

Zeker wanneer je een grote mediacollectie hebt, is het soms lastig om het gewenste bestand boven water te halen. Gelukkig is het in Plex Media Server mogelijk om films, muziek en foto's op verschillende manieren te sorteren. Open een bibliotheek en klik indien nodig links eerst op Opties (pictogram met drie streepjes). Gebruik aan de linkerkant de opties onder SORTEER om de mediabestanden te rangschikken. Zo kun je de boel bijvoorbeeld sorteren op datum, beoordeling, resolutie en afspeelduur. Verder vind je bovenaan een zoekfunctie voor het geval je vlot een specifieke titel wilt vinden.

©PXimport

11 Filters

Je voegt eenvoudig eigen filters aan Plex Media Server toe. Dat is nuttig wanneer je geïnteresseerd bent in bijvoorbeeld rockmuziek of films met Will Smith. Dankzij het gebruik van filters vraag je voortaan rechtstreeks een overzicht op van mediabestanden die onder een specifieke categorie vallen. Open een bibliotheek met muziek of films. Kies daarna voor Nieuw filter. Geef aan welke zaken je aan het filter wilt toevoegen. Bij muziek liggen je favoriete genres voor de hand. Bij films heb je vaak meer keuze. Zo creëer je bijvoorbeeld een filter met alle titels van een goede acteur of regisseur.

©PXimport

12 Weergave aanpassen

Standaard laat Plex hoesjes van alle films en muziekalbums zien. Als je meer titels binnen de gebruikersinterface wilt weergeven, is het slim om voor een andere weergave te kiezen. Open een bibliotheek en klik rechtsboven op het pictogram met negen kleine vierkantjes. Kies voor Details. Plex Media Server zet alle mediabestanden nu netjes onder elkaar voorzien van een kleine afbeelding en korte omschrijving. Wil je nog meer mediabestanden weergeven? Kies dan voor Lijst. In dat geval zijn in de bibliotheek uitsluitend de titels zichtbaar.

©PXimport

Plex Pass

©PXimport

13 Extra kanalen

Wellicht heb je kort na de installatie van de software al enkele online kanalen toegevoegd. Dat is nog lang niet alles, want er zijn nog veel meer bronnen beschikbaar. Klik vanuit het hoofdvenster aan de linkerkant op Kanalen. Via INSTALLEER KANALEN verschijnt er een catalogus met nog meer bronnen. Kies voor Categories / TV en bekijk welke televisiestations je kunt toevoegen. Vooral Uitzending Gemist is een aanrader! Klik op een kanaal dat je leuk lijkt en bevestig daarna met INSTALLEREN. Andere bekende namen zijn NOS, YouTube en CNN.

©PXimport

14 Mobiele apparaten

Voor Android, iOS en Windows Phone 10 zijn er apps beschikbaar. Hiermee stream je bestanden vanuit de bibliotheek naar het mobiele apparaat. Bedenk wel dat de app enkele euro's kost. De exacte prijs verschilt per apparaat, maar je betaalt in ieder geval niet meer dan vijf euro. Open de applicatiewinkel op je toestel en installeer de app van Plex. Wanneer het mobiele apparaat op hetzelfde netwerk is aangemeld als de mediaserver (pc of NAS), heb je meteen toegang tot alle bibliotheken. Is het toestel met een ander (data)netwerk verbonden, dan typ je eerst de inloggegevens.

©PXimport

15 Windows 10

Vanaf de mediaserver stream je eenvoudig foto's, muziek en films naar een computer of tablet met Windows 10. De makers van Plex hebben voor dit besturingssysteem namelijk een eigen app ontwikkeld. Klik in het startscherm van Windows 10 op Store en zoek de app van Plex op. Het beste gebruik je hiervoor de zoekfunctie. Jammer genoeg is de toepassing niet gratis. Voor een bedrag van 4,99 euro is je volledige mediabibliotheek op de Windows 10-machine beschikbaar. Heb je geen zin om te betalen? In de volgende stap leggen we uit hoe je gratis mediabestanden naar andere pc's kunt streamen.

©PXimport

16 Plex Home Theater (1)

Middels het programma Plex Home Theater heb je volwaardige toegang tot alle bestanden die zijn toegevoegd aan Plex Media Server. Een groot voordeel is dat Plex Home Theater is geoptimaliseerd voor grote schermen. Ideaal voor het geval je een laptop of hometheater-pc (HTPC) aan een televisie hebt gekoppeld. Surf naar deze website en klik onder Plex Home Theater op DOWNLOAD. Er zijn versies beschikbaar voor Windows en OS X. Download en installeer de gewenste versie. Start de het programma vervolgens op.

©PXimport

17 Plex Home Theater (2)

Zodra je Plex Home Theater voor de eerste keer opent, loodst een stappenplan je door het configuratieproces heen. Klik op Next en geef aan via welke kabel het geluidssysteem met je pc is verbonden. Er verschijnt een code op het scherm. Surf naar het aangegeven webadres en vul daar de code in. De pc is nu verbonden met de mediaserver van Plex. Bevestig met OK. Gebruik de pijltjestoetsen om door alle bibliotheken en kanalen te navigeren. Klik op het pijltje naar links en kies voor Preferences. Selecteer achter Language via Dutch de Nederlandse taal.

©PXimport

18 Smart-tv

Alle bibliotheken die je aan Plex Media Server hebt toegevoegd, zijn ook beschikbaar op bepaalde smart-tv's en blu-ray-spelers. Voor recente apparaten van Samsung is er namelijk een app beschikbaar. Open de zogenoemde Smart Hub van het Samsung-apparaat en spoor middels de zoekfunctie de Plex-app op. Na de installatie kies je achtereenvolgens voor Preferences / System / Sign in to MyPlex. Er verschijnt een code van vier cijfers. Open in een browser op je pc het aangegeven webadres en vul daar de code in. Je hebt nu volledige toegang tot je mediabestanden. Gunstig is dat deze toepassing volledig gratis is.

©PXimport

19 Google Chromecast

Heb je niet de beschikking over een smart-tv of blu-ray-speler van Samsung? Overweeg dan voor een bedrag van 35 euro de Google Chromecast. Met deze HDMI-stick koppel je nagenoeg iedere televisie aan je draadloze netwerk. Via een pc of mobiel apparaat stream je vervolgens bestanden naar je televisie. Sluit de HDMI-stick op een vrije poort aan van de televisie. Gebruik een usb-poort om het apparaatje te voorzien van energie. Wanneer je televisie niet over een usb-poort beschikt die voldoende voeding levert, gebruik je in plaats daarvan de meegeleverde adapter.

©PXimport

20 Streamen vanaf pc

Als je de Google Chromecast nog niet eerder hebt geconfigureerd, download je hier het benodigde hulpprogramma. Je kunt ook via de iOS- of Android-app het apparaatje instellen. Zodra de HDMI-stick is verbonden met wifi, stream je vanaf de computer mediabestanden naar de televisie. Kruip achter je pc en open de browser Chrome. Surf naar deze website en installeer de uitbreiding Google Cast. Ga vervolgens naar de website van Plex. Klik rechtsboven op het afspeelapparaten-pictogram (rechthoek), waarna je kiest voor de Google Chromecast.

©PXimport

21 Afstandsbediening

Voel je er weinig voor om vanaf je pc de Google Chromecast te bedienen? Geen zorgen, want je kunt je smartphone of tablet als afstandsbediening gebruiken. Er is ondersteuning voor iOS en Android, al betaal je hiervoor wel respectievelijk 4,49 en 3,64 euro. Open de applicatiewinkel op je toestel en installeer de app van Plex. Tik het afspeelapparaten-pictogram (rechthoek) aan en kies ervoor om films naar de Google Chromecast te streamen. In de Android-app bevindt dit pictogram zich bovenaan de gebruikersinterface. Op een iPhone of iPad vind je dit pictogram juist onderaan.

©PXimport

22 Raspberry Pi

Heb je een Raspberry Pi? Die kun je inzetten als Plex-mediaserver. Het kost even tijd om de voorbereidingen te treffen, maar dan heb je ook een ideale constructie voor het kijken van je filmbestanden. Als je een mediaserver hebt met Plex, stream je je gedownloade films en series eenvoudig naar al je apparaten. De Raspberry Pi 2 is de perfecte computer om zo'n mediaserver op te installeren, omdat het minicomputertje goedkoop en energiezuinig is. In dit artikel leggen we je uit hoe dat gaat.

©PXimport

DLNA-ondersteuning

Plex Media Server ondersteunt de DLNA. Handig, want hierdoor is het mogelijk om mediabestanden ook naar apparaten te streamen waarvoor geen app beschikbaar is, bijvoorbeeld gameconsoles, smart-tv's en blu-ray-spelers. Surf naar deze website en klik rechtsboven op Instellingen. Navigeer achtereenvolgens naar Server / DLNA. Controleer of de optie DLNA ingeschakeld is aangevinkt. Bevestig zo nodig met BEWAAR WIJZIGINGEN. Je benadert de mediabibliotheek nu eenvoudig via andere apparaten. Op pc's is het programma Windows Media Player geschikt om de inhoud weer te geven. Met een smart-tv of blu-ray-speler kies je meestal het juiste kanaal om mediabestanden van netwerkbronnen te benaderen.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).