Doe meer met Dropbox met deze 7 tips
Met Dropbox kun je veilig je belangrijke documenten online opslaan. Maar daar houdt het niet op; met de dienst zijn bestanden gemakkelijk te delen en kun je Office-documenten gewoon online bewerken, zelfs met meerdere mensen tegelijk.
Tip 01: Welk abonnement?
Dropbox is gratis te gebruiken en je hebt daarbij 2 GB tot je beschikking. Dat is genoeg om je belangrijke documenten veilig online op te slaan, maar veel minder dan de concurrentie aanbiedt. Als je veel bestanden online wilt opslaan, dan kun je bij Dropbox kiezen uit twee abonnementen: Plus en Professional. Plus kost een tientje per maand als je voor een jaarlijkse betaling kiest. Hiermee heb je ineens 2 TB tot je beschikking. Professional doet er nog een terabyte bij en levert je een aantal functies die handig kunnen zijn als je dagelijks van Dropbox gebruikmaakt. Zo heb je snelle ondersteuning bij problemen en blijven bestanden na verwijderen 180 dagen bewaard in plaats van 30 dagen. Dropbox biedt zowel versleuteling tijdens het transport van je bestanden aan als versleuteling als je bestanden op de servers van Dropbox zijn opgeslagen.
©PXimport
Dropbox Plus kost een tientje per maand als je voor een jaarlijkse betaling kiest
-
Versleuteling
Bij het kiezen van een online opslagdienst zie je vaak twee verschillende versleutelingsopties staan: ‘in-transit encryption’ en ‘encryption-at-rest’. De eerste betekent dat je bestanden veilig van jouw computer naar de servers van de clouddienst worden gestuurd. Encryption-at-rest betekent dat je bestanden ook versleuteld zijn als ze op de servers van de dienst zijn opgeslagen.
Tip 02: Extra ruimte
Als je al een Dropbox-account hebt, maar liever een ander abonnement wilt afsluiten, dan ga je naar www.dropbox.com/account. Klik op Plan en vervolgens op Change plan. Wil je je bestaande abonnement behouden, maar geld besparen door jaarlijks te betalen in plaats van maandelijks, dan kies je voor Switch to yearly billing. Je kunt extra ruimte krijgen van Dropbox door anderen uit te nodigen. Handig als je een gratis abonnement hebt, want voor elke gebruiker die dankzij jou zich bij Dropbox aanmeldt, krijg je een extra gigabyte. Je klikt op Invite a friend achter Earn more space. Wil je je betalingsgegevens wijzigen, dan doe je dit bij Billing. Hier kun je ook je facturen inzien.
©PXimport
Tip 03: Beveiliging
Om ervoor te zorgen dat niemand anders bij jouw bestanden kan, moet je je Dropbox-account uiteraard beveiligen met een goed wachtwoord. Vervolgens zijn er nog een paar andere dingen die je kunt doen voor je veiligheid. Dropbox heeft een veiligheidscheck ontwikkeld, klik op Start checkup onder Security. Allereerst vraagt de dienst of je mailadres nog actueel is. Is dit niet het geval, verander dit dan meteen.
Bij de tweede stap controleer je alle apparaten en browsers die de laatste tijd zijn gebruikt om in te loggen bij Dropbox. Zie je hier een apparaat staan dat je niet kent of een locatie waar je nog niet eerder bent geweest, dan klik je op het kruisje achter het apparaat of de locatie. Bevestig de actie door op Sign out te klikken.
Bij stap drie zie je welke apps allemaal aan je Dropbox-account zijn gekoppeld. Handig, want apps kunnen op deze manier data naar je Dropbox-account kopiëren. Heb je bijvoorbeeld een website, dan kan deze automatisch reservekopieën in je Dropbox-map zetten. Toch is het slim of af en toe eens even te kijken of al deze apps nog wel toegang nodig hebben. Wil je de toegang intrekken, dan klik je op het kruisje.
©PXimport
Tweestapsverificatie
Het is natuurlijk het veiligst als je tweestapsverificatie voor elke dienst instelt. Dropbox biedt je deze functie ook aan, je vindt hem bij Security / Two-step verification. Zet de schuif aan om elke keer als je inlogt op de website van Dropbox je actie te moeten bevestigen met je smartphone.
©PXimport
Tip 04: Dropbox op je pc
Je kunt natuurlijk bestanden via je browser naar je Dropbox-map kopiëren, maar het is slimmer om de app van Dropbox op je pc te installeren. Dropbox maakt dan een map aan op je harde schijf waar je bestanden naar toe kunt slepen. Zodra je een bestand naar je Dropbox-map in de Windows Verkenner hebt gesleept, zal Dropbox het synchroniseren met je online Dropbox-map. Om de locatie van je Dropbox-map op je pc te veranderen, open je de applicatie vanuit de taakbalk en kies je voor Voorkeuren / Synchroniseren. Hier kun je je Dropbox-map vervolgens wijzigen.
©PXimport
Het is slim om de app van Dropbox op je pc te installeren
-
Smart Sync
Met Smart Sync kun je ruimte op je harde schijf besparen. Je kiest namelijk of je bepaalde bestanden of mappen alleen online wilt opslaan zonder dat ze ruimte innemen in je lokale Dropbox-map. Met de rechter muisknop klik je op een bestand of map en kies je voor één van de drie opties: Alleen-online inhoud, Lokale inhoud of Mappen met gemengde inhoud. Je ziet meteen aan het icoontje of je bestand alleen online beschikbaar is of dat het ook lokaal wordt opgeslagen. Als een map zowel lokale als online items heeft, dan zie je een wit rond icoontje met een groen vinkje. Smart Sync is alleen beschikbaar voor gebruikers met een betaald abonnement.
©PXimport
Tip 05: Dropbox onderweg
Uiteraard kun je ook op je smartphone Dropbox gebruiken. Installeer de app vanuit de app-store en log in met je accountgegevens. Om een bestand te uploaden, tik je op de blauwe knop rechts onderin. Kies voor Nieuwe map maken als je wilt dat het bestand in een nieuwe map terecht komt. De opties Foto’s of video’s uploaden en Bestanden uploaden spreken voor zich, maar wist je dat je met de app ook meteen een document kunt inscannen en deze in je account kunt opslaan? Tik op Document scannen en je ziet dat de app probeert het document te herkennen door er een blauw venster omheen te plaatsen. Druk op de camera-knop en je ziet een voorvertoning van je scan. Als de scan goed gelukt is, tik je op het blauwe pijltje bovenin. Ben je nog niet helemaal tevreden, kies dan voor Aanpassen of Draaien. In het volgende venster geef je een naam op, kies je voor het bestandstype PDF of JPEG en kies je in welke map de app het bestand moet opslaan.
Met de app kun je ook meteen een document inscannen en in je account opslaan
-
Tip 06: Bestanden bewerken
Niet alleen met Google Drive en One Drive zijn bestanden online te bewerken, ook Dropbox heeft deze functionaliteit. Zodra je in je browser een Word-, Excel- of PowerPoint-document opslaat, kun je er in je browser verder aan werken. Ga naar www.dropbox.com en klik op Files. Onder My Files zie je je bestandsstructuur. Ga met je muis over een Office-bestand en je ziet dat er een menu wordt weergegeven. Klik op Open with en selecteer hier bijvoorbeeld Microsoft Word Online of Microsoft Excel Online.
Werk je liever met de office-programma’s van Google, dan kun je hier het Google-equivalent kiezen. Je kunt een bestand ook meteen verzenden via Gmail door deze optie onder Send with te selecteren. Wil je een bestand delen, dan druk je op de drie stipjes aan de rechterkant van een bestand. Klik op Share en kies één van de opties. Can view betekent dat een ander alleen het bestand kan inzien, Can edit betekent dat de andere persoon ook bewerkingen kan uitvoeren.
Heb je een groot bestand, dan kun je dit ook naar iemand sturen zonder Dropbox-account. Klik nogmaals op de drie bolletjes en kies voor Send with Transfer. Bestanden tot 2 GB kun je op deze manier versturen. Standaard vervalt de download na 24 uur. Als je een Professional-account hebt, kun je de vervaldatum veranderen door op het tandwiel te klikken.
©PXimport
Tip 07: Foto’s kopiëren
Dropbox kan automatisch al je genomen foto’s van je smartphone naar je Dropbox-account kopiëren. De dienst noemt deze optie Camera-uploads. In de app tik je op de drie streepjes, kies je voor Instellingen / Camera-uploads en zet je de schuif aan. Leuk is dat je foto’s niet meetellen voor je algehele aantal gigabytes, je krijgt nog eens 3 GB gratis voor je foto’s. Kies of je wilt dat video’s ook worden geüpload door de schuif achter Video uploaden aan te zetten en tik op de optie Uploaden op de achtergrond om te kiezen hoeveel acculading je nog over moet hebben voordat Dropbox gaat beginnen met het uploaden van je foto’s.
Het is handig om de schuif achter Mobiele data gebruiken uit te laten staan. Zo worden foto’s alleen geüpload als je een wifi-verbinding hebt. Bij Tijdsbestek kies je of je wilt dat alleen nieuwe foto’s worden gekopieerd of dat Dropbox ook oudere foto’s uit je filmrol moet synchroniseren.
