ID.nl logo
Versleutel je bestanden met Cryptomator
© Reshift Digital
Huis

Versleutel je bestanden met Cryptomator

Bestanden die je bewaart in Dropbox, Box, Stack, Google Drive of andere clouddiensten, krijgen standaard encryptie mee van de aanbieder. Maar de zwakste schakel ligt ergens anders. Als iemand zich weet aan te melden met jouw inloggegevens, zijn je bestanden snel toegankelijk. En dan hebben we het nog niet eens over mogelijke ‘derde partijen’ die toegang hebben tot je cloudbestanden. Cryptomator voegt een extra beveiligingslaag aan toe aan ‘publieke clouddiensten’ en maakt je bestanden onleesbaar voor derden.

1 Extra encryptie

Gelukkig bieden bijna alle clouddiensten encryptie aan voor de opslag. Dit houdt in dat je bestanden onleesbaar worden bewaard op de server(s). Maar als iemand je gebruikersnaam en wachtwoord heeft bemachtigd, kan de diegene vanaf elke computer met internetverbinding bij je bestanden. Omdat je geen idee hebt welke overheden en bedrijven jouw bestanden ook kunnen inzien en napluizen, is een extra encryptie-laag meer dan welkom. Met Cryptomator krijg je dit eenvoudig voor elkaar: iedereen kan het instellen en het werkt op elk apparaat.

©PXimport

2 Cryptomator

Cryptomator biedt een extra beveiligingslaag aan de kant van ‘de client’: jouw computer, smartphone of tablet. Zodra je iets bewaart in de kluis van Cryptomator, krijgen je bestanden eerst een speciale behandeling. Ze worden onleesbaar gemaakt met extra encryptie voordat ze in de cloud belanden. Zelfs de namen van bestanden en mappen zijn niet te herleiden. Als je een map die door Cryptomator is behandeld opent in Windows Verkenner, is hier niets uit op te maken en zie je alleen maar ‘rommelbestanden’.

©PXimport

3 Client

Cryptomator is een opensource-project en de software wordt volledig gratis aangeboden. Hier stijgt Cryptomator ver uit boven de concurrentie die extra veiligheid beloven voor je cloudbestanden. Registratie is niet nodig, en er wordt niets dat met jouw Cryptomator of jou als persoon te maken heeft online bewaard. Alles gebeurt op jouw computer (of via een andere client van jou). Om toegang te krijgen tot de met Cryptomator beveiligde bestanden, heb je een Cryptomator-‘client-programma’ nodig. Cryptomator is er voor Windows, macOS, Linux, iOS en Android. In dit artikel bespreken we de Windows-versie.

©PXimport

4 Beginpunt

In dit voorbeeld gebruiken we Cryptomator met Dropbox, maar dat mag elke andere clouddienst zijn. Voorwaarde is wel dat de clouddienst integreert met Windows. We hebben het programma van Dropbox geïnstalleerd. Hiermee is een speciale map aangemaakt die je kunt openen via Windows Verkenner. Alles wat je opslaat in deze map, belandt automatisch bij de gelijknamige clouddienst op internet. Op alle apparaten waar je Dropbox installeert, zijn deze bestanden automatisch toegankelijk.

©PXimport

5 Veilig experimenteren

Het fijne aan Cryptomator is dat je niet je volledige clouddienst beveiligt. Zelfs als je Cryptomator installeert en gebruikt, kun je ervoor kiezen om bepaalde bestanden via de ‘standaardmethode’ op te slaan. Als je al een ‘volle’ Dropbox hebt, kun je dus veilig met Cryptomator experimenteren zonder dat de huidige bestanden in je Dropbox risico lopen verloren te gaan als je bijvoorbeeld een foutje maakt. Download en installeer Cryptomator. De eerste keer dat je het programma start krijg je een leeg controlepaneel te zien.

©PXimport

Waarom? Daarom!

Encryptie is niet alleen aan te raden als je jezelf omschrijft als een ‘licht paranoïde persoon’. Bij een publieke clouddienst weet je nooit wie toegang heeft tot je bestanden. Zelfs de fysieke opslaglocatie van de server(s) op internet is voor een normale sterveling moeilijk te achterhalen. Je weet ook niet welke overheidsinstellingen of andere partijen toegang hebben tot jouw gegevens. Tot slot is er de beveiliging van de clouddienst zelf. Het verleden heeft geleerd dat honderdduizenden accounts door een fout tijdelijk toegankelijk waren. Door zelf maatregelen met Cryptomator te nemen, kun je dit alles niet voorkomen. Maar je zorgt er wel voor dat je bestanden onleesbaar zijn en blijven.

6 Kluis aanmaken

Klik op het plusteken en kies Creëer nieuwe kluis. Blader naar je Dropbox-map en geef je Cryptomator-kluis een naam. Wij kiezen in dit voorbeeld voor enigma. Je hoeft – tegenstelling tot bij andere encryptieprogramma’s – vooraf geen omvang voor je kluis te bepalen. Elk bestand dat je straks bewaart in de ‘enigma-kluis’ wordt individueel beveiligd. Stel nu een goed wachtwoord in. Nadat je twee keer het wachtwoord hebt getypt, is je kuis klaar voor gebruik. De naam van je kluis verschijnt in het controlepaneel van Cryptomator.

©PXimport

7 Kluis openen

Omdat je kluis nog niet geopend is, heeft deze een rode markering in het controlepaneel. Klik op je kluis, voer je wachtwoord in en bevestig met Ontgrendel kluis. Er wordt een virtuele schijfletter geopend, bijvoorbeeld Y. Alles wat je hierin opslaat, wordt automatisch door de beveiliging van Cryptomator gehaald. Hierna belanden de bestanden in je Dropbox-map. Hier is een nieuwe map zichtbaar met dezelfde naam die je aan je kluis gegeven hebt bij de vorige stap. Als je deze map in je Dropbox opent met Verkenner, zie je alleen onleesbare bestanden.

©PXimport

8 Kluis sluiten

Vanaf nu heb je dankzij Cryptomator een veilige plek gemaakt in een publieke clouddienst. Je kluis sluit automatisch als je Windows afsluit, maar je kunt dit ook ‘handmatig’ doen. Open het controlepaneel van Cryptomator, selecteer de kluis die je wilt sluiten en klik op Vergrendel kluis. De virtuele schijfletter verdwijnt en je beveiligde bestanden zijn niet langer toegankelijk. Uiteraard is het raadzaam om dan geen bestanden uit de kluis geopend te hebben (bijvoorbeeld in Microsoft Word) als je de kluis afsluit! Overigens sluit de kluis niet automatisch wanneer Windows in slaapstand gaat of hieruit ontwaakt.

©PXimport

Gebruiksgemak

Hoewel Cryptomator zeer gebruiksvriendelijk is en iedereen er snel mee aan de slag kan, heeft de extra beveiligingslaag één nadeel voor sommige mensen. Cryptomator werkt zonder registratie of gekoppelde onlinedienst. Wij vinden dit geen gemis, omdat je er zeker van bent dat jouw beveiligingssleutel (en hiermee de toegang tot je bestanden) niet ‘ergens’ geregistreerd is bij een of andere dienst. Je hebt zelf altijd de volledige controle. De keerzijde hiervan is dat je bestanden niet toegankelijk zijn via je browser, je hebt altijd een Cryptomator-client nodig. Zodra je je bijvoorbeeld aanmeldt bij www.dropbox.com en bladert naar de beveiligde map, zie je alleen onleesbare bestanden.

©PXimport

9 Alles door elkaar

Je kunt meerdere kluisbestanden aanmaken door stap 6 te herhalen. Ook ben je vrij om Cryptomator gelijktijdig te gebruiken met Dropbox, OneDrive, Google Drive of een andere clouddienst. Er is maar één dringende ‘leefregel’: stel voor elke kluis een goed uniek wachtwoord in en onthoud dit wachtwoord. Ben je je wachtwoord kwijt? Dan zijn je bestanden die je bewaard hebt in je Cryptomator-kluis voor altijd verloren. Dit mag je verwachten van goede encryptiesoftware, maar het kan ook een groot probleem worden als je je wachtwoord kwijt bent: er is geen herstelmogelijkheid.

©PXimport

10 Automatisch openen

Zoals je leest is een handeling nodig om bij je extra beveiligde bestanden te komen: je moet je wachtwoord opgeven. Als je de Cryptomator puur gebruikt omdat je publieke clouddiensten niet vertrouwt, kun je het openen van je kluis op je computer automatiseren. Klik op je kluis in het controlepaneel, geef je wachtwoord op en kies Meeropties. Plaats een vinkje bij Wachtwoordbewaren. De keerzijde van deze tip is dat als iemand je computer hackt of steelt je bestanden direct toegankelijk zijn vanaf je systeem.

©PXimport

11 Meer dan één computer

Als je meerdere computers hebt, dien je ook hier Cryptomator te installeren om toegang te krijgen tot je beveiligde Cryptomator-kluis, anders zie je alleen de beveiligde bestanden. Bij stap 7 kies je niet voor Creëer nieuwe kluis, maar voor Open bestaande kluis. Wijs het kluisbestand aan in de map van de clouddienst, geef je wachtwoord op en je hebt toegang tot je bestanden. Als je een kluis niet langer wilt gebruiken, zijn twee handelingen nodig. Sluit de kluis zoals beschreven bij stap 8. Selecteer in het Cryptomator-controlepaneel het kluisbestand en klik op het minteken. Vervolgens kun je de map van je kluisbestand weggooien via de verkenner.

©PXimport

12 iOS en Android

Om je beveiligde bestanden ook op een smartphone of tablet te openen, heb je de Cryptomator-app nodig. De iOS-app kost 4,99 euro. De Android-app is schrijven gratis, maar is alleen beschikbaar als bèta. Om de app te gebruiken, heb je ook de app nodig van de clouddienst(en) waar je beveiligde kluisbestand te vinden is. Vanuit de Cryptomator-app kun je een bestaande kluis openen en toevoegen. Nadat je de dienst hebt gekozen die je gebruikt (Dropbox in dit voorbeeld) dien je Cryptomator toegang te verlenen tot deze dienst. Wijs vervolgens je kluisbestand aan, voer je wachtwoord in en je bestanden zijn toegankelijk.

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.