ID.nl logo
Voorkom dat je dubbel verzekerd bent en betaal niet te veel
© Dontree
Zekerheid & gemak

Voorkom dat je dubbel verzekerd bent en betaal niet te veel

Het kan een veilig gevoel geven om je goed te verzekeren. Maar het heeft geen zin om twee keer verzekerd te zijn voor één risico. Je betaalt dan twee keer premie, maar je krijgt niet twee keer een uitkering als je schade hebt. Dubbele dekkingen in je verzekeringspakket zijn niet altijd makkelijk te herkennen en soms ook lastig te voorkomen. Dit is wat je moet weten.

[alternatief plaatje voor opening nog downloaden: 576950316]

Na het lezen van dit artikel heb je antwoord op de volgende vragen:

  • Bij welke verzekeringen komen dubbele dekkingen vaak voor?
  • Hoe weet ik of ik een dubbele dekking heb?
  • Hoe kan ik voorkomen dat ik onnodig premie betaal?

Ook interessant voor jou 7 tips om te besparen op je inboedelverzekering

 Inboedelverzekering & opstalverzekering

Als je een eigen huis hebt, heb je waarschijnlijk een opstalverzekering en een inboedelverzekering. De opstalverzekering vergoedt schade aan het huis en alles wat eraan vastzit. De inboedelverzekering vergoedt de schade aan losse spullen. Dat lijkt een duidelijk onderscheid, maar dat is het niet altijd. Denk aan laminaat of parket. Zit dat aan het huis vast of niet? Een buitenkeuken is ook zo’n twijfelgeval. Verzekeraars kunnen zelf kiezen hoe ze hiermee omgaan in de polisvoorwaarden. Daardoor kan het gebeuren dat er overlap zit in je inboedel- en opstalverzekering. Je kunt dit voorkomen door beide verzekeringen bij één verzekeraar onder te brengen. Deze verzekeraar zorgt dan dat de inboedel- en opstalverzekering elkaar mooi aanvullen. Bovendien voorkom je daarmee dat bij een claim-afhandeling verzekeraars elkaar laten voorgaan, zodat jij moet wachten op je vergoeding. 

©RossHelen | rh2010

Verzekering voor mobiele apparaten & inboedelverzekering

Bij de aanschaf van een laptop of mobiele telefoon kun je vaak een verzekering afsluiten voor verlengde garantie, fabricagefouten, schade en diefstal. Dit zijn vrij complete maar ook vrij dure verzekeringen voor één apparaat. Heb je een uitgebreide inboedelverzekering met buitenshuisdekking en/of een goede dekking voor mobiele elektronica, dan is een losse laptop- of smartphoneverzekering grotendeels overbodig. Het is verstandig om de polisvoorwaarden van je inboedelverzekering hierop na te kijken, want er gelden vaak beperkingen voor mobiele apparaten. Buitenshuis zijn je spullen niet standaard gedekt, daarvoor bieden veel verzekeraars een uitbreiding op je inboedelverzekering aan. Ook val- en stootschade zijn niet standaard gedekt of er geldt een eigen risico voor. Ook krijg je vaak alleen de dagwaarde terug. Sommige verzekeraars geven helemaal geen vergoeding voor schade aan mobiele elektronica, tenzij je hiervoor een aanvullende module afsluit.

 Reisverzekering & inboedelverzekering

Heb je een buitenshuisdekking op je inboedelpolis en een bagagedekking op je reispolis? Dan heb je een dubbele dekking. Je kunt overwegen om de bagagedekking op je reispolis weg te laten, maar kijk wel goed naar de voorwaarden. Soms vergoedt de bagagedekking van je reisverzekering meer. 

©annaav

Fietsverzekering & inboedelverzekering

Wil je je fiets buitenshuis verzekeren tegen diefstal, dan heb je een fietsverzekering nodig. Een inboedelverzekering geeft nooit dekking bij diefstal van je fiets als je ermee op pad bent, ook niet met buitenshuisdekking. De inboedelverzekering geeft meestal wel dekking als je fiets uit een afgesloten schuur, garage of berging wordt gestolen of vanuit het huis zelf. In die situaties ben je dus dubbel verzekerd. Toch kan een fietsverzekering ook in die situaties zinvol zijn, omdat de dekking meestal beter is. Je fiets moet daarvoor wel op slot staan, ook in een afgesloten schuur. 

Reisverzekering & zorgverzekering

Medische zorg op vakantie kun je meeverzekeren op je reispolis, maar je hebt ook recht op een vergoeding uit het basispakket van je zorgverzekering. Heb je allebei nodig? Soms wel, bijvoorbeeld als je naar een land gaat waar de medische zorg duurder is dan in Nederland. Het basispakket van je zorgverzekering vergoedt namelijk alleen de kosten tot het Nederlandse tarief. Wil je ook dekking voor het geval je in het buitenland in een privékliniek terecht komt, dan heb je ook niet genoeg aan je basiszorgverzekering.

Medische zorg meeverzekeren op je reisverzekering heeft nog een paar extra voordelen. Zo kun je soms ook het verplichte eigen risico van je zorgverzekering vergoed krijgen. Ook de kosten voor vervoer naar een dokter of ziekenhuis zijn meeverzekerd. Ga je in eigen land op vakantie, dan heb je een medische module op je reisverzekering niet nodig.

Een aanvullende zorgverzekering heeft er vaak ook aanvullende dekkingen in zitten voor medische kosten in het buitenland of wereldwijd. Het is overbodig om deze dekking zowel op je reispolis als je zorgpolis te hebben. Je kunt dus kiezen bij welke verzekering je deze dekking afsluit. 

©Elnur Amikishiyev

Reisverzekering & autoverzekering

Hulp bij pech onderweg kun je op verschillende manieren regelen. Soms is pechhulp in binnen- en buitenland al geregeld via je autodealer. Dan heb je geen pechhulpverzekering nodig. Je kunt ook pechhulp regelen via een pechhulpdienst, zoals de Wegenwacht. Hierbij kun je kiezen voor pechhulp in Nederland of in Europa. Verder kun je pechhulp in Nederland of Europa regelen met je autoverzekering of reisverzekering.

Misschien wil je graag het hele jaar door in Nederland verzekerd zijn tegen pechhulp en alleen in de vakantie ook in Europa. Dan is het handig om een pechhulpdekking op je reisverzekering af te sluiten. Heb je een doorlopende reisverzekering met pechhulpdekking? Daar kun je alleen een beroep op doen als je ook daadwerkelijk op reis bent, niet tijdens een dagtochtje in eigen land.

Rechtsbijstandverzekering en reisverzekering of autoverzekering

Een rechtsbijstandverzekering bestaat uit verschillende modules, zoals consument, wonen, arbeid en inkomen. De module verkeer kan ook voorkomen op je reisverzekering of autoverzekering. Dit is meestal makkelijk te voorkomen door goed te kijken op welke verzekering je de dekking voor verkeersrechtsbijstand al (standaard) hebt en deze dekking weg te laten bij je andere verzekeringen. 

©africa-studio.com (Olga Yastremska and Leonid Yastremskiy)

Inzittendenverzekering & WA-verzekering

Heb je een inzittendenverzekering als aanvulling op je autoverzekering? Dan heb je een dubbele dekking voor het geval je passagiers schade hebben als gevolg van een ongeluk. Zij kunnen deze schade namelijk ook vergoed krijgen op de WA-verzekering van degene die het ongeluk heeft veroorzaakt. Toch heeft een inzittendenverzekering in dat geval voordelen. De inzittendenverzekering keert direct uit, ook als de schuldvraag nog niet beantwoord is. Bovendien vergoedt een inzittendenverzekering vaak meer, ook schade die je als bestuurder lijdt als je zelf een ongeluk veroorzaakt. 

Reisverzekering & creditcard

Als je op reis gaat, is het verstandig om een reisverzekering af te sluiten voor onverwachte risico’s die je op reis loopt. Je kunt ook veel plezier hebben van een creditcard, bijvoorbeeld als extra betaalmiddel of om de borg van je autohuur mee te voldoen.

Maar creditcards zijn vaak veel meer dan een betaalmiddel. Ze geven bijvoorbeeld recht op een vergoeding wanneer je vliegtuig meer dan vier uur vertraging heeft of als je bagage veel te laat aankomt. Je kunt hiermee bijvoorbeeld de kosten voor een hotel betalen of de kosten van toiletspullen en een kledingsetje terwijl je op je koffer wacht. Dit zijn handige extraatjes, die je reisverzekering kunnen aanvullen, niet vervangen. Bovendien betaal je voor deze dekkingen maar een klein beetje extra voor je creditcard.

Er zijn ook creditcards met een volledige doorlopende reis- en annuleringsverzekering. Deze zijn veel duurder dan andere creditcards. Bij zo’n creditcard heb je geen aparte reisverzekering meer nodig. 

©琢也 栂 - stock.adobe.com

Inboedelverzekering & creditcard

Sommige creditcards hebben een aankoopverzekering die een vergoeding geeft als een aankoop die je met de creditcard hebt betaald kapot gaat, kwijtraakt of gestolen wordt binnen een bepaalde termijn, bijvoorbeeld drie maanden of een jaar. Deze dekking kan een inboedelverzekering niet vervangen, maar het kan wel een reden zijn om bepaalde aankopen met je creditcard te voldoen. Je kunt dan ook een claim indienen als de schade niet of niet volledig onder je inboedelverzekering valt. 

Woonlastenverzekering & werknemersverzekering

Als je een hypotheeklening hebt, heb je misschien ook een woonlastenverzekering. Die helpt je om je woonlasten te betalen als je arbeidsongeschikt of werkloos wordt. Dit lijkt misschien dubbelop als je ook via je werkgever verzekerd bent van een uitkering bij arbeidsongeschiktheid en werkloosheid of als je zelf een arbeidsongeschiktheidsverzekering hebt afgesloten. Toch is dit niet echt een dubbele dekking, want deze verzekeringen dekken allebei iets anders. Een woonlastenverzekering dekt alleen je woonlasten, terwijl werknemersverzekeringen je verzekeren van een inkomen. Of je beide verzekeringen nodig hebt, verschilt per situatie. Een woonlastenverzekering kan erg fijn zijn als je door gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid maar een lage uitkering krijgt bijvoorbeeld. 

Vergeten op te zeggen bij overstappen

Je kunt ook een dubbele dekking hebben omdat je twee dezelfde verzekeringen hebt. Dat kan voorkomen als je bent overgestapt en je bent vergeten om je oude verzekering op te zeggen. Dit heeft geen zin, want je mag maar bij één verzekeraar de schade claimen. Kijk dus goed na welke polissen je allemaal hebt en zeg overbodige verzekeringen meteen op.

💡 Tip: noteer in de Agenda-app van je smartphone wanneer je verzekeringen automatisch verlengd worden en stel ruim daarvoor een reminder in. Zo kun je op tijd beoordelen of je die verzekering nog nodig hebt.

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.