Werk je met Gmail, Google Agenda en/of Google Docs? Dan is het zonde wanneer je Google Taken links laat liggen. Deze gratis applicatie is er om je takenlijst en to-do’s te beheren. Google Taken bevindt zich discreet in al je andere Google-programma’s. Misschien komt het wel door die bescheidenheid dat het een van de minder bekende apps is.

Waarin Google Taken verschilt van andere to-do-apps, is dat deze geïntegreerd is in de bekende apps van Google Workspace. Dat zorgt ervoor dat je tijdens het werken heel snel toegang hebt tot je to-dolijstjes. Met één muisklikje maak je bijvoorbeeld van een e-mail een taak die je op een bepaald tijdstip moet afronden. Een extra plus is dat Google Taken ontzettend gebruiksvriendelijk en krachtig is, als je tenminste alle mogelijkheden kent.

Blauw vinkje

Wanneer je een Google-app gebruikt via de webbrowser, staat het pictogram voor de Taken-app aan de rechterkant van je scherm. Je kunt Google Taken openen in de Google Agenda, Chat, Gmail, Documenten, Drive, Spreadsheets en Presentaties. Het is een blauwe cirkel met daarin een blauw vinkje. Klik hierop om Google Taken in de rechterzijbalk te openen. Als je de werkbalk met dit pictogram niet ziet, klik dan op de rechterbenedenhoek. De werkbalk schuift hierdoor in beeld vanaf de rechterkant. Google Taken is ook beschikbaar als zelfstandige app voor Android, iPad en iPhone.

Het pictogram om Google Taken te openen, vind je in de rechtermarge.

Takenlijst versus taken

In de zijbalk kun je telkens één takenlijst openen. De naam van de geopende takenlijst verschijnt bovenaan. De naam verwijst naar een bepaald project bijvoorbeeld ‘Reis Valencia’, of ‘Verbandkoffertje’. Om een nieuwe lijst te maken, klik je op het pijltje dat naar beneden wijst naast de naam van de eerste lijst. Hiermee kom je bij de opdracht Nieuwe lijst maken. Op dezelfde manier kun je straks naar een andere lijst schakelen die je op dezelfde manier hebt aangemaakt. Je kunt zoveel lijsten maken als je wilt. In het begin is zo’n lijst leeg. Je moet hem dus nog van taken voorzien.

Houd het overzichtelijk: maak voor elk project een nieuwe takenlijst.

Nieuwe taak maken

Om een nieuwe taak te maken, klik je op de blauwe knop Taak toevoegen. In de regel Titel geef je de taak een naam. Je kunt eventueel in de regel Details nog meer informatie toevoegen. Klik daarna ergens anders op het scherm, bijvoorbeeld bovenaan bij de zijbalk Taken. Daarmee leg je deze nieuwe taak vast in de standaardtakenlijst.

De volgorde van de taken is aan te pasbsen. Klik op de taak die je wilt verplaatsen en houd de muisknop ingedrukt. Daarna sleep je de taak hoger of lager in de lijst. Als je je muis- of touchpadknop loslaat, zet je de takenlijst op de nieuwe plek. Je kunt taken ook verplaatsen door met de muis over een taak te bewegen zodat de drie puntjes verschijnen. Via het menu kom je bij de opdracht Bovenaan zetten.

Je kunt elke taak hoger of lager in de lijst plaatsen.

Subtaken

De meeste projecten bestaan uit verschillende stappen. In Google Taken noemen we dat subtaken. Zo’n subtaak springt naar rechts in onder de hoofdtaak; het is een onderdeel van de hoofdtaak. Het is de bedoeling dat je ook de subtaak afvinkt wanneer deze klaar is.

Ga met je muis over de taak waaraan je een subtaak wilt toevoegen. Ga via de drie puntjes naar het menu en klik op Subtaak toevoegen. Net als bij een gewone taak typ je een titel en je voegt eventueel details toe. Alles wat je met een gewone taak kunt doen, is ook mogelijk met een subtaak. Je kunt ze als voltooid markeren, van volgorde veranderen en straks tonen we hoe je er een melding voor instelt.

Je kunt subtaken aan de hoofdtaak toevoegen; sub-subtaken zijn niet mogelijk.

Melding

Je wilt natuurlijk geen taak vergeten. Daarvoor heb je gelukkig meldingen. Je selecteert hiervoor een dag en tijd en krijgt op dat moment een melding die je eraan herinnert dat een bepaalde taak op je wacht. Zo’n melding ontvang je via Gmail en via een kaart die zichtbaar wordt als je een Google Workspace-app gebruikt.

Hoe zet je zo’n melding aan? Klik op de taak waarvoor je een melding wilt instellen. Daarna gebruik je het pictogram Datum/tijd dat onder de naam en de beschrijving van de taak verschijnt. Daarmee opent een kalender boven de zijbalk Taken. Geef de datum aan waarop je de taakherinnering wilt ontvangen. Wanneer je op het vakje Tijd instellen selecteert, wordt een deelscherm geopend met een lijst waarin tijden staan met stappen per half uur. Daar selecteer je het tijdstip van de melding. Je kunt ook een tijdstip typen in het vakje Tijd instellen. Daar kun je tot op de minuut nauwkeurig werken. Je noteert eenvoudig de tijd volgens het 24-uurssysteem, bijvoorbeeld 19.05. Gebruik je liever het 12-uurssysteem? Dan moet je AM of PM achter de tijd typen, bijvoorbeeld 07.05 PM. Google Taken zet het tijdstip dan automatisch om naar het 24-uurssysteem.

Je kunt een tijdstip voor de melding instellen per half uur, of je typt zelf een exact tijdstip.

Herhalende meldingen

Bepaalde taken komen regelmatig terug. Je moet bijvoorbeeld op de eerste dag van de maand altijd een rapport schrijven. Of elke woensdag breng je je dochter op een bepaald tijdstip naar de manege. Klik op de taak waarvoor je een herhalende melding wilt instellen en daarna op het pictogram Herhalen. Dat zijn de twee pijlen in een vierkantje. Hiermee opent een zijvenster boven de zijbalk Taken. In het veld onder Wordt herhaald: elke kies je de regelmaat en daar mag je erg specifiek zijn. Je kunt bijvoorbeeld Elke dag, Elke twee dagen, Elke maand of Elk jaar kiezen.

In het derde vakje stel je een tijd van de melding in. Hiermee open je het venster met tijden in stappen van een half uur of je typt hier een nieuwe tijd. Onder Begint leg je de datum vast wanneer de herhalende meldingen moeten beginnen. En bij Eindigt kun je een datum selecteren wanneer je geen meldingen voor deze taak meer wilt ontvangen. Je kunt ook instellen dat de meldingen na een aantal keren moeten stoppen.

Deze herhalende meldingen stoppen na dertig keer.

Afgeronde taken

Een afgeronde taak vink je af door te klikken op het cirkeltje voor de naam van de taak. Hiermee verdwijnt de taak uit de lijst, wat logisch lijkt. Maar een afgeronde taak is niet echt verdwenen. Je kunt de taak ook verwijderen via de drie puntjes en de opdracht Verwijderen.

Tot vorig jaar kon je de afgeronde taken in Google Taken toch nog zichtbaar maken, maar Google kiest er nu voor om de zaak wat overzichtelijker te houden. Het kan echter gebeuren dat je per ongeluk een verkeerde taak aanvinkt als afgerond. Is het dan onmogelijk om dit te herstellen? Nee hoor, dat kan nog via Google Agenda. Daarin zie je elke taak als een gekleurd blokje staan op de dag die daaraan is verbonden.

In de knoppenbalk zit een keuzelijst waar je bepaalt hoe je de kalender wilt zien: Per dag, Per week, Per maand of Per jaar. Onderaan deze keuzelijst staat de functie Afgeronde taken tonen. Activeer deze en alle afgeronde taken verschijnen in lichtgekleurde vakjes waarbij de namen van de taken zijn doorstreept. Klik nu met rechts op de afgeronde taak die je wilt herstellen en kies voor Markeren als niet voltooid. Daarmee wordt de taak weer actief. Er is ook een optie om de taak definitief te verwijderen.

Wanneer je in de zijbalk naast de knop Taak toevoegen op de drie puntjes klikt, vind je in dit menu nog een interessante functie: Alle voltooide taken verwijderen. Hiermee maakt Google in één keer schoon schip met alle taken die je inmiddels hebt afgerond. Je kunt ze hierna niet meer herstellen.

In Google Agenda kun je afgeronde taken weer zichtbaar maken.

Prioriteiten toekennen

De ene taak is belangrijker dan de andere. Om prioriteit te geven aan een taak beweeg je je muis over de taak en klik je op het sterpictogram. Er is geen mogelijkheid om een taak twee, drie of meer sterren te geven. Achteraf is het mogelijk om alleen de taken te zien die je van een ster hebt voorzien. Klik bovenaan in de zijbalk Taken op de pijl die naar beneden wijst, rechts naast de naam van de takenlijst. Er opent een menu; klik hier op de opdracht Met ster.

Pas wanneer je met je muis over een taak gaat, kun je een ster plaatsen.

E-mail als taak instellen

Elke e-mail in je Gmail-account kun je omzetten in een taak. Dit is handig om een e-mail op te volgen waarin een bepaalde actie van je wordt gevraagd. Open de e-mail in het startscherm van Gmail en klik bovenaan in de e-mail op de knop met de drie puntjes en kies Toevoegen aan taken. Hierdoor opent de zijbalk Taken aan de rechterkant van het Gmail-startscherm en komt de nieuwe taak automatisch in de takenlijst.

De naam van de taak is dezelfde als de onderwerpregel van de e-mail. Je kunt de naam wijzigen, details voor de taak toevoegen, een melding voor de taak instellen en deze op andere manieren beheren, zoals elke andere taak. Deze taak bevat ook een link naar het e-mailbericht. Wanneer je daarop klikt, wordt de e-mail geopend aan de linkerkant van de zijbalk Taken.

Je kunt in Gmail een e-mail rechtstreeks als een nieuwe taak vastleggen.

Google Agenda

Google Agenda en Google Taken zijn twee handen op een buik. Om snel een taak te creëren vanuit Agenda, klik je op een dag die je wenst te koppelen aan deze taak. Er verschijnt een pop-up met daarin het tabblad Taak. Daarop voer je alle gegevens van de taak in, zoals het tijdstip en de beschrijving.

Hier selecteer je ook een takenlijst waar deze nieuwe taak bij hoort. Alle taken verschijnen op de juiste dag als gekleurde blokjes. Wanneer er meer dan één taak op een bepaalde datum staat en je ze niet allemaal kunt zien, klik je op Meer om een klein venster te openen met alle taken voor deze datum. Selecteer vervolgens een taak om deze te bekijken.

Ook in Google Agenda is het makkelijk om rechtstreeks taken vast te leggen.

Handig om te weten: Van hot naar her: een gezinsagenda geeft inzicht in alle afspraken

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).