Uitzonderingen als de vouwbare Galaxy Fold daargelaten, is de Galaxy S20 Ultra de grootste, beste en duurste smartphone die Samsung ooit gemaakt heeft. Dan is dat alvast duidelijk. In deze Samsung Galaxy S20 Ultra review zoeken we uit hoe de telefoon bevalt en of hij een betere koop is dan de normale Galaxy S20 en S20 Plus.

Samsung presenteerde de Galaxy S20, S20 Plus en S20 Ultra in februari en verkoopt de smartphones sinds maart in Nederland. De afgelopen weken liep ik rond met het Ultra-model, verkrijgbaar vanaf een duizelingwekkende 1349 euro. Hiermee is hij fors duurder dan de S20 (vanaf 899 euro) en S20 Plus (1099 euro). Hoe bevalt één van de duurste smartphones van dit moment?

Ontwerp

Leg de S20 Ultra naast een willekeurige andere Android-smartphone of iPhone en je ziet het direct: de S20 Ultra is enorm. Het toestel meet 166,9 bij 76 bij 8,8 millimeter en is hiermee een stuk groter dan de gemiddelde telefoon. De verklaring is eenvoudig: het 6,9-inch scherm van de S20 Ultra is groter dan elk ander smartphonescherm. En ja, 6,9-inch is echt groot. Ultragroot, om in de Samsung-sfeer te blijven.

Hoewel de telefoon nauwelijks randen rond het display heeft, is het onmogelijk om de S20 Ultra met één hand te bedienen. Dit toestel vraagt beide handen, niet in de laatste plaats omdat hij met 222 gram ook zwaarder is dan andere smartphones. Het hoge gewicht is natuurlijk deels te wijten aan het forse scherm, maar ook aan de grote accu – waarover later meer.

©PXimport

Los van zijn formaat komt het ontwerp van de smartphone vertrouwd over, zeker als je bekend bent met de Galaxy S10. De S20 Ultra is gemaakt van glas en aluminium, is water- en stofdicht en ligt prettig in de hand. Let er wel op dat het glas snel glad aanvoelt en vingerafdrukken aantrekt. Daarom, en met oog op krassen, is een hoesje geen overbodige luxe. Zo kom je ook van een ander probleem af: het gewiebel als de smartphone op zijn rug ligt. Achterop zit namelijk een grote cameramodule en die steekt uit. Onderop de telefoon zit een usb-c-poort, maar ten opzichte van de S10 is de 3,5mm-hoofdtelefoonaansluiting geschrapt. Dat is jammer.

©PXimport

Scherm: groots in alle opzichten

Terugkomend op het scherm: dat is groots in alle opzichten. Niet alleen in formaat, maar ook in beeldkwaliteit. Het oled-display, afkomstig van Samsung zelf, is adembenemend en de maximale helderheid is enorm hoog. Handig voor als het zomerzonnetje straks schijnt. De schermresolutie is standaard full-hd; scherp genoeg voor al je activiteiten. Wil je een echt kraakhelder scherm? Wijzig de resolutie in de instellingen naar qhd. Goed om te weten: dit heeft een nadelige invloed op de accuduur.

©PXimport

Standaard toont het scherm een ververssnelheid van 60Hz, wat betekent dat het display zich zestig keer per seconde ververst. Je kan echter ook overschakelen naar 120Hz, waardoor het beeld aanzienlijk soepeler oogt en de S20 Ultra veel sneller aanvoelt. Van animaties en de fotogalerij tot het lezen van artikelen in de browser; het verschil met 60Hz is duidelijk zichtbaar. App- en gameontwikkelaars moeten hun programma’s overigens optimaliseren voor 120Hz, anders merk je er niets van. Een geoptimaliseerde game speelt op 120Hz prettiger en dit merk je vooral bij snelle spellen als Call of Duty, PUBG en Fortnite.

Het 120Hz-scherm is een hele fijne functie die standaard uitgeschakeld is. Het instellingenscherm maakt duidelijk waarom: net als de hogere schermresolutie trekt de hogere ververssnelheid de accu sneller leeg. Daar kom ik zo meteen op terug.

In het midden van het scherm, bovenin, zit een klein gaatje voor de 40 megapixel selfiecamera. Ik heb mij geen moment aan dit gaatje gestoord. De telefoon maakt uitstekende selfies, indien gewenst met allerlei filters of – meer mijn smaak – een realistisch scherpte-diepte-effect. Achter het scherm, meer onderin, is een ultrasone vingerafdrukscanner geplaatst. Hiermee ontgrendel je de S20 Ultra. De scanner werkt sneller en accurater dan die van de S10, maar legt het af tegen de optische scanners van de OnePlus 7T Pro, Huawei P40 Pro en Oppo Find X2 Pro.

©PXimport

Samsung Galaxy S20 Ultra specificaties: het beste van het beste

Zoals je van een peperdure smartphone mag verwachten, heeft de Samsung Galaxy S20 Ultra de beste hardware van dit moment. De Exynos 990-processor is een snelheidsduivel en vliegt door je apps en games, geholpen door het zeer grote werkgeheugen van 12GB. Met zijn 5G-ondersteuning is de telefoon klaar voor het nieuwe mobiele 5G-netwerk, dat naar verwachting in de zomer in Nederland start.

Verder slikt het toestel twee simkaarten (dual-sim) en heeft hij een micro-sd-slot (voor maximaal een 1TB-kaartje). De standaarduitvoering van de S20 Ultra heeft 128GB opslagruimte. Daarvan is zo’n 111GB beschikbaar voor je apps en andere media. Voor veel mensen zal het genoeg zijn, maar voor sommigen niet. Het micro-sd-slot is dan een uitkomst, of je moet doorsparen voor de S20 Ultra met 16GB werkgeheugen en 512GB opslagruimte. Deze versie verschijnt in mei voor 1549 euro.

©PXimport

Accuduur en opladen

De accu van de S20 Ultra heeft een capaciteit van 5000 mAh. Het is voor het eerst dat Samsung zo’n grote accu in een mainstream smartphone stopt, en de keuze is begrijpelijk. Het grote display van de S20 Ultra verbruikt veel stroom, waarbij de 120Hz-ververssnelheid de accuduur verder omlaag trekt. Een 5G-verbinding slurpt ook meer energie dan 4G en wifi, al was er tijdens mijn testperiode nog geen 5G-netwerk beschikbaar. Of de smartphone het een lange dag volhoudt als hij een deel van de dag via 5G werkt, kan ik dus niet zeggen.

Wat ik je wel kan vertellen: de accuduur via wifi en 4G is uitstekend zolang je het scherm op 60Hz gebruikt. Met die lagere ververssnelheid is het mij niet gelukt om de smartphone op één dag leeg te krijgen. Zelfs op lange dagen in het buitenland, waarop ik constant verbonden was via 4G en een scherm-aan-tijd van bijna vijf uur noteerde, had de S20 Ultra bij het slapengaan nog twintig procent stroom over. Dat is een hele respectabele score, al betekent het ook dat je de batterij ’s nachts of de volgende ochtend moet opladen.

Met het scherm op 120Hz ingeschakeld is de accuduur uiteraard minder goed. De veel hogere ververssnelheid verbruikt aanzienlijk meer stroom. Hoeveel precies is lastig te bepalen omdat elke dag anders is qua gebruik, maar het is geregeld voorgekomen dat de telefoon bijna leeg was voordat ik naar bed ging. De Engelstalige website Anandtech heeft de S20 Ultra allerlei tests laten uitvoeren met het scherm ingesteld op 60Hz, en die tests herhaald op 120Hz. De accuduur op 120Hz is twintig procent korter en dat is niet mis.

©PXimport

©PXimport

Bij de Samsung Galaxy S20 Ultra krijg je een 25W-usb-c-stekker. Hoe hoger het cijfer, hoe sneller de accu oplaadt. De 25W-stekker is een welkome upgrade ten opzichte van de Galaxy S10 en ouder, die gebruikmaakte van een 15W-stekker. De S20 Ultra volledig opladen duurt net geen anderhalf uur. Er zijn genoeg smartphones die sneller opladen, maar die hebben ook een kleinere accu.

De S20 Ultra kan ook draadloos opladen, al gaat dit met 15W langzamer dan via de usb-c-kabel. Leg je een product dat draadloos kan opladen op de achterkant van de S20 Ultra, dan geeft laatstgenoemde zijn stroom af. Zo kun je bijvoorbeeld je elektrische tandenborstel of iPhone opladen – al is de S20 Ultra tijdens het laden dus niet te gebruiken omdat hij met het scherm naar beneden ligt.

Een 108 megapixel camera

Op de achterkant van de S20 Ultra zit het forse camera-eiland dat ervoor zorgt dat de smartphone niet helemaal plat op tafel ligt. Deze cameramodule telt een flitser, een Time of Flight-sensor om diepte te meten, een primaire camera, een groothoeklens en een zoomcamera.

Als eerste de primaire camera, waar je dus de meeste foto’s en video’s mee zal schieten. Deze camera valt op door zijn zeer hoge resolutie van 108 megapixel. Standaard fotografeert de camera-app echter in 12 megapixel, waarbij negen pixels samensmelten tot één pixel (108 : 9 = 12). Deze zogeheten quad-bayer-techniek moet de fotokwaliteit ten goede komen. Je kan ook fotograferen in 108 megapixel, maar dit levert een hele, hele grote afbeelding op. Deze modus is alleen handig als je een uitsnede van een foto wil maken of je foto op een metersgroot canvasdoek wil afdrukken.

Ik heb daar de afgelopen weken geen behoefte aan gehad, en gebruikte de 12 megapixel-stand. De camera maakt die stand erg mooie foto’s die – zoals we van Samsung gewend zijn – iets kleurrijker zijn dan de realiteit. De plaatjes hebben een groot dynamisch bereik, ogen erg scherp en zien er ook in het donker goed uit. Af en toe merkte ik dat de camera niet wilde focussen op een object binnen twee afstand, iets waar andere testers ook last van hebben. Kort na het retourneren van mijn S20 Ultra, stelde Samsung een software-update beschikbaar die de camera moet verbeteren. Ik kan niet zeggen of het autofocus-probleem hiermee tot het verleden behoort.

©PXimport

©PXimport

©PXimport

Wat heb je aan de camera met 100x zoom?

Een belangrijk verkoopargument van de S20 Ultra is zijn zoomcamera. Samsung is zo overtuigd van de Space Zoom-camera dat het de benaming zelfs op de cameramodule van de smartphone plaatst. Dat schept hoge verwachtingen. Dan de techniek: Samsung plaatst een geprezen 48 megapixel camera inclusief lens negentig graden gedraaid in de behuizing, met een prisma die het beeld vangt. Het resultaat is een zogeheten periscoopcamera die volgens Samsung vier keer optisch kan zoomen, oftewel het beeld dichterbij halen zonder kwaliteitsverlies.

De Huawei P40 Pro en Oppo Find X2 Pro bieden eenzelfde periscoopcamera met vijf keer optische zoom. In juni verschijnt de P40 Pro+ met tien keer optische zoom.

Samsung houdt het dus bij vier keer, maar de zoomknop in de camera-app van de S20 Ultra biedt vijf keer zoom, waarbij de camera dus ook deels digitale zoom gebruikt en de kwaliteit achteruitgaat. In de camera-app zitten ook knoppen voor twee, tien, dertig en honderd keer zoom. Hierbij wordt dus veel gebruikgemaakt van digitale zoom en dat merk je.

Foto’s met vier of vijf keer zoom zien er heel aardig uit, met inderdaad nauwelijks kwaliteitsverlies. En onderschat het niet: vijf keer zoom is al heel wat. Wil je het beeld nog dichterbij halen? Gebruik dan de tien keer zoom-functie, die nog steeds prima plaatjes aflevert. Ze zijn wat donkerder en de kleuren komen minder fraai over, maar de beeldkwaliteit is nog goed genoeg. Na tien keer zoom verandert dat. Het beeld dertig keer dichterbij halen is leuk maar levert geen plaatjes op voor je vakantiefotoboek. En die veelbesproken honderd keer zoom? Die is nauwelijks bruikbaar. Het beeld vliegt alle kanten op en als je het onderwerp eindelijk in beeld hebt, krijg je een plaatje dat zo onscherp is dat je er vrijwel niets mee kunt. Een statief helpt met het focussen maar verandert niets aan de beroerde beeldkwaliteit. En juist daarom snap ik niet dat Samsung zo groot inzet op dat vele zoomen, want door die hype zal iedereen – terecht – teleurgesteld zijn. Mijn advies: houd het bij vijf tot tien keer zoom, dan kun je hele mooie foto’s maken.

Hieronder een paar voorbeelden. Van links naar rechts zie je telkens 1x, 5x, 10x, 30x en 100x zoom.

©PXimport

©PXimport

©PXimport

©PXimport

©PXimport

©PXimport

©PXimport

©PXimport

©PXimport

©PXimport

©PXimport

©PXimport

©PXimport

©PXimport

©PXimport

©PXimport

©PXimport

©PXimport

©PXimport

©PXimport

Het nut van de nachtmodus

In de camera-app zit ook een nachtmodus, bedoeld om betere foto’s in het donker te schieten. De S20 Ultra neemt in een tijdbestek van zo’n vijf seconden meerdere plaatjes en combineert die tot één foto. De nachtmodus werkt wisselvallig: de ene keer is het een verbetering, de andere keer is er veel ruis zichtbaar en ogen objecten te geel. Samsung verspreidde onlangs een camera-update die de nachtmodus moet verbeteren, maar dit heb ik niet kunnen testen omdat mijn S20 Ultra-testexemplaar al retour was.

Hieronder zie je drie situaties waarin ik eerst een normale foto maakte (boven), gevolgd door een plaatje met de nachtmodus (onder).

©PXimport

©PXimport

©PXimport

©PXimport

©PXimport

©PXimport

Software

De Samsung Galaxy S20 Ultra draait bij zijn release op Android 10 met de OneUI-schil van Samsung zelf. Die OneUI-software oogt en werkt anders dan de standaard Android-versie die je vindt op Android One-telefoons en toestellen van Motorola en OnePlus. Zo zien de menu’s er anders uit en voegt Samsung extra instellingen en functies toe. Een deel had wat mij betreft weggelaten kunnen worden, maar met functies als de eenhandige modus ben ik erg blij. Sowieso kan ik prima werken met OneUI, al vind ik dat Samsung zijn diensten en die van partners teveel opdringt.

Bij het installeren van de S20 Ultra word je doodgegooid met vriendelijke doch dringende verzoeken om Samsung-services te gebruiken, een Samsung-account aan te maken (of in te loggen) en Samsung-apps te installeren. Zelfs als je dit allemaal weigert omdat je er geen behoefte aan hebt, staan er na de installatie meer dan tien Samsung-apps op de telefoon. Ook apps van Microsoft, Facebook, Spotify en Netflix zijn standaard geïnstalleerd. Als je die niet wil gebruiken, moet je ze verwijderen. De wereld op zijn kop, enkel omdat Samsung flink verdient aan de samenwerkingen met de appontwikkelaars. Ik vind het niet netjes als je 1349 euro betaalt voor een smartphone.

©PXimport

©PXimport

©PXimport

Updatebeleid

Samsung garandeert twee jaar volledige Android-updates voor de Galaxy S20-serie, inclusief de Ultra. In deze twee jaar kun je elke maand rekenen op een beveiligingsupdate. In jaar drie krijg je ook maandelijks een beveiligingsupdate en in het vierde en laatste jaar gaat het om één update per drie maanden.

Positief is dat Samsung zijn vlaggenschip dus vier jaar veilig houdt, terwijl veel concurrerende smartphonemerken voor twee jaar kiezen. Google en OnePlus beloven drie jaar updates en Apple zegt niets, maar hanteert vier tot vijf jaar updates.

Minder positief is Samsungs keuze om de S20 Ultra twee jaar Android-updates te geven. Dat is kort voor zo’n dure smartphone en komt uit op updates naar Android 11 en 12. Google en OnePlus bieden drie jaar Android-updates. iPhones krijgen doorgaans vier of zelfs vijf versie-updates.

©PXimport

Conclusie: Samsung Galaxy S20 Ultra kopen?

De Galaxy S20 Ultra is zonder twijfel de beste Samsung-smartphone ooit, en ook één van de beste smartphones die je op dit moment kan kopen. Het toestel heeft een luxe ontwerp, fraai 120Hz-scherm en uitstekende hardware en is erg prettig in gebruik. Toch is ‘ie niet perfect. De camerasoftware bevatte tijdens mijn test nog wat foutjes, de honderd keer zoomfunctie is nutteloze marketingpraat en met het 120Hz-scherm ingeschakeld houdt de smartphone het niet altijd een lange dag vol. Ook op softwaregebied blijft er ruimte voor verbetering. Samsungs software komt op bepaalde punten opdringerig over en twee jaar Android-updates is echt te kort voor een peperduur toestel.

Want ja, met 1349 euro is de S20 Ultra één van de duurste smartphones die je nu kan kopen. Is ‘ie een betere koop dan de reguliere S20 of de S20 Plus? Het antwoord luidt ja als je waarde hecht aan het grotere scherm en de betere camera’s. In alle andere gevallen is het antwoord nee, omdat de Ultra-versie verder bijna identiek is aan de S20 en S20 Plus maar aanzienlijk duurder is.

Ik denk dat de meeste mensen het beste af zijn met de reguliere S20 en dan nog specifieker het 4G-model. Die kost zo’n 849 euro en doet weinig onder voor de Plus- en Ultra-varianten. Providers verkopen liever de duurdere S20 met 5G, maar de meerwaarde van 5G zal de eerste twee jaar dusdanig beperkt zijn dat de meerprijs lastig te verantwoorden is.

Alternatieven voor de Samsung Galaxy S20 Ultra zijn de Oppo Find X2 Pro, Huawei P40 Pro, iPhone 11 Pro Max en verwachte toppers als de OnePlus 8 Pro en Sony Xperia 1 II.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).