Plex Media Server is uitstekende software om een pc of NAS binnen een handomdraai in te richten als mediaserver. Je beheert op één plek alle media, waarna je foto's, muziek en films streamt naar andere apparaten. We leggen in dit artikel uit hoe je Plex Media Server aan de praat krijgt.

01 Pc-installatie

Wil je graag een pc veranderen tot mediaserver? Het programma Plex Media Server is daar uitstekend voor geschikt. Surf naar de website van Plex en klik op de oranje knop COMPUTER. Er zijn versies beschikbaar voor Windows, OS X en Linux. In deze how to gaan we uit van de Windows-versie. Lees ook: 18 tips voor je Chromecast.

Download het exe-bestand naar je harde schijf en voer het installatieproces uit. Wil je Plex Media Server liever niet op de C-schijf installeren, dan kies je voor Options / Browse. Vervolgens selecteer je een andere opslaglocatie. Rond het installatieproces af en start Plex Media Server op via Launch.

©PXimport

02 Registreren

Nadat je Plex Media Server hebt opgestart, opent de gebruikersinterface in een browser. Aan het pictogram in het systeemvak merk je dat de software actief is. Voordat je de mediaserver gaat inrichten, heb je eerst een account nodig. Klik rechtsboven op SIGN UP en vul alle gevraagde velden in. Ga akkoord met de voorwaarden, waarna je bevestigt met SIGN UP. Je ontvangt nu een e-mail met een bevestigingslink. Klik op Confirm Registration om het account te bevestigen. Er opent een webpagina met het verzoek om een betaald account aan te schaffen, maar deze pagina kun je gewoon afsluiten.

©PXimport

03 Configureren

Zodra je een account hebt aangemaakt, ben je automatisch ingelogd bij Plex Media Server. Klik op AKKOORD om de algemene voorwaarden te accepteren. Er verschijnt vervolgens een Nederlandstalig stappenplan waarmee je simpel de mediaserver inricht. Geef de mediaserver een duidelijke naam. Deze naam verschijnt in beeld zodra je bijvoorbeeld met een smartphone, tablet of andere pc media wilt afspelen. Laat verder een vinkje staan voor Verbinden met Plex. Dankzij deze instelling lukt het om de mediabibliotheek vanaf buiten je thuisnetwerk te benaderen (als je dat tenminste wilt). Klik op VOLGENDE.

©PXimport

04 Media toevoegen

Alle mediabestanden die je aan Plex Media Server toevoegt, stream je eenvoudig naar andere apparaten. Je kunt in het programma meerdere bibliotheken aanmaken. Dat is bijvoorbeeld handig wanneer je televisieseries, films, eigen video-opnames, muziek en afbeeldingen gescheiden wilt houden. Klik op VOEG EEN BIBLIOTHEEK TOE en bepaal wat voor mediabestanden je wilt toevoegen. Geef de bibliotheek een naam en kies de gewenste taal. Via VOLGENDE wijs je met VOEG EEN MAP TOE de gewenste map(pen) aan. Klik als laatste op VOEG EEN BIBLIOTHEEK TOE / VOLGENDE.

©PXimport

05 Online kanalen

Je kunt ook online kanalen aan de mediaserver toevoegen. Hiermee heb je rechtstreeks toegang tot filmpjes en muziek afkomstig van bepaalde websites. Het programma biedt onder meer kanalen aan van SoundCloud en Vimeo. Verder is het mogelijk om filmtrailers uit de mediacatalogus van Apple te bekijken. Klik op een kanaal dat je interessant vindt en kies voor INSTALLEREN. Later voeg je optioneel nog meer kanalen toe, zoals Uitzending Gemist en YouTube. Via VOLGENDE / KLAAR rond je het stappenplan van Plex Media Server af. Je mediabibliotheek verschijnt nu op het scherm.

©PXimport

06 NAS-installatie

In plaats van op een pc kun je Plex Media Server ook op een NAS installeren. Een NAS verbruikt minder energie dan een computer. Bovendien hebben deze apparaatjes doorgaans veel opslagcapaciteit, waardoor ze prima geschikt zijn om als mediaserver te fungeren. Surf naar deze website en klik op NAS. Voor de meeste merken is er een installatiepakket beschikbaar. Dat werkt bij ieder type op een andere manier. Zo installeren bezitters van een Synology-NAS vanuit het onderdeel Package Center de software. Het programma werkt op een NAS exact hetzelfde als op een pc.

©PXimport

07 Media afspelen

Zodra de gebruikersinterface van Plex Media Server opent, zie je welke bestanden er onlangs zijn toegevoegd. Aan de linkerkant bevinden zich alle bibliotheken. Klik op de naam van een bibliotheek om een overzicht van mediabestanden op te vragen. Een film of muziekalbum afspelen is heel eenvoudig. Zweef met de muis boven een film- of cd-hoesje en klik op het afspeelpictogram. Tijdens de filmweergave gebruik je rechtsboven het pictogram met de tekstballon om zo nodig Nederlandstalige ondertiteling in te schakelen.

©PXimport

08 Informatie opvragen

Een pluspunt is dat Plex Media Server mediagegevens ophaalt vanaf internet. Open een bibliotheek en klik op het hoesje van een film. Je ziet precies welke regisseur en acteurs er hebben bijgedragen. Verder lees je een korte samenvatting. Besluit je om naar de film te kijken, dan activeer je indien aanwezig alvast de Nederlandstalige ondertiteling. Tot slot pas je eventueel de beoordeling aan door op het gewenste aantal sterren te klikken. Naast filminformatie haalt het programma ook gegevens over artiesten op. Bij muziekalbums tref je bovendien een overzicht van alle liedjes aan.

©PXimport

09 Informatie bewerken

De informatie die het programma bij mediabestanden vermeldt, klopt helaas niet altijd. Geen probleem, want je past de gegevens gemakkelijk aan. Klik op een hoesje van een film of muziekalbum waarvan je de data wilt aanpassen. Kies aan de linkerkant voor Bewerken (pictogram met potlood). Wijzig naar eigen inzicht de gegevens. Wil je graag ander beeldmateriaal in de bibliotheek weergeven? Klik op Poster en/of Achtergrond en kies een andere afbeelding. Het is ook mogelijk om een foto vanaf je harde schijf of via een url toe te voegen. Klik als laatste op BEWAAR WIJZIGINGEN.

©PXimport

10 Media sorteren

Zeker wanneer je een grote mediacollectie hebt, is het soms lastig om het gewenste bestand boven water te halen. Gelukkig is het in Plex Media Server mogelijk om films, muziek en foto's op verschillende manieren te sorteren. Open een bibliotheek en klik indien nodig links eerst op Opties (pictogram met drie streepjes). Gebruik aan de linkerkant de opties onder SORTEER om de mediabestanden te rangschikken. Zo kun je de boel bijvoorbeeld sorteren op datum, beoordeling, resolutie en afspeelduur. Verder vind je bovenaan een zoekfunctie voor het geval je vlot een specifieke titel wilt vinden.

©PXimport

11 Filters

Je voegt eenvoudig eigen filters aan Plex Media Server toe. Dat is nuttig wanneer je geïnteresseerd bent in bijvoorbeeld rockmuziek of films met Will Smith. Dankzij het gebruik van filters vraag je voortaan rechtstreeks een overzicht op van mediabestanden die onder een specifieke categorie vallen. Open een bibliotheek met muziek of films. Kies daarna voor Nieuw filter. Geef aan welke zaken je aan het filter wilt toevoegen. Bij muziek liggen je favoriete genres voor de hand. Bij films heb je vaak meer keuze. Zo creëer je bijvoorbeeld een filter met alle titels van een goede acteur of regisseur.

©PXimport

12 Weergave aanpassen

Standaard laat Plex hoesjes van alle films en muziekalbums zien. Als je meer titels binnen de gebruikersinterface wilt weergeven, is het slim om voor een andere weergave te kiezen. Open een bibliotheek en klik rechtsboven op het pictogram met negen kleine vierkantjes. Kies voor Details. Plex Media Server zet alle mediabestanden nu netjes onder elkaar voorzien van een kleine afbeelding en korte omschrijving. Wil je nog meer mediabestanden weergeven? Kies dan voor Lijst. In dat geval zijn in de bibliotheek uitsluitend de titels zichtbaar.

©PXimport

Plex Pass

©PXimport

13 Extra kanalen

Wellicht heb je kort na de installatie van de software al enkele online kanalen toegevoegd. Dat is nog lang niet alles, want er zijn nog veel meer bronnen beschikbaar. Klik vanuit het hoofdvenster aan de linkerkant op Kanalen. Via INSTALLEER KANALEN verschijnt er een catalogus met nog meer bronnen. Kies voor Categories / TV en bekijk welke televisiestations je kunt toevoegen. Vooral Uitzending Gemist is een aanrader! Klik op een kanaal dat je leuk lijkt en bevestig daarna met INSTALLEREN. Andere bekende namen zijn NOS, YouTube en CNN.

©PXimport

14 Mobiele apparaten

Voor Android, iOS en Windows Phone 10 zijn er apps beschikbaar. Hiermee stream je bestanden vanuit de bibliotheek naar het mobiele apparaat. Bedenk wel dat de app enkele euro's kost. De exacte prijs verschilt per apparaat, maar je betaalt in ieder geval niet meer dan vijf euro. Open de applicatiewinkel op je toestel en installeer de app van Plex. Wanneer het mobiele apparaat op hetzelfde netwerk is aangemeld als de mediaserver (pc of NAS), heb je meteen toegang tot alle bibliotheken. Is het toestel met een ander (data)netwerk verbonden, dan typ je eerst de inloggegevens.

©PXimport

15 Windows 10

Vanaf de mediaserver stream je eenvoudig foto's, muziek en films naar een computer of tablet met Windows 10. De makers van Plex hebben voor dit besturingssysteem namelijk een eigen app ontwikkeld. Klik in het startscherm van Windows 10 op Store en zoek de app van Plex op. Het beste gebruik je hiervoor de zoekfunctie. Jammer genoeg is de toepassing niet gratis. Voor een bedrag van 4,99 euro is je volledige mediabibliotheek op de Windows 10-machine beschikbaar. Heb je geen zin om te betalen? In de volgende stap leggen we uit hoe je gratis mediabestanden naar andere pc's kunt streamen.

©PXimport

16 Plex Home Theater (1)

Middels het programma Plex Home Theater heb je volwaardige toegang tot alle bestanden die zijn toegevoegd aan Plex Media Server. Een groot voordeel is dat Plex Home Theater is geoptimaliseerd voor grote schermen. Ideaal voor het geval je een laptop of hometheater-pc (HTPC) aan een televisie hebt gekoppeld. Surf naar deze website en klik onder Plex Home Theater op DOWNLOAD. Er zijn versies beschikbaar voor Windows en OS X. Download en installeer de gewenste versie. Start de het programma vervolgens op.

©PXimport

17 Plex Home Theater (2)

Zodra je Plex Home Theater voor de eerste keer opent, loodst een stappenplan je door het configuratieproces heen. Klik op Next en geef aan via welke kabel het geluidssysteem met je pc is verbonden. Er verschijnt een code op het scherm. Surf naar het aangegeven webadres en vul daar de code in. De pc is nu verbonden met de mediaserver van Plex. Bevestig met OK. Gebruik de pijltjestoetsen om door alle bibliotheken en kanalen te navigeren. Klik op het pijltje naar links en kies voor Preferences. Selecteer achter Language via Dutch de Nederlandse taal.

©PXimport

18 Smart-tv

Alle bibliotheken die je aan Plex Media Server hebt toegevoegd, zijn ook beschikbaar op bepaalde smart-tv's en blu-ray-spelers. Voor recente apparaten van Samsung is er namelijk een app beschikbaar. Open de zogenoemde Smart Hub van het Samsung-apparaat en spoor middels de zoekfunctie de Plex-app op. Na de installatie kies je achtereenvolgens voor Preferences / System / Sign in to MyPlex. Er verschijnt een code van vier cijfers. Open in een browser op je pc het aangegeven webadres en vul daar de code in. Je hebt nu volledige toegang tot je mediabestanden. Gunstig is dat deze toepassing volledig gratis is.

©PXimport

19 Google Chromecast

Heb je niet de beschikking over een smart-tv of blu-ray-speler van Samsung? Overweeg dan voor een bedrag van 35 euro de Google Chromecast. Met deze HDMI-stick koppel je nagenoeg iedere televisie aan je draadloze netwerk. Via een pc of mobiel apparaat stream je vervolgens bestanden naar je televisie. Sluit de HDMI-stick op een vrije poort aan van de televisie. Gebruik een usb-poort om het apparaatje te voorzien van energie. Wanneer je televisie niet over een usb-poort beschikt die voldoende voeding levert, gebruik je in plaats daarvan de meegeleverde adapter.

©PXimport

20 Streamen vanaf pc

Als je de Google Chromecast nog niet eerder hebt geconfigureerd, download je hier het benodigde hulpprogramma. Je kunt ook via de iOS- of Android-app het apparaatje instellen. Zodra de HDMI-stick is verbonden met wifi, stream je vanaf de computer mediabestanden naar de televisie. Kruip achter je pc en open de browser Chrome. Surf naar deze website en installeer de uitbreiding Google Cast. Ga vervolgens naar de website van Plex. Klik rechtsboven op het afspeelapparaten-pictogram (rechthoek), waarna je kiest voor de Google Chromecast.

©PXimport

21 Afstandsbediening

Voel je er weinig voor om vanaf je pc de Google Chromecast te bedienen? Geen zorgen, want je kunt je smartphone of tablet als afstandsbediening gebruiken. Er is ondersteuning voor iOS en Android, al betaal je hiervoor wel respectievelijk 4,49 en 3,64 euro. Open de applicatiewinkel op je toestel en installeer de app van Plex. Tik het afspeelapparaten-pictogram (rechthoek) aan en kies ervoor om films naar de Google Chromecast te streamen. In de Android-app bevindt dit pictogram zich bovenaan de gebruikersinterface. Op een iPhone of iPad vind je dit pictogram juist onderaan.

©PXimport

22 Raspberry Pi

Heb je een Raspberry Pi? Die kun je inzetten als Plex-mediaserver. Het kost even tijd om de voorbereidingen te treffen, maar dan heb je ook een ideale constructie voor het kijken van je filmbestanden. Als je een mediaserver hebt met Plex, stream je je gedownloade films en series eenvoudig naar al je apparaten. De Raspberry Pi 2 is de perfecte computer om zo'n mediaserver op te installeren, omdat het minicomputertje goedkoop en energiezuinig is. In dit artikel leggen we je uit hoe dat gaat.

©PXimport

DLNA-ondersteuning

Plex Media Server ondersteunt de DLNA. Handig, want hierdoor is het mogelijk om mediabestanden ook naar apparaten te streamen waarvoor geen app beschikbaar is, bijvoorbeeld gameconsoles, smart-tv's en blu-ray-spelers. Surf naar deze website en klik rechtsboven op Instellingen. Navigeer achtereenvolgens naar Server / DLNA. Controleer of de optie DLNA ingeschakeld is aangevinkt. Bevestig zo nodig met BEWAAR WIJZIGINGEN. Je benadert de mediabibliotheek nu eenvoudig via andere apparaten. Op pc's is het programma Windows Media Player geschikt om de inhoud weer te geven. Met een smart-tv of blu-ray-speler kies je meestal het juiste kanaal om mediabestanden van netwerkbronnen te benaderen.

©PXimport

Lange documenten in Word voorzie je natuurlijk van paginanummers. Maar wat als je project begint met een voorblad en een inhoudsopgave? Dan wil je de paginanummering misschien pas later laten starten, bijvoorbeeld bij het eerste hoofdstuk. Gelukkig kun je zelf bepalen vanaf welke pagina de nummering begint en hoe die wordt weergegeven.

Stap 1: Sectie-einde

Stel dat je de paginanummering pas op pagina vier wilt laten beginnen. Plaats dan de cursor aan het einde van de tekst op de derde pagina. Ga naar het tabblad Indeling, klik op Eindemarkeringen en kies onder Sectie-einden de optie Volgende pagina. Zo voeg je een sectie-einde toe tussen pagina drie en vier.

Stap 2: Ontkoppel de sectie

Klik in de kop- of voettekst van pagina vier. Je ziet nu het label Koptekst (Sectie 2) of Voettekst (Sectie 2) verschijnen. Zodra je dit doet, opent automatisch het tabblad Koptekst en voettekst. Klik op Aan vorige koppelen in de groep Navigatie om de kop- en voettekst van deze sectie los te koppelen van de vorige. Zo voorkom je dat de paginanummers ook op de eerste drie pagina’s verschijnen.

Stap 3: Nummering plaatsen

Plaats de cursor opnieuw in de kop- of voettekst van pagina vier waar je de nummering wilt starten. Ga naar Paginanummer, kies waar je het nummer wilt tonen (bovenaan of onderaan) en kies een stijl. Je ziet nu waarschijnlijk dat pagina vier het cijfer 4 krijgt. Dat wil je aanpassen. Klik opnieuw op Paginanummer en kies Opmaak paginanummers. Selecteer hier Beginnen bij en vul het gewenste startnummer in – in dit voorbeeld: 1. Klik op OK. Nu begint de nummering pas op pagina vier, met het cijfer 1.

De eerste drie pagina’s hebben nu geen nummering. Als je die drie pagina’s door middel van Romeinse cijfers wilt nummeren, dan ga je terug naar de allereerste pagina en weer klik je op Paginanummer. Je beslist of de nummering boven- of onderaan de pagina moet komen. In het pop-up venster Opmaakpaginanummers selecteer je bovenaan de Romeinse stijl en in het vak Beginnen bij selecteer je 1.

Vroeg of laat moet je bepaalde informatie digitaal delen. Denk aan contracten, medische gegevens of vertrouwelijke rapporten. Dat is vaak ook precies het moment waarop het mis kan gaan. Eén foutieve klik en je bestand belandt in verkeerde handen. Gelukkig zijn er slimme en relatief eenvoudige manieren om het risico te beperken, zonder paranoïde toestanden.

Lees ook: 20 tips om je online privacy te waarborgen

Om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie terechtkomt bij onbevoegden, gebruik je bij voorkeur een combinatie van beveiligingsmaatregelen. Versleutel je bestanden vóór verzending, gebruik wachtwoorden of toegangsrechten en kies voor veilige overdrachtsdiensten in plaats van standaardmail. Beperk daarnaast de toegang tot enkel de juiste personen of groepen. Zo houd je je data echt privé, ook na verzending. 

Metadata verwijderen

Welke versie van Windows je ook gebruikt: als je gevoelige bestanden deelt, is het verstandig om eerst de metadata te wissen. Wanneer je een bestand aanmaakt, slaat het systeem automatisch extra gegevens op, zoals de naam van de auteur, de datum van de laatste wijziging, de computernaam en meer. Deze metadata kunnen onbedoeld gevoelige informatie prijsgeven.

Gelukkig kun je deze metadata in Windows Verkenner eenvoudig verwijderen. Navigeer naar het bestand dat je wilt delen. Klik er met de rechtermuisknop op en kies Eigenschappen. Of gebruik de toetscombinatie Alt+Enter. Ga naar het tabblad Details. Klik onderaan op Eigenschappen en persoonlijke gegevens verwijderen. Hier kun je ook de optie Maak een kopie waarbij alle mogelijke eigenschappen zijn verwijderd selecteren. Bevestig met OK. Hierdoor ontvang je een kopie van het bestand zonder de metadata.

➡️7-Zip

Installeren

Ben je van plan om een bestand via internet te versturen? Dan is versleuteling een slimme zet. Door een bestand te versleutelen, voorkom je dat onbevoegden toegang krijgen tot de inhoud, zelfs als ze dat per ongeluk in handen krijgen. Hoewel Windows 11 zelf versleutelingsopties biedt, zijn die alleen bedoeld voor lokale opslag en dus niet geschikt voor bestanden die je wilt delen. Gebruik daarom een externe tool zoals 7-Zip, een gratis, opensource-programma dat uitstekend werkt voor veilige compressie én encryptie.

7-Zip installeer je via de Opdrachtprompt: Open het Startmenu en zoek naar Opdrachtprompt. Klik met de rechtermuisknop op het resultaat en kies Als administrator uitvoeren. Typ de volgende opdracht en druk op Enter: winget install --id 7zip.7zip.

De tool wordt automatisch gedownload en geïnstalleerd. Zodra 7-Zip klaarstaat, kun je je bestand inpakken in een met een wachtwoord beveiligd archief (7z of zip) met sterke AES-256-encryptie. Op die manier kun je het bestand veilig versturen, bijvoorbeeld via e-mail of een cloudservice, mits je het wachtwoord apart en veilig deelt.

Versleutelen

Om 7-Zip te starten, zoek je via Startmenu naar 7-Zip File Manager. Open de app en navigeer naar het bestand dat je wilt beveiligen. Selecteer dat en klik op de groene knop Toevoegen. Onderaan, in het gedeelte Versleuteling, vul je een wachtwoord in om het bestand te beveiligen. Typ het wachtwoord twee keer ter bevestiging.

Je kunt ervoor kiezen om het wachtwoord zichtbaar te maken, zodat je zeker weet dat je geen typfouten maakt. Daarnaast kun je ook de bestandsnaam versleutelen. Dat zorgt ervoor dat zelfs de naam van het bestand niet meer herkenbaar is, wat de inhoud extra goed afschermt voor nieuwsgierige ogen. Het resultaat is een versleuteld archiefbestand - een soort digitale container - dat alleen geopend kan worden met het ingestelde wachtwoord.

Standaard blijft het originele, niet-versleutelde bestand behouden. Wil je dat automatisch laten verwijderen? Vink dan in het venster Toevoegen aan archief de optie Bestanden na inpakken verwijderen aan. Zo blijft enkel de beveiligde versie over.

Versleutelen en splitsen

Wil je nog een extra beveiligingslaag toevoegen? Dan kun je het bestand niet alleen versleutelen met 7-Zip, maar ook opsplitsen in meerdere delen. Vervolgens kun je elk deel apart versturen, eventueel zelfs op verschillende momenten of via verschillende kanalen.

Open opnieuw 7-Zip en voeg het bestand toe dat je op deze manier wilt beveiligen. Stel een encryptiewachtwoord in en bevestig dat. In het veld Opsplitsen in volumes, bytes kies je de gewenste bestandsgrootte per deel. Dit is vooral handig voor grote bestanden. Stel dat het originele bestand 40 MB groot is. Als je 10 MB opgeeft, maakt 7-Zip er automatisch vier gelabelde delen van.

Voor maximale veiligheid kun je elk deel via een andere dienst of e-mailaccount verzenden. De ontvanger selecteert alle delen in 7-Zip (houd hiervoor de Ctrl-toets ingedrukt tijdens het aanklikken) en kiest daarna Uitpakken. Zodra het juiste wachtwoord wordt ingevoerd, worden de delen automatisch samengevoegd en ontsleuteld.

➡️OneDrive

Machtigingen

Met OneDrive stel je eenvoudig machtigingenin waarmee je bepaalt wie er toegang krijgt tot het bestand dat je eerder met 7-Zip hebt versleuteld. Het delen kun je op elk moment weer stopzetten. Open OneDrive via verkenner en navigeer naar de map waarin de versleutelde container staat. Klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies voor Delen.

In het pop-upvenster voer je het e-mailadres in van de persoon met wie je het bestand wilt delen. Je kunt ook meerdere e-mailadressen of een mailgroep invoeren. Klik vervolgens op het potloodicoon om aan te geven of de ontvanger het bestand mag Bewerken of Alleen mag bekijken. Ben je klaar? Klik dan op Verzenden. De ontvanger krijgt een e-mail met een link om het bestand te downloaden.

➡️Outlook

E-mailversleuteling

Heb je een Microsoft 365-abonnement? Dan kun je gebruikmaken van de ingebouwde versleutelfunctie in Outlook om je e-mails en bijlagen extra te beveiligen.

Open de Outlook-app en klik op Nieuwe e-mail om een nieuw bericht op te stellen.Ga eventueel naar het tabblad Invoegen en kies Bestand bijvoegen.Selecteer via Op deze computer zoeken het gewenste bestand en klik op Openen.

Daarnaga je naar het tabblad Opties bovenaan het Lint.Klik op de knop Versleutelen. Je kunt hier ook kiezen uit verschillende beveiligingsniveaus.Maak je bericht af zoals gewoonlijk en klik op Verzenden.De e-mail wordt nu automatisch versleuteld verstuurd. De inhoud is onderweg beschermd en kan alleen worden geopend door de bedoelde ontvanger.

Beveiligingsopties

Onder de knop Versleuteling zie je drie opties als je een Microsoft 365 Family- of Personal-abonnement gebruikt. De eerste optie is Niet doorsturen. Hierdoor blijft je bericht versleuteld binnen Microsoft 365 en kan de ontvanger het niet kopiëren of naar anderen doorsturen. Kies je Versleutelen, dan kunnen ontvangers met een Outlook.com- of Microsoft 365-account de bijlagen downloaden vanuit Outlook.com of de mobiele Outlook-app.

Wie een andere e-mailclient gebruikt, zoals Gmail, Thunderbird of Apple Mail, ontvangt een bericht dat er een Microsoft Office 365-versleutelde e-mail op hem wacht. Als de ontvanger op de link Bericht lezen klikt, dan schakelt hij naar het Microsoft 365 Portal voor berichtversleuteling en daar moet hij zich aanmelden met een eenmalige wachtwoordcode. Die code ontvangt hij in zijn e-mailclient en daarmee kan hij dan het bericht op de portal openen.

De derde optie is Geen machtiging ingesteld en daarmee verwijder je eerdere machtigingen. De versleutelfunctie in Outlook is ideaal voor wie snel en zonder technische omwegen gevoelige informatie wil delen binnen een professionele context. Je hoeft geen extra tools te installeren.

➡️Gmail

Vertrouwelijke modus

De extra beveiliging in Gmail heet Vertrouwelijke modus. Hiermee versleutel je je berichten, zodat alleen de bedoelde ontvanger ze kan lezen, zelfs als iemand anders toegang krijgt tot diens mailbox. Klik op Opstellen om een nieuw bericht te maken. Vul het e-mailadres van de ontvanger in, kies een onderwerp en typ je bericht. Voor je op Verzenden klikt, activeer je de extra beveiliging. Onderaan het berichtvenster zie je een aantal grijze knoppen. Helemaal rechts staat een pictogram van een slot met een wijzerplaat. Klik daarop om de Vertrouwelijke modus in te schakelen.

Gebruik je de mobiele app? Tik dan op de drie puntjes rechtsboven en kies daar het slotje. Ontvangers kunnen deze mail vervolgens niet doorsturen, kopiëren, afdrukken of downloaden. Er verschijnt ook een pop-upvenster waarin je de vervaltijd van het bericht instelt. Je kunt kiezen uit: 1 dag, 1 week, 1 maand, 3 maanden of 5 jaar. Na afloop van de gekozen periode verdwijnt het bericht automatisch uit de postbus.

Sms-beveiliging

In hetzelfde pop-upvenster kun je een extra beveiligingslaag toevoegen via de optie Toegangscode vereisen. Vink hier de optie Sms-toegangscode aan. De ontvanger kan het bericht dan pas lezen nadat hij of zij een code invoert die via sms op de mobiele telefoon wordt bezorgd. Hiermee voeg je een tweede beveiligingsfactor toe, wat het voor een indringer vrijwel onmogelijk maakt om toegang te krijgen. Die moet immers niet alleen de mailbox, maar ook de sms-berichten van de ontvanger onderscheppen. Dat is een bijzonder lastige combinatie.

Klik op Opslaan en vervolgens op Verzenden. Op dit moment kun je eventueel nog de vervaltijd van het bericht aanpassen. Dan verschijnt er nu een tweede pop-upvenster waarin je het telefoonnummer van de ontvanger moet invoeren. Klik opnieuw op Verzenden. De ontvanger krijgt vervolgens een e-mail met daarin een knop om het vertrouwelijke bericht in de browser te openen. Is sms-verificatie ingeschakeld? Dan ziet de ontvanger ter bevestiging de laatste twee cijfers van zijn of haar gsm-nummer. Na een klik op Send passcode wordt de toegangscode per sms verstuurd.

Lees ook: 20 (écht) onmisbare tips voor Gmail

Documenten ondertekenen op je iPhone? Zo maak je een handtekening aan

➡️Proton Mail

Zwitserse veiligheid

De grote mailproviders maken er geen geheim van dat ze het e-mailverkeer scannen. Volgens eigen zeggen doen ze dat om hun dienstverlening te verbeteren. Daarbij richten ze zich vooral op de metadata van berichten: wie met wie communiceert, wanneer en hoe vaak. Ben je op je privacy gesteld, dan geeft dit idee een onbehaaglijk gevoel, zeker wanneer het om vertrouwelijke informatie gaat.

In dat geval kun je overstappen naar een ultraveilige aanbieder zoals Proton Mail (https://proton.me), een dienst die privacy centraal stelt. De servers staan in Zwitserland, waardoor de dienst onderworpen is aan een van de strengste privacywetgevingen ter wereld. Proton Mail werkt standaard met end-to-end-encryptie. Bij gewone e-mails is de verbinding tussen jou en de server meestal wel versleuteld met TLS (Transport Layer Security), maar de e-mail zelf wordt op de server in leesbare vorm opgeslagen.

End-to-end-encryptie (E2EE) bij e-mail betekent dat alleen de afzender en de beoogde ontvanger de inhoud van het bericht kunnen lezen. Zelfs de e-maildienst zelf kan niet zien wat er in de e-mail staat, omdat de versleuteling pas wordt verwijderd op het toestel van de ontvanger.

De gratis versie, Proton Free, biedt dezelfde sterke beveiliging als de betaalde formules, maar met enkele beperkingen. Je beschikt over één e-mailadres en 1 GB e-mailopslag. Daar staat tegenover dat je volledig reclamevrij werkt, niet gevolgd wordt en je berichten niet worden geanalyseerd of gelogd. Wie meer nodig heeft, kan upgraden naar een betaald abonnement, zoals Mail Plus (3,99 euro per maand bij jaarlijkse betaling).