Het Adobe Elements-duo is ontworpen voor de thuisgebruiker die snel een leuk resultaat wilt zonder dat hij een opleiding moet volgen om een duur en complex pakket in de vingers te krijgen. Ieder jaar brengt Adobe een nieuwe versie uit van Photoshop Elements en Premiere Elements. Wij kijken waar editie 2024 mee uitpakt.

Photoshop Elements en Premiere Elements zijn de meer gebruiksvriendelijke varianten van de professionele pakketten. Soms lees je weleens dat het gaat om een ‘uitgeklede’ versie van het professionele Photoshop of Premiere, maar daarmee doe je deze software tekort. Deze twee pakketten zijn bedoeld voor wie foto’s en video’s wil bewerken zonder al te veel technische poespas. De ontwerpers zich hebben uitgesloofd zodat de thuisgebruiker toch snel professionele resultaten kan realiseren. En dat heeft weinig te maken met functies strippen, maar vooral met taken toegankelijker te maken.

In tegenstelling tot de professionele Photoshop werkt Photoshop Elements niet met een maandelijks abonnement. Adobe Photoshop Elements 2024 in het Nederlands kost eenmalig 100,43 euro voor de volledige versie en 82,28 euro voor de update. De prijzen zijn hetzelfde voor zijn video-tegenhanger: Adobe Premiere Elements 2024. Een bundel met beide applicaties kost 151,25 euro en 124,63 euro voor de upgrade. Wie geen kat in een zak wilt kopen, kan 30 dagen aan de slag met de proefversie.

Donker of licht

Opmerkelijk in de update is de herwerkte gebruiksomgeving. De interface ziet er weer een beetje moderner uit en naast een overvloed aan nieuwe lettertypen en nieuwe menu’s kun je Elements instellen in een lichte of donkere weergave. Om te schakelen naar de andere weergave moet je het programma wel even herstarten. Bovenaan kies je de werkomgeving. Beginners raden we de modus Snel aan. De tweede modus heet Met instructies. Dan heb je de keuze uit 88 korte gidsen die je in de zijbalk begeleiden om tot een bepaald resultaat te komen. De derde modus heette vroeger Expert, nu spreken we over Geavanceerd.

Verbeterde AI

Foto’s bewerken wordt weer een stuk gemakkelijker dankzij de verbeterde AI-engine. Je merkt dat bijvoorbeeld in de Snelle handelingen. Daar zit een nieuwe set AI-bewerkingen zoals JPEG-artefacten verwijderen, Blauwe lucht toevoegen, Huid egaliseren en Zwart-wit foto inkleuren. Ieder van deze vier opdrachten doet Elements op automatische piloot, maar je kunt telkens aan het einde het resultaat nog verder versterken of afzwakken door middel van enkele eenvoudige schuifjes.

Corrigeren en optimaliseren

De beeldcorrecties zijn samengebracht in de Snelle handelingen zo kun je blauwere lucht toevoegen of artefacten verwijderen die ontstaan zijn door overmatige jpg-compressie. Ook kleurcorrectie of het verwijderen van een nevel lukt met een klik op de knop. Deze een-knops-oplossingen zorgen dat je sneller werkt, maar ook hier kun je bijvoorbeeld de nevelreductie en de gevoeligheid traploos regelen terwijl je het beeldmateriaal voor en na vergelijkt.

Object verplaatsen en schalen

Photoshop Elements is heel knap geworden in het zelfstandig selecteren van objecten. Bij Bewerken met instructies begeleidt de optie Object verplaatsen en schalen je stap voor stap terwijl je een object uit de achtergrond haalt om dit te verplaatsen in de foto. Het begint al met de selectie van het object. In dit voorbeeld hebben we simpelweg een rechthoekig selectiekader gesleept rond de man die springt. Hierdoor weet het programma dat we de figuur bedoelen en dan zal het programma zelf de man haarfijn selecteren. Daarna kun je deze losgemaakte figuur naar een andere positie slepen en eventueel schalen zodat die persoon dichterbij lijkt te komen. Het gat in de achtergrond dat ontstaat doordat je de figuur weghaalt, zal Elements automatisch opvullen op basis van de huidige achtergrond.

Adobe Stock-foto’s

Gebruikers van Photoshop Elements hebben voortaan gratis toegang tot de duizenden Adobe Stock-foto’s. In plaats van een foto te openen die ergens op de harde schijf staat, kun je Zoeken in Adobe Stock selecteren. Aan de hand van trefwoorden vind je dan wat je nodig hebt en daarna kun je de afbeelding met gratis licentie downloaden. Het gaat telkens om doto's met een hoge resolutie en achtergronden van professionele fotografen. Meer nog, je kunt deze stockfoto’s combineren met persoonlijke kiekjes voor collages, je kunt ze gebruiken als achtergrond of bijvoorbeeld inladen als nieuwe luchtpartij. Dankzij de functies van selecteren en vervangen zet je de stockfoto’s dus in voor creatieve projecten.

Kleurafstemming

Nog een belangrijke nieuwkomer is de functie Kleurafstemming. Hiermee draag je de kleurtoon van een bepaalde foto over op een andere foto. Op die manier breng je dezelfde sfeer en uitstraling over bij andere foto’s. Het principe is eenvoudig. Je opent een foto op het werkvlak in de Geavanceerde modus. Daarna open je Effecten in de zijbalk en daar kies je Kleurafstemming. Elements toont om te beginnen 24 kleursferen, zoals woestijn, goud, anjer, vorst, … Telkens blijft het mogelijk om de verzadiging, kleurtoon en helderheid met enkele schuifregelaars af te stellen. Je kunt als bron voor Kleurafstemming ook eigen foto’s of Adobe Stock-materiaal gebruiken.

Reels

Reels zijn korte video’s die je deelt op sociale media. In Photoshop Elements maak je zo’n snelle diashow waarbij de afmetingen afgestemd zijn op het sociale platform waarvoor hij bedoeld is. Zorg eerst dat de foto’s geopend zijn en daarna kies je bij Maken de optie Reel met foto’s. Onderaan in de fotobalk zie je de verschillende miniatuurtjes van de foto’s en hoelang ze in beeld zijn. Door te slepen kun je de volgorde van de foto’s in de mini-diashow aanpassen. Bovendien kun je op dezelfde plaats de tijd wijzigen hoelang de foto in beeld blijft. In de rechterbalk selecteer je de sociale website waarvoor de reel bedoeld is en dan kies je een van de formaten die voor dit medium klaar staat. Snapchat, Facebook, YouTube, TikTok en X hebben allemaal hun eigen presets.

Door op de afspeelknop te klikken start de animatie en zo kun je de reel al in Photoshop Elements beoordelen. Soms merk je dat een bepaalde foto ongelukkig is uitgesneden. In dat geval kun je naar de foto gaan om de inhoud te verslepen. Eventueel kun je de Effecten openen om nog een special effect op een of op alle foto’s toe te passen. Het is bovendien mogelijk om een van de extra graphics van de zijbalk aan een foto in de reel toe te voegen. Ben je klaar, dan gebruik je de knop Exporteren om de reel in het mp4-formaat op te slaan op de harde schijf of op de sociale media.

Tekst

Ook de tool waarmee je tekst toevoegt aan foto’s heeft een groeispurt ondergaan. Uiteraard kun je tekst horizontaal of verticaal plaatsen. Maar het is ook mogelijk om tekst een bepaald pad of vorm zoals een cirkel te laten volgen. Er is zelfs speciaal tekstgereedschap voor vormen en paden. Eenmaal op de vorm kun je het lettertype, de kleuren en de ruimte tussen de lettertekens aanpassen. Bovendien kun je tekst buigen, laten opbollen of knijpen met het gereedschap Tekst verdraaien.

Tekststijlen

Heel leuk zijn ook de verschillende nieuwe Tekststijlen. Je opent daarvoor eerst de foto in de modus Geavanceerd en voegt de tekst toe. Daarna bevestig je met Vastleggen. Vervolgens selecteer je het pictogram Stijlen in het paneel onderaan. Hierdoor wordt een deelvenster Effecten geopend waar je een van de vooraf ingestelde effecten selecteert uit het vervolgkeuzemenu.

Selecteer onderwerp, achtergrond of lucht

Een van de meest arbeidsintensieve onderdelen van fotobewerking blijft het maken van een haarfijne selectie. In Photoshop Elements vind je in het menu Selecteren de opdrachten Onderwerp, Achtergrond en Lucht. Heel vaak hoef je behalve Selecteren / Onderwerp eigenlijk niets meer te doen. Een halve seconde later is het onderwerp geselecteerd. Als het programma toch een uitglijer maakt, dan zijn er nog altijd onderaan enkele selectiepenselen waarmee je de automatische selectie kunt aanpassen.

Video met Kleurafstemming

De belangrijkste verbeteringen van Adobe Photoshop Elements worden doorgetrokken in Premiere Elements, te beginnen bij de gebruikersinterface. Het programma start iets sneller op dan zijn voorganger. En ook hier kun je in de voorkeuren de weergave instellen op licht en donker. Dezelfde functie Kleurafstemming is beschikbaar om de kleurtoon en sfeer van een foto of video over te brengen op de video waaraan je werkt. In Premiere Elements zit de opdracht Kleurafstemming in het menu Gereedschappen. Premiere Elements toont net als Photoshop Elements een aantal presets die je kunt lenen voor jouw eigen project. De kleuraanpassing gebeurt trouwens op de volledige clip en niet op het geselecteerde frame.

Automatische Highlight Reels

Ook het Reels-thema is beschikbaar in Premiere Elements. Weer selecteer je eerst de clips en foto’s die deel zullen uitmaken van de reel. Daarna selecteert de software het beeldmateriaal op basis van de inhoud. Deze functie geeft de voorkeur aan fragmenten waar gezichten of groepen op te zien zijn en gebruikt liefst scenes met acties. Opnieuw bepaal je een lay-out naar gelang het socialmedia-platform waarvoor de reel bestemd is. Daarna combineert het programma de hoogtepunten tot een mini-show waarbij je zelf de audio uit verschillende genre-thema’s kiest. Ben je niet tevreden, dan kun je de look nog steeds aanpassen. Vanuit Premiere Elements kun je de afgewerkte reel trouwens rechtstreeks exporteren naar de gangbare sociale media.

Meer geanimeerde overlays

Het aanbod geanimeerde overlays is ook uitgebreid. Dit zijn animaties die je bovenop je clips aanbrengt en vaak geeft dat toch een bijzonder effect. In dit voorbeeld hebben we bovenop de clip waarop een vader met zijn dochtertje bellen blaast, een overlay van zeepbellen toegevoegd. Het is wel even uitkijken hoe je dat doet. Eerst selecteer je in de modus Geavanceerd de clip op de tijdlijn waarover de overlay moet komen. Daarna gebruik je de knop rechts onderaan: Voeg afbeeldingen toe aan uw clips. Hierdoor kun je in het deelvenster bij een ruim aanbod aan geanimeerde overlays. Bij de meeste staat een download-pictogram in de bovenhoek. Dat betekent dat Premiere Elements de overlay nog moet binnenhalen. Sleep de geanimeerde overlay op een nieuwe track in de tijdlijn. Omdat zo’n onbewerkte animatie op een zwarte achtergrond staat, klik je op de knop Toegepaste effecten en daar zet je de Overvloeimodus op Lichter. Op die manier zullen de zeepbellen levensecht over het beeld zweven.

Nieuwe graphics

Als je de techniek kent om geanimeerde overlays te plaatsen, dan kun je ook overweg met de nieuwe graphics. Weer moet je in de modus Geavanceerd de knop gebruiken om afbeeldingen aan de clips toe te voegen. En dan kun je in de bibliotheek van afbeeldingen de nieuwe graphics vinden. Download en sleep de afbeelding op een nieuwe track boven de clip waar je de tekening wilt laten verschijnen. Daarna open je het panel Toegepaste effecten en dan wijzig je de Overvloeimodus van de graphic in Lichter. Op die manier verdwijnt de zwarte achtergrond en verschijnt de afbeelding boven de clip.

Audio-effecten

Adobe Premiere Elements is voorzien van een tiental nieuwe audio-effecten waarmee je audioclips corrigeert. Zo vonden we bijvoorbeeld het effect DeEsser waarmee de sisgeluiden onderdrukt van iemand die een beetje lispelt bij de letters s en t. Er is ook een DeHummer om het irritante hm weg te halen van een spreker. Je kunt de vocalen versterken of de audiokanalen omwisselen en meer …

Verander video’s in kunst

Net zoals je met sommige apps een bepaalde kunstzinnige stijl op foto’s kunt toepassen, is het in Adobe Premiere Elements mogelijk om verschillende artistieke stijlen toe te passen op een clip of op de volledige film. Klik in de modus Geavanceerd op de Fx-knop om de Effecten te openen en ga in dit zijpaneel naar het tabblad Video. Onder de rubriek Artistiek staan verschillende stijlen die je in de tijdlijn op een clip kunt slepen. De miniaturen die hier staan, verwijzen naar kunststromingen en zo geef je de clip of de volledige film iets post-impressionistisch, een vleugje post-conceptueels, iets jazzy enzovoort … Alweer kun je het effect aanpassen via het panel Toegepaste effecten waar je de intensiteit van het gekozen effect verhoogt of afzwakt.

Foto’s extraheren

Waarschijnlijk is het je ook al overkomen dat je een filmpje hebt gemaakt van een gebeurtenis waarvan je eigenlijk ook foto’s zou willen hebben. Onder de gereedschapsknop van Premiere Elements zit de functie Frame stilzetten. Je kunt hiermee een bepaalde frame als jpg opslaan of je kunt het programma opdragen om een reeks foto’s te extraheren uit de clip. De knop Automatisch extraheren selecteert dan zelf de spontane momenten.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).