Je ervaart misschien minder spam dan vroeger, maar toch is ongeveer 45 procent van alle verstuurde e-mails nog altijd ongewenst. Hoe zorg je ervoor dat spammers je e-mailadres niet ontdekken en wat doe je als er toch spam in je inbox belandt?

Tip 01: Spam versus ham

Spam, ook bekend onder de meer technische namen als UBE (Unsolicited Bulk Email) en UCE (Unsolicited Commercial Email) is meestal reclamemail waar je niet om gevraagd hebt en die massaal wordt verstuurd. Ontvang je veel spam, dan kan dat zeer hinderlijk zijn. Phishing-mails zijn ook een vorm van spam, maar deze zijn ook nog eens kwaadaardig en willen je via links naar malafide sites lokken om je zo gevoelige informatie te ontfutselen. In dit artikel gaan we niet specifiek in op phishing.

Reguliere (gewenste) mail wordt ook weleens 'ham' genoemd. Dit is niet eens zo vreemd, want spam is de merknaam van een goedkoop, populair vleesproduct in Amerika. Na een sketch van Monty Python, met als achterliggende boodschap dat niemand eigenlijk spam wil, maar dat je het overal tegenkomt, werd de naam al snel gebruikt om te verwijzen naar al even opdringerige e-mailberichten.

©Darren Baker

Tip 02: Verbergen op eigen website

Om spam te voorkomen, is het belangrijk dat je je e-mailadres zo min mogelijk op publieke sites deelt. Heb je een eigen website waarop je je e-mailadres zet als contactmogelijkheid, bescherm je pagina dan met een captcha zoals Googles reCAPTCHA of maak gebruik van een online contactformulier.

Ook zijn er andere methodes om je adres te verbergen; dergelijke aanpassingen maak je in de broncode van je website. Denk aan het omzetten van het e-mailadres naar een eenvoudige afbeelding, het @-teken vervangen door [at], de tekens vervangen door html-codering of een eenvoudig Javascript-snippet in je html-broncode zetten, zoals in onderstaande afbeelding te zien is:

Of alle browsers je e-mailadres dan nog optimaal weergeven, en of spiders en spambots zulke trucs niet zullen doorzien, is nog maar de vraag. We wilde je de mogelijkheden niet onthouden, maar verwacht er niet te veel van.

Tip 03: Aliassen

Het is een uitdaging om je e-mailadres privé te houden als je je bij een dienst of webapplicatie registreert en je hiervoor een bevestigingscode of -link via e-mail moet ontvangen. Toch kun je soms prima een tijdelijk adres gebruiken dat je kunt opheffen zodra je ongewenste e-mails ontvangt of na een (vooraf ingestelde) bepaalde tijd.

Sommige e-mailproviders bieden dergelijke diensten aan, afhankelijk van het abonnement. Zo kun je bij Fastmail (jaarlijks 50 euro + 14 euro voor een eigen domeinnaam) talloze aliassen (@<je_eigendomein>) en gemaskeerde e-mailadressen (@fastmail.com) aanmaken en verwijderen. Het is slim om te onderzoeken welke mogelijkheden jouw e-mailprovider op dit vlak biedt.

Gmail heeft een soortgelijke functionaliteit. Met het plusteken kun je verschillende aliassen creëren, zoals mijnnaam+appY@gmail.com of mijnnaam+dienstZ@gmail.com. Als je op zo'n alias spam ontvangt, weet je meteen welke dienst je adres heeft gedeeld of doorverkocht. Bovendien kun je zulke binnenkomende e-mails gemakkelijker organiseren door ze te filteren, automatisch te labelen, naar mappen te verplaatsen of andere specifieke acties erop toe te passen.

Ook in Outlook kun je aliassen creëren. Klik op het tandwielpictogram en kies E-mail / E-mail synchroniseren. Klik vervolgens op Primairealias beheren of kiezen en vervolgens op E-mailadres toevoegen bij Accountaliassen. Vul een e-mailadres in en bevestig met Alias toevoegen. 

Tip 04: Wegwerpadres

Aliassen zijn nuttig, maar dergelijke plusadressen, zoals van Gmail, bieden geen volledige bescherming. Spammers kunnen je hoofdadres hier tenslotte eenvoudig uit afleiden. Een echt wegwerpadres is daarom vaak een veiligere keuze. Naast providers als Fastmail zijn er ook gratis diensten beschikbaar.

Een voorbeeld is AdGuard Temp Mail. Je gebruikt het tijdelijke adres op de gewenste website en bekijkt de berichten op de AdGuard-site, die ze na 24 uur verwijdert. Als je zeven dagen lang geen berichten ontvangt en de site in tussentijd niet bezoekt, verdwijnt je mailbox. Een vergelijkbare dienst biedt IncognitoMail, hierbij worden je binnenkomende berichten standaard twee uur bewaard.

Een dienst als SpamGourmet werkt anders. Je maakt eerst een account aan met je echte e-mailadres. Na verificatie gebruik je een wegwerpadres als dienstZ.3.<gebruikersnaam>@spamgourmet.com. SpamGourmet stuurt binnenkomende berichten op dit adres automatisch door naar je achterliggende echte adres. Het getal in het wegwerpadres, 3 in ons voorbeeld, bepaalt hoeveel berichten je kunt ontvangen voordat het adres automatisch vervalt.

Wees je er wel bewust van dat sommige platforms weigeren berichten naar adressen te sturen als ze het domein van het adres herkennen als afkomstig van een dienst voor wegwerpadressen.

Tip 05: Uitschrijven

Het is in elk geval geen goed idee om op spamberichten te reageren, want daarmee bevestig je aan de spammers dat je e-mailadres actief gebruikt wordt. Als het om commerciële e-mail van een legitiem Europees bedrijf gaat, vind je doorgaans een uitschrijflink of -knop, waarmee je je direct en definitief kunt afmelden, zoals wettelijk vereist. Dit geldt ook voor zogeheten 'grijze mail', zoals nieuwsbrieven waarvoor je je ooit hebt ingeschreven, promotionele aanbiedingen van bedrijven waar je eerder zaken mee hebt gedaan, of updates van sociale media. Wees extra voorzichtig met uitschrijven bij onbekende of dubieuze bedrijven of andere instanties, vooral buiten Europa. De uitschrijfknop en andere links kunnen misbruikt worden om de geldigheid van je mailbox te bevestigen of zelfs om je naar een phishing-site te leiden. In zulke situaties is het beter om de e-mail meteen als spam te markeren of een aangepast filter te maken op basis van bijvoorbeeld de afzender of het onderwerp (zie ook tip 7 t/m 10).

 Tip 06: Spamfilter

Als je e-mailadres toch in handen van spammers terecht is gekomen, kun je spamberichten verwachten. Gelukkig hebben de meeste (web)mailproviders een standaard geactiveerd spamfilter. Dit filter kun je vaak naar wens (de)activeren en instellen hoe om te gaan met verdachte berichten: blokkeren, verplaatsen naar een spammap of een label toevoegen in de onderwerpregel. Bij sommige providers, zoals Fastmail, kun je het beschermingsniveau aanpassen, zelfs tot een eigen gedefinieerd niveau met zelf ingestelde parameters. Fastmail verbetert bovendien continu zijn spamfilter op basis van jouw feedback over wat wel of geen spam is, met behulp van het populaire en opensource spamfilter Apache SpamAssassin. We raden je aan de instellingen en mogelijkheden op dit vlak bij je eigen mailprovider na te gaan.

Tip 07: Beheren in Gmail

Ook al heeft je mailprovider waarschijnlijk al een spamfilter aan de serverkant, je kunt in je eigen mail-app nog extra maatregelen treffen tegen spam. We lichten eerst toe hoe dit in Gmail werkt.

Log in en open een ongewenst bericht. Door rechts op de knop met drie puntjes te klikken, open je een menu met opties. Je kunt hier kiezen voor <afzendernaam> blokkeren, waarna toekomstige berichten van deze afzender direct naar de map Spam gaan, waar ze na dertig dagen worden verwijderd. Je kunt ook Spam melden of Phishing melden selecteren om een kopie van het bericht naar Google te sturen ter verdere analyse. Als een bericht ten onrechte als spam is gemarkeerd, klik je daar in de spammap met rechts op en selecteer je uit het contextmenu Geen spam.

Met de optie Berichten zoals deze filteren open je een dialoogvenster waarin je specifieke criteria kunt instellen voor het filteren van berichten, zoals Aan, Onderwerp, Met dewoorden en Grootte. In een vervolgvenster bepaal je de acties voor deze berichten, zoals Inbox overslaan (archiveren) of Het label toepassen (bijvoorbeeld Ongewenste e-mail). Bevestig met Filter maken. Zowel geblokkeerde adressen als filters kun je beheren via het tandwielpictogram. Kies dan voor Alle instellingenbekijken en ga naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen.

Tip 08: Webversie Outlook

Ook de webversie van Outlook biedt functies om ongewenste e-mails te beheren. Open een spambericht en klik op de drie puntjes voor opties als Ongewenste e-mail melden, Aanmerken als phishing en Probleem melden. Door een bericht als ongewenst te markeren, verplaats je het naar de map Ongewenste e-mail, waar het na tien dagen wordt verwijderd. De andere opties sturen een kopie naar Microsoft voor analyse. Bij Probleem melden moet je een specifieke reden aangeven, zoals Seksueel ongepast of Inbreuk op auteursrecht.

Naast de optie Melden is er ook Blokkeren, waarbij mails die afkomstig zijn van die afzender voortaan direct naar de map Verwijderde items gaan, waar ze na dertig dagen definitief verdwijnen. Met Herstellen verplaats je zo'n bericht voor die tijd alsnog naar je inbox.

Verder is er nog de optie Regel maken, waarmee je specifieke acties en voorwaarden voor e-mails van een afzender in kunt stellen. Met Meer opties kun je nog meer filtervoorwaarden en -acties eraan toevoegen. Je kunt deze regels en filters verder beheren via het tandwielpictogram onder E-mail / Regels. Bij E-mail / Ongewenste e-mail vind je de lijst van zowel geblokkeerde als veilig gemarkeerde afzenders en domeinen.

Tip 09: Beheren in Outlook

Microsoft is volop bezig met het vervangen van de apps Mail en Agenda door 'het nieuwe Outlook', ook wel bekend als Outlook voor Windows in de Microsoft Store. Deze nieuwe app lijkt sterk op de webversie, maar biedt minder mogelijkheden voor spambeheer. Veel meer dan het melden van spam en het verplaatsen van zulke berichten naar de map Ongewenste e-mail zit er helaas niet bij.

Je mag deze app trouwens niet verwarren met de klassieke Outlook uit de Microsoft Office-suite, die uitgebreidere spambeheeropties heeft. Je kunt hier bijvoorbeeld vanuit het contextmenu van een bericht Ongewenste mail selecteren, met keuzes als Afzender (nooit) blokkeren, Domein van de afzender nooit blokkeren en Deze groep of mailinglijstnooit blokkeren. Je vindt hier ook Opties voor ongewenste e-mail, waarna je in het dialoogvenster het gewenste beveiligingsniveau tegen ongewenste e-mail kunt instellen, met opties als Geen automatisch filter, Laag en Hoog. Dit venster bevat bovendien tabbladen voor het beheren van Veilige afzenders en Veilige geadresseerden, Geblokkeerdeafzenders en Internationaal (om mails van specifieke landen te blokkeren). Via het menu Bestand / Regels en waarschuwingen beheren kun je bovendien heel specifieke filters samenstellen.

Tip 10: Extra spamfilter

Het klopt dat veel mailproviders en mailapps al over ingebouwde spamfilters beschikken, waardoor een extra spamfilter minder noodzakelijk is dan enkele jaren geleden. Ontvang je toch nog steeds te veel spam of wil je meer controle over het beheer van de ongewenste e-mails, dan kun je overwegen een extern spamfilter te gebruiken. SpamFighter, Spamihilator en Mailwasher Free zijn mogelijke kandidaten voor Windows.

Laten we Mailwasher als voorbeeld nemen (ook beschikbaar voor Android en iOS). Als het goed is, detecteert de app zelf je bestaande e-mailaccounts, maar je kunt ook handmatig accounts toevoegen via Instellingen / Accounts. We raden aan de automatische mailcontrole in je mail-app uit te schakelen, zodat Mailwasher de binnenkomende berichten kan scannen op spam, door rechtstreeks met de mailserver te verbinden via POP3 of IMAP. Berichten verschijnen in Mailwasher zonder dat deze gedownload worden, zodat je ze veilig (in zuivere tekstmodus) kunt bekijken of verwijderen. Via Instellingen / Spam-gereedschap kun je niet alleen witte en zwarte lijsten opstellen, maar ook eigen filters met diverse criteria creëren. Je kunt ook externe zwarte lijsten gebruiken, zoals die van SpamCop en Spamhaus. Er is zelfs een 'profanity'-filter dat instelbare woorden automatisch door een asterisk vervangt. Via een (uitschakelbare) Bayesiaanse leermodus kan Mailwasher het spamfilter verfijnen op basis van berichten die je zelf als spam of ham hebt aangemerkt.

Tip 11: Juridisch

Als je ondanks alle inspanningen nog steeds spam ontvangt, kun je actie ondernemen. Er is namelijk al jaren een Europese richtlijn die het versturen van ongewenste e-mails onder bepaalde voorwaarden verbiedt. Meer informatie hierover vind je onder meer via de website van de Europese Unie (pdf). In Nederland kun je vermoedelijke overtredingen melden bij de Autoriteit Consument & Markt (ACM) via een online formulier. Dit geldt ook voor spam via socialemedia- of sms-berichten. Voor bepaalde vormen van phishing kun je terecht bij de politie.

In België hangt de instantie waar je terechtkunt af van de aard van de overtreding: de Gegevensbeschermingsautoriteit voor ongewenste e-mails, de Algemene Directie Economische Inspectie van de FOD Economie voor bedrieglijke of verboden reclame, en het Centrum voor Cybersecurity voor phishingberichten.

Tip 12: Headeranalyse

Mogelijk wil je zelf ontdekken wie verantwoordelijk is voor bepaalde spamberichten. Dit is niet eenvoudig en vergt bijna altijd een diepgaande analyse van de zogenaamde e-mailheaders. Die bevatten namelijk essentiële technische details, zoals de route van het bericht, inclusief de ip-adressen van de servers en tijdstempels. Deze gegevens zijn cruciaal om een bericht te traceren.

In vrijwel alle e-mailprogramma's kun je deze headers inzien. Instructies voor diverse apps vind je hier. We kunnen hier niet in detail treden over hoe je deze gegevens precies moet interpreteren, wel kun je via hier er het een en ander over lezen. Goed om weten is dat de headers Received: door de mailservers zijn toegevoegd en in omgekeerd chronologische volgorde staan. De eerst aangesproken mailserver vind je dus bij de onderste Received:-header.

Verder zijn er online tools zoals MXToolbox, DNSChecker en Gaijin's E-Mail Header Analyzer die headers analyseren en feedback geven. Je hoeft de (complete) header alleen maar in een venster te plakken. DNSChecker voert bovendien een whois-query uit op het ip-adres, wat soms direct bruikbare contactinformatie oplevert. Door je bij Spamcop te registreren, kun je na een headeranalyse direct een spamrapport verzenden naar de betrokken servers vanwaar de ip-adressen worden misbruikt.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt of je van extra gemakken voorzien. Nu de meteorologische hefst is begonnen en de temperaturen verder dalen is het tijd om te kijken of je je huis beter kunt verwarmen. Met een extra elektrisch kacheltje bijvoorbeeld.

In de koudere maanden van het jaar kan het soms heerlijk zijn om een extra warmtebron in huis te hebben. Bijverwarming is dan een uitkomst. Of je nu een koude hoek in de woonkamer wilt opwarmen, je thuiskantoor wilt verwarmen zonder de thermostaat in de hele woning omhoog te zetten, of gewoon snel wat extra warmte wilt creëren; er is een grote verscheidenheid aan elektrische kachels beschikbaar. Wij vonden vijf verschillende soorten bijverwarming, van keramische ventilatorkachels tot infrarood panelen om de ruimtes in je huis snel te verwarmen.

De'Longhi TCH8993ER.BC

Met een vermogen van 2400 watt kan deze keramische torenkachel van De'Longhi snel een grote ruimte verwarmen. Deze kachel is bovendien uitgerust met een Eco-Energy functie, die ervoor zorgt dat hij de gewenste temperatuur bereikt met zo min mogelijk energieverbruik. Dit is niet alleen goed voor je portemonnee, maar ook voor het milieu. De kachel heeft ook een handige afstandsbediening, zodat je vanuit je luie stoel de instellingen kunt aanpassen. Verder beschikt dit model over een tip-over-beveiliging, een geruststellende gedachte als je huisdieren of kleine kinderen hebt. De kachel schakelt zichzelf automatisch uit als hij per ongeluk omvalt. Door de keramische technologie wordt de lucht niet uitgedroogd en verbranden er geen stofdeeltjes, wat zorgt voor een schonere en aangenamere warmte.

Wattage: 2400W
Type verwarming: Keramische torenkachel
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Inventum KC222WOS Ceramic Fan Heater

De Inventum KC222WOS is een compact model. Deze keramische kachel heeft niet alleen twee warmtestanden (1200 en 2000 watt), maar ook een handige oscillatiefunctie. Met de 60° draaibeweging wordt de warme lucht gelijkmatig over een groter gebied verspreid, waardoor je minder last hebt van koude plekken in de ruimte. Verder is de temperatuur traploos instelbaar, wat de kachel zeer flexibel in gebruik maakt. Ook dit apparaat is voorzien van belangrijke veiligheidsfuncties zoals omvalbeveiliging en oververhittingsbeveiliging. Dit betekent dat de kachel automatisch uitschakelt bij te hoge temperaturen of als hij per ongeluk omvalt. De geïntegreerde handgreep en het lichte gewicht maken het eenvoudig om de kachel van de ene naar de andere kamer te verplaatsen.

Wattage: 1200W en 2000W
Type verwarming: Keramische ventilator
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Princess 348254 Slimme infrarood paneelverwarming

Een heel andere manier van verwarmen vind je bij deze Princess 348254. In tegenstelling tot convectorkachels die de lucht verwarmen, richten infrarood panelen zich op het direct verwarmen van mensen en objecten in de kamer. De warmte is direct voelbaar en bovendien droogt de lucht niet uit. Dit model is ook nog eens 'slim'. Met de bijbehorende app kun je de kachel namelijk overal bedienen, of je nu op de bank zit of onderweg bent. Zo kun je de kachel aanzetten voordat je thuiskomt, zodat je in een heerlijk warme kamer binnenstapt. Het paneel is met 540 watt relatief energiezuinig en kan zowel aan de muur worden bevestigd als vrijstaand worden gebruikt.

Wattage: 540W
Type verwarming: Infrarood
Beveiligingsopties: Oververhitting

ICQN Infraroodkachel

De ICQN infraroodkachel richt op het verwarmen van een klein kantoor of een aparte ruimte in huis. Met een vermogen van 900 watt levert deze kachel gerichte warmte. Het compacte en lichte ontwerp maakt het apparaat zeer handzaam en gemakkelijk te verplaatsen naar elke plek waar je extra warmte nodig hebt. De kachel werkt via een infraroodpaneel, dat warmte uitstraalt die direct op objecten en mensen gericht is, vergelijkbaar met de warmte van de zon. Dit betekent dat je de warmte meteen voelt zodra je het aanzet.

Wattage: 900W
Type verwarming: Infrarood
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Inventum KC221W

Deze compacte keramische kachel is perfect voor het snel verwarmen van kleine tot middelgrote ruimtes, zoals een caravan, zolderkamer, of studeerkamer. Met een maximaal vermogen van 2000 watt genereert hij snel een aangename temperatuur. De kachel heeft twee warmtestanden en een aparte ventilatorstand voor in de zomer, zodat je er het hele jaar door plezier van hebt. Dankzij de traploos instelbare thermostaat kun je de temperatuur nauwkeurig naar wens instellen, en de kachel zorgt er zelf voor dat de ruimte op die temperatuur blijft. Een controlelampje laat je zien wanneer het apparaat in werking is. Het geïntegreerde handvat maakt hem gemakkelijk te verplaatsen en de omvalbeveiliging en oververhittingsbeveiliging zorgen voor een veilige gebruikservaring. Een no-nonsense kachel die doet wat hij moet doen.

Wattage: 2000W
Type verwarming: Keramische kachelventilator
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

WhatsApp gebruik je vooral om te appen, maar het kan ook je handigste metgezel zijn. Door ideeën, taken en documenten direct in je eigen chat te zetten, ontstaat een systeem dat je altijd bij de hand hebt. In dit artikel lees je hoe je WhatsApp verandert in een slim notitieboek waarmee je gedachten en bestanden nooit meer zoekraken.

Ook interessant: Chatfilters in WhatsApp: zo houd je je chats overzichtelijk

WhatsApp is de plek waar we eindeloos appen: van gênante groepsfoto’s tot boodschappenlijstjes van je partner. Maar dezelfde app kan meer, véél meer. Zie het als je digitale notitieboekje: altijd open, altijd bij de hand en verrassend krachtig. Waar veel notitie-apps al snel vergeten worden, schuift WhatsApp elke dag vanzelf je scherm in. Dat maakt de drempel om iets vast te leggen lager dan ooit. En het mooiste? Je hoeft geen nieuwe app te leren gebruiken, want WhatsApp zit vermoedelijk al diep in je dagelijkse routine.

Praat met jezelf

De slimste chat is er eentje met jezelf. Dat klinkt misschien een beetje raar, maar het werkt verrassend goed. In recente versies van WhatsApp kun je simpelweg je eigen naam kiezen in het contactenoverzicht en een gesprek starten. Lukt dat niet, stuur dan een berichtje naar je eigen nummer (al is het maar 'hallo') en je hebt je persoonlijke notitieboek geopend. Vanaf dat moment staat er een privéruimte voor je klaar waarin je ideeën, lijstjes en bestanden kwijt kunt. Zet die chat bovenaan vast, zodat hij nooit wegzakt tussen familieberichten, werkdiscussies en de eindeloze stroom aan grappige gifjes van vrienden. Het voelt in eerste instantie een beetje gek, maar na een week wil, nee kún je niet meer zonder.

Snel noteren zonder gedoe

Een idee is vaak vluchtig. Je staat bij de kassa, bent onderweg met de trein of ligt net in bed om te gaan slapen als je opeens denkt: dit moet ik onthouden! Het noteren mislukt meestal niet door een gebrek aan apps, maar door de extra moeite die het kost. Geloof ons, WhatsApp maakt dat verschil. Je opent de app toch al tientallen keren per dag, dus een korte notitie intikken is geen extra drempel. Begin met een korte eerste regel die fungeert als titel, plak er een link of losse gedachte onder en klaar. Voeg een foto of screenshot toe als geheugensteuntje. Heb je geen zin om te typen? Neem een spraakbericht op. Later kun je die afspelen op je laptop en desnoods omzetten naar tekst (superhandig: je kunt spraakberichten direct in WhatsApp laten transcriberen). Het voelt minder aan als 'notities maken' en meer als gewoon appen, en juist dat maakt het zo laagdrempelig.

Structuur die niet in de weg zit

De grootste valkuil van digitale notities is overstructureren. Je begint enthousiast met mappen, categorieën en kleurcodes, en drie weken later is het systeem te ingewikkeld om nog bij te kunnen houden. Bij WhatsApp werkt dat anders. Begin met één centrale notitie-chat en gebruik simpele labels als 'Werk', 'Idee' en 'Boodschappen'. Dankzij de zoekfunctie vind je berichten razendsnel terug. Toch behoefte aan meer onderverdeling? Maak dan aparte themagroepen met alleen jezelf. Voeg kort iemand toe, verwijder die weer en je hebt een solo-chat met een duidelijke naam en profielfoto. Een geel vlak voor 'Bonnetjes', een rood vlak voor 'Reiskosten': herkenbaar in één oogopslag. Zo heb je structuur zonder dat het systeem in de weg zit.

©Yuri Arucrs peopleimages.com

Takenlijst in WhatsApp-stijl

WhatsApp is geen taken-app, maar je kunt de functies slim inzetten. Markeer actiepunten met een ster en gebruik de antwoord-functie om updates en voortgang eraan vast te knopen. Stel: je noteert 'Bel de loodgieter' en krijgt later extra informatie. Door die informatie als reply op het oorspronkelijke bericht te zetten, blijft de hele geschiedenis bij elkaar. Klaar met de taak? Verwijder de ster of sluit af met een korte reply: 'Gedaan, 17 september'. Zo blijft je takenlijst overzichtelijk en in samenhang. Je ziet niet alleen wat je moest doen, maar ook hoe het liep. Dat geeft meer grip dan losse to-dolijstjes die uit elkaar vallen.

Je eigen archiefkast

Iedereen heeft bonnetjes, facturen, pdf's en foto's van whiteboards die ergens rondslingeren. WhatsApp kan die rol van digitale schoenendoos verrassend goed overnemen. Alles wat je in je notitie-chat plaatst, wordt automatisch gesorteerd op type. Zoek je dat ene aankoopbewijs? Open de mediabibliotheek, filter op documenten en je hebt het binnen seconden teruggevonden. Ook foto's, links en screenshots kun je daar terugvinden. Door de ingebouwde documentmodus van de camera worden scans vlak en goed leesbaar, zodat je geen aparte scan-app meer nodig hebt. Je notitie-chat groeit zo ongemerkt uit tot een compleet persoonlijk archief, zonder dat het chaotisch aanvoelt.

©PaeGaG - stock.adobe.com

Extra vaart met WhatsApp Web

Op je telefoon is WhatsApp al handig, maar pas op de laptop of desktop gaat het echt vliegen. Via WhatsApp Web of de desktop-app kopieer je moeiteloos lange teksten, codefragmenten en bestanden naar je notitie-chat. Andersom stuur je materiaal net zo makkelijk weer terug naar andere programma’s. De zoekfunctie werkt veel fijner met een toetsenbord en met sneltoetsen kun je in een oogwenk informatie uit elke app doorsluizen naar WhatsApp. Het voelt bijna alsof je een lichte projectmanagementtool gebruikt, maar dan in een jasje dat je al jaren kent.

Automatiseren voor luie slimmeriken

Deelknoppen en snelkoppelingen maken het nóg efficiënter. In Android deel je vanuit vrijwel elke app direct naar WhatsApp en stel je jouw notitie-chat in als standaardontvanger. Binnen iOS maak je via Opdrachten een actie die geselecteerde tekst met één tik doorstuurt naar jouw notitie-chat. Daarmee bespaar je tientallen kleine handelingen per dag. En maak er een ritueel van: schrijf elke avond drie korte regels (Wat gedaan, wat geleerd, wat morgen) en je notitie-chat wordt vanzelf een logboek dat overzicht en rust geeft. Geen rommel, maar een lopend dagboek waar je later veel aan hebt.

Veilig en privé

Wie WhatsApp als notitieboek gebruikt, moet ook nadenken over veiligheid. Zet verdwijnende berichten uit, zodat je informatie niet per ongeluk verdwijnt. Zorg dat end-to-end versleutelde back-ups actief zijn en beveilig die met een wachtwoord of herstelsleutel die je in je wachtwoordmanager opslaat. Activeer app-vergrendeling met vingerafdruk of gezichtsherkenning en laat de telefoon-encryptie standaard aan staan. Zo weet je zeker dat je notities net zo goed beschermd zijn als je persoonlijke gesprekken. Handig én geruststellend.

©Farknot Architect - stock.adobe.

Opruimen zonder moeite

Let op, want na een paar weken kan je notitie-chat flink uitdijen. Plan daarom regelmatig een korte opruimsessie van twee minuten in. Gebruik de zoekfunctie om grote video's te vinden en te verwijderen, archiveer oude notities of sluit ze af met een update. Wil je terug naar een specifiek moment, dan kun je in de zoekfunctie gericht naar een maand springen en snel door die periode bladeren. Zo blijft je notitie-chat overzichtelijk en bruikbaar in plaats van een digitale stortplaats.

De valkuilen ontwijken

Het lijkt simpel, maar er zijn valkuilen. De grootste fout is versnipperen: een beetje in WhatsApp, een beetje in Evernote (gebruikt iemand dat nog?) en wat losse mails. Kies één hoofdsysteem en houd je daaraan. Anders verlies je het overzicht. Een tweede fout is het gebruik van titelloze notities. Losse zinnen zonder duidelijke eerste regel zijn later onvindbaar. En tot slot vergeten veel mensen hun notitie-chat vast te pinnen, waardoor hij wegzakt in de massa. Het zijn kleine dingen, maar ze maken het verschil tussen een systeem dat werkt en een systeem dat verwatert.

Tadaa, je nieuwe gewoonteboek

Productiviteit draait om frictie wegnemen. WhatsApp open je sowieso al tientallen keren per dag, vaak zonder na te denken. Als je die gewoonte benut, verandert de app ongemerkt in een slim notitieboek. Begin met één chat met jezelf, pin hem vast, gebruik labels en maak gebruik van de zoekfunctie en mediabibliotheek. Binnen een week voelt het aan alsof WhatsApp niet langer alleen een praatpaal is, maar ook je persoonlijke geheugen. Een gewoonteboek dat je eindelijk wél volhoudt.