Freewaremakers zijn meestal enthousiaste computergebruikers die niet programmeren uit winstbejag, maar hun vaardigheden inzetten om iets te verbeteren. Dankzij de gratis programma’s wordt computeren leuker en handiger! We bespreken de beste freeware van dit moment en nieuwe versies van ‘evergreens’.

Tip 01: Templatemaker - Doe-het-zelf

Geschikt voor: elk systeem

We herinneren ons van vroeger boeken met bouwplaten waar je onderdelen moest uitknippen, vouwen en op de juiste wijze aan elkaar lijmen om allerlei objecten te maken, variërend van eenvoudige meetkundige figuren tot replica’s van beroemde gebouwen.

Behalve dat het een leuk tijdverdrijf is, vormt het spelen met dit soort bouwplaten ook een leuk onderwerp voor creatieve en geld besparende doe-het-zelf-projecten. Het enige dat je nodig hebt is een printer die aan je pc of mobiele apparaat is gekoppeld, een schaar, een flinke stapel papier en wellicht etalagekarton om ontwerpen die stevigheid vereisen op over te trekken. En de ontwerpen zelf? Die vind je op www.templatemaker.nl.

Deze site biedt een imposante collectie sjablonen voor het zelf maken van allerlei (cadeau)verpakkingen in een veelheid aan leuke creatieve vormen, alledaags verpakkingsmateriaal zoals zelfgemaakte enveloppen of doosjes, geometrische vormen die zijn te gebruiken als decoratie en zelfs een beroemde 3D-puzzel in de vorm van de zogeheten Soma-kubus.

En … in tegenstelling tot de bouwplaten van vroeger kun je de maten van alle ontwerpen op deze leuke site helemaal aan je eigen behoefte aanpassen.

©PXimport

Tip 02: Spydish - Privé

Geschikt voor: Windows 10

We kunnen ons haast niet meer voorstellen dat er een tijd was waarin computers níet voortdurend met de buitenwereld waren verbonden. Het is dan ook handig om altijd allerlei informatie onder handbereik te hebben en om al je software zonder moeite bij te kunnen werken naar de laatste versie. Uiteraard zijn er ook schaduwzijden, zoals malware en het wakend oog van bedrijven die voortdurend over je schouder meekijken.

Met de komst van Windows 10 behoort ook Microsoft tot die bedrijven. Wat ze van je mogen bijhouden, kun je uitgebreid vastleggen in de privacyinstellingen. Het vervelende is dat deze niet alleen verspreid zijn over verschillende onderdelen van de vele beschikbare systeeminstellingen, maar ook dat er met nieuwe Windows-updates nog weleens het een en ander verandert.

Spydish biedt een centrale plek om al deze instellingen naar wens aan te passen. Elk van de vele instellingen biedt een pop-up waarin je kunt lezen wat het doel van die instelling is.

Omdat sommige instellingen van belang zijn voor het goed functioneren van Windows, raden we dit programma alleen aan voor mensen die thuis zijn in de materie.

©PXimport

Tip 03: Slitheris - Inhoudsopgave

Geschikt voor: Windows 7, 8.x, 10

Een gemiddeld huishouden van vier personen heeft tegenwoordig al snel vele apparaten die gebruikmaken van het lokale netwerk: meerdere pc’s en/of laptops, de nodige smartphones en tablets, een netwerkprinter, een nas, een of meer mediaspelers, spelcomputers en in toenemende mate apparaten die ons huis ‘smart’ moeten maken door bijvoorbeeld via een app de cv, de verlichting of de gordijnen te kunnen bedienen. Hoe hou je daar in hemelsnaam zicht op?

Dat kan met een netwerkscanner. Slitheris Network Discovery is op dat gebied een hele fraaie. Na de start is het programma wel even zoet, want het moet alle mogelijke lokale netwerkadressen aan de tand voelen (pingen) en bovendien kent het wat foefjes voor wanneer apparaten zo’n ping opzettelijk niet beantwoorden. Om gevonden te worden, moet al die hardware uiteraard wel op dat moment op het netwerk zijn aangesloten en aan staan, maar van alles waarvoor dat geldt, geeft Slitheris u na enkele minuten een zeer gedetailleerd overzicht, inclusief informatie zoals fabrikant, besturingssysteem en netwerkadres.

©PXimport

Tip 04: VSDC Free Video Editor - Geluid, camera, actie!

Geschikt voor: Windows 7, 8.x, 10

Waar we voor fotobewerking naast commercieel aanbod kunnen kiezen uit een breed scala aan gratis producten, hebben we voor videobewerking aanmerkelijk minder keus. Toch zijn er wel enkele uitstekende producten die je niets kosten en VSDC Free Video Editor valt daar zeker onder.

VSDC is een zogeheten niet-lineaire editor, wat inhoudt dat je niet afhankelijk bent van de volgorde van het opgenomen materiaal. Je kunt simpelweg fragmenten uit een of meer video’s – desgewenst samen met foto’s – op een willekeurige plek op de tijdlijn plaatsen en tussen deze fragmenten overgangen aanbrengen.

Om een uniforme kwaliteit te garanderen, kun je alle gebruikte fragmenten uitgebreid te lijf met de correctiegereedschappen die we ook in fotobewerkers vinden. Ook kun je er de nodige filters op loslaten.

Om de productie verder te verfraaien, kun je beelden op allerlei manieren met elkaar combineren (bijvoorbeeld door middel van ‘green screen’) en teksten en andere grafische elementen toevoegen. Deze kunnen zelfs automatisch meebewegen met bijvoorbeeld personen in de video.

Uiteraard zijn er ook de nodige hulpmiddelen om met geluid te werken en er zijn zelfs functies die je helpen om beelden te synchroniseren met de beat van muziek.

©PXimport

Tip 05: MediaMonkey - Georganiseerd

Geschikt voor: Windows 7, 8.x, 10

Er zijn programma’s om muziekverzamelingen mee te beheren, er zijn programma’s om videocollecties mee te beheren en … er is MediaMonkey dat het allebei doet.

MediaMonkey is al jaren van de partij en gooide van meet af aan hoge ogen als het ging om de hoeveelheid functies en de degelijkheid van het programma, maar zelfs na al die tijd weten de makers nog altijd nuttige nieuwe functies toe te voegen.

Het programma is er in twee versies (die allebei ook portable beschikbaar zijn). Naast de betaalde Gold-versie met alle functies is er een gratis versie met enkele beperkingen, maar die zijn voor de meeste gebruikers niet van belang (zoals een lagere brandsnelheid voor wie cd’s of dvd’s wil branden – wie doet dat nog?).

Met de gratis versie beheer je moeiteloos mappen met honderdduizenden titels muziek, films, series en podcasts. Voor wat betreft muziek kan MediaMonkey je helpen deze automatisch te taggen en van hoesjes te voorzien.

Als het gaat om afspelen is er onder andere een speciale feest-modus, waarin je je pc afspeellijsten kunt laten spelen zonder dat feestgangers de pc kunnen beïnvloeden.

©PXimport

Tip 06: GeoHack - Aardig

Geschikt voor: elk systeem

We kennen natuurlijk allemaal Google Maps om snel een plattegrondje mee op te vragen van een bepaalde locatie en ook de namen Bing en OpenStreetmap zullen bij menigeen een belletje doen rinkelen. Deze kaartdiensten vormen nog maar het topje van de ijsberg als het gaat om het aanbod van geografische data. Wie nieuwsgierig is naar de wereld en écht het naadje van de kous wil weten, kan terecht bij het handige GeoHack.

Aangekomen op de site van deze dienst zie je slechts een paar kale invulvakken waar je coördinaten moet invoeren in klassieke notatie (graden, minuten, seconden) of in decimale vorm. Deze kun je desgewenst vinden via Google Maps. Eenmaal ingevoerd leiden ze je naar een overzichtspagina waar je links vindt naar zo’n beetje alle op internet beschikbare kaarten en satellietbeelden van die locatie, waarbij uiteraard niet elke dienst de hele wereld dekt.

En dat alles is nog maar het begin. In de lijst vind je ook links naar pagina’s met foto’s die nabij de opgegeven locatie zijn gemaakt, Wikipedia-artikelen over nabijgelegen plaatsen, sites met weergegevens en meer.

©PXimport

Tip 07: Multi Commander - Op commando

Geschikt voor: Windows XP, Vista, 7, 8.x, 10

We kunnen het niet vaak genoeg herhalen: het blijft vreemd dat Windows Verkenner, nadat het product al meer dan 25 jaar bestaat, nog steeds geen modus voor een dubbel venster biedt met alle voordelen die dat met zich meebrengt. Het werken met bestanden is ten slotte een van de meest essentiële taken van een besturingssysteem. Maar goed, het is wat het is en er zijn alternatieven bij de vleet, zoals Multi Commander.

Multi Commander biedt uiteraard alle gebruikelijke mogelijkheden om bestanden te hernoemen, kopiëren en verplaatsen, waarbij dat laatste natuurlijk makkelijker gaat dan in Verkenner vanwege de twee naast elkaar gelegen vensters en de optie om hierin meerdere tabbladen te openen. Dat is nog maar het begin van de lange lijst met functies.

Een hele fijne is bijvoorbeeld de mogelijkheid om met archiefbestanden te werken als waren het gewone mappen. Ook biedt Multi Commander speciale ingebouwde functies voor foto’s, video’s en audio, zoals het roteren van afbeeldingen, het exporteren van mp3-tags of het opvragen van informatie over een videobestand. Daarnaast is het programma uit te breiden via zelfgemaakte scripts en downloadbare plug-ins.

©PXimport

Tip 08: QTranslate - Grenzeloos

Geschikt voor: Windows XP, Vista, 7, 8.x, 10

Zelfs wie meer talen dan alleen het Nederlands beheerst, zal regelmatig op websites stuiten in een taal die hij niet kent. En heb je al een redelijke kennis van een vreemde taal, dan nog zal die zelden het niveau halen van iemand wiens moedertaal het is en dus stuit je soms op uitdrukkingen die je niet thuis kunt brengen.

Nu kun je online hele webpagina’s laten vertalen, bijvoorbeeld door Google, maar daaraan kleeft het nadeel dat dan ook alles wordt vertaald wat je wél begrijpt en dat gebeurt niet altijd optimaal. Nee, dan pakt QTranslate het handiger aan. Wie dit programma op de achtergrond draait, hoeft slechts een tekst te markeren en tweemaal op de Ctrl-toets te tikken om een vertaling te krijgen in een pop-upvenster. Daarbij is het meestal zo dat QTranslate zelf de brontaal herkent.

Een bijkomend voordeel is dat dit programma niet alleen gebruikmaakt van de vertaaldienst van Google, maar bijvoorbeeld ook van Microsoft, Babylon en het uitstekende op AI gebaseerde DeepL, dat voor de talen die het ondersteunt vaak meer natuurlijke vertalingen levert. Welkom in een grenzeloze (taal)wereld!

©PXimport

Tip 09: Remembr - Geheugensteun

Geschikt voor: Windows 7, 8.x, 10

Lange tijd was Windows buitengewoon vergeetachtig. Wanneer je met Ctrl+C iets naar het Klembord kopieerde, werd dat bij een volgende kopieeropdracht spontaan vergeten, omdat het besturingssysteem slechts één item tegelijk kon onthouden. Niet verwonderlijk daarom dat er allerlei programmaatjes werden gemaakt door derden om dit probleem te ondervangen. Met de komst van Windows 10 kwam ook eindelijk het langverwachte Klembord dat eerdere kopieeropdrachten kon onthouden en dat je oproept met Windows-toets+V. Alhoewel dat producten voor derden enigszins overbodig maakte, zijn er toch nog wel redenen te bedenken om voor een alternatief te kiezen. Remembr is zo’n alternatief.

Het programma nestelt zich in je Systeemvak en handelt op de gebruikelijke wijze knip- en plak-opdrachten af. Open je het venster, dan zie je een geschiedenis van eerder gekopieerde items waaruit je de gewenste eenvoudig kunt aanklikken.

Behalve voor mensen die nog niet met Windows 10 werken (en dus een onthoud-functie missen), biedt Remembr ook een voordeeltje voor wie wel met het nieuwste besturingssysteem werkt. In Remembr kun je namelijk teksten in je kopieergeschiedenis doorzoeken.

Vanwege de onthoud-functie van Windows 10 wordt Remembr niet meer bijgewerkt, maar in zijn huidige vorm voldoet het prima.

©PXimport

Tip 10: DVD Flick - Op schijf

Geschikt voor: Windows XP, Vista, 7, 8.x, 10

Alhoewel veel mensen tegenwoordig van alles en nog wat streamen, is de dvd nog niet uitgespeeld. Veel mensen maken (eventueel naast het streamen) nog gebruik van een dvd-speler en voor het streamen van videobestanden in lagere resoluties is een dvd in de vorm van een iso-bestand ook nog altijd interessant, al was het alleen maar vanwege de mogelijkheid om verschillende videobestanden samen te voegen en van menu’s te voorzien.

Dergelijke bestanden maak je eenvoudig met het al wat oudere maar nog altijd goed werkende DVD Flick.

Het programma leest bewegend beeld in een veelheid aan formaten, zoals divx, avi en mkv, en converteert deze bestanden naar het voor dvd vereiste mpeg-formaat. Het resultaat van deze conversie kun je wegschrijven als iso-bestand of rechtstreeks branden op een schijfje.

Zeker wanneer je meerdere korte filmpjes op een dvd wilt zetten, dan is het prettig om die bij het afspelen eenvoudig te kunnen selecteren. Voor dat doel kun je uit verschillende menustijlen kiezen, de volgorde van de te converteren video’s naar wens aanpassen en aan deze menu’s koppelen.

©PXimport

Tip 11: Instabee - Plaatjes graaien

Geschikt voor: Windows 7, 8.x, 10

We herinneren ons de tijd waarin je foto’s maakte op een fotorolletje. Dat moest vervolgens worden afgedrukt en wanneer vrienden tussen die afdrukken plaatjes zagen die ze ook graag wilden hebben, dan moesten die worden bijbesteld, een handeling waarvan de uitkomst zomaar een week op zich liet wachten. Nu delen we voortdurend afbeeldingen via allerlei platforms en Instagram is daarvan een van de populairste.

Nu is het mooi dat je afbeeldingen op iemands Instagram-account kunt bekijken zodra ze erop zijn gezet, maar wat als je ze op je eigen schijf wilt hebben staan? Dan is er het handige Instabee.

Met Instabee kun je met één muisklik razendsnel álle beeldmateriaal van een volledige account downloaden. Dit wordt vervolgens weggeschreven in een map met de naam van dat account. Voor wat betreft Instagram-gebruikers waarvan de inhoud openbaar is, kan dat zelfs wanneer je zelf geen gebruiker van het platform bent en dat ondanks de oproepen van Instagram om in te loggen. Wil je materiaal downloaden dat alleen voor vrienden toegankelijk is, dan moet je uiteraard wel inloggen.

©PXimport

Tip 12: SMPlayer - Speels

Geschikt voor: Windows 7, 8.x, 10, Linux

Wie audio- en videobestanden wil afspelen, heeft de keus uit heel wat programma’s, waaronder Windows’ eigen mediaspeler. Naast bekende namen zoals VLC zijn er ook minder bekende titels die daar zeker niet voor onderdoen. Een mooi voorbeeld is SMPlayer. Deze mediaspeler ondersteunt niet alleen een enorm aantal bestandsformaten, maar heeft ook een keur aan handige functies.

SMPlayer biedt allerlei filters om de beeldkwaliteit in realtime aan te passen en kent de mogelijkheid om video’s in stapjes sneller of langzamer af te spelen. Zijn die video’s in een taal die je niet kent, dan kun je vanuit het programma ondertitels zoeken. Als die niet lekker synchroon lopen, dan kun je dat eenvoudig aanpassen.

Ook is er de mogelijkheid om video en audio via een url af te spelen en is er een plug-in om YouTube-video’s te downloaden.

Behalve de installatieversie is er ook een portable-editie, zodat je alles wat je maar wilt kunt afspelen zonder codecs te hoeven installeren.

©PXimport

Gevaarlijk?

©PXimport

Niet te snel klikken

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).