Meerdere mailadressen beheren met Thunderbird
Meerdere mailadressen beheren kan met software als Thunderbird, ook als deze adressen bij verschillende providers zijn aangemaakt. Zo komen al je e-mails op dezelfde plek binnen. We leggen uit hoe Thunderbird installeren werkt en lopen de belangrijkste instellingen met je door.
Thunderbird is opensource en dus gratis te gebruiken. Tijdens het installeren kun je direct aangeven dat Thunderbird het standaardmailprogramma op je pc moet worden. Dat kun je eventueel ook later regelen via de Windows-instellingen. Zodra de installatie is voltooid kun je het eerste e-mailaccount opgeven. Dat kan een account van een willekeurige provider zijn, wij nemen Google Mail als voorbeeld.
Je geeft de naam op die aan anderen moet worden getoond, het e-mailadres waar het om gaat en het bijbehorende wachtwoord. Afhankelijk van het beveiligingsniveau dat je bij Google Mail hebt ingesteld, moet je mogelijk in een apart venster of op je smartphone bevestigen dat je Thunderbird toegang tot je account wilt geven.
Zodra dit is geregeld, kun je de berichten van dit account op je gemak bekijken, beantwoorden en uiteraard ook nieuwe berichten opstellen. Belangrijk om te weten is dat alle post nog steeds in de cloud bij Google Mail is opgeslagen. Je kunt er dus nog steeds bij via de browser van je telefoon of een willekeurige computer, net als met zoiets als de Gmail-app op je smartphone.
©PXimport
Mocht je iets willen wijzigen aan de accountinstellingen, rechtsklik dan op de accountnaam in de linkerkolom en kies de optie Instellingen. Of klik rechtsboven in het programma op het menupictogram (de drie liggende streepjes). Kies daar de optie Accountinstellingen.
Op deze plek kun je direct een handtekening opvoeren; de standaardtekst die automatisch onderaan je post wordt toegevoegd. Je kunt de tekst intikken of een bestand aanwijzen met een al opgemaakte handtekening. Overigens kun je ook een traditionele menubalk bovenin het programmavenster laten verschijnen met een tik op de Alt-toets.
Accounts toevoegen
Werk je met meerdere Gmail-accounts? Dan kun je ook die eenvoudig aan Thunderbird toevoegen, zodat je met één programma overal bij kunt komen. Om extra accounts toe te voegen ga je naar het tabblad Accountinstellingen en klik je linksonder op Accountacties, E-mailaccount toevoegen. Er verschijnt nu precies hetzelfde venstertje als na de installatie van Thunderbird. De procedure is verder dan ook hetzelfde.
Behalve een Gmail-account kun je uiteraard ook accounts die je bij andere providers hebt opgeven. Bijvoorbeeld als je een eigen domein hebt met bijbehorende mailservers. Opvallend vaak achterhaalt Thunderbird volledig automatisch de instellingen die nodig zijn om zo’n account te benaderen.
Mocht dit niet lukken of configureer je het account liever zelf? Klik dan in het venstertje waarin je je naam, e-mailadres en wachtwoord opgeeft, linksonder op Handmatig configureren. Er verschijnen dan extra invoervelden waarmee je de eigenschappen van zowel de ingaande als de uitgaande mailserver kunt specificeren.
©PXimport
Tabbladen en vensters
Berichten kun je rechtstreeks vanuit Postvak In of een ander postvak bekijken via de voorbeeldweergave onderin het programmavenster. Dat venster kun je naar smaak vergroten of verkleinen door met de muis te slepen. Wat ook kan is een dubbelklik op een bericht geven of op de Enter-toets drukken om het in een nieuw tabblad te openen. Dat is meteen een handige manier om een rits berichten die je bijvoorbeeld vandaag wilt afhandelen goed in het zicht te houden.
Staan er allemaal tabbladen met berichten open die je niet meer nodig hebt, dan hoef je die niet per stuk te sluiten. Klik in dat geval met rechts op het tabje van het postvak dat je bekijkt (de linkertab) en kies Overige berichten sluiten. Doe je dit bij een e-mail, dan worden alle overige berichttabs gesloten en deze ene dus niet.
Sluit je per ongeluk het verkeerde tabblad, klik dan met rechts op een willekeurig tabje en heropen het via de optie Onlangs gesloten tabbladen. Zijn er tabs actief op het moment dat je Thunderbird stopt, dan worden deze opnieuw geopend bij de eerstvolgende programmastart.
Lees je een bericht liever in een los venster? Klik er dan met rechts op in het postvak en kies Bericht openen in nieuw venster. Om berichten altijd in separate vensters te openen, kies je in het menu voor Opties, klik je links op Algemeen en blader je een flink stuk omlaag naar Lezen & Weergave. Verander daar de optie Nieuwe berichten openenin naar Een nieuw berichtvenster.
©PXimport
Mails offline opslaan
In plaats van alle post bij de provider te laten staan en daar verder te laten ophopen, kun je je post ook lokaal opslaan door het naar je computer te verplaatsen. Alleen de berichten waar nog iets mee moet worden gedaan laat je dan bijvoorbeeld nog een tijdje online staan. Of je laat alle post staan van bijvoorbeeld de laatste paar weken of maanden, terwijl je alle oudere en afgehandelde post lokaal plaatst. Op die manier houd je de operationele postvakken van je account(s) overzichtelijk.
Links onder de postvakken van je e-mailaccount(s) vind je het onderdeel Lokale mappen. Hier kun je zoveel lokale mappen aanmaken als je maar wilt om post in op te slaan. Klik maar eens met rechts op Lokale mappen en kies Nieuwe map of Nieuwe submap. Net als op een reguliere schijf kun je zo een overzichtelijke, hiërarchische mappenstructuur in elkaar zetten.
Denk aan een map voor e-mails met facturen, alles wat met belastingen te maken heeft, je verzekeringen, maar ook een vakantiemap, werkmap, een map voor nieuwsbrieven en ga zo maar door. Door gelijksoortige post bij elkaar te plaatsen, hoef je je nooit meer af te vragen bij welk e-mailaccount je het ook alweer moet zoeken.
Post die je lokaal wilt opslaan, sleep je simpelweg vanuit het postvak van een account naar je eigen mappen toe. Belangrijk om te weten is dat deze berichten daarna niet meer online staan en dus niet meer bijvoorbeeld onderweg via je telefoon zijn te raadplegen. Zijn ook de berichten die je zelf verzendt belangrijk, dan verplaats je deze van tijd tot tijd op dezelfde manier vanuit postvak Verzonden (per account) naar een lokale map.
©PXimport
Data veiligstellen
Vooral als je post naar je computer verplaatst, is het van groot belang dat je regelmatig back-ups van deze gegevens maakt, net zoals dat voor al je databestanden geldt. Dit kan relatief eenvoudig, omdat Thunderbird alle gegevens bij elkaar in een mappenstructuur opslaat. Niet alleen je lokale post, maar ook de configuratie van alle e-mailaccounts die je hebt opgevoerd. Je hoeft dus alleen maar deze mappenstructuur veilig te stellen.
Gaat er een keertje iets mis, dan stop je Thunderbird even en plaats je deze mappen op exact dezelfde plek terug. Wijzigingen van na de laatste back-up ben je (zoals altijd) helaas wel kwijt. Eventueel kun je later verplaatste berichten snel weer terugzetten in je online e-mailaccount, voordat je de restore uitvoert.
Welke mappen je precies moet back-uppen vertelt het programma zelf. Ga maar eens naar het menu en kies Help, Probleemoplossingsinformatie en klik achter Profielmap op Map openen.
©PXimport
In het venster dat nu opent, ga je vervolgens twee niveaus omhoog. Dat kan door twee keer op de Alt-toets samen met PijltjeOmhoog te drukken. Je kunt ook in de adresbalk rechtstreeks op Thunderbird klikken. Klik daarna met rechts ergens in het lege gedeelte van deze adresbalk en kies Adres als tekst kopiëren.
Dit pad neem je vervolgens mee in je reguliere back-up. Let er wel op dat je deze map inclusief alle submappen veiligstelt. Stap je over op een nieuwe computer? Richt deze dan in, installeer Thunderbird, stop het programma zonder een e-mailaccount op te voeren, plaats de op de oude computer bewaarde mappenstructuur terug en Thunderbird werkt meteen weer als vanouds.
Dat was Thunderbird in vogelvlucht!
