Ondanks de opkomst van sociale media blijven e-mails een populair communicatiemiddel, en het kan een uitdaging zijn om al die berichten efficiënt te beheren. Met enkele gerichte technieken kun je echter snel weer orde scheppen in de mailmassa. We richten ons op zowel de desktopversie van Outlook als Gmail.

De tips en technieken uit dit artikel draaien eigenlijk allemaal om ‘Inbox Zero’. Dit is een bekende strategie voor het minimaliseren van e-mailafleiding door je inbox (zo) leeg (mogelijk) te houden. Je doet dit door binnenkomende berichten snel, maar bij voorkeur op geplande momenten, te verwerken, zodat je overzicht behoudt en je aandacht kunt richten op belangrijkere taken.

Maar zelfs wanneer je je inbox alleen op vaste tijden controleert, kan dit nog steeds tijd kosten. Daarom richten we ons in dit artikel op functies en technieken in Outlook (classic) en Gmail die je helpen deze taak, zo niet volledig te automatiseren, dan toch aanzienlijk te optimaliseren.

Regels (Outlook)

Een van de beste technieken om je mailflow met minimale inspanning te verbeteren, is inkomende mails automatisch te sorteren, bijvoorbeeld door nieuwsbrieven naar een aparte map te verplaatsen of op een andere manier te markeren. Dit kan in Outlook met e-mailregels.

Een voorbeeld van zo’n regel is het automatisch doorsturen van specifieke mails naar een map, met een automatische reactie op basis van de inhoud of afzender. Ga naar Bestand en kies Regels en waarschuwingen beheren. Klik op Nieuwe regel maken en selecteer onder Beginnen met een lege regel de optie Regel toepassen op berichten die ik ontvang. Klik op Volgende om de voorwaarden in te stellen, waar je bijvoorbeeld afkomstig van personen of openbare groep of met specifieke tekst in het onderwerp kunt aanvinken. Klik in het onderste paneel op de onderstreepte tekst om afzenders of trefwoorden toe te voegen. Kies Volgende om acties te bepalen, zoals verplaats het bericht naar naam map en beantwoord het bericht met een specifieke sjabloon. Klik vervolgens op naam map en selecteer de gewenste map. Klik daarna op een specifieke sjabloon en kies een passend mailsjabloon. Heb je nog geen sjabloon, maak dan eerst een geschikte berichttekst aan, klik op Bestand / Opslaan als en kies Outlook-sjabloon (*.oft) in het uitklapmenu.

Klik vervolgens op Volgende, stel eventuele uitzonderingen in (bijvoorbeeld behalve als mijn naam in het vak CC voorkomt), geef je regel een naam en rond af met Voltooien.

Je kunt in Outlook uit veel voorwaarden kiezen voor je e-mailregels.

Filters (Gmail)

Ook Gmail biedt diverse voorwaarden bij het instellen van e-mailregels, hoewel deze minder krachtig en uitgebreid zijn dan in Outlook. We tonen je kort hoe je vanuit de browser in Gmail met zogeheten filters werkt. Klik op het tandwielpictogram en kies Alle instellingen bekijken. Ga naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen en selecteer Nieuw filter maken. Vul in het pop-upvenster de gewenste criteria in: bij Van kun je bijvoorbeeld specifieke afzenders opgeven, en bij Onderwerp en/of Met de woorden kun je trefwoorden invoeren. Bevestig met Filter maken en kies vervolgens acties voor de gefilterde e-mails. Zo kun je Het label toepassen aanvinken, een bestaand label kiezen of via Nieuw label een nieuw label aanmaken – dit werkt vergelijkbaar met een mailmap in Outlook. Sluit af met Filter maken.

Jammer genoeg kun je niet zomaar een automatische reactie instellen voor een specifiek filter. Gmail biedt namelijk alleen een algemene automatische antwoordoptie die geldt voor alle inkomende berichten, eventueel beperkt tot je contacten. Dit stel je in via het tandwielpictogram bij Alle instellingen bekijken, onderaan het tabblad Algemeen. Wil je toch een automatische reactie koppelen aan een specifiek filter, dan moet je Google Apps Script gebruiken met een tijdgestuurde trigger. Meer hierover kun je lezen in het artikel Van handmatig naar automatisch: scripts voor Gmail en Google Agenda.

Je kunt in Outlook uit heel wat voorwaarden kiezen voor je e-mailregels.

Zoekfilters (Outlook en Gmail)

Als je specifieke e-mailberichten zoekt, zoals ongelezen berichten of mails met bijlagen, biedt Outlook handige ingebouwde filteropties. Deze vind je op het tabblad Start in de sectie Zoeken bij E-mail filteren, met keuzes als Ongelezen, Met bijlagen of Belangrijk. Je kunt ook filters combineren; in het zoekveld bovenaan verschijnen dan de zoekfilters als urgentie:hoog of heeftbijlagen:waar. Bekijk hier een volledig overzicht van deze zoekfilters.

Gmail heeft ook een krachtige zoekfunctie met zoekoperatoren zoals label:<label>, from:<e-mailadres> of is:unread. Deze zoekopdrachten kun je direct intikken in de zoekbalk bovenaan, ook meerdere tegelijk. Op deze pagina vind je een mooie aanzet met voorbeelden. Je kunt deze zoekfilters bovendien invullen in hetzelfde dialoogvenster als bij Nieuw filter maken (zie boven), waarbij je deze keer klikt op Zoeken in plaats van op Filter maken.

Zoekfilters: gewoon selecteren of zelf aan de slag gaan met zoekoperatoren.

Zoekmappen (Outlook)

Gebruik je vaak dezelfde zoekopdrachten, dan kun je hier beter zoekmappen van maken. Deze virtuele mappen verzamelen automatisch e-mails op basis van je ingestelde criteria. Zoekmappen zijn dynamische verzamelmappen: ze slaan berichten niet opnieuw op, maar verwijzen naar alle berichten in je postvak die aan de criteria voldoen. Ze worden ook continu bijgewerkt, zodat nieuwe berichten die aan je criteria voldoen direct in de zoekmap verschijnen.

Een zoekmap maak je in Outlook door onderaan de mappenlijst met rechts te klikken op Zoekmappen en te kiezen voor Nieuwe zoekmap. Je kunt kiezen uit ongeveer 13 vooraf ingestelde zoekmappen, zoals Ongelezen e-mail, E-mail die rechtstreeks aan mij is verzonden, Oude e-mail, enzovoort. Onderaan vind je ook de optie Een aangepaste zoekmap maken. Klik dan op Kiezen en vervolgens op Voorwaarden om de zoekcriteria precies af te bakenen, op diverse tabbladen. Na bevestiging met OK verschijnt de zoekmap onder Zoekmappen onderaan de mappenlijst. Klik met rechts op zo’n zoekmap en kies Deze zoekmap aanpassen om de zoekcriteria te wijzigen.

Een zoekmap kan uit verschillende gecombineerde zoekcriteria zijn opgebouwd.

Labels (Gmail)

Gmail heeft geen echte zoekmappen, maar je kunt vergelijkbare functionaliteit bereiken door slimme filters en labels te combineren.

Stel dat je alle werkgerelateerde e-mails met bijlagen automatisch wilt organiseren. Begin dan met het aanmaken van een filter door iets als info@<bedrijf>.nl bij Van: in te vullen en Bevat bijlage aan te vinken. Bevestig met Filter maken, vink Het label toepassen aan, kies Nieuw label en geef dit bijvoorbeeld de naam WerkBijlagen. Na bevestiging worden alle e-mails die aan de ingestelde criteria voldoen automatisch onder dit label geplaatst. Een belangrijk verschil met Outlook-zoekmappen is dat Gmail-labels niet virtueel zijn; het zijn echte mappen waar de e-mails fysiek in terechtkomen.

Daarnaast kun je altijd nieuwe labels creëren door in het linkerpaneel op de +-knop bij Labels te klikken en een naam in te voeren. E-mails kun je ook altijd handmatig selecteren (door een vinkje te plaatsen) en deze vervolgens naar het gewenste label te verslepen.

Categorieën (Outlook)

In Outlook kun je ook orde scheppen in je berichten met categorieën. Selecteer een of meer berichten (houd Ctrl of Shift ingedrukt) en klik met rechts op je selectie. Kies vervolgens Categoriseren; standaard verschijnen dan zes kleurcategorieën, waarmee je een gekleurd blokje toevoegt aan de geselecteerde e-mails. De eerste keer dat je een vooraf ingestelde categorie selecteert, krijg je de optie om de Naam en Kleur aan te passen. Daarnaast kun je een Sneltoets (van Ctrl+F2 tot Ctrl+F12) toewijzen aan een categorie voor snellere toewijzing.

In het snelmenu kies je Alle categorieën om zelf categorieën te maken, zoals Dringend (rood), Minder dringend (geel of groen) of ProjectX, voor snelle toegang tot mails rond hetzelfde project. Met de pijlknop bovenaan de maillijst kun je berichten eenvoudig rangschikken op Categorie, maar je kunt ook zoekmappen creëren om berichten van dezelfde categorie automatisch samen te brengen.

Je kunt ook eigen categorieën (met een aparte kleur en sneltoets) maken in Outlook.

Vlaggen en herinneringen (Outlook)

Outlook biedt naast categorieën ook vlaggen aan, ideaal om e-mails op te volgen zonder ze uit het oog te verliezen.

Klik met de rechtermuisknop op een mail(selectie) en kies Opvolgen in het menu. Selecteer een optie zoals Vandaag, Morgen, Deze week, Volgende week of Geen datum, en er verschijnt een vlaggetje bij de mails. Outlook koppelt standaard een herinnering aan deze vlaggen, met een pop-upnotificatie en eventueel een geluidsmelding, meestal rond 17 uur aan het einde van de periode. In Bestand / Opties, in de sectie Geavanceerd, bij de rubriek Herinneringen, kun je deze meldingen verder instellen. Om zeker te zijn dat je geen herinneringen mist, kun je het best de vier beschikbare opties aanvinken. Via Bladeren kun je een wav-bestand voor meldingen selecteren (via deze website kun je eventueel eerst audio omzetten naar wav).

Als geen van de standaardperiodes bij Opvolgen voldoet, kies dan Aangepast (beschikbaar wanneer je slechts een bericht hebt geselecteerd) en stel zelf een Begindatum en Vervaldatum in, eventueel met een vinkje bij Herinnering. Ook hier is het mogelijk een zoekmap te creëren die nog op te volgen mails mooi samenbrengt: kies bij Nieuwe zoekmap de optie E-mail gevlagd voor opvolgen.

Kies ‘Aangepast’ om zelf het tijdstip voor opvolgen van een bericht te bepalen.

Opvolgen (Gmail)

Gmail biedt geen exacte vervanger voor de categorieën en opvolgfuncties met herinneringen, zoals in Outlook, maar met enkele slimme trucs kun je toch een vergelijkbare workflow creëren.

Labels dienen als alternatief voor categorieën. Je kunt een label een specifieke kleur geven door op de drie puntjes naast een label te klikken en Labelkleur en Aangepast kleur toevoegen te kiezen. Voor het uitstellen van berichten gebruik je het klokpictogram Snoozen rechts van de e-mail. Hiermee kun je een moment instellen waarop de e-mail weer zichtbaar wordt in je inbox: Later vandaag, Morgen, Volgende week of een eigen datum en tijd via Kies datum en tijd. Het bericht wordt dan tijdelijk verplaatst naar de map Gesnoozed en keert terug op het gekozen tijdstip. Voor een visuele melding schakel je meldingen in via het tandwielpictogram, waar je Alle instellingen bekijken selecteert. Op het tabblad Algemeen scrol je naar Desktopmeldingen en vink je Nieuwe e-mailmeldingen aan.

Wil je een specifieke herinnering koppelen, voeg dan de e-mail toe aan Google Taken. Klik met rechts op de mail, kies Toevoegen aan Tasks en stel in het deelvenster Taken een naam, datum en tijd in. Op het ingestelde moment stuurt Google Taken een melding voor deze taak.

Via een ‘taak’ kun je een herinnering koppelen aan een specifiek e-mailbericht.

Snelle stappen (Outlook)

In Outlook kun je ook taken die bijdragen aan ‘Inbox Zero’ verregaand automatiseren met behulp van Snelle stappen. Stel dat je aan een project werkt en regelmatig updates ontvangt die je in een specifieke map wilt opslaan en automatisch naar een collega wilt doorsturen. Open hiervoor het tabblad Start en klik op Snelle stappen. Kies Nieuwe snelle stap en selecteer Aangepast. In het dialoogvenster kies je de actie Naar map verplaatsen en selecteer je de gewenste map. Klik daarna op Actie toevoegen, selecteer Doorsturen en voer het gewenste e-mailadres in. Je kunt ook een Sneltoets aan deze snelle stap koppelen. Bevestig met Voltooien om de stap toe te voegen aan de lijst met Snelle stappen, zodat je deze eenvoudig kunt activeren met een druk op de knop of via de sneltoets.

In Gmail bestaat geen directe tegenhanger voor Snelle stappen, maar je kunt wel filters instellen, sneltoetsen inschakelen (via Alle instellingen bekijken, op het tabblad Algemeen bij Sneltoetsen aanzetten en Meer informatie), of Google Apps Script inzetten voor complexere automatiseringen.

Automatiseer bepaalde acties in Outlook met behulp van Snelle Stappen.

Archiveren (Outlook en Gmail)

Inbox Zero omvat ook het verwijderen van berichten die niet langer relevant zijn uit je Postvak IN. Dit kun je handmatig doen, maar er zijn functies die het proces deels automatiseren. Berichten kunnen linea recta naar Verwijderde items of Prullenbak worden verplaatst, maar een minder rigoureuze aanpak is archiveren.

In Outlook selecteer je een of meer berichten, klik je met rechts op de selectie en kies je Archiveren. Deze e-mails worden standaard naar de map Archief verplaatst, waar je ze later nog kunt raadplegen en doorzoeken.

In Gmail werkt archiveren vergelijkbaar: kies Archiveren in het contextmenu van geselecteerde berichten. De e-mails verdwijnen nu uit je inbox en worden opgeslagen in de map Alle e-mail (in het navigatievenster, mogelijk onder Meer). Als iemand reageert op een gearchiveerd bericht, verschijnt het bericht automatisch opnieuw in je inbox.

Archiveren: minder ingrijpend dan opschonen en naar de prullenbak verwijzen.

Ga je een nieuwe elektrische tandenborstel kopen? Gooi vooral de oude niet weg! Met een nieuw setje (goedkope) opzetborstels heb je ineens een ultieme schoonmaakhulp in handen. Je krijgt 10 tips voor lastige schoonmaakklusjes waar je nu moeiteloos je tanden in zet.

Lees ook: Dé 15 dingen die je altijd vergeet schoon te maken (maar nu niet meer!)

1. Lichtschakelaars

Bij het normale schoonmaakrondje worden lichtknoppen vaak over het hoofd gezien. Maar na verloop van tijd worden ze toch echt smoezelig, vooral als je ze vaak met vette of natte vingers aan en uit zet. Met een elektrische tandenborstel met een droge(!) opzetborstel maak je de schakelaar eenvoudig schoon: het vuil wordt als het ware losgetrild. De ronddraaiende borstelkop komt ook in de kiertjes rond de schakelaar, waar je met een doek lastig bij komt. Klaar? Neem dan af met een (weer droge) microvezeldoek om echt alle viezigheid weg te vegen.

2. Spoelbakken en werkbladranden

In de kier tussen spoelbak en keukenblad verzamelt zich vuil dat nauwelijks weg te krijgen is met een spons. Gebruik een elektrische borstel met een drupje afwasmiddel of ontvetter om dit randje schoon te maken. Laat de borstelkop rustig draaien langs de randen, spoel na met warm water en droog af.

3. Zolen en randen van sneakers

Witte zolen, rubberen randen en reliëflogo’s op schoenen fris je eenvoudig op met een elektrische tandenborstel en een papje van baking soda en water. Breng het mengsel aan op de vieze plekken en laat de draaiende borstel het vuil loswerken. Zo hoef je niet te schrobben met kracht. Werkt goed bij sportschoenen, sneakers en kinderschoenen.

4. Tussen toetsen of knopjes

Op toetsenborden, afstandsbedieningen en andere elektronische apparaten blijven stof en kruimels hangen. Met een droge borstelkop kun je vuil los trillen tussen de knoppen. Gebruik geen water, maar veeg het losgeborstelde vuil weg met een doek of zuig het op met een stofzuiger met smal mondstuk.

©splitov27

5. Fietsketting

Een elektrische tandenborstel is ook handig bij het onderhoud van je fiets. Smeer de ketting in met een ontvetter die specifiek geschikt is voor fietsonderdelen en laat de borstelkop het opgehoopt vuil, oude smeermiddelen en roest losmaken. Gebruik een opzetkop die je specifiek voor dit soort klussen bewaart. Spoel daarna grondig af en droog. Vergeet niet om daarna de ketting opnieuw in te smeren met een geschikte fietskettingolie of -vet.

6. Randen van douchedeuren of -wanden

Kalkaanslag en zeepresten hechten zich aan de rubbers en randen van douchedeuren. De elektrische tandenborstel werkt deze aanslag moeiteloos weg, vooral in combinatie met schoonmaakazijn. Laat kort inwerken, borstel schoon, en spoel na.

7. Ventilatieroosters

Ventilatieroosters of luchtopeningen zijn lastig schoon te houden. Met een droge borstelkop borstel je stof van de lamellen zonder dat het alle kanten op vliegt. Je kunt de borstel ook licht vochtig maken en daarna alles afnemen met een doek.

8. Sieraden

Sieraden met steentjes of fijne details kun je voorzichtig schoonmaken met een elektrische tandenborstel. Gebruik wat lauw water met een drupje afwasmiddel, laat de borstelkop zacht draaien, en werk vuil uit de randjes. Ideaal voor ringen, oorbellen of kettingen die je niet wilt beschadigen.

9. Kinderstoel

Kruimels, sap en plak verdwijnen niet zomaar uit de kieren van een kinderstoel. Met een elektrische borstel en een beetje afwasmiddel werk je dat vuil er makkelijk uit. Let op: niet te nat maken bij houten stoelen.

10. Douchekoppen, kraanonderdelen en bevestigingen

Op en rondom de douchekraan, de glijstang of de wandbevestiging van de douchekop blijven vaak vette zeepresten zitten. Met een elektrische tandenborstel en wat allesreiniger kom je makkelijk langs de randjes en rubbers. Even borstelen, naspoelen en droogwrijven.

💪 Schrobben zonder stress

Een elektrische tandenborstel met een aparte opzetkop is eigenlijk onmisbaar als je houdt van snel en grondig schoonmaken. Perfect voor randjes, kieren, rubber, profiel en reliëf. Reserveer een borstel alleen voor schoonmaak en je hebt een nieuwe favoriet in het keukenkastje!

Af en toe heb je in Excel willekeurige getallen nodig voor een steekproef, om formules te testen of om een voorbeeld samen te stellen. Uiteraard kun je zelf wat cijfers op het toetsenbord roffelen, maar veel gemakkelijker is dit door Excel zelf te laten uitvoeren.

Stap 1: Willekeurige decimalen

Wanneer je in een cel de formule =ASELECT() typt, zal Excel een willekeurig getal tussen 0 en 1 vormen. Sleep die formule naar beneden om de kolom verder te vullen met lukrake getallen tussen 0 en 1. Dit zullen telkens waarden zijn van vijftien decimalen. Als je niet zover na de komma wilt werken, dan kun je de cellen selecteren en in het tabblad Start in de groep Getal de knop Minder decimalen gebruiken.

Wil je andere getallen, druk dan op de functietoets F9 zodat alles opnieuw berekend wordt. Je moet er wel rekening mee houden dat iedere keer dat je iets in dit rekenblad toevoegt of wijzigt, alle random waarden opnieuw worden berekend. Dus als je ergens in een cel bijvoorbeeld Hallo typt en je drukt op Enter, zullen alle ASELECT-waarden wijzigen. Dat los je op door al deze waarden te selecteren, te kopiëren en op dezelfde plaats te plakken met Plakken speciaal / Waarden plakken.

De formule =ASELECT() vormt willekeurige getallen tussen 0 en 1.

Stap 2: Reeks begrenzen

Dit zijn dus allemaal getallen kleiner dan 1. Wil je getallen tussen 1 en 10, dan kun je in de kolom daarnaast de formule =1+9*(A1) toepassen, in de veronderstelling dat het eerste gegenereerde getal van daarnet in A1 staat. Sleep dan het resultaat naar beneden en dan krijg je ook daar een kolom met waarden tussen 1 en 10.

Wil je willekeurige getallen tussen 1 en 100, dan wordt de formule =1+99*(A1). Voor getallen tussen 1 en 1000 is de formule =1+999*(A1) enzovoort.

In kolom C vragen we random waarden tussen 1 en 100, gebaseerd op de waarden van kolom A.

Stap 3: Raster vullen

Wil je gehele getallen tussen twee grenswaarden laten vormen door Excel, dan combineer je ASELECT met GEHEEL. Deze formule zal bijvoorbeeld willekeurige gehele getallen vormen kleiner dan 1000: =GEHEEL(ASELECT()*1000)

Het getal 1000 zal er zelf nooit bij staan. Sleep deze formule naar beneden om de kolom met willekeurige getallen te vullen en in dit voorbeeld hebben we de formule ook naar enkele kolommen daarnaast gesleept.

Ook hier dezelfde opmerking: om de random waarden te fixeren, moet je ze kopiëren en plakken als waarden.

Wanneer we de cellen naar beneden en naar rechts kopiëren, krijgen we een rooster met willekeurige getallen.