Is je smartphonebatterij veel te snel leeg of merk je dat bepaalde apps veel van je batterij vragen? Met deze 15 praktische tips voor zowel iOS als Android kun je de batterijduur verlengen.

Let erop dat de menustructuur van jouw Android-smartphone kan afwijken van wat wij beschrijven.

1 Schermhelderheid

Je beeldscherm is een van de grootste stroomverbruikers van je smartphone. Als je de helderheid van je scherm aanpast, kun je aanzienlijk meer tijd doorbrengen op je mobiel. Zet de helderheid zo laag mogelijk of schakel de automatische helderheid in die op basis van het omgevingslicht werkt. Zo zal je scherm niet helderder dan nodig worden verlicht. Vrijwel alle smartphones hebben een instelling om de helderheid handmatig aan te passen in het bedieningspaneel.

In iOS veeg je omhoog om het bedieningspaneel te openen, hier pas je handmatig de helderheid aan.

2 Donkere modus

Op een oledscherm, wat de meeste recente smartphones hebben, vragen donkere kleuren minder van je batterij dan heldere kleuren. Gelukkig kun je zowel in iOS als Android een donkere modus instellen. Op een iPhone ga je naar Instellingen / Beeldscherm en helderheid en kies je voor Donker. Op een Android-toestel ga je naar Instellingen / Scherm en selecteer je Donker thema. Dit vermindert overigens niet alleen het energieverbruik, maar is ook prettiger voor je ogen in slecht verlichte omgevingen.

De donkere modus is niet alleen beter voor het energieverbruik, maar ook voor je ogen.

3 Achtergrondactiviteit

Veel apps blijven je batterij belasten, zelfs als je die apps niet actief gebruikt. Door de achtergrondactiviteit te beperken, kun je de batterijduur verlengen. Controleer in de instellingen van je telefoon welke apps onnodig veel stroom gebruiken en beperk de achtergrondactiviteit. In iOS ga je naar Instellingen / Algemeen / Ververs op achtergrond. In Android ga je naar Instellingen / Wachtwoorden en accounts en schakel je App-gegevens automatisch synchroniseren uit.

Bepaal per app of ze op de achtergrond mogen blijven draaien.

Goed om te weten: Zo doe je jarenlang met je smartphone

4 Locatie uitschakelen

Locatieservices, zoals gps, zijn erg handig, maar vreten heel veel stroom. Bovendien is het helemaal niet nodig dat elke app op elk moment toegang tot je locatie heeft.

Op een iPhone ga je naar Instellingen / Privacy en beveiliging / Locatievoorzieningen. Geef daar bij Bij gebruik aan welke apps toegang tot jouw locatie mogen hebben. Op Android-telefoons ga je naar Instellingen / Locatie en pas je de machtigingen aan, zodat apps alleen toegang tot je locatie hebben wanneer het nodig is. Voor een nog grotere batterijbesparing kun je de locatieservices volledig uitschakelen. Maar wees je ervan bewust dat je dan bijvoorbeeld niet meer kunt navigeren binnen Google Maps.

Continue locatiebepaling kan veel van je batterij vragen.

5 Meldingen uitschakelen

Als je een melding krijgt, dan gebeuren er een aantal dingen: je scherm licht op, je smartphone speelt een geluid af, het vibreert en waarschijnlijk wordt er ook nog een animatie afgespeeld. Niet alle meldingen zijn nuttig, schakel dan ook de meldingen van die apps uit. Dat is niet alleen handig om de batterijduur te verlengen, maar het voorkomt ook dat je voortdurend naar je smartphone kijkt. In iOS vind je de notificaties bij Instellingen / Meldingen, waar je de instellingen per app aanpast. Binnen Android ga je naar Instellingen / Meldingen / App-meldingen.

Van welke apps hoef jij niet per se meldingen te ontvangen?

6 5G uitschakelen

Hoewel 5G-snelheden indrukwekkend zijn, verbruikt het ook meer energie dan oudere netwerktypen. Als je geen gebruik hoeft te maken van de hogere snelheden, overweeg dan om terug te schakelen naar 4G om de batterij te besparen. In iOS vind je dit bij Instellingen / Mobiel netwerk / Opties mobiele data / Gesprekken en data. Binnen Android ga je naar Instellingen / Netwerk en internet / Simkaarten waar je terugschakelt naar 4G.

Schakel terug naar 4G als je de snelheid van 5G niet per se nodig hebt.

7 Vliegtuigmodus aanzetten

Ben je op een plek waar je slecht bereik hebt, zet je telefoon dan op vliegtuigmodus. Heb je namelijk ergens een belabberde ontvangst, dan blijft je smartphone constant naar een sterker signaal zoeken. Dit trekt de batterij snel leeg. Als die locatie wel beschikt over een wifi-netwerk, schakel dan alleen de wifi in. Je smartphone is hierdoor niet bereikbaar voor inkomende belletjes (tenzij je bellen via wifi hebt ingeschakeld) of andere zaken waarvoor het mobiele netwerk of bluetooth nodig is. De vliegtuigmodus vind je in het bedienings- of notificatiepaneel op je smartphone.

De vliegtuigmodus kan veel batterij besparen.

8 Synchronisatie aanpassen

Automatische synchronisatie van e-mails en de agenda kan de batterij sneller leeg laten lopen. Overweeg eens om de synchronisatie-instellingen aan te passen, zodat apps minder vaak worden gesynchroniseerd of zelfs alleen worden gesynchroniseerd als jij dat handmatig aangeeft. In iOS kun je dit voor mails en agenda’s apart instellen. Ga naar Instellingen en kies voor Agenda of Mail. Bij beide opties tik je op Accounts / Nieuwe gegevens en kies je voor een langer interval onder Ophalen. Op een Android-toestel ga je naar Instellingen / Wachtwoorden en accounts en beheer je de synchronisatie-instellingen per account.

Door handmatig apps te synchroniseren, bespaar je batterij.

9 Batterijgebruik inzichtelijk

Dat je batterij snel leeg raakt, kan ook te maken hebben met een bepaalde app die buitengewoon veel energie verbruikt. Om te zien welke apps de meeste energie slurpen, ga je in iOS naar Instellingen / Batterij. Je ziet nu welke apps in de afgelopen 24 uur het meest hebben verbruikt. Door op Toon activiteit te tikken, zie je hoeveel minuten je de app hebt gebruikt. In Android ga je naar Instellingen / Batterij / Batterijverbruik.

Achterhaal welke apps (te) veel gebruikmaken van de batterij.

10 Batterijcapaciteit controleren

Algemeen bekend is dat een batterij van een smartphone ook gewoon na verloop van tijd slechter wordt. In iOS kun je de batterijgezondheid controleren via Instellingen / Batterij / Batterijconditie en opladen. Achter Maximumcapaciteit zie je wat de status van je batterij is. Bij Apple kun je je batterij laten vervangen tussen de 79 en 109 euro, afhankelijk van je model. Op een Android-smartphone vind je informatie over de capaciteit van je batterij bij Instellingen / Batterij. Een extra app als AccuBattery maakt inzichtelijk in hoeverre je accu versleten is.

Is jouw batterij nog gezond? Deze batterij is aan vervanging toe.

11 Batterijbesparingsmodus

Elke moderne smartphone heeft tegenwoordig een optie om de batterij te ontlasten met een batterijbesparingsmodus. Deze modus beperkt bijvoorbeeld de achtergrondactiviteit van apps, verlaagt de helderheid van je scherm en schakelt animaties uit. Op iOS activeer je dit via Instellingen / Batterij / Energiebesparingsmodus. Binnen Android kun je naar Instellingen / Batterij / Batterijbesparing gaan om deze modus in te schakelen. Het gebruik van deze functie is vooral nuttig wanneer je batterij al bijna leeg is.

De batterijbesparingsmodus is vooral handig als je geen oplader bij de hand hebt en je telefoon bijna leeg is.

12 App-updates beheren

Vergelijkbaar met het beperken van de achtergrondactiviteit, is het voorkomen van automatische app-updates. Ook deze vinden vaak in de achtergrond plaats en belasten de batterij. Om zuiniger met je batterij om te gaan, kun je deze instelling uitschakelen en ervoor kiezen om apps alleen te updaten wanneer je je telefoon oplaadt. In iOS ga je naar Instellingen / App Store en schakel je App-updates uit. Binnen Android open je de Google Play Store, ga je naar Instellingen / Netwerkvoorkeuren / Apps automatisch updaten en kies je Apps niet automatisch bijwerken.

Je kunt ervoor kiezen om apps niet automatisch te laten updaten.

13 OS updaten

Het regelmatig bijwerken van het besturingssysteem is belangrijk om de prestaties te optimaliseren. In elke update worden bugs en foutjes gecorrigeerd die ook voor je batterij gunstig uit kunnen pakken. Op je iPhone controleer je op updates via Instellingen / Algemeen / Software-update. Op je Android-toestel ga je naar Instellingen / Systeem / Systeemupdate. Onder Instellingen / Beveiliging en privacy / Updates kun je ook de status van Google Play-systeemupdates controleren. Zorg ervoor dat je smartphone volledig is opgeladen of opgeladen wordt wanneer je een update uitvoert.

Zorg dat je besturingssysteem up-to-date is.

14 Widgets uitzetten

Widgets en live achtergronden zijn visueel aantrekkelijk, maar ze verbruiken wel constant stroom, doordat ze gegevens verversen en je scherm activeren. In iOS kun je widgets verwijderen door naar het Vandaag-scherm te gaan (één veeg naar rechts), onderin op Wijzig te tikken en ongewenste widgets te verwijderen. Binnen Android kun je door lang te drukken op het startscherm widgets verwijderen. Als je dynamische of live achtergronden hebt ingesteld en je batterij is niet meer zo best, dan kun je beter een statische afbeelding instellen via het instellingenmenu van je smartphone. Dit werkt op elke smartphone net even anders.

Verwijder widgets van je startscherm.

15 Algemene tips

Er zijn een aantal algemene tips wat betreft het opladen en het gebruik van je smartphone. De 20/80-regel betekent dat je je smartphone oplaadt wanneer je rond de 20 procent lading over hebt. Stop vervolgens met opladen als je rond de 80 procent zit. Dit is optimaal voor je batterij. Mede hierom is het niet handig om je smartphone ’s nachts aan de oplader te laten liggen. Doe je dat wel, en heb je een iPhone die beschikt over de functie Geoptimaliseerd opladen, controleer dan of die optie is ingeschakeld. Tot slot: kijk uit met het gebruik van je smartphone in weersextremen, zoals in volle zon of bij hele lage temperaturen.

Laat een smartphone nooit compleet leeglopen voordat je hem weer oplaadt.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).