Je ervaart misschien minder spam dan vroeger, maar toch is ongeveer 45 procent van alle verstuurde e-mails nog altijd ongewenst. Hoe zorg je ervoor dat spammers je e-mailadres niet ontdekken en wat doe je als er toch spam in je inbox belandt?

Tip 01: Spam versus ham

Spam, ook bekend onder de meer technische namen als UBE (Unsolicited Bulk Email) en UCE (Unsolicited Commercial Email) is meestal reclamemail waar je niet om gevraagd hebt en die massaal wordt verstuurd. Ontvang je veel spam, dan kan dat zeer hinderlijk zijn. Phishing-mails zijn ook een vorm van spam, maar deze zijn ook nog eens kwaadaardig en willen je via links naar malafide sites lokken om je zo gevoelige informatie te ontfutselen. In dit artikel gaan we niet specifiek in op phishing.

Reguliere (gewenste) mail wordt ook weleens 'ham' genoemd. Dit is niet eens zo vreemd, want spam is de merknaam van een goedkoop, populair vleesproduct in Amerika. Na een sketch van Monty Python, met als achterliggende boodschap dat niemand eigenlijk spam wil, maar dat je het overal tegenkomt, werd de naam al snel gebruikt om te verwijzen naar al even opdringerige e-mailberichten.

©Darren Baker

Tip 02: Verbergen op eigen website

Om spam te voorkomen, is het belangrijk dat je je e-mailadres zo min mogelijk op publieke sites deelt. Heb je een eigen website waarop je je e-mailadres zet als contactmogelijkheid, bescherm je pagina dan met een captcha zoals Googles reCAPTCHA of maak gebruik van een online contactformulier.

Ook zijn er andere methodes om je adres te verbergen; dergelijke aanpassingen maak je in de broncode van je website. Denk aan het omzetten van het e-mailadres naar een eenvoudige afbeelding, het @-teken vervangen door [at], de tekens vervangen door html-codering of een eenvoudig Javascript-snippet in je html-broncode zetten, zoals in onderstaande afbeelding te zien is:

Of alle browsers je e-mailadres dan nog optimaal weergeven, en of spiders en spambots zulke trucs niet zullen doorzien, is nog maar de vraag. We wilde je de mogelijkheden niet onthouden, maar verwacht er niet te veel van.

Tip 03: Aliassen

Het is een uitdaging om je e-mailadres privé te houden als je je bij een dienst of webapplicatie registreert en je hiervoor een bevestigingscode of -link via e-mail moet ontvangen. Toch kun je soms prima een tijdelijk adres gebruiken dat je kunt opheffen zodra je ongewenste e-mails ontvangt of na een (vooraf ingestelde) bepaalde tijd.

Sommige e-mailproviders bieden dergelijke diensten aan, afhankelijk van het abonnement. Zo kun je bij Fastmail (jaarlijks 50 euro + 14 euro voor een eigen domeinnaam) talloze aliassen (@<je_eigendomein>) en gemaskeerde e-mailadressen (@fastmail.com) aanmaken en verwijderen. Het is slim om te onderzoeken welke mogelijkheden jouw e-mailprovider op dit vlak biedt.

Gmail heeft een soortgelijke functionaliteit. Met het plusteken kun je verschillende aliassen creëren, zoals mijnnaam+appY@gmail.com of mijnnaam+dienstZ@gmail.com. Als je op zo'n alias spam ontvangt, weet je meteen welke dienst je adres heeft gedeeld of doorverkocht. Bovendien kun je zulke binnenkomende e-mails gemakkelijker organiseren door ze te filteren, automatisch te labelen, naar mappen te verplaatsen of andere specifieke acties erop toe te passen.

Ook in Outlook kun je aliassen creëren. Klik op het tandwielpictogram en kies E-mail / E-mail synchroniseren. Klik vervolgens op Primairealias beheren of kiezen en vervolgens op E-mailadres toevoegen bij Accountaliassen. Vul een e-mailadres in en bevestig met Alias toevoegen. 

Tip 04: Wegwerpadres

Aliassen zijn nuttig, maar dergelijke plusadressen, zoals van Gmail, bieden geen volledige bescherming. Spammers kunnen je hoofdadres hier tenslotte eenvoudig uit afleiden. Een echt wegwerpadres is daarom vaak een veiligere keuze. Naast providers als Fastmail zijn er ook gratis diensten beschikbaar.

Een voorbeeld is AdGuard Temp Mail. Je gebruikt het tijdelijke adres op de gewenste website en bekijkt de berichten op de AdGuard-site, die ze na 24 uur verwijdert. Als je zeven dagen lang geen berichten ontvangt en de site in tussentijd niet bezoekt, verdwijnt je mailbox. Een vergelijkbare dienst biedt IncognitoMail, hierbij worden je binnenkomende berichten standaard twee uur bewaard.

Een dienst als SpamGourmet werkt anders. Je maakt eerst een account aan met je echte e-mailadres. Na verificatie gebruik je een wegwerpadres als dienstZ.3.<gebruikersnaam>@spamgourmet.com. SpamGourmet stuurt binnenkomende berichten op dit adres automatisch door naar je achterliggende echte adres. Het getal in het wegwerpadres, 3 in ons voorbeeld, bepaalt hoeveel berichten je kunt ontvangen voordat het adres automatisch vervalt.

Wees je er wel bewust van dat sommige platforms weigeren berichten naar adressen te sturen als ze het domein van het adres herkennen als afkomstig van een dienst voor wegwerpadressen.

Tip 05: Uitschrijven

Het is in elk geval geen goed idee om op spamberichten te reageren, want daarmee bevestig je aan de spammers dat je e-mailadres actief gebruikt wordt. Als het om commerciële e-mail van een legitiem Europees bedrijf gaat, vind je doorgaans een uitschrijflink of -knop, waarmee je je direct en definitief kunt afmelden, zoals wettelijk vereist. Dit geldt ook voor zogeheten 'grijze mail', zoals nieuwsbrieven waarvoor je je ooit hebt ingeschreven, promotionele aanbiedingen van bedrijven waar je eerder zaken mee hebt gedaan, of updates van sociale media. Wees extra voorzichtig met uitschrijven bij onbekende of dubieuze bedrijven of andere instanties, vooral buiten Europa. De uitschrijfknop en andere links kunnen misbruikt worden om de geldigheid van je mailbox te bevestigen of zelfs om je naar een phishing-site te leiden. In zulke situaties is het beter om de e-mail meteen als spam te markeren of een aangepast filter te maken op basis van bijvoorbeeld de afzender of het onderwerp (zie ook tip 7 t/m 10).

 Tip 06: Spamfilter

Als je e-mailadres toch in handen van spammers terecht is gekomen, kun je spamberichten verwachten. Gelukkig hebben de meeste (web)mailproviders een standaard geactiveerd spamfilter. Dit filter kun je vaak naar wens (de)activeren en instellen hoe om te gaan met verdachte berichten: blokkeren, verplaatsen naar een spammap of een label toevoegen in de onderwerpregel. Bij sommige providers, zoals Fastmail, kun je het beschermingsniveau aanpassen, zelfs tot een eigen gedefinieerd niveau met zelf ingestelde parameters. Fastmail verbetert bovendien continu zijn spamfilter op basis van jouw feedback over wat wel of geen spam is, met behulp van het populaire en opensource spamfilter Apache SpamAssassin. We raden je aan de instellingen en mogelijkheden op dit vlak bij je eigen mailprovider na te gaan.

Tip 07: Beheren in Gmail

Ook al heeft je mailprovider waarschijnlijk al een spamfilter aan de serverkant, je kunt in je eigen mail-app nog extra maatregelen treffen tegen spam. We lichten eerst toe hoe dit in Gmail werkt.

Log in en open een ongewenst bericht. Door rechts op de knop met drie puntjes te klikken, open je een menu met opties. Je kunt hier kiezen voor <afzendernaam> blokkeren, waarna toekomstige berichten van deze afzender direct naar de map Spam gaan, waar ze na dertig dagen worden verwijderd. Je kunt ook Spam melden of Phishing melden selecteren om een kopie van het bericht naar Google te sturen ter verdere analyse. Als een bericht ten onrechte als spam is gemarkeerd, klik je daar in de spammap met rechts op en selecteer je uit het contextmenu Geen spam.

Met de optie Berichten zoals deze filteren open je een dialoogvenster waarin je specifieke criteria kunt instellen voor het filteren van berichten, zoals Aan, Onderwerp, Met dewoorden en Grootte. In een vervolgvenster bepaal je de acties voor deze berichten, zoals Inbox overslaan (archiveren) of Het label toepassen (bijvoorbeeld Ongewenste e-mail). Bevestig met Filter maken. Zowel geblokkeerde adressen als filters kun je beheren via het tandwielpictogram. Kies dan voor Alle instellingenbekijken en ga naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen.

Tip 08: Webversie Outlook

Ook de webversie van Outlook biedt functies om ongewenste e-mails te beheren. Open een spambericht en klik op de drie puntjes voor opties als Ongewenste e-mail melden, Aanmerken als phishing en Probleem melden. Door een bericht als ongewenst te markeren, verplaats je het naar de map Ongewenste e-mail, waar het na tien dagen wordt verwijderd. De andere opties sturen een kopie naar Microsoft voor analyse. Bij Probleem melden moet je een specifieke reden aangeven, zoals Seksueel ongepast of Inbreuk op auteursrecht.

Naast de optie Melden is er ook Blokkeren, waarbij mails die afkomstig zijn van die afzender voortaan direct naar de map Verwijderde items gaan, waar ze na dertig dagen definitief verdwijnen. Met Herstellen verplaats je zo'n bericht voor die tijd alsnog naar je inbox.

Verder is er nog de optie Regel maken, waarmee je specifieke acties en voorwaarden voor e-mails van een afzender in kunt stellen. Met Meer opties kun je nog meer filtervoorwaarden en -acties eraan toevoegen. Je kunt deze regels en filters verder beheren via het tandwielpictogram onder E-mail / Regels. Bij E-mail / Ongewenste e-mail vind je de lijst van zowel geblokkeerde als veilig gemarkeerde afzenders en domeinen.

Tip 09: Beheren in Outlook

Microsoft is volop bezig met het vervangen van de apps Mail en Agenda door 'het nieuwe Outlook', ook wel bekend als Outlook voor Windows in de Microsoft Store. Deze nieuwe app lijkt sterk op de webversie, maar biedt minder mogelijkheden voor spambeheer. Veel meer dan het melden van spam en het verplaatsen van zulke berichten naar de map Ongewenste e-mail zit er helaas niet bij.

Je mag deze app trouwens niet verwarren met de klassieke Outlook uit de Microsoft Office-suite, die uitgebreidere spambeheeropties heeft. Je kunt hier bijvoorbeeld vanuit het contextmenu van een bericht Ongewenste mail selecteren, met keuzes als Afzender (nooit) blokkeren, Domein van de afzender nooit blokkeren en Deze groep of mailinglijstnooit blokkeren. Je vindt hier ook Opties voor ongewenste e-mail, waarna je in het dialoogvenster het gewenste beveiligingsniveau tegen ongewenste e-mail kunt instellen, met opties als Geen automatisch filter, Laag en Hoog. Dit venster bevat bovendien tabbladen voor het beheren van Veilige afzenders en Veilige geadresseerden, Geblokkeerdeafzenders en Internationaal (om mails van specifieke landen te blokkeren). Via het menu Bestand / Regels en waarschuwingen beheren kun je bovendien heel specifieke filters samenstellen.

Tip 10: Extra spamfilter

Het klopt dat veel mailproviders en mailapps al over ingebouwde spamfilters beschikken, waardoor een extra spamfilter minder noodzakelijk is dan enkele jaren geleden. Ontvang je toch nog steeds te veel spam of wil je meer controle over het beheer van de ongewenste e-mails, dan kun je overwegen een extern spamfilter te gebruiken. SpamFighter, Spamihilator en Mailwasher Free zijn mogelijke kandidaten voor Windows.

Laten we Mailwasher als voorbeeld nemen (ook beschikbaar voor Android en iOS). Als het goed is, detecteert de app zelf je bestaande e-mailaccounts, maar je kunt ook handmatig accounts toevoegen via Instellingen / Accounts. We raden aan de automatische mailcontrole in je mail-app uit te schakelen, zodat Mailwasher de binnenkomende berichten kan scannen op spam, door rechtstreeks met de mailserver te verbinden via POP3 of IMAP. Berichten verschijnen in Mailwasher zonder dat deze gedownload worden, zodat je ze veilig (in zuivere tekstmodus) kunt bekijken of verwijderen. Via Instellingen / Spam-gereedschap kun je niet alleen witte en zwarte lijsten opstellen, maar ook eigen filters met diverse criteria creëren. Je kunt ook externe zwarte lijsten gebruiken, zoals die van SpamCop en Spamhaus. Er is zelfs een 'profanity'-filter dat instelbare woorden automatisch door een asterisk vervangt. Via een (uitschakelbare) Bayesiaanse leermodus kan Mailwasher het spamfilter verfijnen op basis van berichten die je zelf als spam of ham hebt aangemerkt.

Tip 11: Juridisch

Als je ondanks alle inspanningen nog steeds spam ontvangt, kun je actie ondernemen. Er is namelijk al jaren een Europese richtlijn die het versturen van ongewenste e-mails onder bepaalde voorwaarden verbiedt. Meer informatie hierover vind je onder meer via de website van de Europese Unie (pdf). In Nederland kun je vermoedelijke overtredingen melden bij de Autoriteit Consument & Markt (ACM) via een online formulier. Dit geldt ook voor spam via socialemedia- of sms-berichten. Voor bepaalde vormen van phishing kun je terecht bij de politie.

In België hangt de instantie waar je terechtkunt af van de aard van de overtreding: de Gegevensbeschermingsautoriteit voor ongewenste e-mails, de Algemene Directie Economische Inspectie van de FOD Economie voor bedrieglijke of verboden reclame, en het Centrum voor Cybersecurity voor phishingberichten.

Tip 12: Headeranalyse

Mogelijk wil je zelf ontdekken wie verantwoordelijk is voor bepaalde spamberichten. Dit is niet eenvoudig en vergt bijna altijd een diepgaande analyse van de zogenaamde e-mailheaders. Die bevatten namelijk essentiële technische details, zoals de route van het bericht, inclusief de ip-adressen van de servers en tijdstempels. Deze gegevens zijn cruciaal om een bericht te traceren.

In vrijwel alle e-mailprogramma's kun je deze headers inzien. Instructies voor diverse apps vind je hier. We kunnen hier niet in detail treden over hoe je deze gegevens precies moet interpreteren, wel kun je via hier er het een en ander over lezen. Goed om weten is dat de headers Received: door de mailservers zijn toegevoegd en in omgekeerd chronologische volgorde staan. De eerst aangesproken mailserver vind je dus bij de onderste Received:-header.

Verder zijn er online tools zoals MXToolbox, DNSChecker en Gaijin's E-Mail Header Analyzer die headers analyseren en feedback geven. Je hoeft de (complete) header alleen maar in een venster te plakken. DNSChecker voert bovendien een whois-query uit op het ip-adres, wat soms direct bruikbare contactinformatie oplevert. Door je bij Spamcop te registreren, kun je na een headeranalyse direct een spamrapport verzenden naar de betrokken servers vanwaar de ip-adressen worden misbruikt.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).