Ondanks de opkomst van sociale media blijven e-mails een populair communicatiemiddel, en het kan een uitdaging zijn om al die berichten efficiënt te beheren. Met enkele gerichte technieken kun je echter snel weer orde scheppen in de mailmassa. We richten ons op zowel de desktopversie van Outlook als Gmail.

De tips en technieken uit dit artikel draaien eigenlijk allemaal om ‘Inbox Zero’. Dit is een bekende strategie voor het minimaliseren van e-mailafleiding door je inbox (zo) leeg (mogelijk) te houden. Je doet dit door binnenkomende berichten snel, maar bij voorkeur op geplande momenten, te verwerken, zodat je overzicht behoudt en je aandacht kunt richten op belangrijkere taken.

Maar zelfs wanneer je je inbox alleen op vaste tijden controleert, kan dit nog steeds tijd kosten. Daarom richten we ons in dit artikel op functies en technieken in Outlook (classic) en Gmail die je helpen deze taak, zo niet volledig te automatiseren, dan toch aanzienlijk te optimaliseren.

Regels (Outlook)

Een van de beste technieken om je mailflow met minimale inspanning te verbeteren, is inkomende mails automatisch te sorteren, bijvoorbeeld door nieuwsbrieven naar een aparte map te verplaatsen of op een andere manier te markeren. Dit kan in Outlook met e-mailregels.

Een voorbeeld van zo’n regel is het automatisch doorsturen van specifieke mails naar een map, met een automatische reactie op basis van de inhoud of afzender. Ga naar Bestand en kies Regels en waarschuwingen beheren. Klik op Nieuweregel maken en selecteer onder Beginnen met een lege regel de optie Regel toepassen opberichten die ik ontvang. Klik op Volgende om de voorwaarden in te stellen, waar je bijvoorbeeld afkomstig van personen of openbare groep of metspecifieke tekst in het onderwerp kunt aanvinken. Klik in het onderste paneel op de onderstreepte tekst om afzenders of trefwoorden toe te voegen. Kies Volgende om acties te bepalen, zoals verplaats het bericht naar naam map en beantwoord het bericht met een specifieke sjabloon. Klik vervolgens op naam map en selecteer de gewenste map. Klik daarna op een specifieke sjabloon en kies een passend mailsjabloon. Heb je nog geen sjabloon, maak dan eerst een geschikte berichttekst aan, klik op Bestand / Opslaan als en kies Outlook-sjabloon (*.oft) in het uitklapmenu.

Klik vervolgens op Volgende, stel eventuele uitzonderingen in (bijvoorbeeld behalve alsmijn naam in het vak CC voorkomt), geef je regel een naam en rond af met Voltooien.

Je kunt in Outlook uit veel voorwaarden kiezen voor je e-mailregels.

Filters (Gmail)

Ook Gmail biedt diverse voorwaarden bij het instellen van e-mailregels, hoewel deze minder krachtig en uitgebreid zijn dan in Outlook. We tonen je kort hoe je vanuit de browser in Gmail met zogeheten filters werkt. Klik op het tandwielpictogram en kies Alle instellingen bekijken. Ga naar het tabblad Filtersen geblokkeerde adressen en selecteer Nieuw filter maken. Vul in het pop-upvenster de gewenste criteria in: bij Van kun je bijvoorbeeld specifieke afzenders opgeven, en bij Onderwerp en/of Met de woorden kun je trefwoorden invoeren. Bevestig met Filter maken en kies vervolgens acties voor de gefilterde e-mails. Zo kun je Het labeltoepassen aanvinken, een bestaand label kiezen of via Nieuw label een nieuw label aanmaken – dit werkt vergelijkbaar met een mailmap in Outlook. Sluit af met Filter maken.

Jammer genoeg kun je niet zomaar een automatische reactie instellen voor een specifiek filter. Gmail biedt namelijk alleen een algemene automatische antwoordoptie die geldt voor alle inkomende berichten, eventueel beperkt tot je contacten. Dit stel je in via het tandwielpictogram bij Alle instellingen bekijken, onderaan het tabblad Algemeen. Wil je toch een automatische reactie koppelen aan een specifiek filter, dan moet je Google Apps Script gebruiken met een tijdgestuurde trigger. Meer hierover kun je lezen in het artikel Van handmatig naar automatisch: scripts voor Gmail en Google Agenda.

Je kunt in Outlook uit heel wat voorwaarden kiezen voor je e-mailregels.

Zoekfilters (Outlook en Gmail)

Als je specifieke e-mailberichten zoekt, zoals ongelezen berichten of mails met bijlagen, biedt Outlook handige ingebouwde filteropties. Deze vind je op het tabblad Start in de sectie Zoeken bij E-mail filteren, met keuzes als Ongelezen, Met bijlagen of Belangrijk. Je kunt ook filters combineren; in het zoekveld bovenaan verschijnen dan de zoekfilters als urgentie:hoog of heeftbijlagen:waar. Bekijk hier een volledig overzicht van deze zoekfilters.

Gmail heeft ook een krachtige zoekfunctie met zoekoperatoren zoals label:<label>, from:<e-mailadres> of is:unread. Deze zoekopdrachten kun je direct intikken in de zoekbalk bovenaan, ook meerdere tegelijk. Op deze pagina vind je een mooie aanzet met voorbeelden. Je kunt deze zoekfilters bovendien invullen in hetzelfde dialoogvenster als bij Nieuw filter maken (zie boven), waarbij je deze keer klikt op Zoeken in plaats van op Filter maken.

Zoekfilters: gewoon selecteren of zelf aan de slag gaan met zoekoperatoren.

Zoekmappen (Outlook)

Gebruik je vaak dezelfde zoekopdrachten, dan kun je hier beter zoekmappen van maken. Deze virtuele mappen verzamelen automatisch e-mails op basis van je ingestelde criteria. Zoekmappen zijn dynamische verzamelmappen: ze slaan berichten niet opnieuw op, maar verwijzen naar alle berichten in je postvak die aan de criteria voldoen. Ze worden ook continu bijgewerkt, zodat nieuwe berichten die aan je criteria voldoen direct in de zoekmap verschijnen.

Een zoekmap maak je in Outlook door onderaan de mappenlijst met rechts te klikken op Zoekmappen en te kiezen voor Nieuwezoekmap. Je kunt kiezen uit ongeveer 13 vooraf ingestelde zoekmappen, zoals Ongelezen e-mail, E-mail die rechtstreeks aan mij is verzonden, Oude e-mail, enzovoort. Onderaan vind je ook de optie Een aangepaste zoekmap maken. Klik dan op Kiezen en vervolgens op Voorwaarden om de zoekcriteria precies af te bakenen, op diverse tabbladen. Na bevestiging met OK verschijnt de zoekmap onder Zoekmappen onderaan de mappenlijst. Klik met rechts op zo’n zoekmap en kies Deze zoekmap aanpassen om de zoekcriteria te wijzigen.

Een zoekmap kan uit verschillende gecombineerde zoekcriteria zijn opgebouwd.

Labels (Gmail)

Gmail heeft geen echte zoekmappen, maar je kunt vergelijkbare functionaliteit bereiken door slimme filters en labels te combineren.

Stel dat je alle werkgerelateerde e-mails met bijlagen automatisch wilt organiseren. Begin dan met het aanmaken van een filter door iets als info@<bedrijf>.nl bij Van: in te vullen en Bevat bijlage aan te vinken. Bevestig met Filter maken, vink Het label toepassen aan, kies Nieuw label en geef dit bijvoorbeeld de naam WerkBijlagen. Na bevestiging worden alle e-mails die aan de ingestelde criteria voldoen automatisch onder dit label geplaatst. Een belangrijk verschil met Outlook-zoekmappen is dat Gmail-labels niet virtueel zijn; het zijn echte mappen waar de e-mails fysiek in terechtkomen.

Daarnaast kun je altijd nieuwe labels creëren door in het linkerpaneel op de +-knop bij Labels te klikken en een naam in te voeren. E-mails kun je ook altijd handmatig selecteren (door een vinkje te plaatsen) en deze vervolgens naar het gewenste label te verslepen.

Categorieën (Outlook)

In Outlook kun je ook orde scheppen in je berichten met categorieën. Selecteer een of meer berichten (houd Ctrl of Shift ingedrukt) en klik met rechts op je selectie. Kies vervolgens Categoriseren; standaard verschijnen dan zes kleurcategorieën, waarmee je een gekleurd blokje toevoegt aan de geselecteerde e-mails. De eerste keer dat je een vooraf ingestelde categorie selecteert, krijg je de optie om de Naam en Kleur aan te passen. Daarnaast kun je een Sneltoets (van Ctrl+F2 tot Ctrl+F12) toewijzen aan een categorie voor snellere toewijzing.

In het snelmenu kies je Alle categorieën om zelf categorieën te maken, zoals Dringend (rood), Minder dringend (geel of groen) of ProjectX, voor snelle toegang tot mails rond hetzelfde project. Met de pijlknop bovenaan de maillijst kun je berichten eenvoudig rangschikken op Categorie, maar je kunt ook zoekmappen creëren om berichten van dezelfde categorie automatisch samen te brengen.

Je kunt ook eigen categorieën (met een aparte kleur en sneltoets) maken in Outlook.

Vlaggen en herinneringen (Outlook)

Outlook biedt naast categorieën ook vlaggen aan, ideaal om e-mails op te volgen zonder ze uit het oog te verliezen.

Klik met de rechtermuisknop op een mail(selectie) en kies Opvolgen in het menu. Selecteer een optie zoals Vandaag, Morgen, Deze week, Volgende week of Geen datum, en er verschijnt een vlaggetje bij de mails. Outlook koppelt standaard een herinnering aan deze vlaggen, met een pop-upnotificatie en eventueel een geluidsmelding, meestal rond 17 uur aan het einde van de periode. In Bestand / Opties, in de sectie Geavanceerd, bij de rubriek Herinneringen, kun je deze meldingen verder instellen. Om zeker te zijn dat je geen herinneringen mist, kun je het best de vier beschikbare opties aanvinken. Via Bladeren kun je een wav-bestand voor meldingen selecteren (via deze website kun je eventueel eerst audio omzetten naar wav).

Als geen van de standaardperiodes bij Opvolgen voldoet, kies dan Aangepast (beschikbaar wanneer je slechts een bericht hebt geselecteerd) en stel zelf een Begindatum en Vervaldatum in, eventueel met een vinkje bij Herinnering. Ook hier is het mogelijk een zoekmap te creëren die nog op te volgen mails mooi samenbrengt: kies bij Nieuwezoekmap de optie E-mail gevlagd voor opvolgen.

Kies ‘Aangepast’ om zelf het tijdstip voor opvolgen van een bericht te bepalen.

Opvolgen (Gmail)

Gmail biedt geen exacte vervanger voor de categorieën en opvolgfuncties met herinneringen, zoals in Outlook, maar met enkele slimme trucs kun je toch een vergelijkbare workflow creëren.

Labels dienen als alternatief voor categorieën. Je kunt een label een specifieke kleur geven door op de drie puntjes naast een label te klikken en Labelkleur en Aangepast kleur toevoegen te kiezen. Voor het uitstellen van berichten gebruik je het klokpictogram Snoozen rechts van de e-mail. Hiermee kun je een moment instellen waarop de e-mail weer zichtbaar wordt in je inbox: Later vandaag, Morgen, Volgende week of een eigen datum en tijd via Kies datum en tijd. Het bericht wordt dan tijdelijk verplaatst naar de map Gesnoozed en keert terug op het gekozen tijdstip. Voor een visuele melding schakel je meldingen in via het tandwielpictogram, waar je Alle instellingen bekijken selecteert. Op het tabblad Algemeen scrol je naar Desktopmeldingen en vink je Nieuwe e-mailmeldingen aan.

Wil je een specifieke herinnering koppelen, voeg dan de e-mail toe aan Google Taken. Klik met rechts op de mail, kies Toevoegen aanTasks en stel in het deelvenster Taken een naam, datum en tijd in. Op het ingestelde moment stuurt Google Taken een melding voor deze taak.

Via een ‘taak’ kun je een herinnering koppelen aan een specifiek e-mailbericht.

Snelle stappen (Outlook)

In Outlook kun je ook taken die bijdragen aan ‘Inbox Zero’ verregaand automatiseren met behulp van Snelle stappen. Stel dat je aan een project werkt en regelmatig updates ontvangt die je in een specifieke map wilt opslaan en automatisch naar een collega wilt doorsturen. Open hiervoor het tabblad Start en klik op Snelle stappen. Kies Nieuwe snelle stap en selecteer Aangepast. In het dialoogvenster kies je de actie Naar map verplaatsen en selecteer je de gewenste map. Klik daarna op Actie toevoegen, selecteer Doorsturen en voer het gewenste e-mailadres in. Je kunt ook een Sneltoets aan deze snelle stap koppelen. Bevestig met Voltooien om de stap toe te voegen aan de lijst met Snelle stappen, zodat je deze eenvoudig kunt activeren met een druk op de knop of via de sneltoets.

In Gmail bestaat geen directe tegenhanger voor Snelle stappen, maar je kunt wel filters instellen, sneltoetsen inschakelen (via Alle instellingen bekijken, op het tabblad Algemeen bij Sneltoetsen aanzetten en Meer informatie), of Google Apps Script inzetten voor complexere automatiseringen.

Automatiseer bepaalde acties in Outlook met behulp van Snelle Stappen.

Archiveren (Outlook en Gmail)

Inbox Zero omvat ook het verwijderen van berichten die niet langer relevant zijn uit je Postvak IN. Dit kun je handmatig doen, maar er zijn functies die het proces deels automatiseren. Berichten kunnen linea recta naar Verwijderde items of Prullenbak worden verplaatst, maar een minder rigoureuze aanpak is archiveren.

In Outlook selecteer je een of meer berichten, klik je met rechts op de selectie en kies je Archiveren. Deze e-mails worden standaard naar de map Archief verplaatst, waar je ze later nog kunt raadplegen en doorzoeken.

In Gmail werkt archiveren vergelijkbaar: kies Archiveren in het contextmenu van geselecteerde berichten. De e-mails verdwijnen nu uit je inbox en worden opgeslagen in de map Alle e-mail (in het navigatievenster, mogelijk onder Meer). Als iemand reageert op een gearchiveerd bericht, verschijnt het bericht automatisch opnieuw in je inbox.

Archiveren: minder ingrijpend dan opschonen en naar de prullenbak verwijzen.

Je staat in de parfumerie en ziet drie flacons die er bijna identiek uitzien. De naam is hetzelfde en het merk is hetzelfde, maar het prijsverschil tussen die drie is groot. Dat komt doordat er eigenlijk drie verschillende varianten zijn: parfum, eau de parfum en eau de toilette. Hoewel het verleidelijk is om simpelweg op het prijskaartje af te gaan, is het slim om te weten wat je precies koopt. De verschillen tussen die drie zijn namelijk groter dan je denkt. Hoe dat precies zit, lees je hier.

Om de juiste keuze te maken, moet je eerst begrijpen hoe een geur eigenlijk in elkaar zit. In de basis bestaat elk luchtje uit een mengsel van alcohol, water en geurstoffen (ook wel parfumolie genoemd). De alcohol fungeert als de drager: zodra je sprayt, verdampt de alcohol en blijven de geurstoffen achter op je huid. Het grote onderscheid tussen de verschillende varianten zit hem puur in de concentratie van die parfumolie. De vuistregel is simpel: hoe hoger het percentage geurstoffen, hoe intenser de geur is en hoe langer je er plezier van hebt.

Parfum (extrait de parfum)

Als we het in de volksmond hebben over 'parfum', bedoelen we vaak gewoon een lekker luchtje. Maar in de officiële termen is parfum (of extrait de parfum) de meest pure en kostbare variant die je kunt kopen. Met een concentratie aan geurstoffen die meestal tussen de 20 en 40 procent ligt, is dit de absolute topklasse.

Omdat de concentratie zo hoog is, bevat deze variant relatief weinig alcohol. Dit maakt puur parfum vaak een uitstekende keuze voor mensen met een gevoelige huid, omdat alcohol de huid kan uitdrogen. De geur is vol, diep en blijft met gemak de hele dag - en vaak zelfs de volgende ochtend nog - hangen. Je hebt er extreem weinig van nodig; vaak wordt parfum daarom niet in een sprayfles verkocht, maar in een klein flesje waarmee je een paar druppels op de huid dept.

Eau de parfum (EDP)

Kijk je in het badkamerkastje van de gemiddelde Nederlander, dan is de kans groot dat je daar een eau de parfum aantreft. Met een geurconcentratie van 15 tot 20 procent biedt deze variant de gulden middenweg. Het is minder zwaar en olieachtig dan puur parfum, maar krachtig genoeg om een hele werkdag of een avond uit mee te gaan. Meestal blijft een eau de parfum zo'n zes tot acht uur goed waarneembaar.

Eau de parfum richt zich vaak op de zogenoemde 'hartnoten' van een geur. Dit zijn de geuren die tevoorschijn komen nadat de eerste alcohol is verdampt. Hierdoor is de geur vaak wat dieper en warmer, wat hem geschikt maakt voor zowel dagelijks gebruik als speciale gelegenheden.

Eau de toilette (EDT)

De term 'eau de toilette' klinkt chique, maar betekent letterlijk 'toiletwater'. Dit stamt uit de tijd dat men deze geur gebruikte om zich in de ochtend mee op te frissen ('toilet maken'). Deze variant is met een percentage van 5 tot 15 procent geurstoffen een stuk lichter en vluchtiger dan (eau de) parfum.

Waar een eau de parfum de diepte in gaat, focust een eau de toilette zich meestal op de toptonen. Dit zijn vaak frisse citrus- of fruitgeuren die je direct ruikt bij het sprayen, maar die ook sneller vervliegen. Een eau de toilette blijft gemiddeld drie tot vijf uur hangen. Het is dan ook een goede keuze voor mensen die niet van zware, bedwelmende geuren houden, of voor gebruik op kantoor waar je je collega's niet wilt overweldigen. Houd er wel rekening mee dat je deze geur halverwege de dag waarschijnlijk even opnieuw moet aanbrengen.

Prijs versus kwaliteit: wat is nu echt goedkoper?

Het lijkt een simpele rekensom: een grote fles eau de toilette is aan de kassa vaak goedkoper dan een klein flesje eau de parfum. Toch kan die goedkopere fles op de lange termijn duurkoop zijn. Omdat eau de toilette sneller vervliegt, heb je de neiging om royaal te sprayen en dit gedurende de dag te herhalen. Hierdoor gaat de fles veel sneller leeg.

Bij een eau de parfum of puur parfum is de aanschafprijs hoger, maar heb je aan één keer een beetje aanbrengen in de ochtend vaak genoeg voor de hele dag. Je doet dus aanzienlijk langer met de flacon.

Wanneer draag je wat?

Als je twijfelt over welke variant je moet kopen, laat dit dan afhangen van het seizoen en de gelegenheid. Warmte versterkt namelijk geur. In de zomer, wanneer je huid warm is, kan een zwaar parfum al snel te overheersend en plakkerig aanvoelen. Een lichte, frisse eau de toilette is dan perfect. In de winter is het juist andersom: kou zorgt ervoor dat geuren minder goed vrijkomen en snel wegvallen. In die maanden, en zeker 's avonds tijdens een diner of feestje, komt een rijkere eau de parfum of parfum veel beter tot zijn recht.

Haal alles uit je geur

Heb je eenmaal je keuze gemaakt, dan wil je natuurlijk dat je zo lang mogelijk lekker ruikt. Een veelgemaakte fout is het wrijven van de polsen na het sprayen. Doe dit niet; door de wrijving creëer je warmte die de geurmoleculen kapotmaakt, waardoor vooral de frisse toptonen direct verdwijnen en de geur vlakker wordt.

Daarnaast hecht parfum slecht op een droge huid. Wil je dat je geur echt lang blijft hangen? Smeer je huid dan eerst in met een geurloze bodylotion of een crème uit dezelfde geurlijn voordat je gaat sprayen. De vetten in de crème houden de geurstoffen vast, zodat jij - of je nu kiest voor eau de toilette of parfum - de hele dag heerlijk ruikt.

Traditionele oordopjes sluiten luisteraars af van hun omgeving, maar JBL gooit het met zijn nieuwe Sense Pro over een andere boeg. Het minispeakertje van dit zogenoemde open ear-model bevindt zich namelijk pal voor jouw gehoorgang. Met name in het verkeer is dat wel zo veilig, want tijdens het luisteren hoor je óók omgevingsgeluid. We nemen de proef op de som.

De JBL Sense Pro is een interessant product voor mensen die reguliere oordopjes niet zo prettig vinden zitten. Je hoeft deze apparaatjes namelijk niet in je oor te proppen. Met behulp van flexibele siliconen oorhaken blijven ze goed op hun plek zitten. Dankzij het zachte materiaal ervaar je tijdens lange luistersessies niet zo gauw irritaties. De Sense Pro zit erg comfortabel in de ronding van je oor. Bedenk wel dat je deze in-ears bij bepaalde activiteiten enigszins voelt wiebelen, bijvoorbeeld wanneer je wild met je hoofd draait of tijdens het sporten. Logisch, want de behuizing zit tenslotte niet klem in jouw gehoorgang. Het is een kwestie van wennen.

©Maikel Dijkhuizen

Accu en bediening

Zodra deze bluetooth-oordopjes na enige oefening eenmaal goed op hun plek zitten, kan het luisteren beginnen. Met een luistertijd van ongeveer acht uur op een enkele batterijlading houdt de Sense Pro het lang vol. De inbegrepen oplaadcase bevat een accu met een capaciteit van nog eens dertig uur. Na slechts tien minuten opladen kunnen de oortjes er weer vier uur tegenaan. Kortom, je hebt onderweg of op afgelegen plekken niet zo snel te maken met lege accu's.

De IP54-gecertificeerde behuizing is spatwaterdicht. Laat ze in de regen dus lekker zitten. Het linker- en rechteroordopje bevatten een klein aanraakpaneeltje. Tik eenmaal aan de linkerkant om het volume harder te zetten en tik tweemaal voor een zachter geluid. Je raakt het rechteroordopje aan om muziek te pauzeren en liedjes te skippen. Via het bedieningspaneel beantwoord je ook nog inkomende oproepen. Voor handsfree gesprekken zijn er maar liefst vier microfoons ingebouwd. Al met al werkt de bediening prima, zodat je jouw smartphone in je zak of tas kunt laten zitten.

©Maikel Dijkhuizen

Gedetailleerd geluid

Op audiovlak heeft JBL zijn zaakjes goed voor elkaar. De Sense Pro levert een kraakhelder geluid met een hoge detaillering. Zelfs bij het luisteren van bombastische muziekstukken zijn alle instrumenten duidelijk te horen. Met de standaard geluidsinstellingen blijft het basniveau voor muziekgenres als hiphop en dance wel iets achter. Geen probleem, want in de JBL Headphones-app pas je het geluid naar eigen smaak aan. Activeer bijvoorbeeld de equalizerinstelling 'Bass' of zelfs 'Extreme Bass'.

Als je graag naar films en series kijkt, komt de ondersteuning voor ruimtelijk geluid goed van pas. Zet in dat geval de optie 'Spatial Sound' aan en ervaar meer audio-effecten. Een nadeel is dat personen in jouw omgeving het geluid afkomstig van de Sense Pro wellicht kunnen horen. Dat komt door de open constructie van de oordopjes. Overigens geldt dit met name wanneer je het volume hoog hebt staan.

©Maikel Dijkhuizen

JBL Sense Pro kopen?

Zoek je in-ears met een goed geluid die jouw oren niet volledig afsluiten van de omgeving? Als je de hoge adviesprijs van 179,99 euro voor lief neemt, bevelen we de JBL Sense Pro van harte aan. Deze oordopjes zitten comfortabel en laten zich eenvoudig bedienen. Bovendien bieden ze ook nog eens een hoge audiokwaliteit en lange accuduur. De Sense Pro is in vijf kleurstellingen te koop.